4 Strategien zum Umgang mit unrealistischen Projektfristen

Ich habe Führungsteams unterstützt und war auch selbst direkt in schwierige Gespräche mit Projektbeteiligten involviert. Solche Gespräche sorgen dafür, dass alle das bekommen, was sie für das erwartete Qualitätsniveau brauchen (auch bei einer unrealistischen Projektfrist), um letztlich ein erfolgreiches Projekt abzuliefern.

Woran erkennt man, ob eine Projektfrist realistisch ist

Projektfristen sind oft Ansichtssache und hängen von der Perspektive ab. Es kann viele Faktoren geben, wenn ein Kunde auf einem bestimmten Termin besteht. 

Aus seiner Sicht kann eine Deadline realistisch erscheinen, weil ihm oft nicht bewusst ist, was alles passieren muss, bevor das Produkt tatsächlich fertig ist.

Gehen Sie dabei wie folgt vor:

1. Machen Sie eine Rückwärtsplanung. Identifizieren Sie alle notwendigen Schritte in umgekehrter Reihenfolge, um zunächst zu bestimmen, ob der Zeitplan realistisch ist und ob es Einschränkungen gibt.
2. Verstehen Sie die Motivation für die Deadline. Welche Faktoren oder Meilensteine sind bei dieser Initiative essenziell, um besser einschätzen zu können, wie Sie das Vorhaben umsetzen können? Möglicherweise gibt es einen wichtigen geschäftlichen Grund, der bisher nicht kommuniziert wurde. Das hilft dabei herauszufinden, was – wenn überhaupt – am Projektumfang gestrichen werden kann, um im gesetzten Zeitrahmen zu liefern.
3. Bestimmen Sie die Ressourcen für jede einzelne Aufgabe. So können Sie sehen, ob Sie weitere Ressourcen benötigen, aber auch, ob das ursprüngliche zugewiesene Team die Arbeit tatsächlich schaffen kann und ob Überlastung vermieden wird.
4. Holen Sie eine zweite Meinung zur Rückwärtsplanung, Ressourcenplanung und zum Projektplan ein. Ein Designer oder Entwickler kann vielleicht besser einschätzen, ob Schritte übersprungen, Abhängigkeiten entfernt, die Zeit verkürzt oder bestimmte Phasen bzw. agile Funktionseinheiten überlappt werden können.

4 Strategien zum Umgang mit unrealistischen Fristen

Schauen wir uns ein paar Strategien an, mithilfe derer Sie lernen, konsequent zu bleiben und sich nicht unter Druck setzen zu lassen – und trotzdem empathisch auf die Bedürfnisse von Kunde und Projektteam einzugehen.

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1. Prozess und Erwartungen dokumentieren

Wir möchten sicherstellen, dass jeder genau versteht, wie wir zum Ziel gelangen, damit wir keine Zeit damit verschwenden, alles unterwegs herauszufinden. Auch wenn Sie vielleicht das Gefühl haben, keinen Einfluss auf die äußeren Umstände oder auf die Frist zu haben – was Sie beeinflussen können, ist der Prozess, mit dem Sie versuchen, die Lieferung bis zu diesem Datum zu erreichen.

So gehen Sie vor:

• Definieren Sie die Rollen aller Beteiligten und was von wem im Kickoff erwartet wird – sowohl im internen Team als auch auf Kundenseite. Auch dort spielt die Einhaltung der Zielsetzung eine große Rolle. Ein RACI ist dafür ein guter Startpunkt.
• Erstellen Sie eine Prozesslandkarte, die veranschaulicht, wie das Team durch die einzelnen Phasen kommt.
• Setzen Sie einen Freigabeprozess mit Terminen und Verantwortlichkeiten für Stakeholder auf. Das nimmt Druck von Ihrem Team und Sie geben Verantwortung gezielt an den Kunden ab. Der Kunde muss sich an eigene Fristen für Feedback, Freigaben und weitere Ressourcen halten – nur so kann die unrealistische Projektfrist überhaupt eingehalten werden.
• Sie können sogar so weit gehen und einen Kommunikationsplan aufsetzen, sodass alle wissen, wo welche Informationen kommuniziert werden und wer der jeweilige Ansprechpartner ist.

