Meistere die Kunst, Projekte erfolgreich abzuschließen (mit Patrice Embry)
Wenn wir unsere Projekte nicht richtig abschließen, können wir das Budget überschreiten, zu spät liefern und sowohl unser Team als auch die Kundschaft verärgern. Ben spricht mit Patrice darüber, wie wir Projekte mit einer Checkliste für Dos and Don’ts besser beenden können.
Dieser Podcast ist Teil eines Artikels, der bei The Digital Project Manager veröffentlicht wurde.
Du kannst den Artikel hier lesen.
Das Transkript lesen:
Wir probieren aktuell aus, unsere Podcasts mit einer Software zu transkribieren. Bitte entschuldige etwaige Tippfehler, da das Programm nicht zu 100 % korrekt ist.
Ben Aston:
Danke fürs Einschalten. Ich bin Ben Aston – das hier ist der Digital Manager Podcast. Dieser Podcast wird von Clarizen präsentiert, dem führenden Anbieter von Software für Enterprise-Projekt- und Portfoliomanagement. Mehr dazu auf clarizen.com.
Wir reden oft darüber, Projekte zu initiieren, über Projekt-Kickoffs und wie wir sie gleich zu Beginn zum Erfolg führen, aber tatsächlich ist der Abschluss eines Projekts oft ebenso herausfordernd. Am Anfang sind alle interessiert und motiviert, aber gegen Ende hat man das Gefühl, dass das Projekt allen ein bisschen egal wird – die Begeisterung lässt nach.
Wenn wir nicht aufpassen, werden wir nachlässig und verlieren die Motivation. Unser Team ebenfalls und am Ende verlangt der Kunde immer neue Dinge. Wenn wir dann kein ordentliches Ende hinbekommen, kann es passieren, dass Dinge vergessen werden, wir das Budget überschreiten, das Team und den Kunden verärgern oder gar nichts aus dem Projekt lernen. Wir verlieren viel Wert, nur weil wir zum Schluss nicht mehr Vollgas geben.
Heute spreche ich mit Patrice darüber, wie wir Projekte besser abschließen können. Wir gehen gemeinsam eine Checkliste durch, was man tun – und was man besser lassen – sollte, um Projekte mit Schwung und Erfolg zu beenden und sich auch für kommende Vorhaben optimal aufzustellen. Hallo Patrice.
Patrice Embry:
Hallo.
Ben Aston:
Es sind nur ein paar Wochen seit unserer letzten Unterhaltung vergangen – ist in der Zwischenzeit etwas Aufregendes passiert? Ich weiß, du warst gerade auf deinem Roadtrip-Abenteuer. Kannst du Roadtrips empfehlen?
Patrice Embry:
Ich würde Roadtrips jenen empfehlen, die gerne Auto fahren und es mögen, eine Zeit lang immer wieder das gleiche zu sehen – besonders wenn man durch die großen Staaten fährt. Wir sind von Philly nach Colorado Springs gefahren, also von außerhalb von Philadelphia durch Pennsylvania, Ohio, Indiana, kurzer Stopp in Chicago zum Abendessen, weiter nach Iowa, Mittagessen in Nebraska, dann quer durch South Dakota. Wir haben eine Nacht in Wyoming übernachtet, sind nach Colorado runter und zurückgeflogen, denn nach so viel Fahrerei will wirklich keiner mehr ein Auto sehen.
Seit unserer Rückkehr letzten Freitag habe ich ehrlich gesagt das Haus kaum verlassen.
Ben Aston:
Klingt gut. Gab es unterwegs lustige Erlebnisse? Was war deine lustigste oder katastrophalste Erfahrung auf dem Trip?
