Warum 70 % der Digitalisierungsinitiativen weiterhin scheitern (und wie KI helfen kann)

Galen Low: Lange bevor KI in den Schlagzeilen war, halfen Initiativen zur digitalen Transformation Unternehmen dabei, große Entwicklungssprünge zu machen und sich einen Wettbewerbsvorteil zu sichern. Es ist inzwischen so weit, dass der Begriff digitale Transformation gleichauf mit Begriffen wie Synergie auf den Buzzword-Bingo-Karten der meisten Beratungen auftaucht. Warum ist es also so, dass selbst heute noch 65 % bis 70 % aller Digitalisierungsinitiativen scheitern?

Und warum akzeptieren wir das einfach? Sollten wir in den letzten drei Jahrzehnten nicht besser darin geworden sein? Gibt es keine Lösung dafür, oder ist es vielleicht sogar besser fürs Geschäft, das Problem nicht zu lösen? Und außerdem – kann KI nicht dabei helfen? Um diese Fragen zu beantworten, habe ich einen Veteranen mit 25 Jahren Erfahrung im Tech-Consulting eingeladen, der mit den größten Unternehmensberatungen an Digitalisierungsinitiativen für Fortune-2000-Unternehmen und aufwärts gearbeitet hat.

Wir werden heute einige der Hauptgründe beleuchten, warum digitale Transformationen weiterhin scheitern, ob KI das ändern kann und welche Rolle der Mensch dabei spielt. Ich hoffe, Sie genießen die Episode.

Willkommen beim Digital Project Manager Podcast – dem Format, das Delivery-Führungskräften hilft, smarter zu arbeiten, reibungsloser zu liefern und ihre Teams im Zeitalter der KI mit Selbstvertrauen zu führen. Ich bin Galen, und jede Woche tauchen wir in echte Strategien, neue Trends, bewährte Frameworks und die eine oder andere Kriegsgeschichte aus dem Projektalltag ein. Egal, ob Sie riesige Transformationsprojekte steuern, KI-Arbeitsabläufe koordinieren oder einfach nur das Chaos beherrschen wollen, hier sind Sie richtig. Los geht’s.

Heute nehmen wir die Gründe unter die Lupe, warum so viele digitale Großprojekte weiterhin scheitern, wie KI das Vorgehen beim Implementieren von Systemen wie SAP S/4HANA oder Salesforce verändert und was das für die Projektmanager sowie die großen Beratungen bedeutet, die diesen Markt dominieren.

Mein heutiger Gast ist Rick Catalano, Gründer und CEO von AMIGO – einer KI-gestützten Plattform, die als Guide für die digitale Transformation dient – und Autor des neuen Buchs „The AI Project Manager“. Rick hat über 25 Jahre Seite an Seite mit führenden Beratungshäusern wie Accenture, Ernst & Young, PwC und Capgemini gearbeitet und dort umfassende Transformationen für Fortune-2000-Konzerne geleitet.

Nachdem er immer wieder dieselben Muster aus immensen Budgetüberschreitungen, großen Verzögerungen, systemischer Ineffizienz und frustrierten Stakeholdern erlebt hat, gründete Rick AMIGO, um Projektleiter dabei zu unterstützen, die Fehler zu vermeiden, die die meisten Initiativen scheitern lassen. Mit seinem neuen Buch will er zeigen, dass Künstliche Intelligenz nicht Projektleiter ersetzt, sondern sie unschlagbar macht.

Rick, danke, dass du heute hier bist.

Rick Catalano: Es ist mir eine große Freude, Galen. Vielen Dank für die Einladung. Ich freue mich auf unser Gespräch.

Galen Low: Ich auch. Weißt du, ich habe zwar nie lange in einer großen Beratung gearbeitet, aber vieles von dem, was du in deinen Beiträgen erwähnst, und vieles, was wir schon besprochen haben, habe ich täglich erlebt – sei es komplexe Politik, Kommunikation oder wie Teams organisiert werden.

Und ich weiß, wie hoch die Hürde für Projektmanager oder alle, die die Umsetzung leiten, ist. Aber ich finde den Ansatz toll, den du wählst – KI-gestützt, aber auch menschenzentriert, wo man denkt: Das müsste doch besser laufen.

Rick Catalano: Ja, das sollte es wirklich. Nach 25, 30 Jahren Erfahrung denke ich manchmal – was hat sich verändert? Früher haben wir alles auf Fileservern mit Excel, PowerPoint, Word-Dokumenten und MS Project gemacht. 25 Jahre später? Excel, Word, E-Mails, SharePoint oder Smartsheets – aber die Grundprobleme sind die gleichen geblieben. Wir produzieren Unmengen an Dokumenten, aber keiner hat den roten Faden und weiß: Was ist eigentlich unsere „Single Source of Truth“?

