Warum 70 % der digitalen Transformationen immer noch scheitern (und wie KI helfen kann)

Galen Low: Lange bevor KI in aller Munde war, halfen Initiativen zur digitalen Transformation Unternehmen dabei, große Sprünge zu machen und verschafften ihnen einen Wettbewerbsvorteil. Mittlerweile steht digitale Transformation auf der Berater-Buzzword-Bingo-Karte direkt neben Begriffen wie Synergie. Warum scheitern aber trotzdem immer noch 65 % bis 70 % aller Digitalisierungsinitiativen?

Und warum akzeptieren wir das einfach? Sollten wir in den letzten drei Jahrzehnten nicht besser darin geworden sein? Gibt es keine Lösung, oder ist es vielleicht sogar besser fürs Geschäft, das Problem nicht zu lösen? Und kann KI nicht helfen? Um diese Fragen zu beantworten, habe ich einen Veteranen mit 25 Jahren Erfahrung in der Tech-Consulting-Branche eingeladen, der für weltweit führende Managementberatungen Digitalisierungsprojekte auf Enterprise-Niveau für Fortune-2000-Unternehmen und darüber hinaus geleitet hat.

Wir werden zentrale Gründe beleuchten, warum digitale Transformationen noch immer scheitern, ob KI dabei helfen kann und welche Rolle der Mensch dabei spielt. Viel Spaß bei der Folge.

Willkommen beim Podcast für Digitale Projektmanager – der Sendung, die Führungskräfte in der Umsetzung unterstützt, Projekte smarter abwickeln lässt und Teams in Zeiten der KI mit Zuversicht leiten hilft. Ich bin Galen und wir sprechen jede Woche über praxisnahe Strategien, neue Trends, bewährte Methoden und gelegentlich auch über Geschichten aus dem Projektalltag. Egal, ob Sie gewaltige Transformationsprojekte leiten, KI-Workflows steuern oder einfach das Chaos in den Griff bekommen wollen – hier sind Sie richtig. Los geht’s.

Heute analysieren wir die Gründe, warum so viele Digitalisierungsprojekte in Unternehmen noch immer scheitern, wie KI das Regelwerk für die Einführung von Plattformen wie SAP S/4HANA oder Salesforce komplett verändert und was diese Entwicklung sowohl für Projektmanager als auch für die großen Beratungen bedeutet, die das Feld der digitalen Transformation bislang dominiert haben.

Heute zu Gast ist Rick Catalano, Gründer und CEO von AMIGO – einer KI-basierten Plattform, die als Wegweiser durch die digitale Transformation dient – sowie Autor des neuen Buchs „The AI Project Manager“. Rick arbeitet seit über 25 Jahren Seite an Seite mit bekannten Managementberatungen wie Accenture, Ernst & Young, PwC und Capgemini, wo er große Transformationsprojekte für Fortune-2000-Unternehmen leitete.

Nachdem er wiederholt massive Budgetüberschreitungen, Verzögerungen, systemische Ineffizienz und frustrierte Stakeholder erlebt hatte, entwickelte Rick AMIGO als Lösung, um Projektleitern zu helfen, die häufigsten Fehler bei Transformationsinitiativen zu vermeiden. Und mit seinem neuen Buch zeigt er nun, dass künstliche Intelligenz Projektleitende nicht ersetzt, sondern sie geradezu unschlagbar macht.

Rick, danke, dass du heute hier bist.

Rick Catalano: Ich freue mich sehr, Galen. Danke für die Einladung. Ich freue mich auf unser Gespräch.

Galen Low: Ich mich auch. Ich habe zwar nie besonders lange bei einer großen Beratung gearbeitet, aber vieles, was du in deinen Beiträgen erwähnst oder wir besprochen haben, habe ich täglich gesehen: Projekte, die besser laufen könnten, es aber aus politischen oder Kommunikationsgründen oder wegen der Teamstruktur nicht tun.

Und ich weiß, wie schwierig das für Projektmanager oder andere Verantwortliche ist. Mir gefällt aber deine Herangehensweise: KI-gestützt, dennoch menschlich geführt – dieser Ansatz gefällt mir sehr.

