Wie man ein effektiveres Kurzbesprechungs-Meeting durchführt: 6 Expertentipps
Wenn du wie die meisten Projektmanager oder Scrum Master bist, hast du wahrscheinlich festgestellt, dass tägliche Kurzbesprechungen eine hilfreiche Möglichkeit sein können, dein Team auf Kurs zu halten. Wahrscheinlich hast du für dein Team ein 30-minütiges Treffen im Kalender eingetragen, damit ihr euch jeden Tag versammelt und darüber sprecht, was gerade passiert.
Eine Zeit lang hat das wahrscheinlich funktioniert, während du jede Sitzung moderiert hast, aber dann beginnt es auseinanderzufallen. Die Leute reden immer weiter und teilen Informationen, die nicht relevant sind, nehmen viel Zeit in Anspruch, und der Wert des Treffens wird so weit geschmälert, dass die Teilnehmenden nicht mehr regelmäßig erscheinen.
Du kannst es besser machen. Dein Team braucht eine effektive Abstimmung. Wir werden das ändern.
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Vielleicht denkst du: „Oh, tägliche Kurzbesprechungen, das ist doch nur eine Scrum-Sache, oder?“ Falsch. Tägliche Kurzbesprechungen können jedem Team helfen, sich abzustimmen und gemeinsam voranzukommen.
Tägliche Kurzbesprechungen gehören zu vielen Projektmanagement- und Entwicklungsprozessen, können aber oft ineffektiv und unproduktiv sein. Persönlich habe ich zehn Jahre Erfahrung darin, zahlreiche Projekte und Teams zu begleiten und zu moderieren, wobei jedes Team seine eigene Art hatte, Kurzbesprechungen, Abstimmungen und Scrum-Treffen durchzuführen.
Ich bin sowohl im agilen als auch im vorausschauenden Projektmanagement klassisch ausgebildet und mit verschiedenen Methoden vertraut, wodurch ich gut gerüstet bin, dieses häufig umstrittene Thema anzugehen.
In diesem Blogbeitrag zeige ich, wie man eine effektive tägliche Kurzbesprechung durchführt und das Beste aus diesem wichtigen Prozess herausholt. Außerdem gehe ich auf Tipps zu Tagesordnungspunkten und Zeitplanung ein und erläutere, wie man während des Treffens mit Ablenkungen umgeht.
Zuerst: Was ist eine tägliche Kurzbesprechung?
Eine tägliche Kurzbesprechung ist ein Treffen, das jeden Tag stattfindet und sicherstellen soll, dass alle auf dem gleichen Stand sind und wissen, was sie tun müssen. Es dauert normalerweise etwa 10–15 Minuten, und alle Mitglieder des Projekts oder Scrum-Teams nehmen daran teil.
Das Ziel einer täglichen Kurzbesprechung besteht darin, alle auf den gleichen Stand zu bringen, kontinuierliche Fortschritte zu feiern und mögliche Hindernisse zu erkennen, damit sie schnell beseitigt werden können. Tägliche Kurzbesprechungen sind nicht nur für agile Teams oder Softwareentwicklungsteams gedacht – sie sind für alle da!
Bei typischen täglichen Kurzbesprechungen versammelt sich das Team, damit alle jeweils drei kurze Fragen beantworten (dies ist die Tagesordnung des Treffens):
- Was hast du gestern gemacht?
- Was wirst du heute tun?
- Was hindert dich daran, Fortschritte zu machen?
Während jedes Mitglied die drei Fragen beantwortet, werden mögliche Möglichkeiten zur Zusammenarbeit oder zur Beseitigung von Hindernissen für eine Diskussion nach den Beiträgen aller Mitglieder notiert.
Wenn jemand ein Hindernis teilt, könnte ein anderes Mitglied antworten: „Lass uns darüber sprechen; ich glaube, ich kann dir helfen, das zu lösen.“ Dadurch entsteht eine weiterführende Diskussion, nachdem die Kurzbesprechung ihr Hauptziel erreicht hat.
Im besten Fall treffen sich die Mitglieder direkt nach der Kurzbesprechung noch kurz, um das Hindernis für den Fortschritt zu beseitigen, damit alle ihren Tag fortsetzen und so effektiv wie möglich arbeiten können.
