Cómo usar Smartsheet para la gestión de proyectos en 2026
¿Alguna vez te han pedido crear un plan de proyecto para un nuevo proyecto en menos de 30 minutos? ¿Y si la solicitud proviene de un ejecutivo de nivel C y son las 4:30 p. m. de un viernes? Esto me ha pasado a mí. Mientras que esta petición detendría en seco a la mayoría de los gestores de proyectos, yo seguí adelante porque sabía que tenía herramientas de primer nivel a mi disposición.
Resolví esta necesidad utilizando Smartsheet para la gestión de proyectos y aprovechando las potentes herramientas de planificación que son el núcleo de la plataforma Smartsheet. Por suerte, la persona que solicitó este plan de proyecto tenía una narrativa que describía las tareas y cuándo esperaba que se completaran.
Con esta información, pude crear un plan de proyecto con tareas, responsables, fechas de inicio y de finalización para cada tarea en Smartsheet en menos de quince minutos. ¡Uf! Mi fin de semana pudo empezar a tiempo.
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Smartsheet es fácil de usar y accesible para principiantes, pero escalable para plataformas de gestión de proyectos empresariales. Si sabes manejar una hoja de cálculo, puedes usar Smartsheet. Esa es la belleza de la herramienta: es muy simple y fácil de usar, incluso para quienes no son gestores de proyectos.
Personalmente he usado Smartsheet para todo, desde planificar un viaje de campamento hasta gestionar portafolios de una PMO y todo lo que hay en medio. Smartsheet es mi herramienta predilecta para la planificación y gestión de proyectos porque se vuelve muy sencilla una vez que te acostumbras.
En este artículo cubriremos cómo utilizar Smartsheet para la gestión de proyectos, recorriendo cada etapa del ciclo de vida de la gestión de proyectos predictiva. También compartiré mis mejores consejos para sacar el máximo provecho de Smartsheet.
¿Necesitas información más básica antes de empezar? Prueba: ¿Qué es un software de gestión de proyectos?
Cómo gestionar proyectos con Smartsheet
Smartsheet es una herramienta que puede utilizarse para gestionar un proyecto ayudando a planificar, organizar y supervisar el progreso de un proyecto a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Ofrece una variedad de características y herramientas que se pueden usar para crear un plan de proyecto, asignar tareas y recursos, monitorear el avance del proyecto y comunicarse con los miembros del equipo.
El ciclo de vida de la gestión de proyectos se refiere a las distintas fases por las que pasa un proyecto desde su inicio hasta su finalización. Estas fases (especialmente cuando se trata de un proyecto de tipo predictivo) suelen incluir inicio, planificación, ejecución, monitoreo y control, y cierre.
El número exacto y la naturaleza de estas fases pueden variar según el proyecto específico y la metodología de gestión de proyectos que se esté utilizando.
Muchos gestores de proyectos de estilo predictivo históricamente han empleado Microsoft Project u otras aplicaciones de gestión de proyectos y recursos como su herramienta principal de gestión.
En mi experiencia, he descubierto que Smartsheet es más fácil de usar y una opción más accesible que Microsoft Project cuando se compara el software de gestión de proyectos. Cuando abordo un proyecto adaptativo, generalmente recurro a Jira Software y Jira Work Management. O, como mínimo, a un software de gestión de proyectos integrado con Jira.
Para utilizar Smartsheet en la gestión de un proyecto, primero tendrías que crear un plan de proyecto que detalle las diferentes tareas y hitos involucrados, junto con cualquier dependencia y restricción. Luego puedes usar la herramienta para asignar tareas a los miembros del equipo, establecer fechas límite y realizar el seguimiento del avance de cada tarea.
Las personas que estén familiarizadas con la gestión de proyectos en Excel u otras herramientas similares de hojas de cálculo se sentirán muy cómodas usando Smartsheet gracias a sus interfaces parecidas.
Smartsheet se siente como una transición natural desde Excel. Es más fácil de usar, pero conserva la misma interfaz familiar que facilita el proceso de adaptación.