Rick Catalano: Ja, sollte eigentlich so sein. Nach all der Zeit – rund 25, 30 Jahre – hätte man erwarten können, dass ich immer noch mit Excel, PowerPoint, Word und Microsoft Project auf Fileservern arbeite – so fing alles an. Und 25 Jahre später? Excel, Word, E-Mails, aber jetzt auf SharePoint oder Smartsheets, mit zehn verschiedenen SharePoint-Portalen – die Probleme sind dieselben. Wir generieren Unmengen an Dokumenten, aber keiner bringt sie in Zusammenhang: Was ist die Quelle der Wahrheit?

Das war von Anfang an eine Grundproblematik im Consulting. Und ich glaube, ich habe die Lösung dafür gefunden – zumindest meine These. Auch bei heutigen Projekten stoße ich auf die gleichen Herausforderungen wie damals als Einsteiger bei den Großen.

Galen Low: Witzig, dass du das erwähnst.

Denn du hast recht: An der Arbeitsweise hat sich kaum etwas verändert. Digitale Transformationen sind nach wie vor schwierig, aber heute sind sie überlebenswichtig statt reiner Selbstzweck.

Rick Catalano: Stimmt. Gerade mit Daten, wie wir schon sprachen – im Buch sage ich: „Wir haben all diese tollen Daten und KI kann alle Tabellen auswerten und Erkenntnisse liefern.“ Aber wenn die Daten falsch sind, bringt das nur ein schnelleres, aber falsches Ergebnis im großen Stil.

Denn sie sind nicht vernetzt. Das ist die eigentliche Ursache. Mein Ansatz ist: Das Haupthindernis, das ich in meinem Beruf sehe, ist die fehlende Verbindung. Bei Teams mit Hunderten weltweit – wie bleibt man verbunden?

Ich denke, wir haben eine Geheimzutat entwickelt, um das zu lösen.

Galen Low: Lass uns da tiefer einsteigen! Ich möchte mit einer provokanten Frage starten – darauf warten meine Zuhörer: Du hast 25 Jahre an der Seite bekannter Firmen wie Accenture, EY, PwC, Capgemini gearbeitet, große digitale Transformationen umgesetzt und dann ein KI-basiertes Tool entwickelt, das Beratungserfahrung für jedes Transformationsprojekt bündelt.

Also meine große Frage: Wird KI die großen Beratungsfirmen bei ERP-Einführungen und Transformationen auf Unternehmensebene überflüssig machen?

Rick Catalano: Nein, das glaube ich nicht. Ich komme selbst von den Tier-Ones, war sozusagen im Champions-League-System. Ich hatte das Glück, viel zu lernen und habe immer noch Kontakt zu diesen Profis. Meiner Meinung nach hilft KI den Kunden, die Projektkosten etwas zu senken, weil gerade im unteren Bereich viele der sogenannten Administrationsarbeiten durch KI übernommen werden können.

Da werden heute viele Unterlagen zusammengetragen, frische oder juniorige Consultants erstellen PowerPoint für Statusberichte und reichen diese nach oben. Bis zum Vorstand ist plötzlich alles „grün“ – das heißt, alle signalisieren, dass alles im Soll ist. Die menschliche Wahrnehmung, jeder will ein gutes Bild abgeben, führt dazu, dass das Narrativ in Präsentationen angepasst wird. Aus Beratersicht habe ich oft erlebt, wie die tatsächlich relevante Information verfälscht wird.

Was bleibt als Quelle der Wahrheit? Selbst wenn die Daten stimmen, sind sie oft sieben Tage alt – und damit häufig schon nicht mehr relevant. Die Fleißarbeit auf dieser Ebene wird KI übernehmen. Dadurch sinkt zwar das Dollarvolumen, aber die Margen steigen, weil die hochqualifizierten Fachkräfte teurer sind. Die großen Beratungen verlieren vielleicht ein wenig am unteren Ende, aber insgesamt bleibt die Marke relevant. Kein Kunde ist je entlassen worden, weil er Accenture beauftragt hat – diese Marken stehen für Zuverlässigkeit, und das wird sich nicht so schnell ändern.

