3 praxisnahe Methoden zur Organisation & Automatisierung Ihrer E-Mail-Aufgaben in Outlook

E-Mails verwalten: Was zu beachten ist

E-Mails sind für private Kommunikation oft zur zweitrangigen Kontaktmöglichkeit geworden, vor allem wegen Instant Messaging und SMS. Im Geschäftsleben jedoch sind E-Mails nach wie vor für viele Unternehmen unverzichtbar. Die Gründe dafür sind vielfältig, wobei rechtliche Gründe und Archivierung ganz oben stehen.

Wenn Sie jetzt in Ihren Posteingang schauen, sehen Sie dort mehr als ein Dutzend ungelesener E-Mails? Liegen alle E-Mails einfach im Haupt-Posteingang? Haben Sie Ordner erstellt, die schon nach wenigen Wochen oder sogar Tagen nicht mehr verwendet wurden? Dieser Artikel zeigt Ihnen Wege auf, wie Sie solche E-Mails bändigen, kategorisieren und leicht auffindbar machen können.

Die drei wichtigsten Bereiche, um dies zu erreichen, sind Sortieren, Identifizieren und Automatisieren.

Schritt 1: Sortieren

Es gibt zwei Arten, E-Mails zu sortieren:

• Markierungen: werden gesetzt, um visuell anzuzeigen, dass eine E-Mail bearbeitet werden muss. Diese sind außerdem mit Erinnerungen verknüpft.
• Kategorien: dienen dazu, E-Mails in logisch zusammenhängende Gruppen einzuteilen und den Posteingang thematisch zu strukturieren.

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Markierungen

So setzen Sie eine grundlegende Nachverfolgungs-Markierung:

1. Suchen Sie die E-Mail, die Sie markieren möchten, und klicken Sie auf die graue Markierung. Diese wird mit der To-do-Liste in Outlook verknüpft, setzt aber keine Erinnerung.

2. Wenn Sie eine Erinnerung einstellen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Markierung und wählen Sie einen gewünschten Zeitraum aus der Liste.

3. Die Markierung erhält die eingestellte Farbe und im Kopfbereich der E-Mail erscheint eine Nachverfolgungsnachricht.

So sehen Sie eine Liste aller ausstehenden Nachverfolgungs-E-Mails:

1. Wählen Sie Ansicht > To-Do-Leiste > Aufgaben.

2. Das To-Do-Leisten-Fenster wird mit allen Markierungen in chronologischer Reihenfolge angezeigt.

So markieren Sie als erledigt oder entfernen die Markierung:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die E-Mail.
2. Wählen Sie Nachverfolgung > Als erledigt markieren oder Markierung entfernen.

Wenn Sie eine Markierung als erledigt markieren, können Sie frühere Aufgaben überprüfen, indem Sie in der To-Do-Liste auf das Symbol „Erledigt“ klicken. Dieses wird automatisch angezeigt, wenn die To-Do-Leiste eingeblendet ist, oder Sie können Startseite > Aktuelle Ansicht auswählen und dann auf das grüne Häkchen klicken.

So setzen Sie eine Erinnerung:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die E-Mail, für die Sie eine Erinnerung einrichten möchten.
2. Wählen Sie "Erinnerung hinzufügen".

3. Wählen Sie im Feld "Benutzerdefiniert" unter "Kennzeichnen für" eine der Optionen aus und legen Sie ein Start- sowie Fälligkeitsdatum fest.
4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Erinnerung", geben Sie Datum und Uhrzeit ein und wählen Sie dann "OK".
5. Ein Alarmglockensymbol erscheint in der Nachricht.
6. Um die Erinnerung zu ändern, klicken Sie erneut mit der rechten Maustaste auf die Nachricht, wählen Sie "Erinnerung hinzufügen" und passen Sie sie an.

Sobald Sie Ihre Markierungen gesetzt haben, können Sie nun nach markierten E-Mails sortieren, Erinnerungen erhalten und sogar Regeln anwenden (später im Artikel behandelt).

Kategorien

Standardmäßig sind Kategorien farblich gekennzeichnet. Sie können diese bearbeiten, um verschiedene Anforderungen darzustellen, wie z.B. kritisch, persönlich, Besprechung festlegen, Aktionselement, Nur zur Info, Datei usw.

