4 Superpoderes Que Los Gestores de Proyectos NO Tienen y Lo Que Realmente Necesitas
Durante los últimos 8 años, he impartido un curso introductorio de gestión de proyectos en una universidad local en el suroeste de Ontario.
En la primera clase de cada semestre, normalmente les hago dos preguntas a los estudiantes:
- ¿Tienes alguna experiencia en gestión de proyectos?
- ¿Qué crees que hace un gestor de proyectos?
Dado que el promedio de edad en mi clase suele estar entre los 20 y 23 años, es de esperarse que la mayoría de los estudiantes no tengan experiencia “oficial” en gestión de proyectos, aunque quizás hayan realizado tareas relacionadas, como organizar un calendario de turnos en un trabajo de medio tiempo en un restaurante de comida rápida o planear un evento de recaudación de fondos para una organización sin fines de lucro.
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Las respuestas que recibo para la pregunta #2 a menudo suenan como: “ellos gestionan proyectos” o “gestionan ‘cosas’ para que los proyectos se lleven a cabo”. A veces los estudiantes son honestos y responden: “realmente no sé qué hace un gestor de proyectos, pero espero aprenderlo en esta clase”.
El hecho de que mis estudiantes a menudo no sepan qué papel cumple un gestor de proyectos en un proyecto no es sorprendente, dado el punto en el que muchos de ellos están en sus vidas académicas y profesionales.
Lo que resulta algo sorprendente es la falta ocasional de conocimiento entre los involucrados (incluidos a veces patrocinadores y clientes) sobre el rol del gestor de proyectos y las habilidades que estos aportan a un proyecto. Y eso, viniendo de profesionales que probablemente tienen más experiencia en estos entornos que mis estudiantes universitarios de pregrado.
Como gestor de proyectos, puede que no tengas un semestre de 12 semanas para orientar a tus stakeholders sobre qué habilidades debería tener un gestor de proyectos y cuál es su función. Tal vez necesites tomar un enfoque más táctico.
En este artículo, analizaré algunas de las habilidades que deberían tener los gestores de proyectos (y aquellas que la gente asume que tienen) y por qué es importante compartir con los stakeholders el valor de estas habilidades.
La comunicación es clave (leer la mente, no tanto)
La gestión de proyectos no es una actividad que se realice de manera independiente o aislada. De hecho, según Adrienne Watt, “Resulta que el 90% del trabajo de un gestor de proyectos se dedica a la comunicación”.
La comunicación en un proyecto puede adoptar muchas formas. Además de enviar actualizaciones formales sobre el estado y escuchar a los miembros del equipo del proyecto, los gestores de proyectos también pueden necesitar hacer preguntas. Estas preguntas, a veces, pueden ser difíciles o incómodas de responder, pero en la mayoría de los casos, se hacen para obtener información que ayude al equipo a avanzar.
Es curioso que los stakeholders no siempre se identifiquen con esto. Pueden ver las preguntas de un gestor de proyectos como intrusivas o molestas. También pueden pensar: “¿por qué el gestor de proyectos no sabe esto?”
Bueno, desafortunadamente, los gestores de proyectos no leen la mente. A veces, el gestor de proyectos tendrá que comunicarse con los involucrados e iniciar una conversación para obtener la información necesaria.
Hacer preguntas y entablar conversaciones no solo ayuda a obtener información para el equipo, sino que también contribuye a fortalecer las relaciones entre los stakeholders del proyecto.
¿Qué deberías hacer?
Por mucho que los gestores de proyectos deseen tener la capacidad de mirar en una bola de cristal y leer la mente de los involucrados, lamentablemente esta es una habilidad que los gestores de proyectos (¡o cualquier otra persona!) simplemente no tienen.
Sin embargo, desarrollar habilidades de comunicación tanto oral como escrita y practicar la escucha activa ayudará a los gestores de proyectos y a los equipos a superar cualquier desafío o impedimento.