Galen Low: Sehr gute Sichtweise! Es wird also keinen revolutionären Umbruch geben, sondern die Rahmenbedingungen verschieben sich. Beratende sind für einen Grund da, und was du gerade beschrieben hast, ist, dass die eigentliche Kunst darin liegt, Erfahrung und Urteilsvermögen einzubringen, nicht blinde Datenverarbeitung. KI verschiebt nur die Spielregeln ein Stück, das Spielfeld wird ausgeglichener – auch kleinere Beratungen können aufsteigen und brauchen dafür nicht zahllose Analysten.

Rick Catalano: Genau. Früher hat man viel in Mitarbeitende investiert; heute sind die Teams viel schlanker. Es gibt eine kleine, hochqualifizierte Kernmannschaft, während der Rest temporär über Subunternehmen kommt. Die Talente sind inzwischen überall verfügbar; ich stelle bevorzugt ehemalige „Big“-Berater ein, bringe ihnen meine Methode bei und statte sie mit allem aus, was sie brauchen. Das ist das Prinzip der AMIGO-Plattform – ein System, das Talente zusammenbringt, in dem sie sofort produktiv werden und im Team schneller, besser und effizienter Projekte umsetzen.

Galen Low: Das gefällt mir gut – vor allem angesichts der aktuellen Lage mit Entlassungen und Restrukturierungen. Deine Herangehensweise sichert qualifizierten Leuten Jobs und schafft neue Möglichkeiten im Markt. So kann sich auch ein kleineres Beratungsunternehmen behaupten.

Rick Catalano: Ich nutze gern das Sportbild: In den 80ern hatten die Chicago Bears die „46-Zone“-Verteidigung und machten damit Hall-of-Famer – nicht nur weil sie Top-Talente hatten, sondern weil das System stimmte. Das Modell versuche ich zu kopieren: Top-Talente in ein System setzen, das sie maximal unterstützt – dann liefern sie Spitzenleistung ab.

Galen Low: Die Analogie zu Filmemachern passt auch: Nicht der Einzelkünstler macht den Erfolg, sondern das Team und das System dahinter. Kommen wir zurück zu seiner LinkedIn-Aussage: „70 % der Digitaltransformationen scheitern.“ Diese Zahl macht neugierig, aber warum unternimmt niemand etwas dagegen?

Rick Catalano: Ich versuche das einzuordnen: Die Zahl 65–70 % stammt aus einer Oxford/McKinsey-Studie von 2012. Heute, nach all den neuen Methoden wie Agile und KI, denkt man, es müsste besser werden – aber Dr. Ben Feenberg hat das in einer neueren Studie auf noch größere Fallzahlen angewandt, und das Scheitern ist zum Teil auf 91 % gestiegen! Die Kosten steigen immer weiter, die Ursachen bleiben gleich, und mein Ansatz ist, durch mehr Vernetzung diese Probleme zu lösen.

Galen Low: Was sind aus deiner Sicht die Hauptgründe für das Scheitern?

Rick Catalano: Es gibt viele Dimensionen – je nachdem, wen man fragt: Change Management, Technik usw. – Aber aus meiner Sicht ist die fehlende Verbindung das Grundproblem. Kommunikation zwischen Hunderten oder Tausenden von Projektmitgliedern ist extrem komplex. Fehlentscheidungen werden auf einer Seite getroffen, ohne dass die andere informiert wird – mit riesigen Folgekosten. AMIGO hat KI-basiert ein Modell entwickelt, das gezielt relevante Änderungen identifiziert und betroffene Personen informiert. So können Risiken schneller erkannt und Projekte beschleunigt werden.

Galen Low: Kannst du ein Beispiel nennen, das dieses Dilemma verdeutlicht?

Rick Catalano: Es war nicht der teuerste, aber der einprägsamste Fehler, der zur Entwicklung von AMIGO geführt hat. Damals lief alles noch in Büros: Zwei Teams – das Datenteam und das Funktionalteam – arbeiteten 200 Meter voneinander entfernt, aber sprachen nicht miteinander. Während der Dress-Rehearsal explodierte alles: Die Datenmigration war nicht auf die aktuellen Änderungen abgestimmt – Projekt muss um ein Quartal verschoben werden – ein Schaden von 10 Millionen Dollar. Ich konnte auf Facebook sehen, wie es meinen Schulfreunden ging, aber nicht, was im Nachbarteam passierte! Das war der Auslöser für AMIGO.

Galen Low: Genau dieses Problem ist ja heute noch typisch: Meetings verschlingen Unmengen an Zeit und Geld, das Zusammenspiel zwischen den Teams ist die Achillesferse.

