Wie Man Ein Effektiveres Stand-up-Meeting Durchführt: 6 Expertentipps
Wenn Sie wie die meisten Projektmanager oder Scrum Master sind, haben Sie wahrscheinlich festgestellt, dass tägliche Stand-ups eine hilfreiche Möglichkeit sind, Ihr Team auf Kurs zu halten. Sie haben wahrscheinlich ein 30-minütiges Meeting im Kalender Ihres Teams angesetzt, um sich täglich zusammenzusetzen und über die aktuellen Entwicklungen zu sprechen.
Das funktionierte wahrscheinlich eine Zeit lang, vor allem, wenn Sie jede Sitzung moderiert haben, aber dann beginnt es auseinanderzufallen. Die Leute reden immer länger und teilen Informationen, die nicht relevant sind; das nimmt wertvolle Zeit in Anspruch und der Mehrwert des Meetings schwindet so sehr, dass die Teilnehmer kaum noch regelmäßig erscheinen.
Sie können das besser machen. Ihr Team braucht ein effektives Synchronisationsmeeting. Wir werden das jetzt gemeinsam beheben.
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Sie denken vielleicht: „Ach, tägliche Stand-ups, das ist doch nur ein Scrum-Ding, oder?“ Falsch. Tägliche Stand-ups helfen jedem Team, abgestimmt zu bleiben und gemeinsam voranzukommen.
Tägliche Stand-ups sind ein fester Bestandteil vieler Projektmanagement- und Entwicklungsprozesse, aber sie sind oft ineffektiv und wenig produktiv. Aus eigener Erfahrung kann ich sagen, dass ich seit mehr als einem Jahrzehnt zahlreiche Projekte und Teams begleitet und moderiert habe, und jedes davon hatte seine eigene Herangehensweise an Stand-ups, Syncs und Scrums.
Ich bin sowohl in agilen als auch in klassischen (vorhersehbaren) Projektmanagement-Methoden ausgebildet und damit bestens gerüstet, um dieses oft kontroverse Thema anzugehen.
In diesem Blog-Artikel erfährst du, wie du ein effektives tägliches Stand-up-Meeting durchführst und das Beste aus diesem wichtigen Format herausholst. Ich gebe außerdem Tipps zu Tagesordnungspunkten, Timing und dem Umgang mit Ablenkungen im Meeting.
Zuerst: Was ist ein tägliches Stand-up?
Ein tägliches Stand-up ist ein Meeting, das jeden Tag stattfindet, um sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind und wissen, was zu tun ist. Es dauert in der Regel etwa 10-15 Minuten und alle Mitglieder des Projekts oder des Scrum-Teams nehmen daran teil.
Das Ziel eines täglichen Stand-ups ist es, alle auf einen Nenner zu bringen, den Fortschritt in kleinen Schritten zu feiern und potenzielle Blocker frühzeitig zu erkennen, damit sie schnell gelöst werden können. Tägliche Stand-ups sind nicht nur für agile oder Software-Entwicklungsteams gedacht – sie bringen allen Teams Vorteile!
In typischen täglichen Stand-ups kommt das Team zusammen, um jeweils drei kurze Fragen zu beantworten. (Das ist die Tagesordnung eines Stand-up-Meetings):
- Was hast du gestern gemacht?
- Was willst du heute tun?
- Was hindert dich daran, Fortschritte zu machen?
Wenn jedes Teammitglied die drei Fragen beantwortet, werden alle Ansatzpunkte zur Zusammenarbeit oder zur Beseitigung von Blockaden für eine Besprechung nach dem Stand-up festgehalten.
Wenn jemand einen Blocker nennt, kann ein anderes Mitglied direkt entgegnen: „Lass uns gleich sprechen; vielleicht kann ich dir helfen, das zu lösen.“ Das führt zu einem weiteren Gespräch, nachdem das Stand-up sein Hauptziel erreicht hat.
Im besten Fall treffen sich die betreffenden Mitglieder direkt im Anschluss an das Stand-up kurz, um das Hindernis zu beseitigen. So kann jeder effizient weiterarbeiten.
