KI-Funktionen von Projectworks: Von eingebetteten Workflows bis zur agentengestützten Ressourcenplanung
Ende zu Ende: Die KI von Projectworks verbindet Angebote, Leistungserbringung, Ressourcenplanung, Finanzen und Rechnungsstellung und reduziert doppelte Arbeit in Beratungsabläufen.
Menschliche Kontrolle: Kea empfiehlt Änderungen bei der Personaleinsatzplanung und macht Konflikte sichtbar, während Führungskräfte Maßnahmen genehmigen, bevor sich operative Daten ändern.
Schnellere Planung: Die Ressourcenplanung wird reaktionsfähiger, indem Eingaben genutzt werden, um Überbuchungen, Abwesenheiten und Terminänderungen zu erkennen.
Integrierte Schutzvorkehrungen: Vorhandene Berechtigungen werden in verbundene KI-Tools übernommen, wodurch der Zugriff auf sensible Daten eingeschränkt wird und für die meisten Aktualisierungen eine Genehmigung erforderlich ist.
Messbares Wachstum: Historische Daten und Beratungsexpertise liefern der KI sofort nützlichen Kontext, während eine bessere Personaleinsatzplanung Auslastung und Wachstum verbessern kann.
Erfahren Sie, wie Projectworks KI für Angebote, Ressourcenplanung und Zeiterfassung einsetzt, um den nicht abrechenbaren Verwaltungsaufwand für Beratungsunternehmen zu reduzieren und gleichzeitig sicherzustellen, dass Menschen jede Entscheidung kontrollieren.
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Beratungsunternehmen wurden gegründet, um Kunden zu betreuen, nicht um sich selbst zu verwalten. Die KI von Projectworks soll diese Lücke schließen, indem sie die Arbeit im Backoffice übernimmt, für die leitende Mitarbeiter entweder keine Zeit haben oder die sie stillschweigend vernachlässigen.
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Projectworks positioniert sich als Wachstumsplattform für Beratungsunternehmen: ein einziges System für Angebote, Verträge, Projekte, Finanzen, Ressourcenplanung, Zeiterfassung, Ausgaben und Rechnungsstellung. Diese durchgängige Struktur macht die KI nützlich. Statt einen Chatbot an voneinander getrennte Tools anzubauen, setzt Projectworks KI auf einer Plattform ein, die bereits das kommerzielle, operative und finanzielle Gesamtbild des Unternehmens enthält.
Ich denke, die meisten Dienstleistungsunternehmen sind wirklich schlecht darin, ihr eigenes Unternehmen zu führen. Sie verbringen ihre gesamte Zeit mit abrechenbarer Arbeit, und niemand hat Zeit, sich um das Backoffice zu kümmern. Und trotzdem muss man es tun.
Mark Orttung, der drei Jahrzehnte damit verbracht hat, Technologieplattformen aufzubauen und Beratungsunternehmen zu führen, stellte die KI-Funktionen der Plattform während der Präsentation „Die Zukunft der KI im Projektmanagement“ vor. Er beschrieb den Ansatz von Projectworks anhand von drei Einsatzarten: KI, die in einen Arbeitsablauf integriert ist, eine agentenbasierte Schnittstelle, die Sie per Eingabe auffordern können, und eine Verbindung zu der KI-Plattform, die Ihr Team bereits nutzt. Hier ist ein Überblick darüber, was die KI von Projectworks leisten kann.
Ausführlicher Einblick in die KI-Funktionen von Projectworks
1. Angebote: KI in den Arbeitsablauf integriert
Die erste Einsatzart ist KI, die man kaum bemerkt. Das Angebotstool von Projectworks, das durch eine private Betaphase mit einigen hundert Unternehmen geprägt wurde, ist in ein auf Beratungsunternehmen ausgerichtetes CRM mit Vertriebspipeline, Phasenverfolgung und einem Dashboard integriert, das zusammenfasst, wo jedes Geschäft gerade steht.
