KI im Projektmanagement: Wie sicher ist Ihr Job?
KI bereitet heutzutage vielen Projektmanager:innen Sorgen – und das nicht ohne Grund. Wir beantworten Ihre drängendsten Fragen dazu, wie viel von der Arbeit eines Projektmanagers von KI übernommen werden kann oder ob sie komplett ersetzt werden. Außerdem zeigen wir, wie Sie sich auf die Veränderungen durch diese neue Technologie vorbereiten können.
Wird künstliche Intelligenz (KI) Projektmanagement-Jobs überflüssig machen? Bereits im Jahr 2019 schätzten Experten, dass KI bis 2030 80 % der Aufgaben von Projektleitern übernehmen werde—und das war noch vor ChatGPT.
Wie ich bei meinen Recherchen über die Auswirkungen von KI auf Universitätsfächer der Informatik für The Atlantic festgestellt habe, ist die Frage, wessen Jobs durch neue Technologien sicher sind, mittlerweile eine offene Frage – und frühere vermeintliche Weisheiten zu „zukunftssicheren“ Kompetenzen gelten heute kaum noch.
Tatsächlich gehören Projektmanager zu jenen Berufsgruppen, die höchstwahrscheinlich von KI betroffen sein werden: Akademiker mit hohem Gehalt. Das stellt eine deutliche Umkehrung früherer Prognosen dar, laut denen Wissensarbeiter weniger anfällig für technologische Automatisierung seien.
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Doch das bedeutet nicht, dass alle Hoffnung verloren ist. Im Gegenteil – die von mir befragten Technologie-Experten waren sich sicher, dass KI-Tools den Arbeitsalltag vieler Professionals erleichtern können, indem sie Routineaufgaben reduzieren und den Weg für Innovationen ebnen.
PMs, die diese Tools annehmen, statt sie zu fürchten, sind bestens gerüstet, um ihre Karrieren—und ihre Teams—durch kommende Wellen technologischer Umbrüche zu steuern und so das gesamte Feld revolutionieren zu können.
Diejenigen, die an der Spitze der Nutzung von KI im Projektmanagement stehen, teilen eine ähnliche Sichtweise: KI ersetzt Aufgaben, nicht Menschen.
Es erscheint zwar wahrscheinlich, dass generative KI viele typische administrative Aufgaben von Projektmanagern wie Terminplanung, Budgetverwaltung oder Risikoprotokolle übernehmen wird, aber diese Tätigkeiten sind dem zentralen Auftrag von Projektmanagern untergeordnet: Menschen führen. Genau dieses Puzzleteil – der menschliche Faktor – liegt außerhalb des datenverarbeitenden Könnens einer KI.
I’ll cover:
KI ist nur so gut wie die Person, die sie nutzt
„Jeder, der Tony Stark kennt, weiß, dass er einen KI-Assistenten namens J.A.R.V.I.S. hatte ... und eine Sache, die J.A.R.V.I.S. so effektiv machte, waren die großartigen Anweisungen von Tony Stark“, sagt Joshua Ananaba, Unternehmer und Digitalprogramm-Manager in Lagos, Nigeria. „Was Tony J.A.R.V.I.S. zu tun gab, war immer sehr detailliert. Das befähigte J.A.R.V.I.S. dazu, Großartiges zu schaffen.“
Wie Ananaba es sieht, bietet J.A.R.V.I.S. mehr als nur eine treffende Analogie zur heutigen KI-Entwicklung. Die fiktive KI ist ein Erinnerung daran, wie wichtig der menschliche Faktor bei der Interaktion mit neuen Technologien ist.
KI sollte also nicht als existenzielle Bedrohung, sondern als zuverlässiger Helfer angesehen werden.
„Wir helfen ihnen, uns dabei zu helfen, unsere Arbeit besser zu machen“, sagt Matthew Fox, unabhängiger Projektmanager aus Denver, Colorado. „Und es ist nicht so, dass KI-Tools uns ersetzen werden. Es ist vielmehr so, dass diejenigen von uns, die KI-Tools nutzen, diejenigen ersetzen werden, die es nicht tun.“
Frühe Anwender tauchen ein
Der Übergang in ein Zeitalter der KI beginnt mit Neugier. Viele Branchenführer experimentieren bereits damit, KI-Tools zur Beschleunigung von Arbeitsabläufen und Prozessen einzusetzen und gewünschte Projektergebnisse zu erleichtern. Einige sehen diese neuen Technologien bereits als unverzichtbare Ergänzung zum Werkzeugkasten von Projektmanager:innen.