So ändern Sie Kategorienamen:

1. Um Kategorien leicht identifizierbar zu machen, fügen Sie Namen und Farben hinzu über Start > Gruppe "Tags" > Kategorisieren > Alle Kategorien.
2. Um die Kategorie-Farbe zu ändern, wählen Sie die Kategorie aus und wählen Sie eine Farbe aus der Dropdown-Liste auf der rechten Seite. 
3. Um sie umzubenennen, wählen Sie eine Kategorie aus und klicken Sie dann auf "Umbenennen". Geben Sie den gewünschten Namen im Namensfeld ein, wählen Sie eine Farbe und eine Tastenkombination und drücken Sie die Eingabetaste.
4. Um eine neue Farbkategorie zu erstellen, wählen Sie "Neu", geben Sie einen Namen ein, wählen Sie eine Farbe und klicken Sie auf "OK".
   1. Hinweis: Sie können Farben wiederverwenden, aber Namen dürfen nicht doppelt verwendet werden.

5. Wenn Sie Namen und Farbe hinzugefügt haben, wählen Sie "OK".

So weisen Sie die Kategorie zu:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine E-Mail.
2. Wählen Sie "Kategorisieren" und dann eine passende Farbkategorie für die Nachricht.

Nachdem Sie Ihre E-Mails kategorisiert haben, können Sie Regeln anwenden, um sie logisch zu sortieren. Mit Regeln (später in diesem Artikel besprochen) können Sie zum Beispiel eine Regel erstellen, die jede als "Aktionspunkt" kategorisierte E-Mail in einen gleichnamigen Ordner verschiebt. So können Sie diese E-Mails verwalten, indem Sie die Aktionspunkte erstellen und als erledigt markieren, sobald Sie diese von Ihrer To-Do-Liste abhaken.

Schritt 2: Identifizieren

Suchordner

Eine der einfachsten Möglichkeiten, Ihr Postfach zu automatisieren, ist die Nutzung von Suchordnern. Suchordner sind virtuelle Ablagen, die eine Liste von E-Mails zusammenstellen, die den festgelegten Kriterien entsprechen.

Sie können zum Beispiel einen Ordner haben, der alle E-Mails von einem bestimmten Absender oder mit einer bestimmten Markierung enthält. Die E-Mails werden so zusammengestellt, dass Sie sie schnell durchgehen können.

So erstellen und nutzen Sie vordefinierte Suchordner:

1. Wählen Sie das Menü "Ordner".
2. Wählen Sie in der Gruppe "Neu" den Punkt "Neuer Suchordner".
3. Wählen Sie aus der Liste "Suchordner auswählen" den hinzuzufügenden Suchordner.
4. Falls der vordefinierte Suchordner Anpassungsoptionen bietet, erscheinen diese unter "Suchordner anpassen". Wenn Sie "E-Mails mit bestimmten Wörtern" wählen, geben Sie unter "Suchordner anpassen" die passenden Wörter an.

So erstellen Sie einen benutzerdefinierten Suchordner:

1. Wählen Sie das Menü "Ordner".
2. Wählen Sie in der Gruppe "Neu" den Punkt "Neuer Suchordner".
3. Scrollen Sie in der Liste "Suchordner auswählen" ganz nach unten und klicken Sie dann auf "Benutzerdefinierten Suchordner erstellen".

4. Unter "Suchordner anpassen" klicken Sie auf "Auswählen".
5. Geben Sie einen Namen für Ihren benutzerdefinierten Suchordner ein.