Smartsheet también ofrece funciones que te permiten monitorear y controlar el proyecto, como la capacidad de crear informes y paneles personalizados, y configurar alertas y notificaciones para mantenerte informado sobre cualquier cambio o incidencia. Además, la herramienta permite colaborar con los miembros del equipo y partes interesadas, así como compartir actualizaciones e informes de progreso con ellos.
En general, Smartsheet puede ser una herramienta valiosa para gestionar un proyecto ayudando a planificar, organizar y hacer seguimiento del progreso, así como facilitar la comunicación y la colaboración entre los miembros del equipo.
Si crees que esto podría ayudarte en tu práctica, sigue leyendo mientras profundizamos en cada fase y cómo aprovechar Smartsheet para ser un/a gestor/a de proyectos mejor y más inteligente.
Consejo profesional: Al seleccionar una herramienta, es importante comparar los tipos de soluciones de gestión de proyectos disponibles en el mercado.
Inicio
La iniciación del proyecto es la primera fase de un proyecto, donde se definen los objetivos y metas generales y se desarrolla un plan de alto nivel para alcanzarlos. En esta fase, se conforma el equipo de proyecto y se define el alcance del proyecto.
La iniciación de un proyecto comienza desde el principio, cuando el gestor de proyecto, el líder del PMO, o el patrocinador del proyecto primero idea un proyecto y quiere ponerlo en marcha. Esto ocurre antes de elaborar un plan de proyecto y antes de saber exactamente lo que vamos a hacer.
Como gestor/a de proyectos y líder de otros gestores/as, para mí es muy importante obtener información de las partes interesadas o solicitantes del proyecto durante la etapa de iniciación.
Para estandarizar este proceso, utilizo formularios de Smartsheet para recopilar información sobre un proyecto directamente del patrocinador. Recopilo datos sobre el solicitante, los requisitos del proyecto y detalles sobre quién debe participar, qué ha sucedido antes, etc.
Una vez que el patrocinador del proyecto proporciona toda esa información mediante mi formulario de Smartsheet, recibo una notificación por correo electrónico que identifica la nueva solicitud y el equipo puede comenzar a revisarla y programar una reunión con el solicitante para revisar el formulario de recepción de proyecto y empezar con la planificación.
Planificación
Este es el momento en que el equipo se reúne para trabajar en las preguntas de “¿cómo podríamos?” que sean necesarias para alcanzar los objetivos del proyecto. En muchos casos, en este momento se revisan y deciden talleres, discusiones, recopilación de requisitos y arquitectura.
Para usar Smartsheet en la planificación de proyectos, primero, crea una nueva hoja y agrega las columnas necesarias para capturar la información del proyecto, como su nombre, las tareas principales, fechas de inicio y fin, y los miembros del equipo responsables de cada tarea o sección.
También puedes añadir notas para seguir los hitos clave del proyecto y las dependencias. Las estructuras de desglose del trabajo (EDT) son fáciles de crear en Smartsheet usando las opciones jerárquicas integradas, incluyendo la posibilidad de anotar dependencias y predecesores en varios niveles.
Una vez que tienes el inicio de un plan en Smartsheet, invita a los miembros del equipo del proyecto a la hoja para que puedan contribuir y colaborar en la planificación del proyecto. Con Smartsheet, los miembros del equipo pueden añadir, actualizar y hacer seguimiento fácilmente al progreso de las tareas y los hitos, y mantenerse informados sobre los cambios en el plan del proyecto.
Invita al equipo a revisar cada elemento del plan y hacer comentarios para asegurarte de que has registrado todo lo que se sabe sobre el proyecto y que el plan esté actualizado.
Una vez completado el plan del proyecto, puedes utilizar la vista de diagrama de Gantt de Smartsheet para visualizar la línea de tiempo del proyecto y ver cómo se relacionan las distintas tareas e hitos. Esto puede ayudar al equipo a identificar posibles riesgos e inconvenientes lo antes posible.
Ejecución
Además de ayudar con la iniciación del proyecto, Smartsheet también puede utilizarse a lo largo del ciclo de vida del proyecto para gestionar y hacer seguimiento del progreso de las tareas y entregables, comunicarse con los miembros del equipo y tomar decisiones basadas en datos.