Ta-da! Das war's auch schon! Ein tägliches Stand-up ist leicht zu erlernen, aber mit einem Team nicht immer leicht zu meistern, weil Teams sich verändern, neue Herausforderungen auftauchen und sich Arbeitsstile weiterentwickeln. Keine Sorge! Auch dafür gibt es Tipps. Lesen Sie weiter!
Wie sollte ich die Session nennen?
Für dieses sehr effektive Meeting gibt es viele Namen. Am häufigsten höre ich tägliches Stand-up, Daily Scrum, Daily Sync, Check-in, Download oder Huddle. Wie auch immer Ihr Team diese Sitzung bezeichnet, wählen Sie einen Namen und bleiben Sie dabei – und sorgen Sie dafür, dass alle Teilnehmer Ziel und Ablauf kennen.
Wenn Sie neue Teammitglieder aufnehmen, könnten Sie ihnen sogar vorschlagen, ein oder zwei Sitzungen als Beobachter zu begleiten, bevor sie selbst mitmachen. So gewinnen sie Sicherheit und wissen, wie sie sich am besten einbringen.
So führen Sie ein tägliches Stand-up durch
Ein tägliches Stand-up ist ein kurzes Meeting, das an jedem Arbeitstag zu einer festgelegten Uhrzeit stattfindet (ich bevorzuge persönlich den Morgen, aber achten Sie auf unterschiedliche Zeitzonen). Ziel ist, dass alle informiert sind. Dieses kurze Meeting sollte nicht länger als 10–15 Minuten dauern.
Vorbereitung
Wenn Sie der Organisator der Sitzung sind, finden Sie einen Termin, der für alle im Team beständig im Kalender passt (achten Sie auf verschiedene Zeitzonen) und richten Sie einen wiederkehrenden 15-minütigen Termin ein. Wenn Sie sich persönlich treffen, reservieren Sie für jedes Meeting denselben Ort oder Konferenzraum.
Wenn sich Ihre Remote-Mitarbeiter in einem virtuellen Raum (zum Beispiel Zoom oder andere Video-Kollaborationstools) treffen, verwenden Sie für jedes Meeting denselben Link und stellen Sie sicher, dass Teilnehmer dem Termin auch ohne Gastgeber beitreten können, falls Sie Ihren wohlverdienten Urlaub antreten.
Verteilte Teams könnten sich auch für asynchrone Stand-ups entscheiden, bei denen Teammitglieder die Fragen beispielsweise über eine App wie Slack zu einem für sie passenden Zeitpunkt beantworten (das ist auch eine großartige Möglichkeit, die Anzahl der zu besuchenden Meetings zu reduzieren).
Leitung der Sitzung
Jedes Stand-up sollte einen Moderator oder jemanden haben, der das Ziel des kurzen Treffens kennt und das Team dabei unterstützen kann, beim Thema zu bleiben. Diese Person kann nominiert oder für die Rolle bestimmt werden, oder sie findet von allein in diese Aufgabe. Beide Varianten sind in Ordnung.
Um ein erfolgreiches tägliches Stand-up durchzuführen, ist es wichtig, sicherzustellen, dass alle anwesend sind und das Meeting auf Kurs bleibt. Ebenso sollten Sie Grundregeln festlegen, zum Beispiel keine Laptops oder Handys erlauben (bei Teams vor Ort) oder sich auf eine Regel einigen, nicht zu multitasken (für hybride oder Remote-Teams).
Um die Sitzung zu beginnen, versammeln Sie das Team und bitten Sie jedes Mitglied, diese drei Fragen (ja, sie sind etwas vorgegeben) in etwa 3 Minuten oder weniger pro Person zu beantworten.
Während die Fragen beantwortet werden, notieren Sie alle Abhängigkeiten oder Möglichkeiten zur Zusammenarbeit, um Blockaden zu beseitigen und Probleme zu lösen, damit das Team vorankommen kann.
Sobald jeder Teilnehmer fertig ist, wechseln Sie entweder in logischer Reihenfolge (Reihum) zum nächsten oder bitten Sie jeden, die nächste Person zufällig auszuwählen (meine persönliche Präferenz, das hält alle aufmerksam und motiviert, da immer sie als nächstes dran sein könnten!).