6. Klicken Sie auf "Kriterien" und wählen Sie dann die gewünschten Optionen aus.

7. Nehmen Sie Änderungen über die Registerkarten vor:
   1. Die Registerkarte "Nachrichten" enthält Kriterien basierend auf dem Nachrichteninhalt oder den Eigenschaften, wie Absender, Schlüsselwörtern oder Empfängern.
   2. Die Registerkarte "Weitere Optionen" enthält Kriterien für andere Nachrichtenbedingungen, wie Wichtigkeit, Kennzeichnungen, Anlagen oder Kategorisierung.
   3. Die Registerkarte "Erweitert" ermöglicht es Ihnen, detaillierte Kriterien festzulegen. Unter "Weitere Kriterien definieren" klicken Sie auf "Feld", wählen Sie den gewünschten Kriterientyp und dann das spezifische Kriterium aus der Liste. Wählen Sie anschließend im Feld "Bedingung" und im Feld "Wert" die gewünschten Optionen aus und klicken Sie dann auf "Zur Liste hinzufügen". 
   4. Wiederholen Sie dies für jedes Kriterium, das Sie zu diesem Suchordner hinzufügen möchten, und klicken Sie danach auf "OK".
8. Klicken Sie auf "Durchsuchen" und wählen Sie dann die Ordner aus, die durchsucht werden sollen.
9. Klicken Sie auf "OK", um jedes offene Dialogfeld zu schließen.

Schritt 3: Automatisierung

Bedingte Formatierung: Auch bekannt als die Boss-Regel

Viele kennen die bedingte Formatierung in Excel. Wenn eine bestimmte Bedingung eintritt, wird das Format automatisch angewandt. Wussten Sie, dass Sie das Gleiche auch in Outlook machen können? Am besten lässt sich dies mit dem Beispiel erklären, das ich die Boss-Regel nenne.

1. Zuerst müssen wir in Outlook gehen. Wählen Sie Ansicht > Aktueller Ansichtsbereich > Ansichtseinstellungen.

2. Jetzt wählen Sie die Schaltfläche mit der Bezeichnung "Bedingte Formatierung" aus. 

3. Geben Sie einen Namen für die Regel ein (z. B. Boss) und wählen Sie dann "Bedingung" aus.

4. Geben Sie den Namen Ihres Chefs rechts neben das Feld "Von" ein und klicken Sie dann auf "OK". Hinweis: Möglicherweise müssen Sie ein Active Directory nutzen, um die E-Mail-Adresse zu finden. In diesem Fall klicken Sie auf "Von" und geben Ihre Suchkriterien ein, als würden Sie eine E-Mail adressieren. 

5. Kehren Sie im Dialogfeld "Bedingte Formatierung" zurück und klicken Sie auf die Schaltfläche "Schriftart".

6. Hier können Sie die Schriftart, den Stil, die Größe und eventuelle Effekte auswählen. Wenn Sie viele E-Mails erhalten, sollten Sie es nicht übertreiben. Ich habe einfach die Standardschriftart gewählt, sie etwas größer gemacht und sie grün eingefärbt. Klicken Sie dann auf OK.

7. Zurück im Dialogfeld für bedingte Formatierung sehen Sie die gewählte Formatierung im Feld, wie durch den Pfeil unten angezeigt: 

8. Klicken Sie auf OK und Sie sehen nun Ihren Posteingang mit der angewandten bedingten Formatierung.

Jetzt werden E-Mails von Ihrem Chef hervorgehoben, sodass Sie sie leicht erkennen können. 

Makros

In Outlook werden Makros als geskriptete Automationen verwendet, um sich wiederholende oder lästige Aufgaben für die Benutzer zu ersetzen. Makros werden in Modulen gespeichert, die im Grunde „Code-Behälter“ sind. Wir verwenden Module, um Makros zu sortieren und zu speichern, um Funktionen voneinander zu trennen. 

Sie können mehrere Module haben, um Ihre Automatisierungen in Gruppen wie Formatierung, E-Mail-Verwaltung, Kalenderverwaltung usw. zu sortieren. Es ist ein bisschen wie ein Dateimanager für Ihren Code.

