Produktivitäts-Hacks, auf die Beyoncé stolz wäre (mit Tucker Sauer-Pivonka von Crema)
Produktiv zu sein bedeutet nicht, mehr zu tun, sondern schlauer zu handeln. Ben spricht mit Tucker darüber, wie das gelingt – welche Zeitmanagement-Hacks wir nutzen können, um (fast) so produktiv wie Beyoncé zu werden! Hör rein für wirklich praktische Tipps und einfache Kniffe, mit denen du jede Menge Zeit sparen und wieder die Oberhand im Projektmanagement gewinnen kannst.
Dieser Podcast ist Teil eines Artikels, der auf The Digital Project Manager veröffentlicht wurde.
Du kannst den Artikel hier lesen.
Transkript lesen:
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Ben Aston:
Danke fürs Zuhören, ich bin Ben Aston und das ist „Der Podcast für digitales Projektmanagement“. Heute ist Tucker Sauer-Pivonkavonka bei mir zu Gast. Tucker, vielen Dank, dass du dabei bist.
Tucker Sauer-Pivonka:
Danke für die Einladung.
Ben Aston:
Es fühlt sich an, als wäre Beyoncé das Äquivalent zu 20 Personen. Sie scheint überall zur gleichen Zeit zu sein, zaubert überall und das liegt wahrscheinlich daran, dass sie ein riesiges Team hat. Aber heute sprechen wir über Zeitmanagement-Hacks, mit denen wir ebenso produktiv sein können wie Beyoncé.
Wir werden ganz praktisch und reden darüber, was wir machen können, um mehr Zeit am Tag zu gewinnen. Das sind einfache Tricks, die dir jede Menge Zeit sparen und dich auf ein neues Level im Projektmanagement bringen.
Aber zuerst stelle ich Tucker noch richtig vor. Tucker ist Projektmanager bei Crema und arbeitet mit vielen verschiedenen Kunden: finanzierte Start-ups, Enterprise-Kunden, viel Prototyping und Testen von Mobile- und Web-Anwendungen. Tucker, erzähl uns: Was machst du so außerhalb des Büros? Was machst du gerne?
Tucker Sauer-Pivonka:
Klar, ja. Normalerweise reise ich gerne. Ich gehe gern wandern. Ich habe gerade ein neues Haus gekauft. Damit verbringe ich meine Freizeit. Ich bin gerade aus den Bahamas zurückgekommen.
Ben Aston:
Oh, wie schön.
Tucker Sauer-Pivonka:
Letzten Donnerstag also – ich bin dieses Mal direkt aus dem Urlaub gekommen.
Ben Aston:
Sind die Bahamas ein guter Urlaubsort für Projektmanager?
Tucker Sauer-Pivonka:
Es war ein wunderbarer Urlaub. Wir haben die ganze Zeit nichts gemacht, nur am Strand gelegen und die Sonne genossen. Was will man mehr im Urlaub?
Ben Aston:
Schön. Du meintest, du renovierst? Bist du Projektmanager deiner eigenen Renovierungen?
Tucker Sauer-Pivonka:
Ja, sehr zum Leidwesen meines Mannes. Ich manage unser Haus tatsächlich wie ein Projekt. Wir haben es im August gekauft. Bis jetzt haben wir keine großen Sachen gemacht. Aber jetzt, da der Frühling da ist, planen wir draußen ein paar Projekte zu starten.
Ben Aston:
Ziehst du dann zu Hause deine Geschäfts-Stimme und den Manager-Hut auf, wenn du am Projekt arbeitest – zum Leidwesen deines Mannes?
Tucker Sauer-Pivonka:
Auf jeden Fall! Ich muss mich immer mal wieder daran erinnern, dass das hier nicht ein Kunde, sondern mein Privatleben ist, und dass ich auch meinem Mann ein bisschen mehr Nachsicht geben muss. Ich brauche nicht alles schriftlich von ihm genehmigt. Aber ja, das ganze Projektzeug eben.
Ben Aston:
„Unterschreib einfach das Leistungsdokument. Einfach unterschreiben.“ Cool. Wie bist du eigentlich ins digitale Projektmanagement eingestiegen? Ich habe kurz auf LinkedIn geschaut – du hast ganz früher als Stylist gearbeitet?
