6 consejos y trucos profesionales para gestionar proyectos en monday.com
Entonces, acabas de empezar a usar monday.com para gestionar tus proyectos. O quizás aún estás decidiendo si es el software de gestión de proyectos adecuado para ti. En cualquier caso, estás en el lugar indicado.
monday.com está repleto de herramientas útiles que pueden ayudarte a gestionar proyectos de manera eficaz. Pero lo entendemos: estás ocupado. Encontrar esos consejos jugosos y aprender cómo aprovecharlos puede llevar mucho tiempo. Hemos hecho el trabajo por ti al descubrir algunos de los trucos y consejos más útiles de monday.com para que puedas sacarle el máximo provecho a la herramienta.
¿Qué es monday.com?
monday.com es una plataforma de gestión del trabajo conocida por su interfaz visualmente atractiva y altamente personalizable. Diseñada para facilitar la coordinación y comunicación fluida dentro de los equipos, esta herramienta es una de las favoritas para el seguimiento de proyectos en diferentes escalas e industrias.
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Una de las características que hace única a monday.com es su flexibilidad. Por ejemplo, los miembros del equipo pueden elegir entre varias vistas, como diagramas de Gantt, tableros Kanban, líneas de tiempo, calendarios y más. También cuenta con funciones como seguimiento de tiempo, flujos de trabajo automatizados y capacidades de integración con herramientas como Slack y Google Suite.
¿Sigues explorando tus opciones de herramientas? Comienza por la definición de software de gestión de proyectos para entender cómo funciona y qué puede hacer por ti.
Consejos y trucos de monday.com
monday.com tiene mucho por descubrir. Para ayudarnos a profundizar, le pedimos a Fred Baker, Gerente Senior de Programas y consultor de monday.com en Integrated Human Consulting, que compartiera sus mejores consejos para usar la plataforma.
Antes incluso de pensar en sumergirte en los consejos a continuación, sugiere tomarte un tiempo para considerar qué quieres lograr usando la herramienta.
monday.com es muy adaptable y fácil de entender, pero puede ser complicado construir un sistema que genere un resultado específico deseado sin un plan detallado. Donde la gente suele tener problemas es al intentar crear flujos de trabajo funcionales en monday.com que no han planificado previamente. Cualquier herramienta es tan buena como lo son tus procesos.
1. Optimiza tus proyectos con plantillas.
monday.com está diseñado para ser fácil de usar para principiantes, facilitando que te pongas manos a la obra de inmediato. Puedes crear tus propios espacios de trabajo y tableros desde cero o comenzar desde una de las muchas plantillas ya preparadas. Hay plantillas disponibles para proyectos individuales, gestión de portafolios de proyectos, flujos de aprobación de solicitudes y más. Si te estás moviendo a monday.com desde otra plataforma, también lo pone fácil. Puedes optar por importar un nuevo tablero desde Excel, Google Sheets, Trello y otras herramientas.
No tienes que construir todo por ti mismo; monday.com tiene una amplia gama de plantillas que pueden ser usadas para poner en marcha tu operación.
2. Automatiza todo.
monday.com también ofrece algunas automatizaciones útiles que pueden emplearse para simplificar tareas repetitivas como recordatorios, cálculo de tiempos, revisiones y más. Estas automatizaciones te permiten configurar diferentes reglas y desencadenadores para realizar tareas automáticamente, ahorrándote mucho tiempo. Por ejemplo, puedes crear automatizaciones para enviar un correo electrónico cuando se acerca una fecha límite, recibir notificaciones cuando se completan tareas o dejar de registrar tiempo cuando se actualiza el estado de una tarea.
Mientras que la mayoría de las automatizaciones pueden crearse desde cero, monday.com también dispone de toda una biblioteca de plantillas e incluso algunas automatizaciones preconfiguradas que cubren áreas que las automatizaciones habituales no alcanzan. Incluso existen automatizaciones entre tableros, lo que significa que al realizar una acción en un tablero, puede desencadenarse una acción en otro tablero diferente.
3. Prueba diferentes vistas.
Otra funcionalidad potente de monday.com es la posibilidad de visualizar tus tableros existentes de varias maneras distintas. Algunas de las vistas a las que puedes acceder incluyen calendario, gráfico, archivos, carga de trabajo, Kanban, mapa y cronología. Estas vistas pueden resultar útiles para gestionar proyectos complejos, hacer seguimiento del progreso y crear informes para los interesados. Puedes añadir una vista a cualquiera de tus tableros haciendo clic en el botón “Agregar vista” en la parte superior del tablero.