So erstellen Sie ein neues Makro:

1. Gehen Sie zu Entwicklertools > Visual Basic. Das Visual Basic-Projektfenster öffnet sich.
   1. Wenn der Reiter Entwicklertools nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Datei > Optionen > Menüband anpassen. 
   2. Setzen Sie ein Häkchen bei Entwicklertools auf der Seite "Hauptregisterkarten" im Dialogfeld.
   3. Der Reiter Entwicklertools wird nun im Hauptfenster angezeigt.
2. Standardmäßig können Makros im Modul "Microsoft Outlook-Objekte" eingefügt werden, aber Sie können weitere Module hinzufügen, indem Sie im Menü Einfügen auf Modul einfügen klicken.
3. Doppelklicken Sie im Projektfenster auf das Modul, in das Sie Ihren Code speichern möchten.
4. Klicken Sie im Menü Einfügen auf Prozedur.
5. Geben Sie im Feld Name den Namen Ihres Makros ein. Dieser Name darf keine Leerzeichen enthalten, daher wird üblicherweise ein Unterstrich genutzt.
6. Klicken Sie auf OK. Der Abschnitt im Projektfenster wird erstellt und Sie können nun Ihren Code schreiben oder einfügen:

7. Tippen Sie den Code, den Sie im Rumpf der Subroutine ausführen möchten.

Es gibt zahlreiche Gründe, Makros innerhalb der Anwendung zu nutzen. Viele werden für Einzeltätigkeiten verwendet, z. B. zum Ablegen von E-Mails, während andere breiter angewendet werden, z. B. um E-Mails automatisch zu beantworten. Eine meiner ersten Anlaufstellen für Ideen und nützliche Tools ist Github. Aufgrund des umfangreichen Speicherbedarfs für Makro-Skripte finden Sie hier viele gute Beispiele.

Schnellschritte

Outlook verfügt über eine vorgefertigte Aktivitätsfunktion, die viele Menschen ignorieren, aber sie gehört zu den besten Möglichkeiten, den Alltag zu automatisieren. Diese ist integriert und kann angepasst werden. Schauen wir uns zunächst die integrierten Funktionen an:

Auf Ihrem Startbildschirm sehen Sie abhängig von der Fenstergröße eins von zwei Dingen (Hinweis: Die unten gezeigten Schnellschritte können auf Ihrem Bildschirm abweichen, siehe Screenshot unten).

Im obigen Screenshot sehen Sie mehrere Beispiele. Zum Beispiel fügt der „Zum Kalender hinzufügen“-Quick Step E-Mails Ihrem Kalender hinzu und erstellt Erinnerungen, und der Quick Step „Team-E-Mail“ erstellt schnell eine E-Mail an eine von Ihnen eingerichtete Verteilerliste. Mit der Schaltfläche „Neu erstellen“ werden Sie durch die unten beschriebenen Schritte geführt. 

So erstellen Sie einen Quick Step:

1. Wählen Sie die Registerkarte „Start“ > Gruppe „Quick Steps“ > „Neuen Quick Step erstellen“.
2. Geben Sie im Feld „Name“ einen kurzen Namen für den neuen Quick Step ein. Kürzere Namen werden in der Gruppe besser angezeigt.
3. Klicken Sie auf das Blitzsymbol neben dem Namensfeld, wählen Sie ein Symbol aus und klicken Sie auf OK.
4. Wählen Sie unter „Aktionen“ eine Aktion aus, die der Quick Step ausführen soll. Wenn Sie „Aktion hinzufügen“ auswählen, können Sie nach Bedarf zusätzliche Schritte hinzufügen. Ein mehrstufiger Vorgang könnte zum Beispiel sein: als erledigt markieren und dann in einen bestimmten Ordner verschieben.

5. Um eine Tastenkombination zu erstellen, wählen Sie im Feld „Tastenkürzel“ die gewünschte Tastenkombination aus.

Hier sind einige großartige Beispiele für Quick Steps:

• E-Mails automatisieren: Wenn Sie einen Wochenbericht erstellen, können Sie einen Quick Step einrichten, der eine leere E-Mail öffnet, eine Verteilerliste einfügt, Betreff und beliebigen Text im Textkörper ergänzt. Sie können dann Anhänge oder weiteren individuellen Text hinzufügen und sie versenden.
• E-Mails kategorisieren: Eine Möglichkeit, Ihr Postfach besser zu verwalten, besteht darin, Kategorien zu verwenden. Ich habe mehrere, aber für mich sind die wichtigsten heute, diese Woche, nächste Woche. Ich habe drei Quick Steps hierfür eingerichtet und füge die E-Mails jeweils einem passenden Suchordner hinzu, sodass ich diese nach Zeitplan kontrolliere.
• In bestimmte Ordner verschieben: Sie können Ihr Postfach sortieren, mehrere E-Mails auswählen und diesen Quick Step verwenden, um Dateien in einen bestimmten Ordner zu verschieben, wie beispielsweise „Für später speichern“ oder „Nicht archivieren“.
• Verschiedene Markierungen und Status setzen: Aktionen wie das Setzen oder Entfernen von Kennzeichnungen oder das Markieren als unerledigt können gleichzeitig für mehrere E-Mails durchgeführt werden. Das ist besonders nützlich, wenn Sie Ihre tagesaktuelle Aufgabenliste abarbeiten. Sortieren Sie dazu nach „fällig heute“ und markieren Sie erledigte entsprechend.