Patrice Embry:
Wirklich witzig und gleichzeitig katastrophal war, dass wir unter anderem nach South Dakota wollten, um Mount Rushmore und Crazy Horse zu sehen – beides beeindruckende Monumente, die viele US-Amerikaner einmal im Leben sehen möchten. Aber genau an unserem Besuchstag gab es totalen Nebel, White-Out. Man konnte einfach NICHTS sehen. Wirklich gar nichts. Keine Umrisse, überhaupt nichts. Wir sind trotzdem hingefahren, in der Hoffnung, dass der Nebel sich lichtet – tat er aber nicht. Also bleibt es auf der Bucket List, vielleicht klappt es irgendwann…
Ben Aston:
Das ist wirklich ärgerlich, wenn ein Plan buchstäblich ins Wasser fällt.
Patrice Embry:
Dafür gibt es schöne Souvenirshops.
Ben Aston:
Auch nicht schlecht.
Erzähl mal, zurück von deinem epischen Roadtrip – an welchen Projekten arbeitest du jetzt im Sommer?
Patrice Embry:
Diesen Sommer ist es etwas ruhiger bei mir. Ich habe gerade ein langes Projekt abgeschlossen – über zwei Jahre, was für einen Freelancer wirklich lang ist. Jetzt arbeite ich etwas weniger, mache Wartungsarbeiten für meine Non-Profit-Kunden und schaue, was sich sonst ergibt. Ein paar Eisen habe ich noch im Feuer, aber wenn es so bleibt, wie es jetzt ist, wäre ich damit auch zufrieden.
Ben Aston:
Wer für September eine exzellente remote Projektmanagerin sucht: Patrice ist offen für Angebote! Aber ich weiß, du hast dann auch schon etwas vor: Du sprichst auf dem Digital PM Summit – erzähl mal, worum geht es beim Summit für alle, die noch nie dort waren?
Patrice Embry:
Es ist einfach toll, all die Leute mal persönlich zu treffen, die genau wissen, was du im Alltag erlebst und mit welchen Herausforderungen du kämpfst. Es ist wie beim Lesen der Artikel auf deiner Seite – man erkennt sich in fast allem wieder. Es gibt viele Konferenzen, bei denen dich nur ein paar Sessions direkt betreffen; auf dem Digital PM Summit aber bekommt man sehr viel Praxisrelevantes mit.
Ich freue mich auch, Leute aus deinem Slack-Channel persönlich zu treffen. Ich mache dort einen kurzen Vortrag über Projekt-Retrospektiven. Das ist ein Testlauf, ob ich es vor Publikum schaffe, keinen Ausschlag zu bekommen. Mal sehen, wie es läuft.
Ben Aston:
Wirst du typische Pyjamas tragen?
Patrice Embry:
Wahrscheinlich ja! Oder einen Rollkragenpulli, falls der Ausschlag auftritt – Stress macht mir live schon zu schaffen. Bei Kunden meistere ich das, aber das ist nochmal eine Nummer größer.
Ben Aston:
Live ist eben nochmal was anderes. Und wenn du zum Summit willst und noch kein Ticket hast – Patrice hat da doch einen Tipp?
Patrice Embry:
Ganz genau: Wer meinen Vornamen, Patrice, also P-A-T-R-I-C-E beim Ticketkauf verwendet, spart 100 $. In Memphis kann man für 100 $ hervorragendes Barbecue essen!
Ben Aston:
Das ist Anfang September, oder?
Patrice Embry:
Ja, genau.
Ben Aston:
Am 2. September, meine ich?
Patrice Embry:
Ja, stimmt.
Ben Aston:
Also – wer Patrice live sehen und ihren Lightning Talk zu Retrospektiven hören möchte, plus viele weitere spannende Sessions, sollte auf die Seite vom Digital PM Summit gehen – bureauofdigital.com. Cool finde ich, wie du extra betonst: P-A-T-R-I-C-E – 100 $ Rabatt. Du triffst dort Patrice und andere DPM-Größen, wie Suze Haworth oder Kelly Sutter. Da ist für jeden was dabei – schau es dir an!
