Agencia Ágil: 10 Métodos Ágiles para Agencias
Cada agencia digital que he conocido parece afirmar que están implementando ágil de agencia de alguna manera u otra.
El reto hoy en día es qué entendemos por una agencia ágil. El término ágil de agencia se ha utilizado en tantos contextos que ahora carece en gran medida de significado.
Por un lado, puede referirse a las intenciones originales de un enfoque flexible y adaptable que valora los resultados por encima de todo. En el extremo opuesto, puede ser una etiqueta para un lugar de trabajo caótico sin procesos en absoluto. Suena mucho más creíble decir que eres ‘ágil’ que exponer la realidad de ‘improvisar sobre la marcha’.
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No se trata de una crítica. El mundo digital sigue siendo una industria en su infancia. Todavía estamos tratando de averiguar las mejores maneras de gestionar y entregar nuestro mejor trabajo.
El reto de Scrum para las agencias digitales
Muchas agencias digitales que he conocido comienzan con Scrum cuando intentan encontrar un proceso ágil. A simple vista, es una elección lógica. Encontrarás menciones de Scrum por todas partes al investigar metodologías ágiles. (El término Scrum se utiliza con frecuencia —pero incorrectamente— de forma intercambiable con ágil, como si fueran lo mismo. No lo son. Ágil es mucho más que Scrum).
La atracción de Scrum es clara. Hay muchos términos sofisticados y palabras de moda que resultan impresionantes para algunos: sprints, backlogs, retrospectivas de sprint, velocidades, gráficas de trabajo pendiente, Scrum master, product owner… Existen multitud de opciones de formación y certificación. Por encima de todo, se puede ver como un boleto dorado. Sigue esta receta y tu caos se transformará mágicamente en una utopía. Lo que a menudo se pierde de vista es que las raíces de Scrum están en el desarrollo de productos de software. Scrum es una gran opción cuando eres un equipo en un proveedor de software con un enfoque claro en entregar un producto específico.
Pero Scrum empieza a fallar cuando tienes que gestionar dependencias externas. Cuando trabajas en una agencia digital, casi todos los aspectos de tu trabajo tienen dependencias externas: tus clientes. Esto genera un derroche considerable. Los gestores de proyectos acaban en complejas negociaciones políticas en cada planificación de sprint para asegurarse de que sus proyectos sean incluidos en el sprint. He visto reuniones de planificación de sprint en agencias que ocupan todo un día e implican a todo el equipo. Considerando que los sprints suelen durar dos o tres semanas, esto supone un 6%-10% de la capacidad total del equipo. ¡Qué desperdicio de tiempo y esfuerzo!
No solo eso, sino que estos planes de sprint a menudo empiezan a desmoronarse uno o dos días después de iniciarse el sprint. Los clientes cambian de opinión o se retrasan en proporcionar información necesaria. Surgen imprevistos como nuevas oportunidades de negocio o problemas técnicos con un sistema en producción.
Todo esto genera renegociaciones frecuentes que desperdician aún más tiempo y recursos de la agencia. Aquí es donde tu proceso ágil puede romperse y afectar negativamente la gestión de recursos creativos de la agencia.
Una lección importante que aprender
Existen muchos métodos y prácticas ágiles disponibles. Me di cuenta de esto en 2010 después de luchar para obtener los beneficios esperados de Scrum e investigar más a fondo. Esto me llevó a Kanban y al pensamiento lean. Algunas de sus prácticas parecían ofrecer mejoras respecto al enfoque que estábamos utilizando.
Empecé a experimentar. Primero con un proyecto pequeño y predecible y después, progresivamente, con trabajos más grandes y complejos. Esto comenzó con la manera en la que descomponía los proyectos individuales: cambié de historias de usuario a descripciones de funcionalidades y luego a entregables basados en valor. Esto facilitó a los clientes la revisión y aceptación del trabajo, haciendo que los proyectos fueran más fáciles de gestionar.