Im Mittelpunkt jedes Geschäfts steht das Angebot selbst. Die KI extrahiert wichtige Variablen aus dem Dokument, sodass sie einmal geändert werden können und sich durch das gesamte Angebot ziehen. Intelligente Blöcke wie Preistabellen und digitale Signaturen fügen strukturierte Informationen hinzu, die in spätere Phasen übernommen werden. Teams können außerdem Angebote hochladen, die sie zuvor gewonnen haben, und das System nutzt KI, um sie in wiederverwendbare Inhaltsblöcke zu zerlegen.
Sobald ein Angebot unterzeichnet ist, kann direkt aus dem Geschäft ein Projekt erstellt werden. Das Projekt wird mit dem aus dem Angebot vorab ausgefüllten Budget angelegt, sodass die Daten ohne erneute Eingabe vom Verkauf bis zur Umsetzung fließen.
Die menschliche Kontrolle ist hier ein zentrales Designprinzip. Inhaltsblöcke können bearbeitet und mit Berechtigungssperren versehen werden, beispielsweise Allgemeine Geschäftsbedingungen, Unternehmen können mit Standardvorlagen beginnen, und jedes Angebot wird von einer Person geprüft, bevor es geteilt wird.
Angebote werden wahrscheinlich zu den letzten Dingen gehören, die man jemals ohne einen Menschen im Prozess erledigen wird. Es muss perfekt aussehen und korrekt sein. Sie gehen damit eine finanzielle Verpflichtung gegenüber diesem Kunden ein.
So holen Sie den größtmöglichen Nutzen aus KI-gestützten Angeboten:
- Die Inhaltsbibliothek mit früheren Erfolgen füllen: Durch das Hochladen bereits abgeschlossener Angebote erhält das System bewährtes Material zur Wiederverwendung.
- Unveränderliche Inhalte sperren: Versehen Sie rechtliche Bestimmungen und andere Standardinhalte mit Berechtigungen, damit das Team ohne Genehmigung keine eigenen Änderungen vornimmt.
- Eine Unternehmensvorlage erstellen: Wenn drei Ihrer zehn Abschnitte fast immer gleich sind, machen Sie sie zu einem Bestandteil der Vorlage.
- Gewonnene Aufträge direkt in Projekte umwandeln: Wenn Sie das Projekt aus dem unterzeichneten Angebot erstellen, bleiben die Budgets zwischen Verkauf und Umsetzung konsistent.
2. Kea: Eine agentische Schnittstelle für die Ressourcenplanung
Der zweite Modus ist Kea, der KI-Agent von Projectworks, der derzeit vor allem in der Ressourcenplanung zum Einsatz kommt.
Der Ressourcenbildschirm bietet einen visuellen Überblick über das Unternehmen: ein zusammenfassendes Diagramm, das abrechenbare Aufträge mit dem Abrechnungsziel des Unternehmens vergleicht, sowie eine Heatmap, die zeigt, wer ausgelastet, wem zu wenig Arbeit zugewiesen und wer überbucht ist. Kea setzt auf dieselben Daten eine Eingabeaufforderungs-Schnittstelle.
Während der Demonstration lieferte eine einfache Frage dazu, wer in einer bestimmten Woche überbucht war, nicht nur Überschreitungen der Kapazität, sondern auch Sonderfälle, etwa einen Berater, für den während eines geplanten Urlaubs Stunden gebucht waren. Eine komplexere Eingabeaufforderung bat Kea, den Ausfall eines Teammitglieds für zwei Wochen zu bewältigen. Kea schlug vor, dessen Stunden auf drei Kollegen zu verteilen, und wartete vor der Änderung auf eine Genehmigung. In einem anderen Beispiel wurde die Bitte eines Kunden, zwei Wochen später zu beginnen, dadurch bearbeitet, dass Kea aufgefordert wurde, das gesamte Projekt zu verschieben, anstatt jede Person einzeln Zeile für Zeile zu verschieben.