Das war von Anfang an eine riesige Herausforderung und ist es bis heute. Ich meine, ich glaube, ich habe das goldene Ticket gezogen, um diese Probleme endlich zu lösen – oder das ist jedenfalls meine These. Denn die heutigen Herausforderungen sind die gleichen wie damals, als ich noch ganz am Anfang stand.

Galen Low: Das ist wirklich interessant, was du sagst.

Denn, tatsächlich hat sich an der Art, wie wir diese Dinge angehen, nicht so viel verändert. „Digitale Transformation“ klingt inzwischen wie ein Buzzword, ist aber jetzt an einem Wendepunkt angelangt: Diese Initiativen sind nicht mehr einfach nur Spielerei, sondern überlebenswichtig.

Rick Catalano: Genau. Und wir haben auch schon über Daten gesprochen. In meinem Buch erkläre ich, ja, wir haben jetzt tolle Daten und KI kann all diese Tabellen zusammenführen und tolle Informationen liefern – aber was, wenn die Daten falsch sind? Dann liefert die KI halt falsche Antworten viel schneller und zudem in viel größerem Umfang.

Weil alles nicht miteinander vernetzt ist – das ist die eigentliche Ursache. Ich bin überzeugt, das Grundproblem in meinem Bereich ist die mangelnde Verbindung. Wie hält man ein weltweit verteiltes Team von 200 bis 1.000 Menschen wirklich zusammen?

Und ich denke, wir haben ein Erfolgsrezept entwickelt, um genau das in den Griff zu bekommen.

Galen Low: Lass uns genau darüber sprechen. Ich möchte dir gleich zu Beginn eine provokante Frage stellen, die meine Zuhörer besonders interessiert. Du hast über 25 Jahre Seite an Seite mit Firmen wie Accenture, EY, PwC und Capgemini gearbeitet, führst jetzt ein KI-gestütztes Produkt zur Projektsteuerung ein – ist KI das Ende der ganz großen Beratungen bei ERP-Einführungen und Digitaltransformationsprojekten auf Unternehmensebene?

Rick Catalano: Nein. Das glaube ich nicht. Ich komme ja selbst aus der „ersten Liga“ und habe dort extrem viel gelernt, wie man zum echten Profi wird. Ich habe das große Glück, immer noch mit den „Großen“ zu arbeiten. Aber meine Meinung ist: KI wird es ermöglichen, dass Kunden ihre Projektkosten senken, weil viele „administrative Fleißarbeiten“, die sonst von Berufseinsteigern erledigt werden, durch KI abgelöst werden.

Gerade bei der Dokumentensammlung – heute lassen die Großen das die Neuen machen, und dann werden daraus Statusberichte in PowerPoint gebastelt. Doch spätestens wenn die Chefs draufschauen, wird alles in „grün“ gefärbt – und am Ende sieht beim Executive-Meeting jeder Statusbericht gut aus. Aber die Wahrheit ist: Je weiter nach oben es geht, umso mehr wird das Bild geschönt.

Das Problem: Was ist die Datenbasis? Und wenn die Daten mal ehrlich sind, dann sind sie meistens schon wieder sieben Tage alt. Die Arbeit der Datensammlung wird also vermutlich verschwinden. Doch mit KI können die beratenden Experten zu besseren Konditionen eingesetzt werden – die einfachen Aufgaben entfallen, bei den anspruchsvolleren steigt die Wertschöpfung. Das hat Auswirkungen für die großen Beratungen, aber es öffnet auch den Markt für kleinere Anbieter und sorgt für mehr Wettbewerb.

Aber, so sagt man ja: Niemand wurde je gefeuert, weil er Accenture engagiert hat. Die Marke bleibt – und auch ihr Image der Verlässlichkeit wird so schnell nicht verschwinden.

Galen Low: Das ist ein guter Punkt: Es wird nicht diesen riesigen Umbruch geben, denn die Beratungen haben ihren Platz. Und das Entscheidende ist das Urteilsvermögen und die Erfahrung – man kann nicht einfach jedem ein LLM geben und sagen, ihr seid jetzt Berater.

Die Margen verschieben sich, der Markt verändert sich – kleinere Beratungen können mehr mitspielen, ohne eine Armada an Analysten vorhalten zu müssen.

Rick Catalano: Genau. Früher wurde in die Mitarbeiter investiert, auch in „schlechten Zeiten“. Heute sind die Teams extrem schmal aufgestellt. Die Kernmannschaft ist topfit, der Rest wird häufig eingekauft – dadurch entsteht eine Marktverschiebung, die für kleinere Anbieter auch Chancen bietet. Ich selbst stelle fast nur ehemalige „Bigs“ ein, setze sie aber in ein System ein, das ihnen das Know-how und die Tools gibt, vom ersten Tag an nach dem AMIGO-Prinzip zu arbeiten. Das ist unser Erfolgskonzept – in der Plattform und in der Beratung.