Wie wird man vom Stylist zum DPM?
Tucker Sauer-Pivonka:
Genau, als Stylist habe ich in der Uni gearbeitet – in einer kleinen Boutique. Ich fand es toll, meine Kunden glücklich zu machen, indem ich sie gut einkleide. Das ist gar nicht so anders als im Projektmanagement: Dem Kunden helfen, bei seinem Chef und dessen Chef gut da zu stehen. So war der Weg ins Projektmanagement nicht so schwierig.
Nach dem Abschluss habe ich als Account Coordinator bei einer klassischen Werbeagentur hier in Kansas City angefangen. Ganz traditionell, nichts Digitales. Viel Print, In-Store-Materialien und so weiter.
Aber dann wurden meine digitalen Fähigkeiten von den Chefs entdeckt. Plötzlich habe ich bei der Entwicklung einer lokalen Marketing-Intelligenz-Plattform mitgewirkt, die wir in der Agentur entwickelt haben. Das war dann mein Einstieg in die digitale Berufswelt.
Ben Aston:
Cool! Woher kamen deine Digital-Skills? Das interessiert mich immer – war das ähnlich wie bei mir? Wo hast du die Fähigkeiten im Hintergrund entwickelt?
Tucker Sauer-Pivonka:
Ich glaube, seit meiner Kindheit hatte ich Interesse an Computern und wollte verstehen, wie die funktionieren. Ich war fünf, als ich meinen ersten Computer bekam, hab ihn auseinandergebaut und wieder zusammen, um zu wissen, wie er tickt.
Von da an hab ich mit verschiedenen Programmen gespielt, mich durchgehangelt, ausprobiert, Knöpfe und Befehle ausprobiert. Das hat sich dann so entwickelt.
In der Oberstufe haben sich die Fähigkeiten weiterentwickelt. Im Studium wusste ich nicht recht, wohin – also hab ich Kommunikationswissenschaft gewählt, weil es offen ist.
Ich habe die Digital-Skills immer nebenbei behalten, mal in Nebenjobs ausprobiert. Ich wusste immer: Das ist die Richtung, in die ich will – es war nur die Frage, welche Schritte noch nötig sind.
Zum Glück hat es dann mit der Werbeagentur direkt nach dem Studium geklappt.
Ben Aston:
Ich finde es faszinierend, wenn Leute sich schon immer für Digitales interessiert haben. Du hast von kleinen Nebenprojekten im Studium erzählt – hast du aktuell irgendwelche Digitalprojekte am Laufen?
Tucker Sauer-Pivonka:
Zurzeit nicht.
Ben Aston:
Hast du eine eigene Website?
Tucker Sauer-Pivonka:
Ich hatte mal eine Website.
Ben Aston:
Oder?
Tucker Sauer-Pivonka:
Im Moment habe ich kein Fokusprojekt, weil das letzte Jahr sehr ereignisreich war – neues Haus, geheiratet, neuer Job. Da musste ich mich um meinen neuen Lebensrhythmus kümmern. Aber ich denke, künftig wird es wieder Nebenprojekte geben.
Ben Aston:
Erzähl mal über deine Arbeit bei Crema. Heißt das jetzt Crema oder Crema?
Tucker Sauer-Pivonka:
Crema.
Ben Aston:
Crema.
Tucker Sauer-Pivonka:
Genau. Ich wollte dich vorhin nicht korrigieren, aber so heißt es wirklich.
Ben Aston:
Hab ich den Nachnamen auch richtig ausgesprochen?
Tucker Sauer-Pivonka:
Absolut richtig. Und früher hießen wir Crema Lab, aber da wurden wir oft mit „Criminal Lab“ verwechselt – darum heißen wir nun einfach Crema.
Ich bin Projektmanager bei Crema. Da wir eine produktorientierte Agentur sind, steht bei uns nicht extra „digital“ im Titel – das ist impliziert.
Als Projektmanager fülle ich meist die Rolle des Scrum Masters oder manchmal sogar Product Owners aus, je nach Kunde und Projekt. Ansonsten schaue ich immer, dass mein Team alles hat, was es braucht, damit wir unsere Ziele und die unserer Kunden erreichen – und halte dabei Ausschau nach Prozess-Optimierungen. Eben typische Aufgaben eines digitalen Projektleiters.
