Fallstudie Projektmanagement: Ein 2-Wochen-Projekt managen
Kürzlich hatte ich die Herausforderung, ein sehr kurzes Projekt zu managen, und ich meine wirklich kurz: ein 2-Wochen-Projekt.
Eine dramatische Nachstellung davon würde ungefähr so aussehen:
Ich werde zum Einsatz gerufen. Es gibt ein neues Projekt, das wie für mich gemacht ist. Ich habe den Auftrag erhalten und bin bereit, mich in das Leistungsbeschreibung (SoW) einzuarbeiten und das Kickoff vorzubereiten.
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Mein Gesicht zeigt Konzentration und Vorfreude. Komisch… scheinbar hat jemand die Termine falsch notiert; das Projekt startet morgen und läuft nur zwei Wochen. Das kann doch nicht stimmen. Oder etwa doch? Jetzt zeigt mein Gesicht Verwirrung und Angst. Es werden Nachrichten auf allen bekannten Kommunikationswegen geschickt. Bestätigung. Es stimmt.
Projektdetails
Wir wurden beauftragt, funktionale Prototypen für einen User-Testing-Einsatz zu erstellen. Es gab ein festes Datum für dieses Testing und das rückte schnell näher. Die Prototypen mussten etwa sechs verschiedene Abläufe und unzählige Anwendungsfälle berücksichtigen. Wie das Lieferdatum war auch das Budget fest und begrenzt; wir mussten etwas mit den Zahlen jonglieren, um die richtige Teamzusammensetzung sicherzustellen und den Projekterfolg zu gewährleisten.
FAKTEN AUF EINEN BLICK
- Art des Unternehmens (Kunde): Haushaltsgeräte
- Art des Projekts: Prototyping für User-Testing
- Kosten oder Kostenrahmen: $20.000 – $50.000
- Zeitrahmen: 2–3 Wochen
- Teamgröße: 5
- Methode: N/A
- Hauptziel: Prototypen erstellen, die den Kundenspezifikationen entsprechen, bevor das User-Panel-Testing startet
- Herausforderung: Vom Kunden die benötigten Materialien erhalten, um zeitnah einen Prototypen abliefern zu können
Und was jetzt?
Es müssen Entscheidungen getroffen werden, welche Punkte von deiner üblichen Projekt-Checkliste bleiben und welche gestrichen werden. Das Team wird zügig eingearbeitet und die internen Erwartungen werden an die unerwarteten und kompromisslosen Anforderungen eines Rapid-Prototyping-Projekts angepasst.
Projektmanager stehen oft vor Überraschungen, und jede ist auf ihre Weise einzigartig. Diese sind gewürzt mit „Bleibe im Scope und Budget“, „Liefere das Ergebnis“ und „Bringe das Team zusammen“.
In einem normalen Projekt sind diese Dinge Standard und wir alle sind darin geschult, sie mit unseren charismatischen PM-Fähigkeiten umzusetzen. Aber dies ist kein normales Projekt. Einen vollen Ablauf an Zeremonien und Prozessen in zwei Wochen zu kondensieren, gelingt ohne Zauberstab einfach nicht.
Ich habe im Büro noch keinen solchen gesehen, aber wenn du einen hast, nutze ihn.
Wenn du – wie ich – keine magischen Ressourcen zur Verfügung hast, liegt dir nun ein echtes Problem vor und du musst schnellstmöglich eine Lösung finden. Das Hilfreichste ist, mit einer einfachen Liste von Fragen zu starten, die dir helfen, den besten Weg zu finden, das Ergebnis bei so kurzer Deadline zu liefern.
2-Wochen-Projekt-Tipps: So managen Sie ein kurzes Projekt
Hier sind die 5 Fragen, mit denen ich empfehlen würde zu beginnen (plus die Antworten, wie sie in meinem Projekt zutrafen):
1. Wer gehört zu meinem Team und sind alle mit den nötigen Werkzeugen und Materialien ausgestattet, um wenigstens den Projektstart zu ermöglichen?
Gemessen an den Rahmenbedingungen bestand unser Team aus einem Delivery Director, einem Projektmanager, einem Architekten und zwei Offshore-Entwicklern. Wir waren stark darauf angewiesen, vom Kunden Materialien zu bekommen, auf deren Basis das Design entstehen sollte, was schließlich zum Engpass wurde — und dazu führte, dass wir für ein bis zwei Tage einen weiteren Entwickler ins Team holten.
2. Welche Meetings sind entscheidend (tägliche Stand-ups, Demos, etc.) und welche können vernachlässigt werden (Retros, Grooming, etc.)?
Wir haben entschieden, dass tägliche Stand-ups mit dem Kunden und Demos die beiden wichtigsten Meetings für ein so kurzes Projekt sind. Der entscheidende Punkt dabei ist, dass alle Beteiligten abgestimmt und termingerecht arbeiten. Schon ein Scheitern bei einem dieser Punkte könnte den Erfolg des gesamten Projekts gefährden.
3. Haben Ihr Team und Ihr Kunde ein umfassendes Verständnis davon, was entwickelt und geliefert wird? Gibt es vollständige Übereinstimmung?
