Wie viel kostet Projektmanagement-Software?
Rechnen Sie bei vielen kostenpflichtigen Tarifen mit 10–30 $ pro Benutzer und Monat: Es gibt kostenlose Optionen, während erweiterte Funktionen und Anforderungen von Unternehmen die Kosten erhöhen oder individuelle Angebote erforderlich machen können.
Berechnen Sie das vollständige Teambudget: Bei 10–30 $ pro Benutzer kostet ein 10-köpfiges Team ungefähr 100–300 $ monatlich bzw. 1.200–3.600 $ jährlich, jeweils vor Zusatzfunktionen und Implementierungskosten.
Messen Sie den ROI im Verhältnis zu den Gesamtausgaben: Vergleichen Sie Abonnement-, Einrichtungs- und Schulungskosten mit messbaren Vorteilen wie eingesparten Stunden, vermiedenen Fehlern und wegfallenden Softwareabonnements.
Projektmanagement-Software kann für die grundlegende Nutzung kostenlos sein, während viele kostenpflichtige Tarife etwa $10–$30 pro Benutzer und Monat kosten. Für ein Team von 10 Personen bedeutet das ungefähr $100–$300 pro Monat, wobei größere Teams und Unternehmenslösungen insgesamt oft mehr als $500 pro Monat kosten.
Ich habe erlebt, dass Teams Schwierigkeiten bei der Budgetplanung für diese Tools haben, insbesondere wenn Add-ons und Nutzungsbeschränkungen ins Spiel kommen.
In diesem Artikel erhalten Sie eine klare Übersicht über Preismodelle, typische Kosten und versteckte Ausgaben, die Teams häufig unvorbereitet treffen. Sie verfügen anschließend über das nötige Wissen, um Optionen sicher zu vergleichen und Budgetüberraschungen bei der Auswahl der besten Projektmanagement-Software zu vermeiden.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Kostenrechner für Projektmanagement-Software von DPM
Möchten Sie die Kosten einer durchschnittlichen Projektmanagement-Software schnell schätzen? Probieren Sie unseren Kostenrechner aus:
Typische Preise nach Unternehmensgröße
Die Preise für Projektmanagement-Software richten sich häufig nach den Anforderungen Ihres Unternehmens und wirken sich auf Ihr Budget sowie den verfügbaren Funktionsumfang aus. So schlüsseln sich die Kosten typischerweise nach Unternehmens- und Teamgröße auf:
| Unternehmensgröße | Typische Preisspanne | Üblicherweise enthalten | Häufige Anwendungsfälle & Anbieter |
|---|---|---|---|
| Kleinunternehmen | $10-$50/ Monat | Grundlegende Funktionen wie Aufgabenverwaltung, eine begrenzte Anzahl von Benutzern und grundlegender Kundensupport | Freiberufler, kleine Teams, und Start-ups Trello, ClickUp, Zoho Projects |
| Mittelständisches Unternehmen | $50-$100/ Monat | Mehr Benutzer, Tools für die Teamzusammenarbeit, grundlegende Integrationen und mehrere Ansichten (Gantt-Diagramme, Kanban-Boards usw.) | Wachsende Teams, projektbasierte Unternehmen Asana, monday.com, Wrike |
| Großunternehmen | $100-$500/ Monat | Erweiterte Funktionen, größerer Dateispeicher, Automatisierung und komplexere Workflows | Große Teams, mehrere Abteilungen Jira, Smartsheet, Microsoft Project |
| Unternehmen | $500+/ Monat | Individuelle Lösungen, Support auf Unternehmensebene, Workflow-Automatisierung auf Unternehmensebene, vollständiger API-Zugriff und dedizierte Optionen für SSO/Authentifizierung | Globale Organisationen, komplexe Projekte und Initiativen Workfront, Planview, ServiceNow |
Welche Faktoren beeinflussen die Preise von Projektmanagement-Software?