Während Sie durch die Sitzung gehen, kann es vorkommen, dass Teilnehmer auf interessante Themen zu sprechen kommen, die über die Beantwortung der drei Fragen hinausgehen.
Viele Teams finden es hilfreich, ein „Parkplatz“-Thema zu nutzen, um Diskussionen, die zwar wertvoll, aber nicht zielgerichtet für die jeweilige Sitzung sind, temporär abzulegen. Nachdem die Sitzung ihr Ziel erreicht hat, bearbeiten Sie die auf dem Parkplatz gesammelten Punkte gemeinsam im Team.
Nachdem jeder die Fragen beantworten konnte und die Sitzung ihr Ziel erreicht hat, ist es Zeit zum Abschluss! Danken Sie dem Team, wünschen Sie alles Gute und fördern Sie Zugänglichkeit, Offenheit und Zusammenarbeit.
6 Vorteile von Stand-up-Meetings
Tägliche Stand-ups machen einen riesigen Unterschied in der Team-Effektivität und machen Spaß! Hier sind einige spezifische Vorteile, in tägliche Stand-ups zu investieren:
1. Gefühl von Dringlichkeit
Das tägliche Stand-up erzeugt und erhält ein Gefühl von Dringlichkeit für Aufgaben und hilft, Verantwortlichkeit zu fördern, damit täglich Fortschritt in Richtung der Ziele gemacht wird.
2. Schnelle, effektive Kommunikation
Das tägliche Stand-up ist ein schneller, effektiver Kommunikationskanal, damit Teammitglieder Updates und die wichtigsten Highlights ihrer Arbeit mit dem Rest des Teams teilen und die nötige Unterstützung erhalten, um voranzukommen.
Es gibt nichts Besseres, als das ganze Team auf einmal um Hilfe zu bitten, statt herumzufragen – oder noch schlimmer, den gefürchteten Schulterklopfer zu starten, der in ein halbstündiges Gespräch ausartet.
3. Inspektion, Anpassung und Ausrichtung
Das tägliche Stand-up ermöglicht es einem Team, ihre Arbeit in einem sehr schnellen Rhythmus zu inspizieren, anzupassen und abzustimmen, sodass das Team, wenn es sich regelmäßig trifft, nicht weit voneinander abkommt.
Das Beibehalten eines engen Feedback-Loops gibt den Menschen mehr Selbstvertrauen, dass sie das Richtige tun, und stärkt das Vertrauen der Führungsebene und wichtiger Stakeholder, dass jederzeit an den relevanten und wichtigsten Aufgaben gearbeitet wird.
4. Blocker identifizieren
Das Erkennen und Festlegen der nächsten Schritte sowie Maßnahmen gegen Blocker oder Herausforderungen bei der Zielerreichung ist vielleicht der wichtigste Teil des täglichen Stand-ups. Die Möglichkeit, ein Problem schnell ansprechen und um Hilfe bitten zu können, ist äußerst wertvoll.
Stell dir vor, ein Blocker müsste eine ganze Woche warten, bevor er in einer Teamsitzung angesprochen werden könnte! Halte Teams effektiv in Bewegung, indem du Blocker schnell im täglichen Stand-up identifizierst und dann die richtigen Personen zur Lösung zusammenbringst, damit das Team weiterkommt.
5. Zusammenarbeit fördern
Menschen helfen (im Allgemeinen) gerne, vor allem, wenn es sich um Personen handelt, die sie mögen. Tägliche Stand-ups fördern die Zusammenarbeit, da Teams sich eingebunden und beteiligt fühlen – nicht nur an ihrer eigenen Arbeit, sondern auch an der Arbeit der anderen.
Für mich ist es wichtig zu wissen, was in anderen Gruppen passiert und was für meine Kolleg:innen am bedeutsamsten ist. So weiß ich, wo wir stehen und wie ich sie am besten unterstützen kann.