Tada! Das war’s! Eine tägliche Kurzbesprechung ist leicht zu erlernen, aber mit einem Team schwer zu meistern, weil sich Teams ständig verändern, neue Probleme auftreten und sich Arbeitsweisen weiterentwickeln. Keine Sorge! Auch dafür haben wir eine Lösung. Lies weiter!
Wie soll ich die Sitzung nennen?
Für dieses äußerst effektive Treffen gibt es viele Bezeichnungen. Am häufigsten höre ich tägliche Kurzbesprechung, tägliches Scrum-Treffen, tägliche Abstimmung, Statusabgleich, Informationsaustausch oder kurze Teambesprechung. Wie auch immer dein Team diese Sitzung nennt: Verwende die Bezeichnung konsequent und stelle sicher, dass alle Teilnehmenden das Ziel und den Aufbau des Treffens verstehen.
Wenn neue Teammitglieder hinzukommen, könntest du ihnen sogar erlauben, zunächst eine oder zwei Sitzungen zu beobachten, bevor sie selbst teilnehmen, damit sie Vertrauen in ihre bestmögliche Beteiligung entwickeln.
So führst du eine tägliche Kurzbesprechung durch
Ein tägliches Stand-up ist ein kurzes Meeting, das normalerweise an jedem Arbeitstag zu einer festgelegten Zeit stattfindet (ich persönlich bevorzuge den Morgen, aber Vorsicht bei unterschiedlichen Zeitzonen), und sein Zweck besteht darin, alle auf denselben Stand zu bringen. Das kurze Meeting sollte nicht länger als 10–15 Minuten dauern.
Vorbereitung
Wenn du das Meeting organisierst, finde eine Zeit, die regelmäßig in die Kalender aller Beteiligten passt (beachte die unterschiedlichen Zeitzonen), und richte eine wiederkehrende 15-minütige Sitzung ein. Wenn ihr euch persönlich trefft, reserviere für jedes Meeting denselben Ort oder Konferenzraum.
Wenn sich deine Remote-Mitarbeitenden in einem virtuellen Raum versammeln (z. B. über Zoom oder andere Tools für die Videokollaboration), verwende für jedes Meeting denselben Link und stelle sicher, dass die Sitzung so eingestellt ist, dass die Teilnehmenden auch ohne die Moderation beitreten können, falls du in den wohlverdienten Urlaub gehst.
Verteilte Teams können sich auch für asynchrone Stand-ups entscheiden, bei denen Teammitglieder die Fragen über eine App wie Slack zu einem für sie passenden Zeitpunkt beantworten (das ist eine gute Möglichkeit, die Anzahl der Meetings zu reduzieren, an denen du teilnehmen musst).
Moderation der Sitzung
Jedes Stand-up sollte eine moderierende Person oder jemanden haben, der das Ziel des kurzen Meetings versteht und dabei helfen kann, das Team bei der Sache zu halten. Das kann jemand sein, der für diese Rolle nominiert oder benannt wurde, oder eine moderierende Person kann ganz natürlich ihre Stimme finden. Beide Szenarien sind in Ordnung.
Um ein erfolgreiches tägliches Stand-up zu moderieren, ist es wichtig sicherzustellen, dass alle anwesend sind und das Meeting auf Kurs bleibt. Ebenso wichtig ist es, einige Grundregeln festzulegen, zum Beispiel keine Laptops oder Mobiltelefone (bei Teams am selben Standort) oder eine Arbeitsvereinbarung, nicht mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen (bei hybriden oder Remote-Teams).
Versammle zum Auftakt der Sitzung das Team und bitte jede teilnehmende Person, diese drei Fragen (ja, sie sind ein wenig schematisch) in etwa drei Minuten oder weniger zu beantworten.
Notiere dir beim Beantworten der Fragen alle Abhängigkeiten oder Möglichkeiten zur Zusammenarbeit, um Hindernisse zu beseitigen und Probleme zu lösen, damit das Team vorankommen kann.
Wenn eine Person fertig ist, geh entweder in einer logischen Reihenfolge zur nächsten über (Rundlauf) oder bitte jede Person, zufällig die nächste auszuwählen (meine persönliche Präferenz – so bleiben alle aufmerksam und sind auf der Hut, falls sie als Nächstes an der Reihe sind!).