Annie MacLeod, Mitbegründerin von Project Management GameBoard in Kelowna, British Columbia und seit über 30 Jahren in der Projektmanagementbranche tätig, gehört zu den begeisterten frühen Anwendern. Sie sieht die heutige KI-Revolution als einen Motor für positive Veränderungen. „Ich denke, sie bietet die Möglichkeit, Best Practices in viele Situationen von Projektmanager:innen einzubringen“, sagt sie.
Als Beispiel erklärt MacLeod, dass sie oft beobachtet, wie ihre Projektmanagement-Studierenden oder Coaching-Klient:innen auf eine Hürde im Projekt stoßen, deren Lösung sich im Durcheinander der vielen beweglichen Teile eines Projekts nur schwer finden lässt.
Generative KI-Programme, die von ChatGPT angetrieben werden, sowie ChatGPT selbst, können hilfreich sein, um erste Ideen für verschiedene Lösungsansätze zu sammeln. „Wenn ich ein Projektteam habe und sie brainstormen, welche Lösungen es für ein Problem gibt, frage ich vielleicht die KI nach möglichen Lösungen und lasse dann das Team diese eingrenzen und weiter ausarbeiten“, erklärt MacLeod.
Wenn ich ein Projektteam habe und sie brainstormen, welche Lösungen es für ein Problem gibt, frage ich vielleicht die KI nach möglichen Lösungen und lasse dann das Team diese eingrenzen und weiter ausarbeiten.
MacLeod nutzt KI auch, um potenzielle Lücken in der Fähigkeit eines Teams zur erfolgreichen Umsetzung zu identifizieren. Sie fragt manchmal das Chatbot, welche Fähigkeiten ihr Team braucht, um ein bestimmtes Problem zu lösen. Auf dieser Grundlage kann sie bewerten, ob ihre Teammitglieder über die nötigen Kompetenzen verfügen und wie die Verantwortlichkeiten verteilt werden sollen.
Sie kann zudem entscheiden, ob es sinnvoll ist, bestimmte Aufgaben an externe Auftragnehmer:innen zu vergeben. Für diesen Prozess ist ein hoher Anteil menschlicher, professioneller Urteilsfähigkeit erforderlich—die Vorschläge der KI sind ziemlich allgemein gehalten—doch die Übung ist hilfreich, um über die „leere Seite“ beim Erstellen des Projektumfangs hinwegzukommen.
KI erzwingt strategisches Denken
Dann gibt es noch den KI-Vorteil, der weniger ein Nebenprodukt der Technologie als vielmehr das Ergebnis des durch Technologie geförderten menschlichen Potenzials ist. Damit eine KI überhaupt nützliche Ergebnisse liefern kann, müssen Projektmanager:innen die richtigen Fragen stellen. Das bedeutet, innezuhalten und zu überlegen, wie die einzelnen Teile ihres Projekts zusammenspielen und wie eine Komponente logistisch auf die nächste einzahlen kann.
Damit eine KI überhaupt nützliche Ergebnisse liefern kann, müssen Projektmanager:innen die richtigen Fragen stellen.
Mit anderen Worten: Allein die Nutzung einer KI erfordert von Projektmanager:innen, ihre strategischen Denkfähigkeiten im großen Zusammenhang zu schärfen und potenzielle Probleme wie auch Lösungen sorgfältig zu durchdenken – während sie gleichzeitig die Verbindung zwischen den einzelnen Schritten im Blick behalten.
„Es gibt einen enorm hohen Anteil an Projekten, bei denen wir vom Problem direkt zur Lösung springen, ohne die Zwischenschritte zu durchdenken und ohne richtige Planung“, sagt MacLeod – ein Phänomen, das möglicherweise erklärt, warum ein großer Prozentsatz der Projekte nicht erfolgreich abgeschlossen wird. Mit KI als Beschleuniger des Projektplanungsprozesses vermutet MacLeod, dass künftig mehr Projekte „wirklich mit einem Plan umgesetzt werden“ könnten.
Thako Harris, VP Operations der in Minneapolis ansässigen Kreativagentur Skully Rebels, verweist auf einen noch direkteren Nutzen von KI-Technologie: die Möglichkeit, große Mengen an Projektdaten zu nutzen, um den Projekterfolg zu verbessern.