Ben Aston:
Kannst du uns von aktuellen Projekten erzählen – spannende Sachen, über die du reden darfst?
Tucker Sauer-Pivonka:
Einige sind vertraulich, aber ja, ich arbeite an wirklich spannenden und komplexen Projekten – meine Favoriten! Gerade in der digitalen Welt gibt es viele komplexe Ideen, aber man muss eine einfache Lösung für die Endnutzer finden.
Aktuell gibt es einige Projekte, die genau in diese Kategorie fallen. Das macht am meisten Spaß.
Ben Aston:
Lass uns über deinen Artikel sprechen – der läuft richtig gut in den Statistiken. Bestimmt, weil Beyoncé im Titel ist, oder weil sie gerade gebissen wurde.
Tucker Sauer-Pivonka:
Gutes Timing.
Ben Aston:
Die Leute sind zurzeit sehr begeistert von Beyoncé. Wenn du den Artikel noch nicht gelesen hast, schau mal vorbei. Es gibt auch eine Infografik, gerne teilen! Wenn du denkst: „Super, aber ich hab keine Zeit, den beiden jetzt zuzuhören“, dann ist dieser Podcast genau richtig.
Es geht darum, smarter zu arbeiten, nicht mehr. Nicht beschäftigter zu sein, sondern sich auf die richtigen Aufgaben fokussieren zu können.
Im Artikel sprichst du von fünf Methoden: Kalenderblocken, Ablenkungen reduzieren, Energiemanagement, Priorisierung und Zielsetzung. Und: Dinge in Meetings erledigen. Falls du den Artikel nicht gelesen hast – unbedingt reinschauen!
Könntest du für die Zuhörenden erklären, was Kalenderblocken ist?
Tucker Sauer-Pivonka:
Gerne. Das ist eine meiner Lieblingsstrategien. Im Grunde ist es ein einfaches Prinzip. Viele denken, es geht nicht, weil sie ständig Brände löschen müssen – aber ich kenne das auch und würde allen raten, das trotzdem zu versuchen.
Der größte Vorteil ist, dass man klare Erwartungen schafft – sowohl intern als auch extern –, dass man für seinen Job Zeit braucht und ihn nicht machen kann, wenn man ständig abgelenkt wird.
Mir ging es oft so: Am Ende des Tages war ich nur in Meetings und konnte nichts anderes tun. Wenn ich aber Zeiten als „Get Things Done“-Zeiten oder „GTD“-Zeiten in meinem Kalender blocke, reserviere ich sozusagen Termine mit mir selbst für fokussierte Arbeit. Das ist superwichtig.
Ben Aston:
Ich glaube, das ist hilfreich. Für die, die es nicht kennen – wofür steht GTD, Tucker?
Tucker Sauer-Pivonka:
„Get Things Done“ – Dinge erledigen.
Ben Aston:
Ist das ... Ich kannte das nicht. Jetzt schon. Bin ich der Einzige, der das nicht kannte?
Tucker Sauer-Pivonka:
Ich denke nicht. In der Vergangenheit habe ich das anders genannt, aber bei Crema haben viele diese Bezeichnung verwendet, darum habe ich sie übernommen.
Ben Aston:
Wie viel Zeit blockst du für deine GTD-Zeiten?
Tucker Sauer-Pivonka:
Das variiert je nach Arbeitsauslastung. Es kann sein, dass ich mal mehrere Blöcke à zwei Stunden habe, manchmal sind es nur 30 Minuten. Was ich oft feststelle: Wenn ich z. B. zwei oder drei Stunden blocke und mich wirklich konzentriere, schaffe ich alles oft in der halben Zeit oder hab danach sogar noch freie Zeit. Tiefer Fokus macht den Unterschied.
Ben Aston:
Es ist erstaunlich, wie wenig Zeit man braucht, wenn man wirklich auf eine Sache fokussiert ist.
Tucker Sauer-Pivonka:
Ja.
Ben Aston:
Gerade als Projektleiter:innen sind wir oft die Fluglotsen: Wir koordinieren alles, versuchen, überall zu sein, während wir Multitasking machen. Deshalb denken wir, dass z. B. Statusberichte ewig dauern. Dabei dauert es eigentlich nur 10 Minuten, wenn man nur daran arbeitet. Fokus ist wichtig.