Im Laufe der Sitzung kann es vorkommen, dass Teilnehmende etwas Interessantes besprechen möchten, das über die Beantwortung der drei oben genannten Fragen hinausgeht.
Viele Teams profitieren davon, eine „Parkplatzliste“ zu verwenden, auf der Diskussionen vorübergehend „geparkt“ werden, die nicht mit dem Ziel der Sitzung übereinstimmen, aber später sinnvoll behandelt werden können. Nachdem die Sitzung ihr Ziel erreicht hat, könnt ihr die Parkplatzliste durchgehen und als Gruppe alles klären, was noch offen war.
Nachdem alle die Gelegenheit hatten, die Fragen zu beantworten, und die Sitzung ihr Ziel erreicht hat, ist es Zeit, sie zu beenden! Bedanke dich beim Team, wünsche ihm alles Gute und ermutige zu Zugänglichkeit, Offenheit und Zusammenarbeit.
6 Vorteile von Stand-up-Meetings
Tägliche Stand-ups machen einen gewaltigen Unterschied für die Effektivität und den Spaß im Team! Hier sind einige konkrete Vorteile, wenn ihr in tägliche Stand-ups investiert:
1. Dringlichkeitsgefühl
Ein tägliches Stand-up schafft und erhält ein Dringlichkeitsgefühl für Aufgaben und trägt dazu bei, die Verantwortung dafür zu fördern, jeden Tag Fortschritte in Richtung der Ziele zu machen.
2. Schnelle, effektive Kommunikation
Das tägliche Stand-up ist ein schneller, effektiver Kommunikationskanal, über den Teammitglieder dem restlichen Team Aktualisierungen und wichtige Höhepunkte ihrer Arbeit mitteilen und die Unterstützung erhalten können, die sie für den weiteren Fortschritt benötigen.
Nichts geht darüber, das gesamte Team auf einmal um Hilfe zu bitten, anstatt per Chat herumzufragen oder, noch schlimmer, den gefürchteten Schulterklopfer zu erleben, der sich in ein halbstündiges Gespräch verwandelt.
3. Überprüfen, anpassen und ausrichten
Das tägliche Stand-up ermöglicht es einem Team, seine Arbeit in sehr hohem Tempo zu überprüfen, anzupassen und auszurichten, sodass das Team bei regelmäßigen Treffen nicht zu weit voneinander abweichen sollte.
Die enge Feedbackschleife sorgt dafür, dass die Menschen zuversichtlicher sind, die richtigen Dinge zu tun, und stärkt das Vertrauen in die Führung sowie in wichtige Stakeholder, dass jederzeit an den richtigen und wichtigsten Themen gearbeitet wird.
4. Hindernisse identifizieren
Das Identifizieren und Festlegen der nächsten Schritte und Maßnahmen für Hindernisse oder Herausforderungen beim Erreichen der Teamziele ist vielleicht der wichtigste Teil des täglichen Stand-ups. Die Möglichkeit, ein Problem anzusprechen und schnell um Hilfe zu bitten, ist äußerst wertvoll.
Stell dir vor, ein Hindernis müsste eine ganze Woche warten, bevor es in einer Teambesprechung angesprochen wird! Haltet Teams effektiv in Bewegung, indem ihr Hindernisse in täglichen Stand-up-Meetings schnell identifiziert und dann zügig die richtigen Personen zur gemeinsamen Problemlösung zusammenbringt, damit das Team vorankommen kann.
5. Zusammenarbeit fördern
Menschen (im Allgemeinen) helfen gerne, besonders wenn es um Menschen geht, die sie mögen. Tägliche Stand-ups fördern die Zusammenarbeit, da sich Teams in die Arbeit einbezogen und eingebunden fühlen, die nicht nur am eigenen Schreibtisch, sondern auch an den Schreibtischen anderer stattfindet.
Für mich hilft es, über die Vorgänge in anderen Gruppen und darüber, was für meine Kollegen am wichtigsten ist, Bescheid zu wissen, um informiert darüber zu sein, wo wir als Gruppe stehen und wie ich sie am besten unterstützen kann.