También empecé a cuestionar nuestros procesos y la forma en que se gestionaba todo nuestro trabajo. Esto nos llevó a eliminar las sesiones de planificación de sprints en favor de reorganizaciones rápidas en la reunión diaria. Pronto dejamos atrás el concepto de sprints y pasamos a un enfoque Kanban basado en el flujo. Más mejoras surgieron del equipo, proponiendo formas de ser mejores y poniéndolas en práctica.
Los resultados hablaron por sí mismos:
- el personal era más feliz ya que les resultaba más fácil hacer su mejor trabajo y, en su mayoría, autogestionarse
- esto liberó tiempo del jefe de proyectos para gestionar cómodamente más proyectos en paralelo y centrarse en los resultados que importaban
- hubo mejoras significativas en la calidad de nuestro trabajo, los tiempos de entrega, las relaciones con los clientes y los resultados obtenidos
- y, al mismo tiempo, triplicamos los ingresos por persona en nuestro equipo en poco menos de tres años.
Tras reflexionar más a fondo, se hizo evidente que el momento de inspiración llegó por atreverme a experimentar. Hice cambios y observé sus efectos.
Los esfuerzos de mejora de procesos previos a esto buscaban un proceso ya hecho que pudiéramos adoptar, como Scrum. Ahora entiendo que esto no existe. No existe porque nuestra industria aún está en su infancia y todavía estamos descubriendo cómo deben funcionar nuestros negocios. También es cierto que cada empresa es única. La solución de flujo de trabajo creativo que sirve para una agencia no necesariamente funcionará en otra.
10 formas de integrar métodos ágiles de agencia en una agencia digital
Colaboro con distintos negocios basados en el conocimiento, incluyendo muchas agencias digitales ayudándoles a mejorar sus procesos operativos. Basándome en esta experiencia, aquí tienes mis mejores consejos para integrar métodos ágiles en el entorno de una agencia:
1. Acepta que no existe 'la única forma verdadera' y que nada está escrito en piedra
Cada organización es única. El éxito de los métodos ágiles en agencias proviene de construir sobre las ideas de otros y adaptarlas a tu propia situación.
2. Fomenta una cultura de cambio incremental y mejora continua
Aunque la tasa de cambio es naturalmente mayor al principio del trabajo de mejora de procesos, es un error considerarlo alguna vez 'terminado'. La agilidad en agencias requiere que constantemente adaptes y pruebes tus métodos de trabajo (kaizen, en la jerga). Por eso las iniciativas de cambio gestionadas en modo 'big bang' rara vez aportan resultados duraderos.
3. Define los resultados que realmente importan
[Tweet “Recuerda que los clientes valoran principalmente el retorno sobre su inversión. #agile #projectmanagement”] No les importa cuál es tu proceso o cómo se llame, siempre que les facilite conseguir los resultados que desean (los contratos ágiles pueden ayudar a estructurar esta relación). Igualmente, recuerda los motivos y razones por los que existe tu agencia.
4. Mide cuantitativamente
No es necesario exagerar pero es importante tomar mediciones normalizadas de tu trabajo. Sin estas mediciones, estarías trabajando prácticamente a ciegas.
Cuando lideraba el equipo de desarrollo en una agencia, mis mediciones incluían el 'ingreso por persona', 'ingreso por cliente', 'coste de oportunidad por cliente' (es decir, el valor del tiempo no facturable dedicado a cada cliente) y 'completitud del parte de horas' (horas registradas sobre horas trabajadas). Tomaba muestras de estos datos cada mes, informando de los resultados tanto a mi equipo como a los directores de la empresa (el software de informes para agencias de marketing puede ayudar con esto). Esto siempre proporcionó valiosos conocimientos sobre dónde enfocar nuestros siguientes esfuerzos de mejora.
La mayoría de estos puntos de datos dependen de la exactitud de los partes de horas, y sé que esto puede ser todo un reto. He comprobado que explicar por qué son importantes los partes y para qué se utiliza (y para qué no) la información ayuda mucho a que los rellenen.
5. Mide cualitativamente
Los números son importantes, pero no olvides las medidas más blandas que son igualmente valiosas para la agilidad de agencia. Esto incluye la calidad percibida de los proyectos, la satisfacción del cliente y la implicación, felicidad y bienestar del personal.
