Was ist ein Machbarkeitsnachweis & wie erstellt man ihn in 6 Schritten

Die Ergebnisse helfen Projektteams und Beteiligten, fundierte Entscheidungen darüber zu treffen, ob das Projekt weitergeführt werden soll.

Welchen Zweck hat ein Machbarkeitsnachweis?

Der Zweck eines Machbarkeitsnachweises besteht darin, den langfristigen Projekterfolg zu unterstützen und Probleme frühzeitig zu erkennen, um Risiken bei der vollständigen Umsetzung zu minimieren. Er kann außerdem dazu beitragen, Kosten zu senken und die Einbindung sowie das Vertrauen der Beteiligten zu stärken, da diese sehen konnten, dass die Idee vor der endgültigen Genehmigung in kleinerem Maßstab funktioniert.

PoCs ermöglichen außerdem eine projektspezifische Datenerfassung und Experimentierung. Dadurch können Sie als Projektmanager die Stärken und Schwächen des Projekts kennenlernen, bevor Sie in ein groß angelegtes Projekt investieren.

Profi-Tipp

Wenn Sie ein Projekt oder eine Veränderung durchführen, die eine große Personengruppe betrifft, beispielsweise die Einführung eines neuen Prozesses, kann ein PoC erheblich dazu beitragen, im Zielmarkt Aufmerksamkeit und Unterstützer für den neuen Prozess zu gewinnen und gleichzeitig vor der Einführung in größerem Maßstab auf Probleme hinzuweisen.

Beispiele für Machbarkeitsnachweise

Hier sind einige Beispiele dafür, wie Machbarkeitsnachweise in verschiedenen Bereichen eingesetzt werden.

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1. Softwareentwicklung

Machbarkeitsnachweise sind in den MINT-Bereichen besonders verbreitet. In der Softwareentwicklung werden Machbarkeitsnachweise eingesetzt, um den Bedarf an neuen Systemen oder Diensten zu überprüfen. Neue Software-Start-ups erstellen häufig eine Vorproduktionsversion ihrer App, damit eine ausgewählte Personengruppe sie ausprobiert und Feedback gibt.

2. Arzneimittel

In der Arzneimittelentwicklung werden Machbarkeitsnachweise durch Pilotstudien und verschiedene Phasen klinischer Arzneimittelprüfungen durchgeführt. Diese Verfahren liefern den Arzneimittelentwicklern Feedback und helfen ihnen, ein sichereres und wirksameres Arzneimittel zu entwickeln.

3. Prozessänderung

Eines meiner Lieblingsbeispiele für die Durchführung eines Machbarkeitsnachweises zu einer Prozessänderung stammt aus einem Projekt, das ich bei einem großen Softwareunternehmen geleitet habe. Wir stellten 2020 und 2021 verstärkt neue Mitarbeitende ein und mussten die Art und Weise, wie wir die Einarbeitung durchführten, vollständig verändern.

Anstatt alles auf einmal zu überarbeiten, stellten wir ein kleines Team zusammen, das einen neuen Prozess definierte und entwickelte, der bei einigen ausgewählten neuen Mitarbeitern eingesetzt wurde (der Machbarkeitsnachweis). Was wir dabei gelernt haben, war so unglaublich wertvoll, dass wir unsere Sichtweise auf den Prozess vollständig ändern konnten. Dies führte langfristig zu einem deutlich besseren Ergebnis, das nachhaltiger und stärker automatisiert war und bessere Resultate lieferte.

So erstellen Sie einen Machbarkeitsnachweis

Gehen Sie bei der Planung und Durchführung eines Machbarkeitsnachweises wie folgt vor:

1. Identifizieren Sie das Problem oder die Möglichkeit

Der erste Schritt bei der Planung eines Machbarkeitsnachweises besteht darin, zu bestimmen, was Sie ausprobieren oder testen möchten. Erarbeiten Sie die Grundlagen eines Projektplans, einschließlich Umfang, Zeitplan und Kosten.