Algunas formas específicas en las que puede utilizarse Smartsheet en la etapa de ejecución de un proyecto incluyen:
- Crear una línea de tiempo del proyecto y dar seguimiento al progreso de tareas y hitos
- Gestión de tareas, asignación de tareas y establecimiento de fechas límite para los miembros del equipo
- Usar la función integrada de diagrama de Gantt para visualizar la línea de tiempo del proyecto y las dependencias entre tareas
- Utilizar el formato condicional para resaltar cualquier elemento atrasado o próximo a vencer y llamar la atención sobre ellos antes de que excedan demasiado la fecha objetivo
- Utilizar herramientas de colaboración en tiempo real para permitir que los miembros del equipo trabajen juntos
Supervisión y Control
Como herramienta de gestión de proyectos, Smartsheet ofrece funcionalidades y características que pueden ayudar a los gerentes de proyecto y equipos a monitorear y controlar sus proyectos. Por supuesto, los proyectos se pueden seguir a lo largo del tiempo a través de tareas, estados, hitos y más.
Lo que es más importante en esta etapa, sin embargo, son las herramientas disponibles para los gerentes de proyecto para hacer seguimiento de todo lo que sucede en un proyecto y asegurarse de que todos estén al tanto de lo que ha ocurrido y lo que viene después.
La elaboración de informes es un elemento clave para la supervisión y el control de cualquier proyecto. Smartsheet ayuda a los gerentes de proyecto a reducir mucho del trabajo manual y repetitivo de los informes con paneles incorporados, campos de resumen e informes.
Se pueden crear informes a partir de varias hojas, lo que ayudará aún más a los gerentes que administran múltiples proyectos o varias partes de un proyecto más grande.
Otra función que realmente me gusta usar en Smartsheet durante la sección de supervisión y control de un proyecto es la automatización de flujos de trabajo; en específico, la parte donde Smartsheet puede pedir actualizaciones a las personas sobre elementos abiertos o atrasados de forma recurrente, sin que yo tenga que darme cuenta y perseguirlos personalmente.
También aprovecho con frecuencia las alertas automáticas en mis proyectos para asegurarme de que las personas no cambien las cosas drásticamente sin que yo me entere y para asegurar que los asuntos no se cierren (léase: salgan de mi radar) prematuramente.
Las notificaciones automáticas y los flujos de trabajo orientados a disparadores son clave para mantener el control sobre lo que sucede y lo que ha cambiado en mis proyectos. ¡Considéralo como un pequeño flujo de revisión para ti como PM!
Cierre
Cuando llegues al cierre del proyecto, podrías pensar que tu trabajo aquí terminó—¡error! Tu trabajo en esta etapa de cierre es increíblemente importante para el éxito del proyecto actual y para tu éxito futuro como gerente de proyecto y/o equipo de entrega.
La clave aquí es registrar las lecciones aprendidas y asegurarse de que todo se cierre de manera adecuada. En Smartsheet, esto significa poner todos los puntos sobre las íes y cruzar todas las tés (I de iniciativa y T de tarea, por supuesto) cuando llegas al final de la colaboración.
Al llegar a la etapa de reducción del proyecto, revisa tu plan de proyecto y decide con el equipo si han logrado los resultados deseados del esfuerzo. Si es así, es momento de cerrar cualquier asunto pendiente y reflexionar sobre qué se podría hacer de manera diferente para lograr un resultado más rápido o mejor.
Este proceso no solo es bueno para dar por terminado el proyecto, sino que también le da al equipo una sensación de cierre y logro. Si se omite, las personas podrían pensar que las iniciativas futuras pueden quedar inconclusas y que está bien desconectarse antes de un cierre formal… uh oh.
Aprovecha Smartsheet para capturar lecciones aprendidas. Algunos equipos también completan una lista de verificación de cierre de proyecto donde cada elemento de la lista se describe y es oficialmente marcado como completado por un aprobador asignado. Una vez que todo esté resuelto, ¡no olvides celebrar con tu equipo!
9 Consejos y Trucos de Expertos
En mis experiencias usando Smartsheet para la gestión de proyectos, hay algunos consejos y trucos clave que se han vuelto prácticas habituales para mí y mis equipos.