Galen Low: Das gefällt mir und gibt noch einen anderen Blick auf die vielen Entlassungen, Umstrukturierungen etc. – dein Modell macht es wettbewerbsfähig für kleinere Player, statt von den Big Four plattgemacht zu werden.

Rick Catalano: Ich nehme da gern Sportmetaphern: Ich bin gebürtiger Chicagoan, bin Fan der Bears aus den 80ern, Bulls in den 90ern. Damals zählte nicht nur das Talent, sondern das System, in dem alle gearbeitet haben. Genau das will ich: Talente in ein System bringen, das Erfolg wahrscheinlicher macht und als Team schnell Mehrwert liefert.

Galen Low: Ich mag diese Perspektive – und auch die Team-Metapher, selbst wenn ich kein Sportler bin. Es geht darum, dass das System den Erfolg ermöglicht und individuell als Team funktioniert.

Kannst du aus deiner LinkedIn-Aussage „70 % der Digitalisierungsprojekte scheitern“ mal ableiten, warum das eigentlich immer noch so ist und warum wir das offenbar akzeptieren?

Rick Catalano: Gerne. Die Zahl kommt ursprünglich aus einer Oxford/McKinsey-Studie von 2012. Seither haben sich Methoden und KI weiterentwickelt, doch eine neuere Untersuchung – wieder von Oxford, diesmal dreifach größer – zeigte sogar noch schlechtere Zahlen, je nach Markt bis zu 91 %. Das fand ich bemerkenswert.

Galen Low: Was sind die Hauptgründe, dass Unternehmensprojekte zur digitalen Transformation immer wieder scheitern? Und warum wird es schlimmer?

Rick Catalano: Meiner Ansicht nach ist der Hauptgrund die fehlende Vernetzung. Die eigentliche Komplexität ist die Menge der Beteiligten und der Kommunikationskanäle – mit jeder Änderung an irgendeinem Punkt entstehen hunderte, tausende neue Informationswege. Wer soll denn bitte den Überblick behalten? Entscheidungen am einen Ende der Welt, deren Auswirkungen erst Monate später durchdringen und große Schäden anrichten. Mit AMIGO haben wir alles über ein zentrales System verknüpft, sodass KI gezielt alarmieren kann, wenn relevante Änderungen auftreten.

Galen Low: Kannst du ein Beispiel für eines der teuersten Missgeschicke nennen – wie wäre es vermeidbar gewesen?

Rick Catalano: Mein einprägsamstes Erlebnis: Zwei Teams arbeiteten 200 Meter voneinander entfernt – die Datenmigratoren und das Funktionsteam. Beide arbeiteten hart, aber unabhängig voneinander. Niemand stimmte sich richtig ab. Am Ende knallte es bei der Generalprobe, das Projekt wurde um ein Quartal, Kosten von 10 Millionen Dollar nach hinten geschoben. Das war mein Erweckungsmoment – wenn Facebook mich mit alten Freunden verbindet, aber ich 200 Meter weiter nichts weiß, stimmt was nicht. Das war die Geburt von AMIGO.

Galen Low: Wie hilft AMIGO konkret, solche Disconnects zu beheben und wie spielt KI da hinein?

Rick Catalano: Die Grundstruktur war: Alles, was sonst in zahllosen Dokumenten enthalten ist, wird strukturiert in AMIGO gemanagt und die „Grauhaarigen“ – also erfahrene Berater – sollten diese Projekte aus der Cloud im Blick behalten. Heute übernimmt das die KI „Belden“, benannt nach einem meiner Mentoren, die wie ein digitaler Butler mit Echtzeitdaten den Überblick behält und rechtzeitig vor Risiken warnt. Unser Ziel: 2027 soll Belden Marktreife haben, aber bereits jetzt integriert AMIGO Daten, Governance und Wertetracking über den gesamten Lebenszyklus eines Transformationsprojekts hinweg – inklusive Echtzeiterfassung der Wertschöpfung auch noch 10 Jahre nach Abschluss.

Galen Low: Wie sieht der Alltag im Projekt aus, wenn man durch AMIGO und dessen Framework arbeitet?

Rick Catalano: Als Programmleiter – oder besser Transformation Architect – haben Sie in AMIGO alles integriert: Menschen, Prozesse, Technologie, Daten, Governance und Wert. Sämtliche Abläufe – von Change-Management, Kommunikation, Methodik, Business Prozesse, Datenmigration, Testing bis zum Value Realization – laufen zentral gesteuert. Komplexe Cutover-Pläne mit tausenden Zeilen können via AMIGO effizient und revisionssicher geändert werden. KI übernimmt Genehmigungsprozesse, informiert Stakeholder passgenau und hält Daten immer aktuell. Entscheidungen werden dadurch schneller und sicherer getroffen.