Zu Beginn erstelle ich gerne eine vollständige Projektcharta oder ein Übersichts­dokument, das ich allen Personen zur Verfügung stelle, die in irgendeiner Form mit dem Projekt und dem PoC verbunden sind oder daran arbeiten werden. Denken Sie daran: Nur weil ein PoC kleiner ist als eine vollständige Umsetzung, bedeutet das nicht, dass keine gründliche Kommunikation darüber erforderlich ist.

2. Definieren Sie Erfolgskriterien für den PoC

Sobald Sie das zu lösende Problem und einen Ansatz festgelegt haben, den Sie testen möchten, definieren Sie Erfolgskriterien für den PoC. Die Definition von Erfolgskriterien hilft allen Beteiligten zu verstehen, was Sie erreichen möchten und bis wann.

Erfolgskriterien können sowohl erfahrungs- als auch ergebnisorientiert sein. So könnten Ihre Erfolgskriterien beispielsweise die Feststellung umfassen, ob ein neuer Prozess in kleinem Umfang funktionieren kann, oder darin bestehen, fünf wichtige Erkenntnisse aus der Erfahrung zu sammeln, um die nächsten Schritte bei der Projektentwicklung zu bestimmen.

3. Einen Plan für die Implementierung und Durchführung des PoC erstellen

Als Nächstes ist es an der Zeit, einen Plan zu erstellen, der die zu testende Möglichkeit widerspiegelt und auf die Erfolgskriterien hinarbeitet.

Der Plan für die Implementierung und Durchführung muss zeitlich begrenzt sein und entweder eine repräsentative Stichprobe darstellen oder testen, was in größerem Umfang implementiert werden könnte, um das Problem oder die Möglichkeit anzugehen.

Profi-Tipp

Seien Sie so konkret wie möglich und kommunizieren Sie mehr als nötig. Auch wenn ein PoC wie ein kleiner Schritt auf dem Weg zur Projektrealisierung wirken mag, ist der erfolgreiche Abschluss des PoC häufig ein entscheidender Meilenstein, um die vollständige Genehmigung und Finanzierung für die Fortführung des Gesamtprojekts oder der vollständigen Implementierung zu erhalten.

4. Erforderliche Ressourcen bestimmen

Sobald Ihr Plan festgelegt ist, stellen Sie die erforderlichen Ressourcen zusammen. Arbeiten Sie mit den zentralen Mitgliedern Ihres Projektteams zusammen, um herauszufinden, wer beteiligt sein muss. Wenden Sie sich anschließend an die verschiedenen Ressourcenverantwortlichen, Entwicklungsteams und andere Personen in Ihrer Organisation, um die Genehmigung für deren Beteiligung zu erhalten.

Ich habe außerdem festgestellt, dass es leichter ist, von Führungskräften in einer Organisation eine Zusage zu erhalten, wenn die Anfrage zeitlich begrenzt und konkret ist.

5. Das Experiment durchführen und Feedback einholen

Führen Sie als Nächstes das Experiment durch. Denken Sie daran, dass es sich um einen Test handelt. Daher sollte alles, was Sie dabei beobachten, korrigieren, anstoßen oder unterstützen, in einer Vorlage für gewonnene Erkenntnisse festgehalten werden, damit Ihnen möglichst viele Daten für die vollständige Implementierung zur Verfügung stehen.

Wenn der PoC endet, würdigen Sie die Beteiligung aller Ressourcen und Teams, während Sie Nutzerfeedback und gewonnene Erkenntnisse sammeln, die in Ihre Ergebnisse und Ihren Projektplan für die vollständige Implementierung einfließen sollen.

6. Ihre Ergebnisse teilen

Sobald Ihr PoC abgeschlossen ist und das Feedback gesammelt und geordnet wurde, ist es an der Zeit, die Ergebnisse Ihres PoC-Experiments mit den Projektbeteiligten, Sponsoren und interessierten Parteien zu teilen. Kommunizieren Sie sowohl schriftlich als auch in Besprechungen, um sicherzustellen, dass Ihre Informationen diejenigen erreichen, die sie benötigen, und zwar auf eine Weise, die ihr Verständnis maximiert.

Teilen Sie mit, welches Problem Sie angehen wollten, wie Sie dabei vorgegangen sind, welche Ressourcen Sie einbezogen haben, welche Erfolgskriterien für das Experiment galten, wie das Experiment verlaufen ist und welche Erkenntnisse Sie gewonnen haben.