2. Ressourcen erhöhen oder Projektumfang reduzieren.

Ein oder zwei zusätzliche Teammitglieder könnten genau das sein, was Sie brauchen, um die Frist einzuhalten. Arbeiten Sie mit Ihrem Ressourcenmanager zusammen, um zu klären, wer das Projekt für den gesamten Zeitraum oder für bestimmte Phasen unterstützen kann. Teamwork macht den Traum wahr 😁

Wichtiger Hinweis

Stellen Sie sicher, dass neue Ressourcen, die während einer laufenden Phase hinzukommen, bereits das gesamte Wissen übertragen bekommen haben und ab dem ersten Tag an den Aufgaben arbeiten können, die Sie von ihnen erledigt haben möchten.

Arbeiten Sie außerdem mit Ihrem Vertriebsmitarbeiter und dem Kunden zusammen, um den Umfang zu reduzieren. Dies könnte eine MVP-Version des Leistungsumfangs (SOW) sein oder die Anforderung an den Kunden, Funktionen mit niedrigerer Priorität, die nicht zwingend für den Launch-Termin fertiggestellt werden müssen, zu streichen. Bedenken Sie, dass dies (gemäß dem magischen Dreieck des Projektmanagements) entweder zu einer Kostensteigerung oder -senkung führen kann, je nachdem, was vereinbart wird – dieses Gespräch müssen Sie also mit dem Kunden führen.

3. Konsequente Steuerung des Arbeitsplans

Um enge Fristen einzuhalten, müssen Sie alles im Griff haben und sicherstellen, dass jeder im Team – einschließlich des Kunden – ebenfalls den Überblick hat. Unrealistische Deadlines lassen sich mit soliden Strategien für das Management mehrerer Projekte abfangen, um die Arbeitslasten effektiv auszubalancieren.

Wenn Sie Folgendes mehrmals pro Woche tun, bleiben Sie im Zeitplan:

• Tägliche Standups: Diese können auch den Kunden einschließen, sodass Sie in Echtzeit und häufig Feedback bekommen. Das bedeutet, dass es weniger Hindernisse für Ihr Team gibt – entweder welche, über die sie selbst stolpern oder die Sie aus dem Weg räumen müssen.
• Timeline-Überprüfungen: Machen Sie die Zeitachse ruhig zum Desktop-Hintergrund! Es ist enorm wichtig, dass Sie den Projektzeitplan ständig im Blick haben, um vorauszuschauen, Risiken rechtzeitig zu erkennen und mögliche Barrieren proaktiv zu beseitigen, bevor sie Ihr Team bremsen.
• Prozess-Checks: Kontrollieren Sie wöchentlich (mindestens), wie das Team im Projektfortschritt vorankommt. So können Sie frühzeitig Hindernisse ausräumen, bevor sie innerhalb kurzer Zeit schwer zu beheben oder zu umgehen sind.
• Selbst die trivialste Aufgabe schätzen: Dies verschafft Ihnen einen detaillierten und realistischen Blick selbst auf die kleinsten Dinge, die Ihren Zeitplan gefährden könnten. Projektmanagement-Tools können bei Schätzung und Nachverfolgung sehr wertvoll sein.

4. Kommunizieren, kommunizieren, kommunizieren!

Dies ist von allerhöchster Bedeutung. Wenn Sie das Gefühl haben, Ihr Team und Ihre Kunden ständig zu „nerven“ – dann machen Sie es richtig. Gehen Sie bewusst einen Schritt aus Ihrer Komfortzone und kommunizieren Sie mehr als Ihnen vielleicht angenehm ist. 

Nur so können Sie sicherstellen, dass alle:

• alles haben, was sie für effizientes Arbeiten brauchen
• Risiken und Hindernisse frühzeitig erkennen
• für ihre Aufgaben zur Verantwortung gezogen werden – auch der Kunde. Er kann nicht einfach Verzögerungen verursachen oder den Umfang ändern und gleichzeitig erwarten, dass Sie und Ihr Team trotzdem die ursprünglich vereinbarten Ergebnisse liefern, wie zu Beginn des Projektzeitplans festgelegt.
• ständig über den Zeitplan, die Gründe für die Projektstruktur und die Risiken von Abkürzungen sprechen. Je häufiger Sie darüber sprechen, desto eher bleibt es im Bewusstsein und wird zur Priorität für den Kunden und das Projektteam.