Manchmal höre ich, dass ein Teamkollege gerade etwas in Angriff nehmen will, das ich bereits erledigt habe oder für das ich ein Beispiel habe – das ist eine Gelegenheit für mich, seinen Weg zum Wissen zu verkürzen, indem ich einen Leitfaden oder ein Beispiel teile, nach dem er mich sonst hätte fragen müssen!
6. Die Teammoral stärken
Menschen sind soziale Wesen, und sie lösen Probleme gerne gemeinsam. Tägliche Stand-ups fördern nicht nur die Zusammenarbeit, sondern erleichtern auch die Teambildung, indem sie Menschen das Gefühl geben, nicht allein zu sein und Teil eines Teams zu sein.
Diese stärkere soziale Verbundenheit und Unterstützung verbessert die Moral und das emotionale Wohlbefinden aller Teilnehmer. Zusätzlich entstehen Beziehungen, die sicher nützlich sein werden, wenn etwas ausfällt und das Team sich kurzfristig zusammentun muss, um es zu beheben!
6 Tipps, um eure Stand-ups effektiver zu gestalten
Manchmal werden Stand-ups zu sehr zur Routine, und Nachlässigkeit setzt sich durch, sodass euer täglicher Austausch aus dem Ruder läuft. Wir vergessen das angestrebte Ergebnis und die Vorteile von Zusammenarbeit, Verständnis und Planung und werden stattdessen abweisend, während Teammitglieder um Zeit und Aufmerksamkeit konkurrieren oder, schlimmer noch, sich überhaupt nicht mehr beteiligen.
Hier sind fünf Tipps, wie euer tägliches Stand-up weniger zu einem Schlagabtausch wird; vermeidet einige häufige Fehler mit diesen 6 Tipps, um eure Stand-ups effektiver zu gestalten.
1. Ändert eure Sprache
Die drei Fragen selbst klingen nach Statusabfrage – genau das wollen wir vermeiden! Versucht, einige Schlüsselwörter zu ändern, und die Absicht, Hindernisse und Fortschritte zu kommunizieren sowie die Planung zur Zielerreichung zu besprechen, wird problemlos erreicht.
- Was habe ich gestern erreicht, das uns unseren Zielen nähergebracht hat?
- Was werde ich heute erreichen, das uns unseren Zielen näherbringen wird?
- Was hindert mich daran, unsere Ziele zu erreichen?
Diese Änderung beseitigt auch Gespräche wie „Ich war in einer Besprechung“, „Ich habe zum Mittagessen Pizza gegessen“, „Ich bin mit meinem Hund spazieren gegangen (Moment, warst du nicht bei der Arbeit?!)“
2. Verschwendung beseitigen
Wenn du feststellst, dass eure tägliche Besprechung zu lange dauert oder in zu viel Plauderei ausartet, wie wäre es dann, stattdessen diese drei fokussierteren Fragen auszuprobieren:
- Was hast du erreicht, das wir feiern können?
- Was muss das gesamte Team über die nächsten Schritte wissen?
- Wobei brauchst du Hilfe?
Das gleiche Ergebnis wird weiterhin erreicht, aber einige Gespräche, die nicht direkt mit dem Erreichen gemeinsamer Ziele zusammenhängen, werden vermieden. Muss das Team wissen, was du zum Mittagessen gegessen hast? Nein. Muss es wissen, an welcher Besprechung du teilgenommen hast? Vielleicht. Wobei brauchst du Hilfe? Ja!
3. Ablenkungen reduzieren
Das ist einfach, wobei es je nach Arbeitsort des Teams einige Unterschiede gibt. Wenn die Menschen aus dem Fenster schauen und nicht darauf achten, was gerade passiert, entferne die Gruppe vom Fenster oder ziehe eine Jalousie herunter, um den Blick nach draußen zu versperren.
Sind andere Teams zu laut? Wechselt in einen anderen Bereich. Schauen die Teammitglieder auf Computer und erledigen mehrere Aufgaben gleichzeitig? Probiert einen anderen Raum oder ein anderes Medium aus. Hört niemand zu? Lass alle vor Ort die Augen schließen oder sich bei einer virtuellen Teilnahme vom Computer zurücklehnen, damit ihr als Team konzentrierte Zeit und Aufmerksamkeit bekommt. Experimentiert.