Wann ein Machbarkeitsnachweis eingesetzt werden sollte

Verwenden Sie einen Machbarkeitsnachweis, wenn der Projekterfolg von einer Idee, Technologie oder Vorgehensweise abhängt, die noch nicht validiert wurde. Damit können Sie die Machbarkeit testen, potenzielle Hindernisse erkennen und fundierte Entscheidungen treffen, bevor Sie erhebliche Ressourcen binden.

Ich empfehle die Verwendung eines Machbarkeitsnachweises:

• Bei der Einführung neuer oder unbekannter Technologien: Wenn Ihr Projekt Technologien umfasst, mit denen Ihr Team bisher nicht gearbeitet hat, verwenden Sie einen PoC, um deren Möglichkeiten zu überprüfen. Testen Sie beispielsweise, ob ein KI-Tool die Dokumente Ihres Unternehmens genau verarbeiten kann, bevor Sie sich für eine vollständige Implementierung entscheiden.
• Wenn die technische Machbarkeit ungewiss ist: Ein PoC hilft Ihnen festzustellen, ob eine vorgeschlagene Lösung bestimmte technische Anforderungen erfüllen kann. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie mit komplexen Funktionen, Leistungseinschränkungen oder unerprobten Ansätzen arbeiten.
• Bei der Integration mehrerer Systeme: Wenn Ihr Projekt den Datenaustausch oder das Zusammenspiel verschiedener Softwareplattformen erfordert, testen Sie die Integration, bevor die Entwicklung beginnt. So decken Sie Kompatibilitätsprobleme, Einschränkungen von APIs und Probleme bei der Datenübertragung auf, die Ihren Zeitplan gefährden könnten.
• Wenn die Projektrisiken hoch sind: Projekte mit erheblichen finanziellen, betrieblichen oder technischen Risiken profitieren von einer frühzeitigen Machbarkeitsprüfung. Mit einem PoC können Sie Ihre größten Unsicherheiten untersuchen, bevor sich diese Risiken in kostspielige Probleme verwandeln.
• Bei der Bewertung konkurrierender Lösungen: Wenn Ihr Team mehrere technische Ansätze in Betracht zieht, verwenden Sie einen PoC, um deren Machbarkeit anhand derselben Anforderungen zu vergleichen. So verfügen Sie über Belege für Ihre Empfehlung, anstatt sich auf Aussagen von Anbietern oder Annahmen zu verlassen.
• Wenn die Zustimmung der Interessengruppen von der Machbarkeit abhängt: Wenn Sponsoren zögern, die Finanzierung eines unerprobten Konzepts zu genehmigen, kann ein PoC zeigen, ob der vorgeschlagene Ansatz funktioniert. Legen Sie zuvor messbare Erfolgskriterien fest, damit die Interessengruppen über objektive Belege für ihre Entscheidung verfügen.
• Wenn die Projektanforderungen bestehende Fähigkeiten an ihre Grenzen bringen: Wenn Ihr Projekt ungewöhnlich komplexe Berechnungen oder hohe Leistungsanforderungen umfasst (oder andere unbekannte Bedingungen), testen Sie, ob die vorgeschlagene Lösung damit umgehen kann. So lassen sich technische Einschränkungen erkennen, bevor Sie Ihren Projektumfang und Ihre Schätzungen festlegen.
• Bei der Skalierung einer bestehenden Lösung: Eine Lösung, die für eine Abteilung funktioniert, unterstützt nicht zwangsläufig eine gesamte Organisation. Verwenden Sie einen PoC, um konkrete Annahmen zur Skalierung zu testen, beispielsweise ob die Architektur eine höhere Auslastung oder größere Datensätze bewältigen kann.

Mein Rat

Führen Sie keinen PoC nur deshalb durch, weil ein Projekt groß oder teuer ist. Entscheidend ist, ob eine relevante Machbarkeitsfrage beantwortet werden muss. Wenn der Ansatz bereits bewährt ist und Ihre größte Unsicherheit die Nutzerakzeptanz oder der geschäftliche Nutzen betrifft, ist ein Pilotprojekt möglicherweise geeigneter.