Ten en cuenta que ciertas vistas, junto con opciones como bloquear una vista, solo están disponibles según el plan de monday.com que tengas.
También puedes aprovechar las vistas para crear perspectivas distintas de tus datos, como ocultar columnas, filtrar ciertos criterios, resaltar filas con próximas fechas de vencimiento o estados, o encontrar rápidamente tareas asignadas a determinadas personas. Esto es especialmente útil cuando varios equipos trabajan en los mismos tableros o cuando un tablero incluye varios flujos de trabajo y muchas columnas.
4. Revisa datos fácilmente con paneles.
La funcionalidad de paneles de monday.com puede ser de gran ayuda porque te permite ver datos de todos tus proyectos en un solo lugar. Puedes elegir entre más de 30 widgets diferentes para comprender mejor avances, presupuestos, carga de trabajo y mucho más en todos tus proyectos. Los paneles también facilitan la creación y el compartir informes.
Para crear un nuevo panel dentro de un espacio de trabajo, simplemente haz clic en "+" debajo del nombre del espacio de trabajo y selecciona "Nuevo panel". Puedes elegir si un panel es privado o público, y puedes añadir cualquier tablero al panel.
monday.com te da datos en tiempo real sobre tus proyectos y recursos mediante cómodos paneles, cronogramas de Gantt, tableros de capacidad de trabajo, funciones de seguimiento de tiempo, y más. Es sencillo obtener una visión rápida de tus datos y aprovecharla para tomar decisiones que mejoren el rendimiento y generen impulso.
5. Crea un tablero privado para tus tareas personales.
Si tienes un plan Pro o Empresarial con monday.com, puedes crear un número ilimitado de tableros en el espacio de trabajo de tu empresa. Así, además de los tableros principales y compartibles que usas para comunicarte con tu equipo y partes externas, puedes crear un tablero privado para ayudarte a llevar el control de tus tareas individuales. Los tableros privados no aparecerán en los resultados de búsqueda dentro del espacio de trabajo de tu empresa. Pero ten en cuenta que tu empresa aún puede acceder a los tableros privados de tu espacio de trabajo si exportan todos los datos de tu cuenta.
Si crear tu propio tablero personal te parece demasiado, monday.com también tiene un lugar en tu pantalla principal donde puedes seguir tus tareas personales.
Con Monday.com, puedes implementar estrategias efectivas de gestión de proyectos que mejoran la delegación y el seguimiento de tareas, sin importar cómo prefieras trabajar.
Muchas organizaciones utilizan monday.com para todo tipo de flujos de trabajo y sistemas de gestión de proyectos (como procesos de ventas, gestión de proyectos, flujos de trabajo creativos, organización de eventos, marketing en redes sociales y más). Pero también puedes crear un excelente sistema de tareas personales con esta herramienta. Yo tengo un sistema GTD (Getting Things Done) con tareas recurrentes, automatizaciones para cambiar estados, notificarme de fechas, mover elementos a diferentes grupos y posponer cosas hasta una fecha de seguimiento antes de devolverla a mi panel.
6. Mantente al día con las nuevas funcionalidades.
Puedes mantenerte actualizado sobre las novedades de monday.com visitando su página de “¿Qué hay de nuevo?”. Puedes revisar las actualizaciones recientes o incluso filtrar las nuevas funciones según el plan en que están disponibles, los tipos de equipos que más pueden beneficiarse de la mejora y qué proceso se verá optimizado gracias a la nueva característica.
El equipo de monday.com está constantemente lanzando nuevas funciones y actualizaciones, así que si te encuentras con algo que quisieras que fuera diferente, hay buenas probabilidades de que ya estén trabajando en ello. Algunas funciones recientes que me entusiasman bastante son la expansión de la integración de IA en aspectos como el generador de fórmulas y la creación automática de tareas para los flujos de trabajo; un generador de automatización de flujos de trabajo que permite usar declaraciones if/else, y el desarrollo de sus nuevas plataformas enfocadas en Sales CRM y trabajo de desarrollo (Dev work).
¿Buscas alternativas a monday.com?
¿No estás seguro de si monday.com es la solución adecuada para ti y tu equipo? Hemos probado, revisado y evaluado los programas de gestión de proyectos más populares para ayudarte a encontrar las mejores herramientas para gestionar y controlar proyectos y equipos de forma más eficaz.
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