Manchmal höre ich, dass ein:e Teamkolleg:in etwas angeht, das ich schon gemacht habe oder wofür ich ein Beispiel habe – das ist meine Chance, ihren Lernweg zu verkürzen, indem ich einen Leitfaden oder ein Beispiel teile, das sie sonst extra bei mir anfragen müssten!
6. Teammoral stärken
Menschen sind soziale Wesen und mögen es, gemeinsam Probleme zu lösen. Tägliche Stand-ups fördern nicht nur Zusammenarbeit, sondern unterstützen auch den Teamzusammenhalt: Sie vermitteln das Gefühl, nicht alleine zu sein, sondern Teil eines Teams.
Diese erhöhte soziale Verbundenheit und Unterstützung verbessert die Stimmung und das emotionale Wohlbefinden aller Beteiligten – mit dem zusätzlichen Vorteil, Beziehungen aufzubauen, die nützlich sind, wenn mal etwas schiefgeht und das Team spontan zur Lösung zusammenkommen muss!
6 Tipps, wie Sie Ihre Stand-ups effektiver gestalten
Manchmal werden Stand-ups zur reinen Routine, und Bequemlichkeit übernimmt die Kontrolle, sodass die tägliche Abstimmung aus dem Ruder läuft. Wir vergessen das Ziel sowie die Vorteile von Zusammenarbeit, Verständnis und Planung und werden stattdessen abweisend, während Teammitglieder um Redezeit und Aufmerksamkeit konkurrieren oder – noch schlimmer – gar nicht mehr mitmachen.
Hier sind fünf Tipps, wie Ihr tägliches Stand-up weniger zu einem Wettkampf wird. Vermeiden Sie typische Fehler mit diesen 6 Tipps, damit Ihre Stand-ups effektiver werden.
1. Ändern Sie Ihre Sprache
Die drei Fragen klingen an sich schon wie ein Statusbericht – das wollen wir vermeiden! Probieren Sie es aus, ein paar Schlüsselwörter zu ändern: Das Ziel, Hindernisse, Fortschritt und Planung auf dem Weg zur Zielerreichung zu kommunizieren, ist leicht erreicht.
- Was habe ich gestern erreicht, das uns unseren Zielen nähergebracht hat?
- Was werde ich heute erreichen, das uns unseren Zielen näherbringt?
- Was hindert mich daran, unsere Ziele zu erreichen?
Durch diese Änderung entfallen Aussagen wie „Ich habe an einem Meeting teilgenommen“, „Ich habe Pizza zu Mittag gegessen“, „Ich bin mit meinem Hund spazieren gegangen (Moment, warst du nicht bei der Arbeit?!)“
2. Beseitigen Sie unnötiges Gerede
Wenn Ihre tägliche Besprechung zu lange dauert oder in zu viel Geplauder ausartet, probieren Sie doch diese drei fokussierteren Fragen:
- Was hast du erreicht, das wir feiern können?
- Was muss das gesamte Team als Nächstes wissen?
- Wobei benötigst du Unterstützung?
Damit wird das gleiche Ziel erreicht, aber es werden Gespräche eliminiert, die nicht direkt zur Erreichung gemeinsamer Ziele beitragen. Muss das Team wissen, was du zu Mittag gegessen hast? Nein. Müssen sie wissen, an welchem Meeting du teilgenommen hast? Vielleicht. Wobei brauchst du Unterstützung? Ja!
3. Ablenkungen minimieren
Dies ist leicht umzusetzen, variiert aber je nach Arbeitsort des Teams. Wenn Leute aus dem Fenster schauen und nicht aufmerksam sind, verlegen Sie die Gruppe an einen anderen Ort oder ziehen Sie einen Vorhang zu, um die Ablenkung zu reduzieren.
Sind andere Teams zu laut? Wechseln Sie in einen anderen Bereich. Teams schauen auf Bildschirme und machen mehrere Dinge gleichzeitig? Probieren Sie einen anderen Raum oder ein anderes Medium aus. Niemand hört zu? Lassen Sie alle vor Ort die Augen schließen oder, wenn sie virtuell teilnehmen, sich vom Computer entfernen, um dem Team gezielte Zeit und Aufmerksamkeit zu schenken. Experimentieren Sie.