PoC im Vergleich zum Nutzennachweis (PoV), zum Prototypen und zum minimal funktionsfähigen Produkt (MVP)

Ein Machbarkeitsnachweis (PoC), ein Nutzennachweis (PoV), ein Prototyp und ein minimal funktionsfähiges Produkt (MVP) helfen Ihnen dabei, eine Projektidee zu validieren, bevor Sie sich für eine vollständige Entwicklung entscheiden. Allerdings erfüllt jedes dieser Elemente einen anderen Zweck und beantwortet eine andere Frage.

Ein PoC prüft, ob eine Idee technisch machbar ist, während ein PoV misst, ob die vorgeschlagene Lösung einen relevanten geschäftlichen Nutzen bietet. Ein Prototyp zeigt, wie eine Lösung aussehen oder funktionieren könnte, während ein MVP eine funktionierende Version mit genügend Funktionen bereitstellt, um sie mit echten Nutzern zu testen.

So lassen sie sich vergleichen:

Aspekt	Machbarkeitsnachweis	Nutzenachweis	Prototyp	Minimal funktionsfähiges Produkt
Hauptfrage	Funktioniert es?	Liefert es einen Nutzen? Wenn ja, wie groß ist dieser?	Wie könnte es aussehen oder funktionieren?	Werden die Nutzer es annehmen und davon profitieren?
Hauptzweck	Technische Machbarkeit validieren	Messbaren geschäftlichen Nutzen nachweisen	Gestaltung oder Funktionalität erkunden und testen	Nutzerbedürfnisse und Produktannahmen validieren
Was wird getestet?	Technische Annahmen, Fähigkeiten und Einschränkungen	Geschäftsergebnisse, ROI und operative Verbesserungen	Gestaltungskonzepte, Benutzerfreundlichkeit und Benutzerinteraktionen	Kernfunktionalität, Nutzerakzeptanz und Marktnachfrage
Typisches Ergebnis	Technische Demonstration oder Experiment im kleinen Maßstab	Testergebnisse mit messbaren Geschäftsergebnissen	Drahtmodell, Entwurfsmodell oder interaktives Modell	Funktionsfähiges Produkt mit wesentlichen Funktionen
Zielgruppe	Technische Teams, Projektsponsoren und Entscheidungsträger	Geschäftliche Stakeholder, Führungskräfte und Projektsponsoren	Gestalter, Entwickler und potenzielle Nutzer	Frühe Anwender und tatsächliche Nutzer
Funktionsumfang	Auf das beschränkt, was technisch validiert werden muss	Ausreichende Funktionalität, um die vorgesehenen Vorteile zu messen	Kann nicht funktionsfähig, teilweise funktionsfähig oder interaktiv sein	Für den vorgesehenen Zweck funktionsfähig und nutzbar
Wann sollte es eingesetzt werden?	Wenn die technische Machbarkeit unklar ist	Wenn Nachweise für den geschäftlichen Nutzen benötigt werden, um eine Investition zu rechtfertigen	Wenn Gestaltung oder Benutzerfreundlichkeit vor der Entwicklung validiert werden müssen	Wenn Sie bereit sind, eine funktionierende Lösung mit tatsächlichen Nutzern zu testen
Erfolgskriterien	Technische Anforderungen erfüllt und Machbarkeit nachgewiesen	Messbare Vorteile im Vergleich zu vordefinierten Zielwerten erreicht	Gestaltungsannahmen durch Rückmeldungen validiert	Benutzerengagement, Akzeptanz und validierte Produktannahmen

Mit Ihrem PoC beginnen

Wenn Sie mit der Planung Ihres Machbarkeitsnachweises beginnen, sollten Sie nicht vergessen, sich an die Grundlagen des Projektmanagements zu halten: Planung, Kommunikation, Dokumentation und Zusammenarbeit. Projektmanagementsoftware kann dabei helfen, diese Bereiche zu organisieren, während der PoC voranschreitet.

Viele der Grundsätze des Projektmanagements für umfangreiche Projekte gelten auch für einen PoC, allerdings in kleinerem Maßstab und hoffentlich in kürzerer Zeit.