6. Cuestiona todo
No me refiero a hacerlo de forma molesta que irrite a los que te rodean, sino a una mentalidad personal de '¿cómo podría ser mejor esto?'. Si asistes (o diriges) a una reunión habitual que parece lograr poco, ponte el gorro ágil de agencia, piensa cómo podría mejorar o si realmente es necesaria.
7. Divide los proyectos en ‘unidades de valor’
Por ejemplo, la sección de noticias de un sitio web o el elemento de email marketing de una campaña. Así el trabajo es más fácil de gestionar y presupuestar, y los clientes lo aceptan con mayor facilidad. Si haces esto de forma consistente en todos los proyectos, empiezas a construir un conjunto de datos sobre el tiempo y coste normalmente asociados a un entregable, haciendo que presupuestar futuros proyectos sea más fácil. Es mucho más útil y preciso que calcular precios según el tipo de habilidad (diseño, desarrollo front-end, back-end, jefe de proyecto, etc.).
8. Visualiza tu trabajo
El término elegante es «mapeo de flujo de valor». Lo importante es construir y mantener una imagen clara del estado de todo el trabajo para que todos estén en la misma página. Las herramientas ágiles como Trello y Jira son excelentes aquí, pero los sencillos Post-It pueden ser igual de útiles si todos están en el mismo lugar.
9. Limita tu trabajo en curso
En otras palabras, «deja de empezar y comienza a terminar». Los resultados que importan provienen del trabajo terminado. Un trabajo de alta calidad proviene de enfocarse en la tarea actual y finalizarla. Tener demasiados elementos en proceso alarga los plazos y reduce la calidad. Puedes utilizar un software de gestión de proyectos para agencias creativas o un software de gestión de proyectos ágiles para realizar un seguimiento de tu trabajo en curso y del progreso del proyecto.
10. Documenta tus procesos en un manual de operaciones
Las empresas son complejas. Simplemente no es posible (ni beneficioso) que las personas recuerden todo acerca de cómo funciona la empresa. Por lo tanto, necesitas alguna manera de documentar tus procesos de forma clara y accesible.
No se trata de tomos extensos. Son, en su mayoría, listas de verificación sobre cómo abordar una situación, con algunas notas de apoyo que mejoran con el tiempo. Su uso garantiza que el valor de tus procesos esté integrado en la agencia –no solo en la mente de unos pocos individuos–. Un buen manual de operaciones hace que situaciones como la incorporación de personal, la planificación de la continuidad del negocio, la recuperación ante desastres y la distribución del trabajo en períodos ajetreados sean mucho más sencillas.
En la práctica, un conjunto de Google Docs enlazados junto con un documento separado de «tabla de contenidos» es una excelente opción. Mucho más flexible y eficaz que una intranet sofisticada.
Para terminar
Los lectores más atentos pueden detectar una fuerte influencia de lean y Kanban en esta lista ágil para agencias. No es una coincidencia. Pero concluir de este artículo que el desarrollo de software lean o Kanban es la metodología adecuada para tu agencia sería perder el foco. Proporcionan herramientas útiles, pero esencialmente solo son etiquetas.
Tus procesos son únicos para ti. El objetivo es tener una forma unificada de trabajar en toda tu agencia. Esto garantiza una experiencia consistente para clientes y empleados. Proporciona las bases sólidas necesarias para mejorar continuamente la calidad, la creatividad, la satisfacción y el beneficio. La única marca de la que necesitas preocuparte es la de tu negocio.
Asistir a conferencias para dueños de agencias también puede ayudarte aquí; ofrecen la oportunidad de ver cómo otros abordan los retos operativos, compartiendo a menudo soluciones reales que combinan agilidad, creatividad y estrategia empresarial bajo un mismo techo.
Y recuerda: el éxito viene de que actúes cuando detectas procesos deficientes e ineficiencias. No tienes que esperar a una agenda específica de cambios. Cuando algo no está funcionando bien, cuestiónalo y prueba otra cosa. Comienza hoy. Si no lo haces, mañana seguirás en la misma situación.
¿Qué sigue?
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