El dinero no crece precisamente en los árboles
Cuando era niño, mis padres solían decirme: “El dinero no crece en los árboles”. Ese consejo me ayudó a desarrollar buenas habilidades de gestión del dinero desde pequeño.
Aunque probablemente no entendía el concepto de presupuesto cuando tenía 5 años, sí comprendía que el dinero no era un recurso infinito, ilimitado, que aparecía mágicamente.
Avancemos hasta la adultez. Estoy caminando por un supermercado local y veo una variedad de flores y plantas en maceta, y para mi sorpresa (y alegría), ¡había una pequeña planta llamada “árbol del dinero”!
Me hizo tanta gracia que le tomé una foto al mágico “árbol del dinero” y se la envié a mis padres con el mensaje: “Creo que me debes una disculpa; ¡al parecer el dinero sí crece en los árboles!”
Esto me hizo pensar que aquí es donde los interesados pueden tener la impresión de que, cuando el presupuesto de un proyecto está en riesgo y las finanzas son ajustadas, un project manager puede simplemente ‘hacer crecer’ dinero mágicamente.
Si el presupuesto de un proyecto está en riesgo y no es posible negociar el alcance ni el cronograma, ¿quizá el project manager pueda ir a su ‘árbol del dinero’ y cosechar algo?
Qué Deberías Hacer
Por mucho que todos quisiéramos tener un árbol del dinero (o todo un bosque de ellos), esto, obviamente, no es la realidad. Los project managers deben ser capaces de estimar los costos con precisión, desarrollar un presupuesto y hacer seguimiento de esos costos mientras el equipo ejecuta un proyecto.
Si parece que el presupuesto de un proyecto superará la cantidad aprobada, los project managers deben poder buscar formas de abordar esto sin impactar negativamente el alcance del proyecto, la calidad ni el cronograma. Algunas opciones podrían ser:
- Utilizar equipos, materiales y/o recursos de menor costo
- Analizar si los costos podrían compartirse con otros proyectos dentro de un programa o portafolio.
Así que, al final, mis padres tenían razón… el dinero no crece en los árboles y, al igual que con tus finanzas personales, el dinero debe ser bien gestionado en un proyecto.
Perdón, Aquí No Hay Naves Espaciales Que Manipulen El Tiempo
No soy un gran fan del género de ciencia ficción, pero debo admitir que soy fanático de la serie británica de ciencia ficción Dr. Who. “El Doctor”, como se conoce al personaje principal, puede manipular el tiempo y viajar al pasado. Esa sería una habilidad asombrosa de tener.
Imagina que estás trabajando en un proyecto y llevas retraso. ¿No sería genial poder pulsar el botón de ‘pausa’ y así dar tiempo al equipo para ponerse al día y cumplir con la fecha límite?
En vez de entrar a una reunión de Zoom para revisar el cronograma, ¿no sería genial saltar a nuestra nave espacial para crear más tiempo?
Qué Deberías Hacer
Lamentablemente, los humanos no tenemos la capacidad de pausar el tiempo, retrocederlo ni ‘crear’ más tiempo si nuestros proyectos van con retraso.
Si nuestros proyectos tienen riesgo de no cumplir la fecha programada de finalización, los project managers deben considerar emplear técnicas de compresión de cronograma y formas de optimizar la planificación.
Opciones como el crashing o la nivelación de recursos son herramientas que un project manager puede utilizar sin tener que solicitar más tiempo a un patrocinador o cliente (lo que puede que ni siquiera sea posible).
Al final, el tiempo es un recurso valioso que no podemos permitirnos gestionar mal. A diferencia de un recurso físico como hardware, simplemente no podemos crear tiempo adicional. Sin embargo, eso no significa que un project manager no pueda ser creativo e innovador para administrar el tiempo disponible.
Siempre es recomendable establecer expectativas realistas con los interesados del proyecto durante la iniciación y la fase de planificación de un proyecto. Si el cronograma de un proyecto no es realista, un project manager debe comunicarlo cuanto antes.