Dank der genannten Meetings sorgen unsere fortlaufenden Kontaktpunkte dafür, dass während der Lieferung stets eine Abstimmung existiert.
4. Wie sieht der vollständige Zeitplan für dieses Projekt aus? Wann sind Kontrollpunkte, QA, Überarbeitungen ...?
Der Zeitplan wurde zu Beginn festgelegt, musste jedoch sehr flexibel bleiben. Es gab einige kurzfristige Meetings nach dem Motto „Lass uns schnell telefonieren“, um während der Entwicklung auftretende Probleme und Fehler zu klären.
5. Führt dies zu einem weiteren SOW, der diesen Teilbereich erweitert?
In unserem Fall ist das nicht so, aber uns werden künftig weitere ähnliche Arbeiten übertragen, da diese Prototypen weiterhin benötigt werden.
Wenn Sie diese Fragen wie oben beantwortet haben, gibt Ihnen das einen guten Ausgangspunkt, um die kommenden Wochen strukturieren zu können. Leider werden bei einem so kurzen Projekt einige der typischen Entdeckungspunkte, die bei einem Kickoff recherchiert werden, erst im Verlauf – parallel zur Entwicklung – erkennbar.
HILFREICHE TIPPS
- Stellen Sie direkt zu Beginn des Projekts eine Echtzeit-Kommunikationsmöglichkeit mit dem Kunden sicher. Eine solche Deadline erfordert unmittelbare Antworten auf Fragen – gewöhnliche Wartezeiten reichen hier nicht aus. Slack, Hipchat oder Gchat sind gute Optionen für ein Kommunikationstool.
- Es ist wichtig, dass die wichtigsten Teammitglieder genügend Zeit haben, um ihre Arbeit tatsächlich zu erledigen. Wenn sie mit Meetings überlastet werden, riskieren Sie, nicht rechtzeitig liefern zu können. Lassen Sie die Mitarbeiter produktiv bleiben und kümmern Sie sich nur bei Bedarf um die Weitergabe von Informationen.
- REDEN SIE MIT IHREM TEAM! Halten Sie immer ein Gespür dafür, was sie brauchen, wie der Stand ist und wo mögliche Blocker liegen. Das gilt zwar für jedes Projekt, ist aber besonders bei solch einem kurzfristigen Vorhaben essenziell.
Was sind die Nachteile dieser Art von Projekt?
Vielleicht ist Nachteil nicht das richtige Wort, aber bestimmte Dinge, die die meisten digitalen Projektmanager an Projekten mögen, werden Ihnen dabei definitiv fehlen.
- Sie werden nicht die Zeit haben, das gleiche Maß an Beziehung aufzubauen wie bei einem „typischen“ Projekt (weder mit dem Kunden noch – bei einem neuen Team – mit Ihrem Team).
- Sie werden nicht wie gewohnt angrenzende Funktionsbereiche erkunden und die besten Anwendungsfälle strategisch erarbeiten können.
- Sie werden nicht in vollem Umfang testen können, und es wird selbst am letzten Tag noch Fehler geben.
- Möglicherweise herrscht Unklarheit über Rollenverteilungen, da alle mit Hochdruck nur auf das Projektende hinarbeiten.
Was sind die Vorteile dieser Art von Projekt?
Glauben Sie es oder nicht – ein kurzfristiges Projekt kann Ihnen auch einiges beibringen.
- Sie lernen, schnell zu priorisieren und Arbeitsprozesse zu optimieren, um das bestmögliche Ergebnis zu erzielen.
- Sie lernen, auf die Dinge zu verzichten, die „nice to have“ sind, und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
- Sie entdecken Wege, Arbeitsbeziehungen schnell zu festigen. Es ist, als ob Sie von der Vorstellung direkt zur Hochzeit springen – das gesamte Kennenlernen überspringen Sie dabei.
Bei all dem ist es wichtig, diese Aufgabe nicht nur als zwei Wochen zu betrachten. Selbst wenn Sie sicher wissen, dass nach dem Projekt nichts mehr kommt, sollten Sie das als vorübergehenden Zustand ansehen. Hier ist Ihre Account-Planung gefragt.
Wenn Sie sich wirklich intensiv mit dem Account beschäftigen, sehen Sie dann Möglichkeiten, wie Ihr Unternehmen für den Kunden wertstiftend sein kann? Haben Sie Kontakte, die Sie den wichtigsten Akteuren Ihrer Abteilungen vorstellen könnten, um über eine weitere Zusammenarbeit zu sprechen? Mit dem Aufbau eines solchen Account-Plans kann ein scheinbar sinnloses Zwei-Wochen-Projekt in eine langfristige Kundenbeziehung verwandelt werden.
Am Ende sind Sie der digitale Projektmanager – egal, ob Sie gerade erst angefangen haben oder bereits so viele Qualifikationen erworben haben, dass Sie beginnen, eigene Abkürzungen an Ihren Namen anzuhängen – und es ist Ihre Aufgabe, dem Kunden ein erfolgreiches Projekt zu liefern. Gibt es wirklich eine optimale Projektdauer? Oder haben wir einfach Projekte unterschiedlichster Länge, die alle unser Können zur Risikominimierung und zur vertragsgemäßen Umsetzung erfordern?
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