Tucker Sauer-Pivonka:
Extrem wichtig. Wer sich nicht auf eine Sache konzentriert, arbeitet wirklich ineffizient. Ich fordere Multitasker gerne dazu auf, das mal runterzubrechen und sich auf eine Sache zu beschränken.
Ben Aston:
Das ist auch mit Priorisieren und Zielsetzung verbunden. Wie gehst du da vor? Wie entscheidest du, was wirklich wichtig ist?
Statt nur Feuer zu löschen, wie gehst du vor, um zu entscheiden, welches Feuer es wert ist, gelöscht zu werden?
Tucker Sauer-Pivonka:
Ich mache es auf verschiedene Arten, aber am erfolgreichsten bin ich, wenn ich Aufgaben nach Wertigkeit bewerte. Wie viel Wert stiftet die Aufgabe für mich, mein Team oder meine Kunden? Das hilft enorm bei der Priorisierung.
Oft denke ich, eine Aufgabe sei wichtig – und merke bei genauerer Betrachtung, dass sie doch nicht so viel bringt.
Ich prüfe meine To-Do-Liste jeden Morgen durch und priorisiere sie entsprechend. Ich sehe meinen Tag als Sprint: Morgens kurz planen, dann loslegen und möglichst wenig Unterbrechungen im Mini-Sprint haben.
Ben Aston:
Das ist gut. Ich finde es hilfreich, die wichtigsten und wertvollsten Aktivitäten zu identifizieren. Was kann wirklich nur ich beeinflussen? Und was kann ich delegieren?
Tucker Sauer-Pivonka:
Ganz genau.
Ben Aston:
Drittens: Was ist gerade die wertvollste Nutzung meiner Zeit? Es gibt immer viele sehr dringende Dinge, die aber nicht unbedingt wichtig sind – das auseinanderzuhalten ist entscheidend.
Dringend fühlt sich immer wichtig an, ist es aber oft nicht.
Tucker Sauer-Pivonka:
Absolut. Ein gutes Beispiel: Als PM gibt es Routineaufgaben – wichtig für den Prozess. Aber wenn im Standup-Meeting ein Entwickler Blocker meldet, muss das dringend gelöst werden. Da muss man den eigenen Plan ändern.
Ben Aston:
Wir haben eigentlich schon das ganze Spektrum deiner Techniken gestreift. Eine weitere: Ablenkungen reduzieren. Es geht um Fokus und z. B. Benachrichtigungen aufräumen. Wir haben E-Mail-Pop-Ups, Slack, Nachrichten-Apps, das Handy sowieso ...
Im Artikel schreibst du, wie du deine Handy-Benachrichtigungen aufgeräumt hast. Wie kam’s dazu? Und wie merkt man, dass es Zeit wird, das auch zu tun?
Tucker Sauer-Pivonka:
Ja, auf jeden Fall. Ich habe gemerkt, dass ich mich immer schlechter konzentrieren konnte, weil die Benachrichtigungen ständig ablenkten. Einmal kurz auf eine Nachricht reagiert, verliert man schnell den Faden, landet in einem Kaninchenbau an Ablenkungen. Dann hab ich überprüft, welche Benachrichtigungen mir wirklich etwas bringen und welche warten können.
Es geht darum zu erkennen, dass Benachrichtigungen einfach unsere Aufmerksamkeit haben wollen – oft auch dann, wenn es nicht notwendig ist.
Ja, dazu gibt es übrigens ein Tool, das hilft: RescueTime. Kennst du das?
Ben Aston:
Das ist ein Tool, das – es ist ein bisschen gruselig – aber es verfolgt alles, was du am Computer tust. Webseiten, Apps, wie viel du tippst, wie viel du eigentlich gar nichts machst.
Spannend war für mich: Nach einer Woche siehst du, z. B. wie viele Stunden du auf Facebook bist. Das summiert sich – und dann denkt man: „Was, sechs Stunden auf Facebook in einer Woche? Das geht gar nicht.“
Man merkt so: Ein Drittel der Woche bringt man vielleicht mit E-Mails zu, mit Excel, mit Projektmanagementtools ... Auch für Kunden spannend – man sieht, wofür die Zeit draufgeht.