No Metas Recursos Redondos En Agujeros Cuadrados De Proyectos
Saber quién y qué necesitas para entregar tu proyecto es una actividad que normalmente se realiza al inicio del proyecto. Ya sea que estés utilizando un marco de entrega en cascada o ágil, la planificación de recursos para las personas que necesitarás en tu proyecto es muy importante para asegurar que cuentes con un equipo con las habilidades y conocimientos adecuados.
Por muy bien que intentemos planificar, puede haber ocasiones durante un proyecto en que descubras que no tienes suficientes recursos o el tipo adecuado de recursos para cumplir con los objetivos del proyecto.
Hace muchos proyectos, me encontré con una situación donde, más adelante en un proyecto ágil, determinamos que necesitábamos un diseñador de UX en el equipo. Basándonos en algunos comentarios que recibimos durante una demo con el cliente, fue necesario rediseñar una función. Bien, ¿no hay problema, verdad? Involucremos a nuestro diseñador de UX y avancemos.
Un pequeño problema: en ese momento no teníamos un diseñador de UX en el equipo del proyecto. Solo estuvo contratado para algunos sprints anteriores en el proyecto, cuando anticipamos trabajo de diseño y colaborábamos con el cliente en la experiencia de usuario.
Para incorporar los comentarios del cliente, tendríamos que 'tomar prestado' un diseñador de UX de otro proyecto de la organización o intentar volver a contratar a nuestro diseñador externo. Cuando se le presentaron estas opciones, el cliente preguntó: “Tienen personas en el equipo, ¿verdad? ¿No puede hacerlo uno de ellos?”
Cuando expliqué que el equipo actual estaba compuesto por desarrolladores de software y testers de QA, el cliente preguntó de nuevo: “Bueno, ¿no puede hacerlo uno de ellos? Todo es técnico, ¿no?”
¿Cómo deberías responder a ese tipo de pregunta?
Qué Deberías Hacer
La respuesta debería ser algo como: “en realidad no, desafortunadamente un project manager no puede transformar o cambiar mágicamente a un desarrollador de software en un diseñador de UX”.
Del mismo modo, un project manager no puede cambiar de forma y transformar instantáneamente a un redactor técnico en un estratega de contenido para redes sociales o en cualquier otra persona que pueda faltar en el equipo de proyecto.
No se puede hacer encajar una pieza cuadrada en un agujero redondo. Si existen brechas de habilidades dentro de un equipo, el project manager podría:
- Ver si otras personas dentro de la organización tienen las habilidades o conocimientos necesarios y pueden ayudar temporalmente en el proyecto
- Ver si hay dinero en el presupuesto del proyecto y tiempo en el cronograma para contratar externamente a alguien que cubra esa brecha
Una opción adicional que tiene un project manager (esto debe analizarse cuidadosamente en función del cronograma y plan de calidad del proyecto) es capacitar a un miembro del equipo para que asuma una tarea.
Dependiendo de cuál sea la tarea, el plazo y si esta opción es realista, siempre es positivo dar a las personas la oportunidad de aprender y desarrollarse mientras trabajan en un proyecto.
El Liderazgo de Proyectos También Es Un Superpoder Increíble
La gestión de proyectos es compleja y los project managers aportan una variedad de habilidades a un equipo. Fundamentales entre estas habilidades están la comunicación, presupuesto, tiempo y la gestión de recursos.
A través de la colaboración y el establecimiento de expectativas realistas con los interesados sobre el papel que desempeñará el project manager, se pueden evitar malentendidos. Si bien sería fantástico tener superpoderes como leer la mente y multiplicar el dinero, poder liderar un equipo para entregar un proyecto que supere las expectativas del cliente también es un superpoder bastante bueno. Lo positivo es que puedes tomar cursos de gestión de interesados para mejorar la capacidad de liderar un proyecto bajo muchas miradas.
Lee nuestro estudio sobre las habilidades de gestión de proyectos más deseadas aquí.
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