"Wir versuchen, dort anzusetzen, wo Sie gerade arbeiten. Wenn Sie in der visuellen Schnittstelle arbeiten möchten, machen wir das. Wenn Sie in der Eingabeaufforderungs-Schnittstelle arbeiten möchten, machen wir das."
— Mark Orttung, CEO, Projectworks
Über die Zahlen hinaus merkte Orttung an, dass Sprachmodelle auch für qualitative Signale gut geeignet sind, etwa für den Ton der Kommunikation zwischen Personen, auf den sich Ressourcenmanager neben Kapazitätsdaten häufig ebenfalls stützen.
So beginnen Sie mit Kea:
- Stellen Sie die Fragen, nach deren Antworten Sie normalerweise suchen würden: Überbuchungen, Lücken und Konflikte lassen sich mit einer einzigen Eingabeaufforderung aufdecken, statt die Heatmap zu durchsuchen.
- Nutzen Sie Kea für die Neuplanung: Abwesenheiten und Änderungen von Kundenterminen sind genau die Art von Anpassungen für mehrere Personen, die Kea in einem Durchgang vorschlagen kann.
- Lassen Sie Genehmigungen aktiviert, während Sie Vertrauen aufbauen: Kea kann so konfiguriert werden, dass es ohne Genehmigung handelt. Wenn Sie jedoch zuerst fragen, können Sie jede Änderung überprüfen.
3. MCP-Konnektor: Mit Projectworks aus Claude arbeiten
Der dritte Modus bringt Projectworks in die KI-Tools, die Teams bereits verwenden. Über seinen MCP-Konnektor können Nutzer Projectworks-Daten aus Claude lesen und bearbeiten.
In der Demonstration las Claude eine Zusammenfassung eines Team-Check-in-Meetings – die Art von Ergebnis, die die meisten KI-Tools zur Notizenerstellung bereits erzeugen – und nutzte sie, um auf Grundlage der Aussagen zweier Berater über ihre Woche Zeiterfassungseinträge zu erstellen. Als zwei Zeitcodes denselben Namen hatten, fragte Claude, welcher verwendet werden sollte. Wie Orttung anmerkte, beziehen sich Menschen in Besprechungen nicht auf Projektcodes; sie beschreiben die Arbeit. Daher benötigt die KI gelegentlich Hilfe bei der Zuordnung der beiden.
Nach einer Aktualisierung von Projectworks waren die Zeiterfassungen ausgefüllt und bereit für die Überprüfung durch die jeweiligen Berater.
So holen Sie das Beste aus dem MCP-Konnektor heraus:
- Beziehen Sie bereits verwendete Tools ein: Statt eine eigene Anwendung zur Notizenerstellung zu entwickeln, ermöglicht Projectworks Ihnen, die von Ihrem Team bevorzugte Anwendung einzubinden.
- Legen Sie Berechtigungen bewusst fest: Entscheiden Sie getrennt, wie viel Freiraum das LLM zum Lesen von Daten im Vergleich zum Schreiben von Daten erhält.
- Rechnen Sie mit Rückfragen: Unklarheiten zwischen mündlichen Beschreibungen und Systemaufzeichnungen sind normal. Eine schnelle Klärung sorgt für korrekte Einträge.
4. Steuerung und Zugriffskontrolle
Da KI zunehmend operative Aufgaben übernimmt, wird Kontrolle zum offensichtlichen Anliegen. Die Antwort von Projectworks lautet, dass die KI niemals mehr sieht als der jeweilige Nutzer.