4. Geht das Board durch, nicht das Team
Viele Teams verwenden ein Kanban-Board oder Arbeits-Board, um laufende Arbeitselemente anzuzeigen. Viele Teams führen ihr Stand-up außerdem jeden Tag in derselben Reihenfolge durch. Ja, wir müssen uns abwechseln, aber statt das Board nach den Personen im Team zu organisieren, versucht stattdessen, jede Spalte des Boards der Reihe nach durchzugehen!
Jetzt betrachten die Teams alle laufenden Elemente gleichzeitig und nicht nur ihre eigenen. Dadurch entfällt die Frage „Woran arbeite ich als Nächstes?“, weil sie sehen können, was noch in Bearbeitung ist. Der Fokus bleibt auf den Aufgaben, die zum Erreichen der Teamziele beitragen, und es lässt sich erkennen, wann Teams an Aufgaben außerhalb des Projektumfangs arbeiten.
5. Dankbarkeit üben
Wenn wir Dankbarkeit praktizieren oder etwas benennen, wofür wir dankbar sind, programmieren wir unser Gehirn neu darauf, das Gute im Leben zu erkennen und nicht nur das Unerledigte, Chaotische oder Blockierende. Etwas zu finden, wofür man dankbar sein kann, hilft, Stress und Unsicherheit entgegenzuwirken, und fördert außerdem Teamarbeit und Zusammenhalt (Quelle: HBR).
Erwäge, deiner täglichen Stand-up-Routine mit drei Fragen eine weitere Frage hinzuzufügen: „Wofür bist du dankbar?“ und profitiert als Gruppe davon! Vielleicht erfährst du sogar etwas mehr über die Menschen, mit denen du arbeitest, und darüber, was sie an ihren Lebenserfahrungen am meisten schätzen.
6. Sorgt für Abwechslung
Das tägliche Stand-up kann trotzdem langweilig werden (wir machen es jeden Tag!). Sorgt gelegentlich für Abwechslung, indem alle einen Kalauer erzählen, einen Ball werfen oder hin und wieder etwas zu essen mitbringen.
Das macht außerdem mehr Spaß und kann die Beziehungen im Team stärken! Erwäge, die Maßnahmen für mehr Abwechslung auf Feiern im Team wie Geburtstage, Feiertage oder Unternehmensveranstaltungen abzustimmen.
Tipp für Multi-Projektmanager und Führungskräfte
Wenn du an mehreren miteinander verknüpften Projekten arbeitest oder mehrere Teams leitest, die jeweils ein Stand-up durchführen, solltest du die Reihenfolge dieser Stand-ups im Tagesablauf berücksichtigen.
Wenn du dich früh am Tag mit deiner Gruppe von Kolleginnen und Kollegen oder mit einer Gruppe wichtiger Stakeholder triffst, kannst du anschließend wichtige Informationen über die Stand-ups, an denen du später teilnimmst, an andere Teammitglieder weitergeben.
Eine durchdachte Reihenfolge ermöglicht es Führungskräften, Informationen schnell weiterzugeben, und verbessert die Wahrnehmung von Transparenz innerhalb der Organisation. Menschen möchten sich einbezogen fühlen und den Eindruck haben, dass sie schnell Informationen erhalten, die für ihre Arbeit relevant sind – die Reihenfolge der Stand-ups zu planen, ist eine einfache Möglichkeit, dir selbst die Gelegenheit zu geben, diese Bedürfnisse zu erfüllen!
Stell dir eine Reihenfolge wie diese vor:
- Stand-up des Führungsteams
- Stand-up des Teams
- Stand-up des Projekts
Los geht’s!
Du verfügst über die notwendigen Werkzeuge und Kenntnisse, um effektive Stand-up-Meetings zu moderieren.
Denke daran: Jedes Team, jedes Projekt und jeder Kontext kann von täglichen Stand-ups profitieren. Worauf wartest du also noch? Trage einfach das erste Stand-up-Meeting in den Kalender ein und leg los! Finde heraus, was das Team davon hält, und passe den Ablauf nach und nach an.
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