Nun zu deinem Artikel, der sich nicht um Retrospektiven, sondern – wie in der Einleitung erwähnt – um Projektabschlüsse dreht. Genau da können Projekte total entgleisen, weil man denkt, man ist am Ziel, nimmt den Fuß vom Gas – und dann zieht sich das letzte Prozent ewig. Es ist schwer, richtig zu beenden.
Lass uns also klären, wie wir Projekte besser abschließen, damit sie uns am Ende nicht entgleiten und Schmerz für uns, das Team und den Kunden verursachen. Wie machen wir das? Und was sind die Realitäten am Projektende? Die Motivation noch mal Aufwand zu investieren ist meistens gering, weil schon neue Vorhaben warten. Was ist dein Tipp, wie man motiviert bleibt, wenn alle gedanklich schon raus sind?
Patrice Embry:
Ich erinnere mich und das Team immer: „Das ist wirklich die allerletzte Aufgabe – dann reden wir nie wieder drüber. Oder wir können das nächste Mal erzählen, wie super das lief.“ Es geht oft nur um ein paar Aufgaben am Ende, viel davon betrifft den/die Projektmanager:in. Allein die Vorstellung, das Projekt von der Stundenerfassung zu streichen, kann motivierend sein.
Ben Aston:
Das an sich ist schon Motivation – man hat eine Sache weniger auf dem Timesheet. Du hast am Ende deines Artikels schon angesprochen: Am Schluss zahlt sich oft keine:r mehr für das Projekt aus – wie gehst du also vor, wenn kein Budget oder keine Zeit mehr bleibt, aber der Abschluss trotzdem ordentlich sein muss?
Patrice Embry:
Wenn du wenig Zeit oder Budget hast, prüf genau, welche Aufgaben am wichtigsten sind. Bei großen, komplexen oder häufig veränderten Projekten solltest du auf jeden Fall noch einmal die Pläne, Timelines und Notizen überprüfen – das sind die ersten Checklistenpunkte. Denn sonst kann der Kunde zurückkommen und fragen: "Wollten wir nicht X machen?" Auch ohne Budget kann man sich darauf vorbereiten und eine Lösung suchen. Such dir die wichtigsten Punkte raus und erledige sie. Idealerweise machst du aber trotzdem alles auf der Liste.
Ben Aston:
In deiner Checkliste sind neun Punkte, wir schaffen nicht alles – aber beim 1. Punkt, Plan und Timeline prüfen, und im 2. Punkt, Notizen und Nachrichten nach „Parkplatz-Themen“ scannen: Wie dokumentierst du, was gefunden wurde, und wie erklärst du dem Kunden, dass etwas nachträglich nicht mehr gemacht wird?
Patrice Embry:
Das ist immer schwierig. In deinem Blog gibt es viele Tipps, wie man gleich zu Beginn alles protokolliert und auch laufend festhält, was gemacht oder eben nicht gemacht wird. Ich habe meist eine Nebenliste, wo ich Aufgaben parke, die gestrichen oder verschoben werden. Nicht aus dem Kopf streichen, sondern als „Parking Lot“ speichern; so gehen keine Commitments verloren, auch nicht die, die unterwegs untergegangen sind.
Wenn du etwas aufdeckst, schau erst, ob es nicht doch erledigt wurde oder du erklärst, warum nicht. Je nach Beziehung zum Kunden kannst du fragen, ob man diese Themen in „Phase 2“ aufnehmen soll. Das Schlimmste ist, wenn der Kunde einen Punkt selbst entdeckt – also lieber selbst aktiv werden. Finde diese Punkte und entscheide dann, wie du damit umgehst.
Ben Aston:
Das ist ein guter Tipp! Selber aktiv werden, denn nichts ist schlimmer, als nachträglich konfrontiert zu werden, wenn das Team schon abgezogen ist. Ein Klassiker ist Tracking: Oft fällt erst nach Go-live auf, dass z. B. Event-Tracking im Analytics fehlt.
Deshalb sind Statusberichte und regelmäßige Dokumentation der Entscheidungen so wichtig, um später belegen zu können, warum etwas NICHT gemacht wurde.