Wenn sich jemand über MCP verbindet, meldet er sich mit seiner eigenen Identität an, und alle bestehenden Berechtigungen gelten weiterhin. Ein Projektmanager, der die Zeiterfassungen seines Teams sehen kann, kann Claude mit deren Aktualisierung beauftragen; ein einzelner Berater, der auf dieselbe Weise arbeitet, würde größtenteils nur seine eigenen Daten sehen. Sensible Informationen wie Kostensätze, die in einem Unternehmen häufig zu den am stärksten eingeschränkten Daten gehören, bleiben für Personen ohne entsprechenden Zugriff verborgen.
Administratoren verwalten dies über ein detailliertes Zugriffskontrollsystem, das von allgemeinen Ein-/Aus-Einstellungen bis hin zu detaillierten erweiterten Kontrollen reicht. Diese Einstellungen gelten für die KI genauso wie für die Weboberfläche. Schreibvorgänge erfordern fast immer eine ausdrückliche Genehmigung, und ein abgelehnter Vorschlag kann später erneut aufgegriffen werden, indem die Eingabeaufforderung erneut ausgeführt wird.
Kontrolle bewahren, während die KI mehr Aufgaben übernimmt:
- Bestehende Berechtigungen nutzen: In Projectworks konfigurierte Zugriffsregeln werden automatisch auf Kea und verbundene LLMs übertragen.
- Kostendaten schützen: Margensensible Informationen bleiben auf die Personen beschränkt, die sie benötigen.
- Bei Unsicherheit pausieren: Brechen Sie eine vorgeschlagene Änderung ab, prüfen Sie die zugrunde liegenden Daten und genehmigen Sie sie erst, wenn Sie sich sicher sind.
5. Die Projectworks-Methode: Beratungswissen auf Abruf
Was Kea von einem allgemeinen Assistenten unterscheidet, der auf eine Ansammlung von Tabellenkalkulationen angesetzt wird, ist die Projectworks-Methode – eine Wissensdatenbank, die auf mehr als 150 Jahren kombinierter Beratungserfahrung im gesamten Team basiert. Orttung, dessen erste Stelle die Arbeit an der Methodik von Accenture war, beschrieb sie als ein Nachschlagewerk, das Kea verinnerlicht hat und bei Bedarf einsetzen kann.
6. Migration historischer Daten: Vom ersten Tag an nützlich
Eine häufige Frage bei KI-Tools lautet, wie viele Daten sie benötigen, bevor ihre Empfehlungen vertrauenswürdig sind. Projectworks begegnet dieser Frage bei der Einführung, indem die Unternehmenshistorie importiert wird: frühere Projekte, Kunden, Stundenzettel und Rechnungen, häufig aus Tabellenkalkulationen statt aus einer bestehenden Plattform. Dadurch verfügt Kea von Anfang an über aussagekräftigen Kontext, anstatt bei null zu beginnen.
Warum das wichtig ist: Abläufe, die Wachstum fördern
Orttung beobachtet, dass operative Reibungsverluste in vorhersehbaren Phasen auftreten. Bei einem Umsatz von etwa $5 bis $8 Millionen werden Gründer zum Engpass und müssen Informationen mit einem größeren Team teilen. Zwischen $25 und $35 Millionen muss auch die Führung selbst dezentralisiert werden. Die Projektfinanzen geraten meist zuerst aus dem Gleichgewicht, gefolgt vom Ressourcenmanagement, sobald die eine Person, die die Fähigkeiten aller kennt, nicht mehr hinterherkommt.
Die eigenen Daten von Projectworks zeigen, welchen Wert bessere Abläufe haben. Kunden, die Ressourcen zwei Monate im Voraus planen, erreichen eine etwa 8 % höhere Auslastung, knapp 25 % mehr Umsatz pro Mitarbeitendem und ein ungefähr 20 bis 25 % schnelleres Wachstum als Kunden, die dies nicht tun. Ein großer Teil davon ergibt sich aus der Abstimmung von Startterminen und Personaleinsatz: Ein achtköpfiges Team, das bei einer Marge von 33 % drei Wochen unbeschäftigt ist, benötigt allein neun abrechenbare Wochen, um die Gewinnschwelle zu erreichen.