4. Gehen Sie das Board durch, nicht das Team
Viele Teams nutzen ein Kanban- oder Aufgabenboard, um laufende Arbeiten im Blick zu behalten. Viele Teams machen ihr Daily Stand-up auch immer in der gleichen Reihenfolge. Ja, wir müssen uns abwechseln, aber statt das Board nach den Teammitgliedern zu sortieren, versuchen Sie doch einmal, die Spalten auf dem Board der Reihe nach durchzugehen!
Jetzt schauen die Teams auf alle in Bearbeitung befindlichen Aufgaben zugleich, nicht nur auf ihre eigenen. So entfällt die Frage „Woran arbeite ich als Nächstes?“, weil klar ist, was noch in Arbeit ist. Der Fokus bleibt auf Aufgaben, die zur Zielerreichung des Teams beitragen, und es kann erkannt werden, wenn Teams an Themen außerhalb des Rahmens arbeiten.
5. Dankbarkeit üben
Wenn wir Dankbarkeit üben oder etwas identifizieren, für das wir dankbar sind, trainieren wir unser Gehirn darauf, das Gute im Leben zu erkennen und nicht nur das Unerledigte, Chaotische oder Hindernisse. Dankbarkeit kann helfen, Stress und Unsicherheit entgegenzuwirken und gleichzeitig Teamarbeit und Gemeinschaftssinn zu fördern (Quelle: HBR).
Überlegen Sie, Ihrer täglichen Drei-Fragen-Stand-up-Routine eine Frage hinzuzufügen: „Wofür bist du dankbar?“ und profitieren Sie gemeinsam davon! Sie könnten sogar noch mehr über die Menschen erfahren, mit denen Sie arbeiten, und darüber, wofür sie sich in ihrem Leben besonders begeistern.
6. Für Abwechslung sorgen
Auch das tägliche Stand-up kann langweilig werden (wir machen es ja jeden Tag!). Sorgen Sie für Abwechslung, indem Sie gelegentlich etwa alle einen Witz erzählen lassen, einen Ball werfen oder ab und zu kleine Snacks mitbringen.
Das macht mehr Spaß und stärkt die Teamchemie! Überlegen Sie, die Abwechslung an Teamfeierlichkeiten wie Geburtstagen, Feiertagen oder Firmenevents auszurichten.
Tipp für Multiprojektmanager:innen und Führungskräfte
Wenn Sie an mehreren miteinander verbundenen Projekten arbeiten oder mehrere Teams führen, die jeweils ein Stand-up haben, überlegen Sie sich die beste Reihenfolge für diese Stand-ups in Ihrem Tag.
Wenn Sie sich früh am Tag mit Ihrer Kollegengruppe oder einer Gruppe von hochrangigen Stakeholdern treffen, können Sie wichtige Informationen anschließend in den späteren Stand-ups an die anderen Teammitglieder weitergeben.
Eine durchdachte Reihenfolge ermöglicht es Führungskräften, Informationen schnell weiterzugeben und verbessert das Gefühl von Transparenz in der Organisation. Die Menschen möchten sich einbezogen fühlen und relevante Informationen zeitnah erhalten – die Sequenzierung von Stand-ups ist eine einfache Möglichkeit, diesem Wunsch gerecht zu werden!
Stellen Sie sich zum Beispiel folgende Reihenfolge vor:
- Stand-up des Führungsteams
- Stand-up des Teams
- Stand-up für das Projekt
Los geht's!
Sie sind jetzt mit den Werkzeugen und dem Wissen ausgestattet, um effektive Stand-up-Meetings zu leiten.
Denken Sie daran: Jedes Team, jedes Projekt und jede Situation kann von täglichen Stand-up-Meetings profitieren. Worauf warten Sie noch? Planen Sie das erste Stand-up-Meeting ein und legen Sie los! Hören Sie, was das Team dazu sagt, und passen Sie es unterwegs immer wieder an.
Unterwegs können Sie sich für The Digital Project Manager anmelden, um noch mehr darüber zu erfahren, wie Sie Teams zu effektiven Ergebnissen führen.