Galen Low: Also keine Verzögerung mehr durch veraltete Daten – die Entscheidungsgrundlage ist immer aktuell und nachvollziehbar?

Rick Catalano: Exakt. KI-basierte Agenten informieren jede Ebene individuell, z.B. den CEO über Return-auf-Investment-Prognosen oder Programmleiter über drohende Risiken – alles auf Knopfdruck und in Echtzeit. Die Informationskette reicht von der obersten Führung bis zum Entwickler/Tester, verbunden nach dem Prinzip des sozialen Netzwerks.

Galen Low: Ich finde, das macht eure Lösung enorm menschlich, weil es nie um das Ersetzen des Menschen ging, sondern das Stärken seiner Fähigkeiten.

Rick Catalano: Genau. Ich war nie ein Fan von „Downsizing“ und wollte schon immer lieber Menschen weiterentwickeln, als sie zu ersetzen. KI und Automatisierung geben mehr Zeit zum Nachdenken, Verbessern, Innovieren und erhöhen damit den Wert jedes Einzelnen für das Unternehmen.

Galen Low: Und was macht der Projektmanager mit der Zeit, die bisher für Excel-Fleißarbeit draufging?

Rick Catalano: Statt überwiegend administrativer Aufgaben kann man wirklich nachdenken, wie das Projekt schneller, besser, erfolgreicher gemacht werden kann – das macht einen als Berater wertvoller und steigert die Vergütung. Es geht darum, vorbeugend, nicht ständig reaktiv zu arbeiten. Mein Ziel: Cutover sollte „langweilig“ sein – das ist der beste Beweis, dass alles funktioniert.

Galen Low: Es klingt fast zu schön, um wahr zu sein. Doch es zeigt, was möglich ist, wenn Mensch und Technologie richtig zusammenspielen.

Erzähl uns mehr über dein Buch „The AI Project Manager“ – für wen hast du es geschrieben und was sollen die Leser mitnehmen?

Rick Catalano: Das Buch richtet sich an mehrere Zielgruppen – vom Techniker, der Teamleiter werden will, über Projektmanager bis hin zu Programmsponsoren, damit sie verstehen, was auf sie zukommt. Es fasst alle Prinzipien zusammen, die notwendig sind, um nicht zu den 65 % der gescheiterten Initiativen zu gehören. Es geht praxisnah Schritt für Schritt durch das AMIGO-Framework, illustriert mit echten Geschichten und Learnings aus über 30 Jahren. Technik spielt eine Rolle, aber im Mittelpunkt stehen Menschen, Systeme, Daten und Wertrealisierung.

Galen Low: Optimistisch gesehen: Kannst du so auch gegen den Mangel an Berufseinstiegsmöglichkeiten ansteuern, wenn KI viele Juniorrollen eliminiert?

Rick Catalano: Ehrlich gesagt habe ich keine perfekte Antwort. Der Arbeitsmarkt für Hochschulabsolventen ist gerade wirklich schwierig, weil sie von Automatisierung verdrängt werden. Aber gerade deshalb haben wir eine Masterclass konzipiert: Absolventen führen als „Praxisfall“ ein 100-Millionen-Dollar-Transformationsprojekt simuliert durch – mit echten Daten, Szenarien, Stakeholdern, um echtes Wissen und Führungsfähigkeiten on the job zu erlernen. Und vielleicht ist das unsere Möglichkeit, Talente zu erkennen und direkt einzustellen – wie das Farm-System im Baseball.

Galen Low: Das ist wirklich ein zukunftsorientiertes Ecosystem – Ausbildung, Technologie, Erfahrung und Wertschöpfung greifen bei euch ineinander.

Rick Catalano: Danke, das ist das Ziel.

Galen Low: Noch ein Tipp für Zuhörer, die mehr erfahren möchten?

Rick Catalano: Über www.goAMIGO.co – da gibt’s alle Infos zu Unternehmen, Plattform und Trainings. Und auf LinkedIn bin ich natürlich auch zu finden.

Galen Low: Perfekt, ich verlinke das alles in den Shownotes. Rick, danke für deine Zeit und die vielen Einblicke!

Rick Catalano: Es war mir eine Freude. Vielen Dank für das tolle Gespräch.

Galen Low: Das war's für heute beim Digital Project Manager Podcast. Wenn Ihnen die Folge gefallen hat, abonnieren Sie uns gern! Für tiefergehende Inhalte und Playbooks: Registrieren Sie sich kostenlos auf thedigitalprojectmanager.com.

Bis zum nächsten Mal und danke fürs Zuhören.