Die Auswahl einer Projektmanagement-Software kann schwierig sein, da die Preise unter anderem von Benutzerstufen, Vorlagen und Automatisierungsgrenzen beeinflusst werden. Das sollten Sie berücksichtigen:
| Faktor | Auswirkungen auf die Preise |
|---|---|
| Benutzerstufen | Mehr Teammitglieder oder eine höhere Benutzeranzahl bedeuten höhere Kosten; rechnen Sie je nach den grundlegenden Funktionen und dem Funktionsumfang der jeweiligen Stufe mit $10-$30 pro Benutzer und Monat. |
| Vorlagen | Der Zugriff auf eine große Auswahl an Vorlagen kann zusätzlich $5-$15 monatlich kosten, hilft Ihrem Team jedoch, Zeit bei der Projektplanung und beim Onboarding zu sparen. |
| Automatisierungsgrenzen | Erweiterte Funktionen zur Workflow-Automatisierung können die Kosten um $20-$50 erhöhen und Ihr Team durch die Optimierung sich wiederholender Aufgaben sowie die Verbesserung des Arbeitsmanagements unterstützen. |
| Zeiterfassung | Die Hinzufügung einer Zeiterfassung kann zusätzlich $10-$20 monatlich kosten. Sie liefert Einblicke in die Projekteffizienz und die Ressourcenzuweisung. |
| Individuelle Integrationen | Wenn Sie individuelle Integrationen mit anderen Apps oder Systemen wie Slack oder Ihrem CRM benötigen, können je nach Komplexität zusätzlich $50-$100 zu Ihren monatlichen Kosten hinzukommen. |
| Speicherplatz | Zusätzlicher Dateispeicher kann monatlich $5-$25 kosten, insbesondere wenn Ihr Team große Dateien und umfangreiche Daten verarbeitet. |
Preisvergleich von Projektmanagement-Software
Klicks auf die untenstehenden Links können eine Provision einbringen, die unsere unabhängige Überprüfung und Bewertung von Software und Dienstleistungen unterstützt. Erfahren Sie mehr darüber, wie wir Transparenz gewährleisten.
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Am besten für funktionsübergreifende Bereitstellung in Unternehmen geeignet | 14-tägige kostenlose Testversion | Ab $9.80/Benutzer/Monat | Website | |
| 2 | Am besten geeignet für Agenturprojekte und Budgetierung | 14-tägige kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar | Ab $10/Nutzer/Monat | Website | |
| 3 | Am besten geeignet für KI-gesteuerte Ressourcenoptimierung | 14 Tage kostenloser Test | Ab $10/Nutzer/Monat | Website | |
| 4 | Am besten für kollaboratives Projektmanagement geeignet | 14 Tage kostenlos testen | Ab $16/Nutzer/Monat | Website | |
| 5 | Am besten für vereinfachte Planung und Workflows geeignet | 30 Tage kostenlos testen | Ab $25/Nutzer/Monat | Website | |
| 6 | Am besten geeignet für Agenturen, die Vertrieb und Projektabwicklung verknüpfen möchten | 14-tägige kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar | Ab $9/Sitzplatz/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 7 | Am besten geeignet für die Integration mit Zoho Suite | 10 Tage kostenlos testen | Ab $5/Nutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung. Kostenlose Basisversion verfügbar. | Website | |
| 8 | Am besten für Plattform-Vielseitigkeit | 30-tägige kostenlose Testversion | Ab $35/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 9 | Am besten geeignet für Portfoliomanagement | 14-tägige kostenlose Testversion | Ab $17/Benutzer/Monat | Website | |
| 10 | Am besten für Teams, die Microsoft 365 nutzen | 30 Tage kostenloser Test | Ab $12,80/Benutzer/Monat | Website |
Preismodelle verstehen
Machen Sie sich mit diesen gängigen Preismodellen vertraut, damit Sie vor dem Kauf wissen, was Sie erwartet:
| Preismodell | Funktionsweise | Worauf Sie achten sollten |
|---|---|---|
| Pro Benutzer oder Sitzplatz | Abrechnung basierend auf der Anzahl der Benutzer | Die Kosten können schnell steigen, wenn Ihr Team wächst |
| Nach Nutzung | Sie zahlen für die Menge der genutzten Ressourcen oder Funktionen | Unerwartete Kosten bei stark steigender Nutzung |
| Abonnement mit Preisstufen | Unterschiedliche Preispläne bieten zu festen Preisen verschiedene Funktionen | Einige Funktionen sind möglicherweise erst in höherpreisigen Stufen verfügbar |
| Individuelles Angebot | Auf spezifische Anforderungen zugeschnittene Preisgestaltung | Zeitaufwendige Verhandlungen und mögliche versteckte Gebühren |
| Nutzungsabhängige oder jährliche Zahlung | Monatliche Zahlung oder Rabatt bei jährlicher Zahlung | Eine längere Bindung kann Geld sparen, schränkt jedoch die Flexibilität bei sich ändernden Anforderungen ein |
Versteckte & Zusatzkosten, auf die Sie achten sollten
Dies sind die zusätzlichen Kosten, die Projektteams beim Kauf von Projektmanagementtools häufig unvorbereitet treffen:
- Premium-Support: Einige Anbieter wie monday.com und Jira verlangen zusätzliche Gebühren für Support rund um die Uhr oder bevorzugten Support.