Oder einfach mal eine Zeiterfassung machen – wie Toggl. Timer starten, Projekt wählen, los geht’s. Allein, dass man die Zeit ablaufen sieht, hilft beim Fokus.
Tucker Sauer-Pivonka:
Stimmt. Wir nutzen bei Crema ein Tool namens Harvest zum Zeiterfassen – und Harvest Forecast, um unsere Zeit vorauszuplanen. Ich schaue regelmäßig darauf, um zu prüfen, ob ich noch im Soll bin.
Wenn ich mich überfordert fühle, ziehe ich Forecast zu Rate und checke, wofür ich laut Vertrag Zeit aufwenden sollte. Diese Reflexion hilft mir immer sehr.
Ben Aston:
Kommen wir zum letzten Punkt, der spannend ist: Während Meetings Dinge sofort erledigen. Wie machst du das praktisch? Du sitzt also in einer Besprechung, ein Thema taucht auf und du meinst: „Wartet, das erledige ich schnell.“ Wie klappt das, ohne den Flow zu unterbrechen?
Tucker Sauer-Pivonka:
Das kommt auf die Meeting-Art an. In internen Meetings, zum Beispiel am Sprintende, kann ich eine kurze Frage in wenigen Sekunden verschicken und bekomme vielleicht schon vor dem Meeting eine Antwort – das kann die Diskussion sofort voranbringen. Längere Mails schreibe ich im Meeting aber nicht.
Wichtig ist, dass es niemanden ablenkt oder stört. Wenn, dann sind es kurze Slack-Nachrichten, die einige Sekunden kosten. Das ist effizienter, als sich das zu notieren und später zu erledigen, denn dann braucht es durch Kontextwechsel viel länger.
Ben Aston:
Da steckt viel dahinter. Gerade als Projektmanager spürt man die Kraft von Momentum – also, Dinge, wenn möglich, direkt voranzutreiben, um unnötige Folgemeetings zu vermeiden.
Oft verhindert ein fehlender Datenpunkt den Abschluss eines Themas. Je mehr man solche Blocker sofort adressiert, desto besser kommt man voran.
Tucker Sauer-Pivonka:
Absolut.
Ben Aston:
Du hast einige Tools erwähnt wie Harvest und Forecast – gibt es noch andere Zeit-Tools in deinem Projektmanagement-Werkzeugkasten?
Tucker Sauer-Pivonka:
Ja, z. B. Meetingbird zur unkomplizierten Terminfindung; es vergleicht die Kalender der Beteiligten und schlägt passende Meeting-Slots vor, ohne E-Mail-Pingpong.
Dazu dann Harvest und Harvest Forecast. Für PM-Arbeit nutze ich viel Asana, für Entwicklungsprojekte ZenHub und natürlich Slack sowie Dropbox Paper. Bei Bedarf auch Kundentools wie Jira. E-Mails sind Standard.
Diese Tools habe ich täglich in Gebrauch.
Ben Aston:
Dropbox Paper finde ich spannend – ich sehe das immer im Menü, habe es aber noch nie genutzt. Wie setzt du das ein?
Tucker Sauer-Pivonka:
Es ist ein großartiges Kollaborations-Tool. Es ist wie Google Docs – mehrere Leute arbeiten parallel an Inhalten, können kommentieren. Die Oberfläche ist sehr intuitiv.
Weil wir viele Dateien bei Dropbox speichern, können wir Kunden leicht einbinden. Dort lagern wir alle Projektdokumente, Protokolle usw. – das ist schnell verfügbar.
Toll ist auch die Markdown-Unterstützung. Für Notizen nutze ich Bear, das ebenfalls Markdown kann – so funktioniert der Tool-Übergang super.
Ben Aston:
Das muss ich ausprobieren. Danke, Tucker, dass du heute dabei warst. Es war super mit dir.
Tucker Sauer-Pivonka:
Danke für die Einladung. Es hat Spaß gemacht.
Ben Aston:
Wenn ihr mitreden möchtet, kommentiert gern unter dem Beitrag und schaut im Ressourcenbereich von thedigitalprojectmanager.com vorbei – oder tretet unserem Slack-Team bei. Dort gibt es viele interessante Diskussionen.
Bis zum nächsten Mal, danke fürs Zuhören.