In naher Zukunft werden KI-Programme einen umfassenden Überblick über abgeschlossene Projekte und historische Daten liefern und so fundiertere Entscheidungen über Budgets und Stakeholder-Arbeitszeiten ermöglichen.
Dieser Wandel wird das Rätselraten reduzieren und Unternehmen wahrscheinlich profitabler machen – insbesondere, sobald KI-Projektmanagement-Tools in der Lage sind, administrative Routinearbeiten von den Schultern der Projektmanager:innen zu nehmen (und kostenlose KI-Projektmanagement-Tools die Kostenbarriere aus dem Weg räumen). In mancher Hinsicht wird der Wandel aber auch das Berufsbild der Projektmanager:innen grundlegend verändern.
Der Wert [eines Projektmanagers/einer Projektmanagerin] liegt künftig darin, die eigene Kompetenz strategisch zu verknüpfen – mit allen strukturellen Faktoren und Mitspielern im Unternehmen.
Eine KI besitzt die Fähigkeit zur „brutalen Zusammenführung und Verdichtung von Informationen“, erklärt Harris, aber es liegt an den einzelnen Projektmanager:innen, dies „auf menschlicher Ebene strategisch einzuordnen“.
Er erwartet, dass es für jede:n Projektmanager:in künftig unerlässlich sein wird, ein Team genau beobachten zu können und herauszufinden, wie jedes Teammitglied arbeitet – etwa um sagen zu können: „Diese Person ist morgens grimmig, diese Person gut gelaunt, diese beiden gehen sich gegenseitig auf die Nerven, weil ihre Charaktere um 09:00 Uhr einfach nicht harmonieren“, so Harris. „Wenn du mit der KI zusammenarbeiten kannst und die Koordination übernimmst, wie alle zusammenarbeiten, dann ist das meiner Ansicht nach das Erfolgsrezept.“
Wie Projektmanager KI dabei helfen können, sich selbst zu helfen
Damit kommen wir zurück zu der zwiespältigen Frage, mit der wir begonnen haben: Haben die Fähigkeiten – und Grenzen – von generativen KI-Programmen inzwischen ein Niveau erreicht, das die Arbeitsmarkt-Relevanz von Projektmanager:innen bedroht?
Aus rein technologischer Sicht ist die Antwort ein klares Nein; generative KI ist noch nicht „intelligent“ genug, um Projekte eigenständig zu managen. Genau wie die Disziplin des Projektmanagements auf menschliches Fingerspitzengefühl angewiesen ist, erfordert auch der Einsatz von KI-Systemen sorgfältigen menschlichen Input.
KI befindet sich gerade im Lernprozess. Vom jetzigen Zeitpunkt bis vielleicht ins nächste Jahrzehnt hinein wird KI weiterhin lernen. Und eines, was meiner Meinung nach jeder Profi tun sollte, ist mit KI zu lernen und zu lernen, wie man Prompts erstellt, die KI befähigen, besser zu wachsen und zu leisten.
Das bedeutet, dass man proaktiv KI-Tools einsetzen sollte, um bei den zuvor genannten Projektmanagement-Aufgaben zu unterstützen – also Ideengenerierung, Planung und Verwaltung von administrativen Details wie Zeitplänen und Budgets – und gleichzeitig die Projektmanagement-Fähigkeiten und Aufgaben zu stärken, die KI nicht nachahmen kann.
Expert:innen sind sich einig, dass die menschenorientierten, strategisch geprägten Elemente des Projektmanagements nicht nur Fähigkeiten sind, die KI nicht reproduzieren kann, sondern dass sie künftig den Schwerpunkt der Disziplin bilden werden.
Zu diesen Fähigkeiten zählen Problemlösung und kritisches Denken; kollaborative Führung; strategisches Denken; Entscheidungsfindung unter Druck und, am wichtigsten, Kommunikation – nicht nur mit menschlichen Teammitgliedern, sondern auch mit KI-Tools in allen Phasen der Projektdurchführung.
Die richtigen Fragen zu stellen, um hilfreiche Antworten von KI-Plattformen zu erhalten, ist – vielleicht ironischerweise – eine zutiefst menschliche Fähigkeit, die jede:r Projektmanager:in jetzt aktiv schärfen sollte.
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