Was tun, wenn eine Projektfrist absolut unmöglich ist?

Sie haben alle Fragen gestellt und die Abläufe sowie Zeitpläne neu aufgebaut, aber trotzdem lässt sich das festgelegte Ergebnis nicht innerhalb der Frist liefern. Sie sind ein Zeitmanagement-Profi, aber am Ende bleibt nur das schwierige Gespräch mit dem Kunden, warum es unmöglich ist und was Sie alles versucht haben, um zu dieser Erkenntnis zu kommen.

Sagen Sie einfach Nein.

Ja, das habe ich tatsächlich gesagt. Wir denken oft, dass wir kein Nein sagen dürfen, aber in Wahrheit kann es allen viel Zeit, Geld und Stress ersparen, wenn wir uns auf den Wert einer qualitativ hochwertigen Lieferung berufen. Um dies zu gewährleisten, brauchen wir aber ausreichend Zeit für die Umsetzung. 

Unrealistische Erwartungen und zu enge Zeitpläne führen zu erheblich mehr Problemen, die Projekte zum Scheitern bringen (erfahren Sie hier, wie sich Scheitern vermeiden lässt), im Vergleich dazu, einfach einmal Nein zu sagen. Ich behaupte nicht, dass das die bevorzugte Lösung ist, aber behalten Sie diese Option im Hinterkopf, wenn Sie sich mit den anderen Strategien für unrealistische Projektfristen beschäftigen.

Das magische Dreieck des Projektmanagements

Das goldene Dreieck des Projektmanagements besagt, dass Zeit, Leistungsumfang und Kosten in einem Projekt ausbalanciert werden müssen, um ein hochwertiges Ergebnis zu liefern. Vielleicht passt der Kunde nicht zu Ihrem Unternehmen, wenn er Ihre Expertise hinsichtlich der Voraussetzungen für die gewünschte Qualität nicht zu schätzen weiß.

Oder Sie nutzen das eiserne Dreieck (mit den Säulen "gut", "schnell" und "günstig"), um Ihren Standpunkt deutlich zu machen.

Wenn Sie ein gutes Produkt schnell wollen, wird es nicht günstig sein. Wenn Sie ein günstiges Produkt schnell wollen, wird es keine gute Qualität haben.

Mir ist klar, dass diese Strategie Einschränkungen hat, je nachdem, wie viel Entscheidungskompetenz Sie besitzen. Aber setzen Sie sich für Ihr Team ein und legen Sie der Unternehmensleitung dar, warum es nicht in Ordnung ist, weiterhin Projekte mit solch unrealistischen Fristen anzunehmen.

Sie sind schon auf halbem Weg

Niemand ist gerne in dieser Situation, aber wir alle waren schon einmal dort oder werden irgendwann im Laufe unserer Karriere damit konfrontiert. Wir lernen aus diesen Erfahrungen, und sie machen uns zu besseren Projektmanagern. Dadurch können wir einfacher schwierige Gespräche mit unseren Kunden über unrealistische Projekttermine und andere notwendige Einwände führen. Hat jemand Scope Creep gesagt?

Alles in diesem Artikel baut lediglich auf den Fähigkeiten auf, die Sie bereits besitzen – Sie sind also schon auf halbem Weg!

Wenn Sie erleben, dass Projekte mit unrealistisch kurzen Zeitplänen verkauft werden oder an Ihrem Arbeitsplatz ständig Termine verpasst werden, sollten Sie das ansprechen und untersuchen, wie sich dies vermeiden lässt. 

Bitten Sie darum, Teil des Vertriebsprozesses zu sein. So kann ein Zeitplan-Experte bereits bei der Terminplanung (und beim Scope Management) proaktiv eingebunden werden, sodass nach Projektgewinn und Kick-off weniger Stress aufkommt und alle ihre Aufgaben mit mehr Leichtigkeit erledigen können.

Weitere Strategien für das Projektmanagement finden Sie hier, und vergessen Sie nicht, den Newsletter von The Digital Project Manager zu abonnieren, um weitere praxisnahe Anleitungen rund ums Projektmanagement zu erhalten.