4 Wege, Ihren Projekt-Schätzungsprozess zu verbessern
Lassen Sie uns über Schätzungen sprechen.
Der Prozess der Projektkostenschätzung ist für viele Projektmanager ein wahrer Albtraum. Es ist nicht nur der hohe Druck, die Eile und das schnelle Erstellen nebenbei. Es ist auch die Tatsache, dass unsere Bemühungen meist auf einen Kompromiss zusammengestutzt werden, der so gut wie nie genau oder ideal ist.
Aber eine Sache mag ich an dem Prozess der Schätzung: die Gelegenheit, die er schafft, damit wirklich wichtige Gespräche aufkommen können.
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Während dieser Gespräche stellen wir uns das Beste vor und fürchten das Schlimmste. Wir machen Pläne, von denen wir wissen, dass sie sich ändern werden, und vermeiden es, Verpflichtungen einzugehen, wenn wir noch nicht alles klar sehen. Wir schauen auf vergangene Projekte und auf unsere Vision für die Zukunft des Unternehmens.
Tatsächlich glaube ich, dass jedes Gespräch über Schätzungen eigentlich eine Gelegenheit ist, über Prozesse, Qualität, Vision und Werte zu sprechen.
Falls Sie die Erstellung und Überarbeitung von Schätzungen eher als Energiefresser und Zeitfresser erleben, probieren Sie diese Tipps aus, um den Prozess befriedigender, weniger mechanisch und vielleicht sogar ein wenig unterhaltsam zu gestalten.
1. Verbringen Sie weniger Zeit mit Schätzungen allein und mehr Zeit mit dem gemeinsamen Austausch
Kostenschätzung bedeutet zwar immer etwas konzentrierte Zeit für sich, aber es bringt nichts, eine perfekte Schätzung auszuarbeiten, wenn sie nicht zum restlichen Kontext passt. Schulen Sie Ihr Projektteam darin, erste Annahmen festzulegen, die dann im Gespräch gemeinsam verfeinert werden können. Das hilft allen, das große Ganze besser zu verstehen und die jeweiligen Fachgebiete der Teammitglieder besser nachvollziehen zu können.
Sie können außerdem KI in der Projektschätzung nutzen, um einen Ausgangspunkt für die Diskussion zu schaffen.
2. Machen Sie daraus einen kreativen Prozess – und setzen Sie niemanden unter Druck
Mit Unsicherheiten umzugehen, ist die häufigste Hürde für Menschen, die gebeten werden, eine Projektschätzung zu erstellen. Die nächsthäufigste Hürde ist die Angst, eine ungenaue Schätzung abzugeben. Nutzen Sie Ihre Rolle als Projektmanager, um das Gespräch zwischen blankem Minimum und Fantasie zu halten, indem Sie Annahmen dokumentieren, Einschränkungen wiederholen und herausfordernde Fragen stellen.
3. Klären Sie Ihre Kundschaft und Sponsoren auf
Egal ob mit harten Fakten oder mit Metaphern – wie dem Bau eines Hauses oder der Zubereitung eines Kaffees –, stellen Sie sicher, dass Sie nichts versprechen, was eine Projektschätzung nicht einhalten kann. Schaffen Sie klare Erwartungen, dass diese Schätzung verfeinert werden muss, wenn mehr bekannt ist, dass sie Änderungen unterliegt und dass das Projektbudget proaktiv gemeinsam verwaltet werden muss.
Lesen Sie dieses echte Beispiel, wie ein Projektmanager aus unserer Community ein hochkarätiges Projekt mit fast gar keinem Budget umgesetzt hat – und wie sie ihre Stakeholder zum Ziel führte.
4. Gehen Sie nicht davon aus, dass Ihre historischen Daten eine brauchbare Abkürzung sind
Sie können sich alle Stundenzettel der letzten 5 ähnlichen Projekte anschauen, aber das hilft nur dann weiter, wenn Sie exakt denselben Ablauf wie im Vergleichsprojekt planen und auch genau verstehen, welche Faktoren die Aufwandsabschätzung vergrößern oder verkleinern werden. Sie können die Genauigkeit definitiv steigern und Zeit sparen, aber nicht, ohne die Vorbereitung gemacht zu haben!
Fazit
Dieser letzte Punkt ist wahrscheinlich der wichtigste, denn viele von Ihnen fragen sich vielleicht: „Wozu den Schätzprozess angenehm gestalten, wenn unsere Schätzungen ohnehin immer danebenliegen?“
Nun, ich würde sagen, dass die Gespräche über Schätzungen zu Gesprächen über Prozesse führen – und diese wiederum zu Gesprächen über Daten. Genau das schafft die Grundlage für beständigere und genauere Schätzungen.
Tatsächlich haben wir darüber gesprochen in einer Podcast-Folge mit dem Vorreiter datenbasierter Schätzungen, Marcel Petitpas. DPM-Mitglieder können zudem hier ein Ask Me Anything mit Marcel auf Abruf ansehen.
