5 Estrategias para Gestionar Múltiples Proyectos a la Vez
Gestionar múltiples proyectos al mismo tiempo puede ser todo un desafío. Puede que te hayan pedido que asumas varios proyectos internos, que estés manejando un puñado de proyectos externos o incluso que se espere que equilibres tareas tanto dentro como fuera de tu organización.
Sea cual sea la circunstancia, es fácil sentirse abrumado por la cantidad de solicitudes, las diferentes expectativas de reporte y las prioridades contradictorias. ¿Cómo puedes mantenerte tú y a tu equipo en el buen camino?
Llevo más de 15 años gestionando proyectos internacionales—esto es en lo que debes enfocarte.
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1. Define tus límites
Cuando se trata de asumir varios proyectos a la vez, debes ser realista respecto a tus habilidades y capacidad. Necesitas experiencia para tener la credibilidad y confianza necesarias para liderar. Si eres nuevo en la gestión de proyectos, empezar con uno o dos proyectos para perfeccionar tus habilidades probablemente sea una mejor opción—tanto para ti como para tu organización. Así fue como yo empecé, y avanzando a mi propio ritmo pude aprender qué funciona y qué no.
En definitiva, tú conoces tus límites y fronteras mejor que nadie. Si en tu organización esperan que tomes una carga de trabajo excesiva—una que realmente llevará a malos resultados de proyecto—es importante que lo señales y sepas decir no en el trabajo. Debes establecer expectativas razonables para ti y tu equipo a fin de tener éxito en todos los frentes.
2. Entiende los límites de tu equipo
La gestión de múltiples proyectos gira en torno al trabajo en equipo. Los miembros de tu equipo también tienen límites y fronteras. ¿Cuál es su capacidad de carga de trabajo? ¿Cuáles son las prioridades que pueden requerir su atención?
Cuando planificas recursos para varios proyectos, es importante que conozcas la disponibilidad de los miembros de tu equipo para asumir trabajo, lo que ya tienen en sus listas de tareas y cualquier restricción personal (incluyendo vacaciones particulares, festivos nacionales, permisos, etc). Lo último que deseas es que todo el equipo sufra agotamiento.
Aquí es donde contar con el software de gestión de proyectos adecuado que te ayude con la gestión de recursos puede ser sumamente útil. Tu herramienta puede brindarte un panel claro sobre quién en tu equipo está trabajando en qué, el estado de esas tareas y quién podría estar sobrecargado de asignaciones. Te puede ayudar a entender mejor qué recursos se están usando para que tomes decisiones más informadas sobre priorizar y delegar tareas.
También es importante que conozcas las habilidades de tu equipo—en qué son buenos, qué desean desarrollar y qué necesitan mejorar. Esto te ayudará a evitar cuellos de botella y fricciones con tus partes interesadas, y es uno de los usos más importantes de las soluciones de gestión de proyectos.
Por ejemplo, tener solo a una persona especialista en datos trabajando en un proyecto de inteligencia artificial no va a funcionar. Como líder de proyecto, probablemente no seas tú quien decida o invierta en presupuestos para desarrollo profesional, pero sí puedes identificar las habilidades necesarias para tu portafolio de proyectos y abogar por tu equipo.
3. Comunica con tus partes interesadas
Cuando gestionas proyectos a gran escala, recibirás muchas solicitudes simultáneamente de las partes interesadas del proyecto. Por supuesto, cada solicitud será "urgente".
Para poder filtrar el ruido y entender qué solicitudes tienen realmente la máxima prioridad, necesitas tener una visión del panorama general. ¿Cuáles son las verdaderas limitaciones de cada proyecto? ¿Cuáles son los plazos y entregables esperados del proyecto? Por ejemplo, si comprendes que estás trabajando en un proyecto regulatorio, sabrás lo importante que es entregarlo a tiempo y seguir el cronograma del proyecto.
La clave aquí es la gestión de partes interesadas. Necesitas construir relaciones cercanas con cada una de las partes interesadas de tus distintos proyectos. Ten conversaciones regulares con ellas para entender mejor sus limitaciones, necesidades y expectativas. Sé transparente con ellas respecto a los problemas de tu equipo y las soluciones que has implementado. De igual manera, mantenlas actualizadas sobre tus logros y avances en los objetivos del proyecto. Aquí es donde aprovechar las mejores aplicaciones de gestión de proyectos puede ayudarte a organizar y distribuir la información de manera efectiva.
Estas discusiones regulares te ayudarán a desarrollar una hoja de ruta realista y a conocer tu margen para retrasos. Si tienes una buena relación con las partes interesadas, también te sentirás más cómodo diciendo "no" a las solicitudes. Gestionar eficazmente múltiples solicitudes se vuelve más sencillo con un panel de control de gestión de proyectos que consolide el avance y los plazos en un solo lugar.
Si puedes, busca herramientas de comunicación con las partes interesadas dentro de la funcionalidad de las plataformas de gestión de proyectos que elijas usar.
4. Gestiona tu tiempo eficientemente
Cuando gestionas varios proyectos, debes ser un maestro en gestión del tiempo.
Como gestor de proyectos, sentirás que la mayor parte de tu tiempo se pasa en reuniones. Entre reunirte con miembros del equipo para hablar sobre logros y obstáculos, y reunirte con las partes interesadas que necesitan información sobre el avance de los proyectos, puede terminar siendo mucho.
Al gestionar múltiples proyectos, un sólido seguimiento de proyectos puede ayudarte a controlar el progreso de todas las iniciativas.
Para ayudarte a manejar el caos, aquí tienes cómo enfrento mi calendario. Cada mañana, comienzo revisando los puntos de acción pendientes de cada proyecto para ver si algo se está retrasando. Reviso lo pendiente, analizo cómo dividir las tareas en partes manejables e identifico a quién debo contactar para asegurarme de que el proyecto siga avanzando. Además, intento programar todas mis llamadas de conferencia por la mañana. Antes de fijar una reunión, me pregunto cuán importante es que la discusión sea presencial. También trato de limitar la duración—prefiero una reunión de 50 minutos en vez de una hora completa. Por la tarde, bloqueo franjas en mi agenda para dedicarme al trabajo enfocado. Para cada proyecto, también creo recordatorios en el calendario para los hitos y fechas importantes.
La gestión de múltiples proyectos requiere habilidades clave para la gestión de proyectos que permitan cumplir los plazos sin sobrecargar al equipo.
5. Aprovecha las plantillas y la automatización
Cuando gestionas varios proyectos, las plantillas serán tus mejores aliadas. Es importante estandarizar lo máximo posible. Si aún no lo has hecho, crea plantillas para inicios de proyectos, entregas, go/no-gos, etc.
No necesariamente necesitas empezar desde cero. Hay una gran cantidad de plantillas disponibles en línea o a través de tu software de gestión de proyectos. Puede llevar algo de tiempo crearlas o adaptarlas a tus necesidades, pero ahorrarás mucho tiempo en el futuro.
Las plantillas y las automatizaciones deberían ser algunas de las características clave de la plataforma de gestión de proyectos que busques en cualquier herramienta nueva.
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La historia del software de gestión de proyectos revela cómo las herramientas han evolucionado para satisfacer las crecientes demandas de los negocios modernos, incluyendo la gestión de múltiples proyectos a la vez.
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