Rick Catalano: Das Ziel ist: Die richtigen Leute schneller mit relevanten, aktuellen Informationen zu versorgen. Eine Lösung dafür haben wir mit AMIGO gefunden.

Galen Low: Wie funktioniert AMIGO im Detail – und welche Rolle spielt KI konkret?

Rick Catalano: Ursprünglich war mein Konzept „Consulting in der Cloud“ – also ein System, das Wissen von erfahrenen Beratern überall verfügbar macht. Ein externer, erfahrener Berater kann mit wenigen Daten erkennen, was schiefläuft – diese Intelligenz habe ich in AMIGO abgebildet. Unser KI-Element heißt „Belden“, benannt nach einem Mentor von mir. Belden wird ab 2027 die gesammelten Daten auswerten und Alarm schlagen, bevor Probleme entstehen. Die Grundlage ist eine Daten- und Governance-Struktur: Methoden, Organisation, Kommunikation, Prozesse, Datenmigration, Integration – alles ist im relationalen Datenmodell abgebildet und damit die Quelle der Wahrheit, mit der KI auf korrekter Basis Auswertungen fahren kann.

Dadurch werden Entscheidungen nicht erst nach Tagen, sondern in Echtzeit ermöglicht, weil alle Informationen live vorliegen. Das ist mein großer „Stolz“ bei AMIGO.

Galen Low: Das bringt wirkliche Wertschöpfung – auch indem Governance, Daten und Value-Tracking integriert werden. Viele Projekte scheitern, weil gerade die Umsetzung der geplanten Wertbeiträge nie nachgehalten wird.

Rick Catalano: Genau das ist das Ziel: Von der Vision, dem Portfoliomanagement, der Planung über die Umsetzung bis zu objektiv gemessenen KPIs nach dem Go-live – und das für bis zu zehn Jahre nach Implementierung. So sieht man tatsächlich, was geliefert wurde.

Galen Low: Wie sieht das konkret im Alltag aus, gerade in komplexen Szenarien wie Dress-Rehearsals oder parallelen Changes in Teams?

Rick Catalano: Programme und Projekte werden immer vielschichtiger – man braucht künftig Transformation Architects, nicht mehr nur klassische Projektleiter. Dank Echtzeitdaten können Entscheidungen viel schneller und fundierter getroffen werden. Beispiel: Cutover-Pläne, oft Tausende bis Zehntausende Aufgaben umfassend, werden heute manuell und umständlich gepflegt. In AMIGO kann jeder Change per Anfrage gestellt und nach Freigabe automatisch integriert werden. Alle Änderungen und Freigaben sind nachvollziehbar – das spart enorme Zeit und reduziert Fehler.

Galen Low: Die Echtzeitdaten machen den Unterschied! Keine Verzögerungen, wie sie oft bei klassischen Tools entstehen, die aktualisierte Pläne erst verspätet abbilden.

Rick Catalano: Und unsere KI-Agenten, wie Belden, werden zukünftig Führungskräften automatisch Prognosen senden: „Achtung, in sechs Monaten droht eine Projektschieflage wegen folgender Veränderungen.“ So bekommen alle – vom CEO bis zum Entwickler – passgenau die relevanten Informationen.

Galen Low: Daten als soziales Netzwerk des Wandels – und der Mensch bleibt im Zentrum! Eure Lösung ersetzt nicht Menschen, sondern wird zum Enabler.

Rick Catalano: Mir war wichtig, dass niemand seinen Job verliert; Menschen sollen vielmehr aufgewertet werden – weg von reinen Routinetätigkeiten hin zum echten Werttreiber durch strategisches Arbeiten.

Galen Low: Was macht man mit der Zeitersparnis, wenn die lästige Datenpflege entfällt?

Rick Catalano: Sie fließt direkt in mehr Wertschöpfung! Echte Beratung braucht dann keine reinen Administrationsaufgaben mehr, sondern Raum für Strategie und Entscheiden. Das steigert den Marktwert enorm.

Galen Low: Genau das – Beratung lebt von Erfahrung, Instinkt, strategischem Denken und nicht vom Tabellenpflege-Marathon. Das System entlastet und macht Raum für kluge Entscheidungen.