Unternehmen, die den ROI von KI messen, empfiehlt Orttung, mit der eingesparten Zeit zu beginnen, insbesondere bei Angeboten, für die erfahrene Mitarbeitende Stunden mit der Suche nach früheren Inhalten verbringen, und anschließend die Erfolgsquote als nachgelagerten Nutzen zu verfolgen.
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KI-Funktionen von Projectworks im Vergleich zu anderen Werkzeugen
Der Ansatz von Projectworks konzentriert sich darauf, den gesamten Kundenlebenszyklus zu verknüpfen, anstatt nur einen Teil davon zu optimieren.
- Unternehmen verwenden häufig ein CRM und ein separates System für die Ressourcenplanung, die nicht gut integriert sind, sodass Annahmen zur Pipeline und Lieferpläne auseinanderlaufen.
- Allgemeine LLMs können exportierte Tabellenkalkulationen analysieren, ihnen fehlen jedoch eine integrierte Beratungsmethodik und die laufenden Zugriffskontrollen des Unternehmens.
- Projectworks verbindet Angebote, Verträge, Projektfinanzen, Ressourcenplanung und Rechnungsstellung in einem System und legt KI über diesen kombinierten Kontext.
Das Ergebnis ist eine KI, die ein unterzeichnetes Angebot in ein budgetiertes Projekt umwandeln und anschließend dabei helfen kann, es zu besetzen, zu verfolgen und abzurechnen, ohne Daten über mehrere Werkzeuge hinweg abgleichen zu müssen.
Wie es mit der KI von Projectworks weitergeht
Kea begann mit Ressourcenplanung und Stundenzetteln und wird nun auf das gesamte Produkt ausgeweitet – schneller, als das Team geplant hatte, auch weil Projectworks KI zu seiner Entwicklung einsetzt.
Orttung beschreibt die Richtung als Kombination aus einem System der Aufzeichnung und einem Handlungssystem: Projectworks bleibt die maßgebliche Quelle dafür, welche Arbeit erledigt wurde und ob sie profitabel war, während Kea zunehmend selbst Aufgaben übernimmt – vom Ausfüllen von Stundenzetteln über die Vorbereitung von Rechnungen bis hin zur Unterstützung bei Angeboten.
Wir sind der Ort, an dem wir die maßgebliche Quelle sein können. Und jetzt haben wir das, was wir als Handlungssystem bezeichnen: ein System, in dem wir versuchen werden, die Arbeit für Sie zu erledigen.
Mit Blick auf die weitere Zukunft erwartet Orttung, dass Stundenzettel zu den ersten Aufgaben gehören werden, die Menschen nicht mehr manuell erledigen, wobei die KI Einträge aus Tickets, Kalendern und Statusbesprechungen erstellt, die von den Beratern geprüft werden. Die mühsame Arbeit an Angeboten, etwa herauszufinden, wer vor zwei Wochen was erstellt hat, dürfte folgen, sodass sich Teams auf die Entwicklung einer überzeugenden Geschichte konzentrieren können.
Er vergleicht den gegenwärtigen Moment mit dem Einzug der Elektrizität in Fabriken. Der erste Schritt waren Glühbirnen, der nächste gemeinsame Motoren; erst später wurde die gesamte Prozessgestaltung durch die Einführung des Fließbands neu gedacht. Seiner Ansicht nach befinden sich die meisten Unternehmen bei der Nutzung von KI noch in der Glühbirnenphase, und Projectworks möchte ihnen dabei helfen, von Anfang bis Ende neu zu gestalten, wie sie Aufträge gewinnen, ausführen und dafür bezahlt werden.
Um mehr darüber zu erfahren, wie Projectworks KI nutzt, um Beratungsunternehmen voranzubringen, erfahren Sie hier mehr.