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Regeln

Es gibt zwei Möglichkeiten, Regeln mit Outlook zu verwenden:

• Power Automate: Mit Power Automate können Sie erweiterte Regeln erstellen, die nicht davon abhängig sind, dass Sie eingeloggt sind. Sie können E-Mails versenden, Termine planen, Kontakte hinzufügen und viele weitere Funktionen nutzen. Dafür sind jedoch geringe oder keine Programmierkenntnisse erforderlich sowie die Freigabe und Einrichtung durch Ihren Systemadministrator.
• Client: Client-seitige Regeln ermöglichen es Ihnen, E-Mails automatisch zu verschieben, zu kennzeichnen oder zu beantworten sowie weitere lokale Aktionen auszuführen. Die Einschränkung hierbei ist, dass Sie eingeloggt sein müssen.

Da nicht jeder, der diesen Artikel liest, Zugriff auf Power Automate hat und es nutzen kann (siehe Microsoft Power Automate Preise hier), konzentrieren wir uns auf die clientbasierten Regeln.

So erstellen Sie eine einfache Regel:

1. Sie können starten, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die betreffende E-Mail klicken, für die die Regel gelten soll, wählen Sie „Regeln“ und dann „Regel erstellen“:

a. Alternativ können Sie auf der Registerkarte „Start“ die Gruppe „Verschieben“ auswählen, dann das Dropdown-Menü „Regeln“ und anschließend „Regel erstellen“.

2. Wählen Sie im Dialogfeld „Regel erstellen“ die Kriterien und dann die gewünschte Aktion aus.

3. Unter Erweiterte Optionen gibt es viele weitere Möglichkeiten, die Sie auf die E-Mail anwenden können:

4. Nachdem Sie alle erforderlichen Kriterien festgelegt haben, klicken Sie auf Weiter.

5. Wählen Sie die Aktionen aus, die auf die E-Mail angewendet werden sollen, und klicken Sie auf Weiter oder Fertigstellen. Mit Fertigstellen wird die Regel gespeichert und der Regelassistent geschlossen. Mit Weiter können Sie einige Ausnahmen festlegen.

6. Wählen Sie die Ausnahmen aus, die auf die Regel angewendet werden sollen, und klicken Sie auf Weiter oder Fertigstellen. Fertigstellen speichert die Regel und schließt den Regelassistenten, wenn Sie erneut auf Weiter klicken, können Sie abschließende Anpassungen vornehmen und die Regel in der Vorschau ansehen. 

7. Hier können Sie der Regel einen Namen geben, einige Regeloptionen ändern und Fertigstellen auswählen.

Die Arten von Regeln sind:

• Organisation: verschieben, löschen, ablegen, beantworten, usw.
• Benachrichtigungen: Diese benachrichtigen Sie, wenn Sie eine Nachricht erhalten, die den Regelkriterien entspricht
• Benutzerdefiniert: Mit einer großen Vielzahl an Optionen werden hier verschiedene Arten von Kriterien und Ausnahmen angewendet, um eine Reihe von Aktionen automatisch für Sie auszuführen.

Sortiere deinen Posteingang!

Mit diesen Tipps können Sie nahezu jeden Posteingang entwirren. Denken Sie einfach an die Grundlagen: sortieren, identifizieren und automatisieren. Die hier vorgestellten Tools sollen miteinander kombiniert eingesetzt werden: Kategorisieren und sortieren, identifizieren und ablegen, automatisieren und kategorisieren.

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