Die besten Methoden zum Zusammenfassen und Notizenmachen

Lass uns zunächst das grundlegende Problem beim Notizenmachen angehen.

Warum ist das Notizenmachen so schwierig?

Für etwas Kontext ist es wichtig, zunächst mein häufigstes Notizen-Szenario zu nennen: Notizen machen als Projektleiter in einem Gruppentreffen, egal ob während eines Anrufs mit vielen Beteiligten oder in einer Planungssitzung mit dem Kernteam.

Oft wird dabei verlangt, dass der Projektleiter sowohl das Meeting leitet als auch gleichzeitig Notizen macht. Für diese Aufgaben sind jeweils unterschiedliche Fähigkeiten und verschiedene Gehirnareale erforderlich; bei der einen Rolle geht es darum, zu präsentieren und die Richtung des Treffens zu steuern (meist wird dabei auch Wissen und Information geteilt), während die andere Rolle aufmerksames Zuhören, Verarbeiten, Dokumentieren und Reagieren beinhaltet.

Zwischen diesen beiden Rollen hin- und herzuwechseln und dabei eine geplante Agenda zu leiten (und das auch noch gut zu machen), kann eine echte Herausforderung sein. Die wahrscheinlich wichtigere Rolle ist das Führen des Meetings, deshalb sollten Notizenstrategien so gewählt werden, dass sie nahtlos mit ständigem Kontextwechsel vereinbar sind. 

Ein Rahmenwerk zur Priorisierung von Notizen

Die ausführlichsten und detailliertesten Notizen sind im jeweiligen Kontext oft fast wertlos. Du bist kein Gerichtsreporter, dessen Aufgabe es ist, jedes gesprochene Wort aufzuschreiben. Bitte mach das auch nicht; menschliche Sprache wirkt beim wortwörtlichen Protokollieren meistens etwas unzusammenhängend und zwingt dich, Unmengen an Text zu lesen, um an die relevanten Stellen zu kommen.

Wenn es um Meetingnotizen geht, sind sie eigentlich nur dann nützlich, wenn du sie später schnell durchsuchen und überfliegen kannst, um relevante Informationen zu finden. Priorisierung ist hier das A und O.

Häufigste Gründe, alte Notizen zu durchsuchen

1. Herausfinden, wer was erledigen soll
2. Entscheidungen nachvollziehen oder klären
3. Mehr Kontext zu Anforderungen suchen
4. Konflikte/Diskussionen klären (und zum Teil auch für die eigene Absicherung)

Der Schlüssel liegt also darin, Notizenstrategien zu verwenden, die zu deinen Bedürfnissen passen.

Was solltest du in deinen Notizen festhalten?

Unbedingt festhalten

• Action Items: Halte mindestens die Aufgabenpunkte fest (auch als To-Dos, Aufgaben, Auftragsanforderungen oder mit vielen anderen Begriffen in verschiedenen Organisationen bezeichnet). Sie bilden die Grundlage, um das gesamte Team auf Kurs zu halten. Ich bevorzuge ein einfaches Format: „[Name] erledigt [konkrete Aufgabe] bis [Fälligkeitsdatum].“
• Entscheidungen: Viele Meetings geraten bei Debatten über Funktionen und Ansätze schnell ins Detail. Diese Details sind später oft nicht mehr relevant, aber das eindeutige Festhalten der gemeinsam getroffenen Entscheidung ist essenziell.
• Anforderungen/Spezifikationen: Es ist hilfreich, ein Gespür dafür zu entwickeln, wann Anforderungen im Gespräch auftauchen. Manchmal werden sie ganz unerwartet genannt. Es ist wichtig, diese zu dokumentieren (und am besten zentral, nicht nur in den Notizen!), damit man sie nicht immer wieder neu besprechen muss.

Nach Ermessen festhalten

• Sonstige Diskussionspunkte: Verwende dein eigenes Urteilsvermögen, um zu entscheiden, welche Diskussionspunkte dokumentiert werden sollten. Hast du das Gefühl, dass ihr später womöglich darauf zurückkommen müsst, notiere es besser! Wird über etwas gesprochen, das schon gut dokumentiert ist oder nicht relevant für das Teamwissen ist, gilt: in der Kürze liegt die Würze.
• Meinungen & Debatten: Wie oben erwähnt, sollte das Festhalten der endgültigen Entscheidung im Vordergrund stehen – notiere aber die Diskussionen davor nur, wenn noch keine Entscheidung getroffen wurde. Ist noch alles offen, lohnt es sich, die unterschiedlichen Überlegungen zu dokumentieren.
• Brainstorming: Auch hier sind Ergebnisse und Entscheidungen die wichtigsten Punkte, aber manchmal hilft es, weitere Details festzuhalten. Führst du ein Whiteboard, mach Fotos und ergänze später die Kontextnotizen!
• Allgemeines Gespräch: Meistens bringt es wenig, Gespräche im Detail zu verschriftlichen. Horche stattdessen lieber auf Aufgaben, Entscheidungen und Anforderungen, sobald sie auftauchen.

Nicht festhalten

• Mehrdeutige Standpunkte: Manchmal beginnen Stakeholder damit, sich selbst zu widersprechen und gehen in ihrer Meinung hin und her, während sie ein Thema besprechen. Ich empfehle, dies nicht zu protokollieren, um das Ergebnis nicht zu verwässern (aber das Ergebnis sollte unbedingt festgehalten werden).
• Höflichkeiten: Es macht zwar Spaß zu vergleichen, wer gerade das bessere Wetter hat, aber für das Protokollieren? Definitiv nicht notwendig!