- Erweiterte Integrationen: Die Verbindung mit Tools wie Salesforce oder Slack erfordert möglicherweise einen höherpreisigen Tarif oder kostenpflichtige Zusatzfunktionen, insbesondere bei Asana und Smartsheet.
- API-Zugriff: Anbieter wie Trello und Wrike beschränken die API-Nutzung möglicherweise auf Premium-Tarife oder verlangen Gebühren für höhere Abrufvolumen.
- Überschreitung des Speicherlimits: Das Überschreiten der enthaltenen Speicherlimits kann zusätzliche Gebühren auslösen, was bei ClickUp und Zoho Projects häufig vorkommt.
- Einführung & Schulung: Auf Unternehmen ausgerichtete Plattformen wie Workfront und Planview verlangen häufig Gebühren für Einrichtung, Einführung oder individuelle Schulungen.
- Individuelles Branding: Das Hinzufügen Ihres Firmenlogos oder individueller Domains ist möglicherweise nur in höherpreisigen Tarifen verfügbar, wie bei Teamwork.
- Mindestanzahl an Benutzern: Einige Unternehmenstarife erfordern eine Mindestanzahl an Benutzern, wodurch Ihre Grundkosten steigen, selbst wenn Ihr Team kleiner ist.
- Freischaltung von Funktionen: Funktionen wie erweiterte Berichtsdashboards, Zeiterfassung und Stundenzettel oder Ressourcenverwaltung sind möglicherweise nur als kostenpflichtige Zusatzfunktionen oder in den höchsten Tarifstufen verfügbar.
Den ROI Ihrer Investition in Projektmanagementsoftware maximieren
Eine geschäftliche Begründung für Projektmanagementsoftware zu erstellen bedeutet, über den Abonnementpreis hinauszublicken. Ziel ist es zu zeigen, wie die Plattform die Projektdurchführung verbessern, unnötige Kosten senken und Ihrem Team einen messbaren Mehrwert bieten kann.
So bewerten Sie die Investition und stellen fest, ob der erwartete Nutzen die Kosten rechtfertigt.
Wert nachweisen
Beginnen Sie damit, die Herausforderungen Ihres Teams zu ermitteln und zu prüfen, wie Projektmanagementsoftware diese bewältigen könnte. Konzentrieren Sie sich auf vier Bereiche:
- Zeiteinsparungen: Reduzieren Sie manuelle Statusaktualisierungen, unnötige Besprechungen und Verwaltungsaufwand.
- Fehlerreduzierung: Vermeiden Sie verpasste Fristen, doppelte Aufgaben und Lücken in der Kommunikation.
- Compliance: Verbessern Sie die Dokumentation, die Nachverfolgung von Genehmigungen und die Vorbereitung auf Prüfungen.
- Abteilungsübergreifende Nutzung: Fassen Sie sich überschneidende Tools zusammen und verbessern Sie die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen.
Messen Sie Ihre aktuelle Leistung in diesen Bereichen, damit Sie die Ergebnisse nach der Implementierung vergleichen können.
Kostenschätzungen vorlegen
Berechnen Sie die Gesamtbetriebskosten einschließlich Abonnements, Einführung, Schulungen, Integrationen und zusätzlicher Funktionen.
Beispielsweise würde ein Team aus 10 Personen, das monatlich $20 pro Benutzer zahlt, jährlich $2,400 ausgeben. Zuzüglich $600 für die anfängliche Schulung beläuft sich die Investition im ersten Jahr auf $3,000.