Patrice Embry:
Absolut.
Ben Aston:
Gibt es noch weitere Dinge, die gegen Ende oft vergessen werden?
Patrice Embry:
Alles, was nicht zum sogenannten MVP („Minimum Viable Product“) zählt, wird meistens ans Ende geschoben. Mir ist schon passiert, dass keine ALT-Texte für Bilder vorhanden waren. Kleinigkeit – aber der Kunde ist durch den Accessibility-Test gefallen. Solche Details landen oft auf der Strecke, aber zumindest muss man sie IM BLICK HABEN, auch wenn sie erst später realisiert werden.
Ben Aston:
Auch Inhalte allgemein werden oft vergessen. Beispiel: Platzhalter-Bilder oder Blindtexte werden beim Go-live nicht ersetzt – irgendwann stellt man fest, dass doch noch eine Katze auf der Landingpage ist ... QA ist da extrem wichtig, um das zu vermeiden. Welche Dinge gehen bei der QA häufig unter?
Patrice Embry:
Manchmal wolltet ihr für irgendetwas ein Widget nutzen – das kann in der QA übersehen werden, weil es im weiteren Verlauf in Vergessenheit geraten ist. Man muss in ALLE Richtungen aufpassen und nicht nur offensichtliche Fehler wie fehlende ALT-Tags oder falsche Bilder prüfen.
Ben Aston:
Nehmen wir an, wir haben alles sauber erledigt und wollen das Projekt wirklich abschließen – wie schafft man es, das Team auch abzuschalten, um weitere Abrechnungen und Nacharbeiten zu vermeiden?
Patrice Embry:
Ein Abschluss-Update ans Team ist Gold wert. Das ist der Moment zu sagen: „Ab jetzt keine Abrechnung mehr für dieses Projekt.“ In manchen Tools (z. B. Harvest) lässt sich das Projekt abschließen, sodass niemand mehr Stunden buchen kann. Gleichzeitig kannst du dich beim Team bedanken, Feedback vom Kunden weitergeben und besondere Leistungen würdigen. So bleibt das Ende positiv in Erinnerung. Danach ist bis zur Retrospektive erstmal alles erledigt.
Ben Aston:
Thema Retrospektiven – dein Spezialgebiet. Du befürwortest anonyme Umfragen, die noch kaum jemand erwähnt hat. Wie machst du das? Was fragst du, und wie stellst du sicher, dass möglichst viele antworten?
Patrice Embry:
Anonyme Umfragen funktionieren für mich super, weil Leute ehrlicher sind, als in einer offenen Runde oder wenn sie befürchten müssten, identifiziert zu werden. Ich frage meist: Was lief gut? Was lief nicht gut? Was sollten wir wiederholen? Bei engagierten Teams stelle ich mehr Fragen, bei weniger motivierten eher knapp.
Meistens mache ich Multiple Choice plus Freitext, damit Feedback leichter fällt und niemand sich aus der Affäre zieht. Beispielantworten regen an, selbst Punkte zu ergänzen. Ich fasse alles zusammen, anonymisiere und nehme es in die Retrospektive auf – nicht wortwörtlich, aber so, dass niemand bloßgestellt wird. Ehrliche Rückmeldung ist Gold wert!
Ben Aston:
Das Design war schrecklich.
Patrice Embry:
Ja, so was mildert man natürlich ab. Ich versichere dem Team, nichts direkt zu übernehmen. Die Ehrlichkeit ist wichtiger als schöne Worte.
Ben Aston:
Ich finde es super, die Antworten schon vorzubereiten als Impuls. In Retrospektiven schweigt sonst meist jeder – wenn man nichts vorgegeben hat, herrscht Schweigen im Raum.
Patrice Embry:
„Keine Ahnung.“
Ben Aston:
Stille.