Verbesserung Ihrer Notizentechnik

Nachdem wir nun die Details des tatsächlichen Notierens behandelt haben, lohnt es sich, auch den übergeordneten Prozess zu betrachten, der erfolgreiche Notizen ermöglicht. Es gibt einige wesentliche Dinge, die ich tue (oder deren Auslassen ich oft bereue), wenn ich Besprechungsnotizen mache, darunter:

• Erstellung einer Agenda: Das ist Projektmanagement-Grundwissen, aber selbst die erfahrensten Besprechungsleiter sind manchmal nicht ausreichend vorbereitet. Wenn Sie sich vorher Zeit nehmen, um eine Agenda zu planen, können Sie den Ablauf der Sitzung besser steuern und wichtige Notizmomente gezielter vorbereiten.
• Notizen im Voraus machen: Das Gute an einer Agenda ist, dass Sie mit dem Notieren schon vor der Besprechung beginnen können. Schreiben Sie die wichtigsten Diskussionspunkte vorab auf. Es wäre unsinnig, während des Sprechens zu versuchen, gleichzeitig Notizen über das eigene Gesagte zu machen!
• Vorbereitung des Notiztools/-tools: Wenn Ihr Notiztool mit Agenda und kontextuellen Themen bereits vor Beginn vorbereitet ist, erspart das während des Meetings viel Arbeit.
• 10 Minuten vor dem Meeting blocken (besonders bei Calls): Ich könnte einen eigenen Blogartikel über Audio- und Videokonferenztools schreiben, aber es genügt zu sagen: Wer frühzeitig vorbereitet ist und die Technik testet, beugt Problemen vor und startet pünktlich. Wenn die volle Zeit zur Verfügung steht und alle verständlich sind, wird die Besprechung entspannter – und die Notizen dadurch besser.
• 10 Minuten nach dem Meeting blocken: Der Kontext der Diskussion ist direkt nach dem Meeting am frischesten im Gedächtnis. Nutzen Sie diese Zeit, um Ihre Notizen zu bereinigen, nötigenfalls neu zu ordnen, Details zu ergänzen und weniger wichtige Notizen zu löschen. Pro-Tipp: Prüfen Sie beim Durchsehen, ob Anforderungen in einer zentralen Dokumentation festgehalten werden sollten. Sie haben so etwas, oder?

Der Schlüssel zu einprägsamen Notizen ist, 10 Minuten vor und nach Meetings Notizen zu machen.

Tipps & Tricks für Ihr Notizwerkzeug

Oben finden Sie meine allgemeinen Notizstrategien und meinen Ansatz zur Priorisierung, aber es gibt noch einige andere Kniffe, die ich für zusätzliche Effizienz und zur Stressreduktion anwende:

• Unvollständige Notizen machen: Wörter auslassen, Stichwörter verwenden, unvollständige Sätze schreiben. Ergänzen Sie die Notizen dann sofort, solange der Kontext frisch ist, um sie leserlicher zu machen.
• Kontextbezogen notieren: Vertrauen Sie nicht ausschließlich auf Ihre Standard-Notizmethoden. Wird z. B. ein Kunden-Design-Review in Invision durchgeführt, machen Sie Ihre Notizen direkt als Kommentare in Invision. Oder wenn Sie JIRA-Tickets durchsehen, notieren Sie Kommentare auf den jeweiligen JIRA-Tickets. Oder bei der Besprechung eines Google-Docs-Anforderungsdokuments: Nutzen Sie die Kommentarfunktion im Google Doc. Egal, welche Projektmanagement-Software Sie einsetzen – das Prinzip bleibt!
• Die wirklich wichtigen Notizen aufzeichnen: Müssen Sie einen Workshop oder ein großes Meeting mit so vielen Komplexitäten leiten, dass das Mitschreiben kaum gelingen kann, nehmen Sie den Ton (und/oder das Video) auf. Niemand außer Ihnen wird sich die Aufzeichnung jemals komplett anhören – aber Sie haben damit zumindest die Möglichkeit, die Details später korrekt zu dokumentieren.
• Google ist Ihr Freund: Leiten Sie ein Projekt für eine neue, unbekannte Plattform, werden zwangsläufig Begriffe und Abkürzungen fallen, die Sie nicht kennen. Notieren Sie Ihre beste lautliche Schreibung (sofern Sie nicht direkt nachgefragt oder während des Meetings geklärt haben) und geben Sie diese inkl. Kontext in Google ein. Meist erhalten Sie so Ihre Antwort. Falls nicht und Ihr gesamtes Team bei der Diskussion nicht ebenfalls ratlos schaute, kann Ihnen bestimmt ein Kollege weiterhelfen.

Weniger ist mehr

Wenn Sie nur eine Sache aus diesem Beitrag mitnehmen, dann die, dass bei Besprechungsnotizen weniger mehr ist! Je länger ich Protokolle führe, desto prägnanter werden sie im Allgemeinen. Nicht falsch verstehen – Notizen sind unverzichtbar, und gute Notizen sind ein wichtiger Bestandteil erfolgreicher Projekte. Aber meine aktuelle Definition von „guten“ Notizen verfolgt ganz klar einen „Weniger ist mehr“-Ansatz.

Oft gibt es in einer einstündigen Besprechung zehn oder weniger Kernthemen und Schlüsselmomente, die unbedingt ins Protokoll gehören. Meetings können chaotisch sein (selbst mit Agenda), das heißt aber nicht, dass Ihre Notizen es auch sein müssen! Finden Sie das Wesentliche im Durcheinander!