Aquí tienes algunos consejos de expertos para usar Smartsheet en la gestión de proyectos:
- Apacigua los temores de cualquier ejecutivo que quiera ver un plan de proyecto con un diagrama de Gantt. Utiliza la vista Gantt para ver una línea de tiempo de tu proyecto y compártela fácilmente con los interesados. A menudo, los ejecutivos preocupados me piden planes de proyecto. En la mayoría de los casos, solo quieren ver un diagrama de Gantt. ¡Asegúrate de tener la vista de diagrama de Gantt activada por defecto al compartir una hoja con un ejecutivo!
- Habla el lenguaje de los diferentes equipos con el calendario. Muchos equipos usan calendarios para organizar su trabajo. Utiliza la vista de calendario en Smartsheet para conectar con esos equipos y ayudarles a sentir que todo está bajo control. Una de mis funciones favoritas de Smartsheet es convertir las fechas de las tareas en un calendario al que otros pueden suscribirse! He usado esta función para todo tipo de programaciones, incluyendo agregar elementos de un programa de curso a mi calendario personal.
- Utiliza el Tablero Kanban o la metodología de planificación Kanban con equipos que suelen trabajar en Trello o Jira. Smartsheet permite otro tipo y nivel de planificación que Jira, pero algunos equipos aún prefieren trabajar con tarjetas, así que Smartsheet ofrece una vista Kanban personalizable.
- Recopila datos de cualquier persona con formularios de Smartsheet. He aprovechado los formularios en proyectos de cara al cliente, iniciativas de operaciones internas, flujos de trabajo de aprobación y más. Usar formularios es una excelente manera de recopilar datos desde la fuente y luego automatizar lo que sucede a continuación.
- Mantente al tanto de todo lo que está ocurriendo en la hoja de tu proyecto con el registro de actividad. No te imaginas cuán frustrante es no saber qué ha cambiado o quién cambió algo. El registro de actividad lleva un seguimiento de todos los cambios por persona, qué cambió, cuándo, etc.
- ¿Realizas proyectos similares con el tiempo? Usa la función de Plantillas en Smartsheet para ahorrar tiempo y minimizar tareas repetitivas empezando tus proyectos desde plantillas preconstruidas en vez de crear una hoja o proyecto desde cero. ¡No estás limitado a las plantillas incluidas, puedes crear las tuyas propias!
- Aprovecha las integraciones de Smartsheet. Si trabajas con equipos que usan principalmente otras herramientas o si ya comenzaste a automatizar tus procesos, considera qué integraciones de Smartsheet pueden hacer tu vida más fácil. ¿Extraes datos de otra fuente hacia Smartsheet? Crea una integración para eso. Yo personalmente he integrado Smartsheet con Google Sheets, Microsoft Excel, PowerBI, Salesforce, Microsoft Teams y Atlassian Jira.
- Si te atascas en algún momento, Smartsheet tiene una increíble cantidad de recursos y tutoriales disponibles en línea, además de seminarios web que cubren diversos temas y casos de uso. Yo normalmente uso Google para encontrar exactamente lo que busco y mi problema suele resolverse en minutos. Aprende más en la Base de conocimiento de Smartsheet.
¡Ponte manos a la obra con Smartsheet!
En este artículo, hemos expuesto algunos trucos y consejos para aprovechar el software en la gestión de proyectos. Pero no te detengas ahí: experimenta y descubre qué es lo que mejor se adapta a ti.
Lo mejor de Smartsheet es su flexibilidad: puedes personalizarlo para que se adapte a tus necesidades. Así que sé creativo y descubre cómo puedes usar esta potente herramienta para que tus proyectos se desarrollen sin contratiempos. Si te vuelves un experto en Smartsheet, incluso podrías considerar certificarte en Smartsheet!
¿Cómo planeas usar Smartsheet en tu próximo proyecto? ¡Cuéntame en los comentarios abajo y no olvides suscribirte a The Digital Project Manager para estar al día con los mejores trucos, tendencias y consejos para hacer tu trabajo más fácil!