Patrice Embry:
„Wir sind fertig.“
Ben Aston:
„Na gut, alles okay. Das Design geht so.“
Da helfen Impulse. Mit Vorschlägen bekommen alle einen Einstieg: „Wie wäre es mit diesen Punkten?“ Da gibt es Zustimmung, aber oft auch Ergänzungen. Damit bekommt man die ehrlichste Rückmeldung und kann wirklich besser werden.
Gab es schon mal Probleme, zum Beispiel, dass jemand anonym identifiziert wurde?
Patrice Embry:
Das Hauptproblem: Manche antworten nicht – und weil es wirklich anonym ist, kannst du niemanden gezielt erinnern. Manchmal mache ich es halbanonym, also mit kenntlicher E-Mail, verspreche aber Verschwiegenheit. Die Leute wissen, dass ich niemanden enttarne. Wer gar nicht antworten will, von dem kommt eh keine ehrliche Rückmeldung.
Ben Aston:
Wenn das Feedback ausbleibt, spürt man das bei verteilten Aufgaben... Wer nicht frei antwortet, tut das auch nicht gern anonym.
Patrice Embry:
Genau. Nachhaken hilft selten, weil die Motivation dann fehlt, und das merkt man dem Feedback an.
Ben Aston:
In deiner Checkliste taucht auch auf, Feedback vom Kunden einzuholen. Wie holst du das ein – informell oder strukturiert?
Patrice Embry:
Meist formlos, z. B.: "Würden Sie uns Feedback geben – was lief gut, wo können wir uns verbessern?" Wenn das Projekt schlecht lief, frage ich manchmal gar nicht direkt. Aber es gibt auch großartige Kunden! Man kann dann oft schriftlich nach ihren Einschätzungen fragen, sie antworten meist lieber schriftlich als am Telefon. Und selbst kleine Rückmeldungen sind wertvoll. Du kannst intern alles für großartig halten, aber wenn das beim Kunden nicht so ankam, hilft das wenig für die Zukunft. Feedback ist immer sinnvoll.
Ben Aston:
Manchmal ist es awkward, nur ganz am Schluss nach Feedback zu fragen. Man sollte es eher regelmäßig machen, damit keine „Abrechnung“ am Projektende daraus wird – gerade, wenn etwas schief lief.
Patrice Embry:
Genau! Und ich speichere auch unterwegs Lob und Kritik vom Kunden – so habe ich im Zweifel immer „Beweise“. Wenn ein Kunde schon während des Projekts schreibt „das war super“, habe ich dafür einen eigenen Ordner. Gilt natürlich auch für Kritik.
Ben Aston:
Man sollte den Rahmen aufheben :)
Patrice Embry:
Stimmt, ich schaue mir diese Mails wirklich an, wenn ich einen schlechten Tag habe. Genauso sichere ich auch die richtig kritischen E-Mails, auch wenn ich den Kunden nachher gar nicht mehr nach Feedback frage – anhand der Mails weiß ich trotzdem, was lief und was nicht.
Ben Aston:
Klasse – wir sind am Ende der Zeit. Wer die übrigen Checklistenpunkte sehen möchte, kann Patrices Artikel zum Projektabschluss auf thedigitalprojectmanager.com lesen! Patrice, besten Dank, dass du dabei warst!
Patrice Embry:
Danke!
Ben Aston:
Patrice als unsere DPM-Expertin wird übrigens nicht nur beim Digital PM Summit auftreten, sondern auch bei unseren neuen Calls ab September. Das Format heißt Mastery Digital Projektmanagement. Falls du PM-Training brauchst, schau es dir an: Ein Kompaktkurs über sieben Wochen, mit Videolektionen, Wochenaufgaben, Gruppendiskussionen und Coaching-Sessions. Melde dich auf DPM school.com an, bevor der Kurs voll ist! Wer über bessere Projektabschlüsse diskutieren will, kommentiert gern oder tritt unserem Slack-Team bei; im Ressourcenbereich findest du viele weitere spannende Themen. Bis zum nächsten Mal – danke fürs Zuhören.