Berücksichtigen Sie mögliche Erhöhungen der Benutzerlizenzen oder Tarifupgrades, wenn Ihr Team wächst.
ROI und Risiken darlegen
Vergleichen Sie Ihre Gesamtinvestition mit dem finanziellen Wert der erwarteten Verbesserungen. Hier ist ein vereinfachtes Beispiel für ein zehnköpfiges Team:
| Kennzahl | Schätzung für das erste Jahr |
|---|---|
| Softwareabonnements | $2,400 |
| Schulung und Einführung | $600 |
| Gesamtinvestition | $3,000 |
| Zurückgewonnene Zeit | 120 Stunden |
| Produktivitätswert ($40/Stunde) | $4,800 |
| Geschätzter ROI | 60% |
Beispielrechnung unter der Annahme, dass jeder Mitarbeiter über 48 Wochen wöchentlich 15 Minuten einspart. Die zurückgewonnene Zeit stellt einen potenziellen Produktivitätswert dar und keine garantierte Bareinsparung.
Berücksichtigen Sie bei der Bewertung der Investition Implementierungsrisiken, die Akzeptanz durch die Mitarbeiter und die Kosten für die Aufrechterhaltung ineffizienter Prozesse.
Stellen Sie diese Fragen
Bestätigen Sie vor dem Kauf, dass Ihre erwarteten Verbesserungen realistisch sind:
- Welche konkreten Probleme wird die Software lösen?
- Wie viel werden Implementierung und laufende Nutzung kosten?
- Welche Aufgaben oder vorhandenen Tools können entfallen?
- Wie werden wir den Erfolg nach der Implementierung messen?
Ein kurzer Pilotversuch kann dabei helfen, Ihre Annahmen zu überprüfen. Erfassen Sie die eingesparte Zeit, die Abschlussquoten von Projekten und die Softwarekosten, um festzustellen, ob die Plattform die erwartete Rendite liefert.
Tipps zur Verhandlung der Preise für Projektmanagementsoftware
Preise sind oft verhandelbar, und je besser Sie vorbereitet sind, desto besser wird Ihr Ergebnis ausfallen. Mit starken Verhandlungstaktiken kann Ihr Team bessere Preise und Vertragsbedingungen aushandeln, ohne auf Funktionen verzichten zu müssen. Berücksichtigen Sie bei Ihren Verhandlungen die folgenden Tipps:
- Wettbewerber vergleichen: Recherchieren Sie, was Wettbewerber zu ähnlichen Preisen anbieten. Nutzen Sie diese Informationen, um bessere Bedingungen auszuhandeln, und zeigen Sie den Anbietern, in welchen Punkten ihre Preise nicht dem Markt entsprechen.
- Rabattmöglichkeiten: Fragen Sie nach Rabatten für Start-ups, gemeinnützige Organisationen oder langfristige Verpflichtungen (hier finden Sie weitere Informationen zum Projektmanagement für gemeinnützige Organisationen). Einige Anbieter bieten erhebliche Einsparungen, wenn Sie bestimmte Kriterien erfüllen oder einem längeren Vertrag zustimmen.
- Pilotprogramme: Schlagen Sie einen Pilotversuch oder eine schrittweise Einführung vor, um die anfänglichen Kosten zu senken. So können Sie die Wirksamkeit der Software testen, ohne sich von Anfang an finanziell vollständig zu binden.
- Verlängerungs- und Bindungsklauseln: Prüfen Sie die Bedingungen für Vertragsverlängerungen und Bindungsklauseln sorgfältig. Verhandeln Sie flexible Bedingungen, die es Ihrem Team ermöglichen, den Bedarf bei Vertragsende ohne Vertragsstrafe neu zu bewerten.
- Gemeinschaftlicher Einkauf: Nutzen Sie die Einkaufsmacht einer Gruppe oder die Unterstützung der Beschaffung. Wenn mehrere Teams oder Abteilungen das Tool benötigen, können gemeinsame Anstrengungen zu besseren Preisen und Bedingungen führen.
Wie geht es weiter?
Wenn Sie über das Budget verfügen, um in Projektmanagementsoftware zu investieren (und das ist durchaus lohnenswert), besteht Ihr nächster Schritt darin, die passende Projektmanagementsoftware auszuwählen, die zu den Anforderungen Ihres Teams und Projekts passt.