Rick Catalano: Ich sehe mich viel lieber als „Brandverhinderer“ statt „Feuerwehrmann“ – mein Ziel ist, kritische Meilensteine, wie den Cutover, so unspektakulär und fehlerfrei wie möglich zu machen. Das ist für mich der Idealzustand.

Galen Low: Unglaublich, aber ein erstrebenswerter Zustand! Kommen wir zum Buch – für wen hast du es geschrieben und was ist der Hauptnutzen?

Rick Catalano: Das Buch richtet sich an Techniker*innen, die Teamleiter oder Projektleiter werden wollen, an Projektleiter*innen, die Programme führen möchten, Programm-Manager und an Auftraggeber: Es geht ums Umdenken, darum, wie man sich neu aufstellt und Teil der erfolgreichen 30 % wird. Ich zeige die Prinzipien und erzähle „aus dem Maschinenraum“ – mit Diagrammen wie dem AMIGO Framework, Fehlern, Lessons Learned und wie KI neue Wege eröffnet. Alles methodisch und praxisbezogen, ohne Produktwerbung. Wer tiefer einsteigen will, findet bei AMIGO dann das komplette Framework.

Galen Low: Klasse, dass du alle Ebenen ansprichst – Transformation ist Teamsport. Und irgendwann muss Technik das ermöglichen, was für Einzelne unmöglich zu überschauen ist.

Rick Catalano: Absolut! Und wir bauen das in die Ausbildung mit ein. Neben Beratung und Plattform gibt es bei uns ein Masterclass-Programm: Dort führen die Teilnehmer eigenständig ein 100-Millionen-SAP-Projekt als Simulation durch – mit zahlreichen realistischen Daten und vollständigen Avataren.

Galen Low: Würdest du Bewerber einstellen, die diesen Kurs absolviert haben? Kann das ein Einstieg in die Beratung sein?

Rick Catalano: Absolut, das ist meine „Talentschmiede“ – der Farmteam-Ansatz aus dem Baseball. Wer besteht, kommt ins AMIGO-Team!

Galen Low: Das ist ein wertvolles Ökosystem – Vorbereitung auf die Zukunft ist essenziell.

Rick Catalano: Vielen Dank.

Galen Low: Gibt es eine Frage, die du mir stellen möchtest?

Rick Catalano: Mich würde interessieren, wie deine Zuhörer auf diese Themen reagieren: Wie stehen sie zu KI im Projektumfeld?

Galen Low: Bis vor einem Jahr waren viele skeptisch und unsicher, aber mittlerweile wagen sich immer mehr ran, entwickeln eigene Workflows und stellen alte Arbeitsweisen in Frage. Im Agenturumfeld gibt es viele Schnittmengen, und die Qualifikationen lassen sich auf größere Projekte übertragen. Wahrscheinlich wird es keine Stellenflut geben, aber jeder kann sich so für neue Aufgaben und Märkte aufstellen. Digitale Transformationen werden weiter exponentiell zunehmen – und mit den richtigen Fähigkeiten ist man bestens positioniert.

Rick Catalano: Entscheidend bleibt der Mensch, aber mit besseren Daten – und genau das liefert AMIGO. Danke!

Galen Low: Stichworte: Buch, Weiterbildungs-Kurse, AMIGO und AMIGO-Framework – wo kann man mehr erfahren?

Rick Catalano: Unter goAMIGO.co

Galen Low: Super.

Rick Catalano: AMIGO mit „go“ davor, weil AMIGO.co schon vergeben war. Auch auf LinkedIn bin ich aktiv und jederzeit ansprechbar.

Galen Low: Die Links packe ich in die Shownotes – Rick, vielen herzlichen Dank für deinen Input und das tolle Gespräch.

Rick Catalano: Es war mir ein Vergnügen, Galen – vielen Dank für die Einladung. Es hat Spaß gemacht.

Galen Low: Das war's für heute mit dem Podcast für Digitale Projektmanager. Wenn Ihnen diese Folge gefallen hat, abonnieren Sie uns! Und für noch mehr praxisnahe Einblicke, Fallstudien und Playbooks: Erstellen Sie kostenfrei ein Konto bei thedigitalprojectmanager.com.

Bis zum nächsten Mal – danke fürs Zuhören.