Finde deinen Einstieg in ein neues Projekt (mit Joanna Leigh Simon)

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Ben Aston:

Danke fürs Einschalten. Ich bin Ben Aston und dies ist der Digital Project Manager Podcast. Heute habe ich die wunderbare Joanna Leigh Simon zu Gast, berühmt ... weltberühmt, um genau zu sein, wegen ihrer großen Kugelschreiber-Verlosung 2017. Bleib dran. Ich hoffe sehr, Joanna hat auch heute wieder etwas zu verschenken. Und sie hat immer etwas Spannendes mit uns zu teilen. Willkommen, Joanna.

Joanna:

Hallo Ben. Vielen Dank, dass ich wieder dabei sein darf.

Ben Aston:

Cool. Heute sprechen wir darüber, was passiert, wenn wir in ein neues Projekt „reingeworfen“ werden. Manchmal ist es eine gute Sache, aber oft kann es ziemlich schwierig sein. Also besprechen wir ein paar Dinge, die wir tun können, um uns zurechtzufinden und die Projekte zu sortieren, damit wir tatsächlich mit dem Management beginnen können.

Ich finde, Projekte von anderen zu übernehmen oder einfach ein neues Projekt zu starten kann ziemlich stressig sein. Wir sprechen darüber, wie wir uns selbst organisieren und alles weniger stressig machen können. Doch bevor wir darauf eingehen, Joanna, erzähl uns doch kurz, wer du bist für alle, die dich noch nicht kennen: Was machst du und wie sieht dein Alltag aus?

Joanna:

Klar. Ich bin Produzentin, Projektmanagerin, aktuell in Philadelphia, und arbeite seit etwa acht Jahren in kleinen Agenturen. Erst umfassende PR- und Werbeagenturen, dann in der Videoproduktion und zuletzt in einer Grafikdesign- und Branding-Agentur. Jede dieser Stellen hatte natürlich einen starken digitalen Anteil, schließlich befinden wir uns im 21. Jahrhundert. Tatsächlich warte ich aktuell darauf, herauszufinden, was meine nächste Position sein wird — ziehe sogar einen Umzug aus Philadelphia in Erwägung.

Ben Aston:

Spannende Zeiten. Wenn du einen Job für Joanna hast und das hörst und sagst: "Oh, die möchte ich einstellen!", melde dich bei ihr. Joanna ist verfügbar. Sag uns, womit beschäftigst du dich während deiner freien Zeit? Ich habe in deiner Biographie über deine Hobbys gelesen – wie sorgst du dafür, beschäftigt und engagiert zu bleiben, anstatt dich einfach auszuruhen?

Joanna:

Gerade in den Ferien, wo alle im Urlaub sind, habe ich mir zwar bewusst viel Zeit zum Entspannen genommen, was wirklich großartig war und ich jedem, der kann, sehr empfehle. Doch trotzdem bin ich erstaunlich beschäftigt geblieben.

Ich mache viel Freelance-Arbeit, was wirklich spannend ist – hauptsächlich im Bereich Markenstrategie, was ich sehr liebe. Es ist toll, sowohl mit lokalen Leuten als auch mit Kunden aus Kalifornien und überall zusammenarbeiten zu können. Und ich versuche einfach all die Dinge zu erledigen, die man bei einem Vollzeitjob schwer unterbekommt: Arztbesuche, Sport, Erledigungen, Reparaturen in der Wohnung – einfach schön, all das auch mal abarbeiten zu können, diese ganze Administrativarbeit.

Ben Aston:

Es ist schon komisch, wie allein das Leben ein Vollzeitjob sein kann, oder?

Joanna:

Absolut.

Ben Aston:

Dinge wie zum Zahnarzt, zum Arzt gehen, sich für das nächste große Ding vorbereiten ... Mich interessiert noch eines: Im Slack-Team kommt immer wieder das Thema „Freelance-Projektmanagement“ auf, gerade im Remote-PM-Channel. Viele fragen sich: Wie bekommt man eigentlich die Aufträge? Es wirkt oft so, als würden Insider immer an die Jobs kommen – wie hast du sie gefunden?

Joanna:

Ganz ehrlich: Ich habe gar nicht so sehr aktiv nach den Jobs gesucht – sie haben eher mich gefunden! Ich liebe diese Arbeit, das habe ich für mich in den letzten Jahren erkannt.

Ich bevorzuge den Begriff „Karriere“ gegenüber „Workaholic“, aber nenn es, wie du willst. Oft haben sich aus Gesprächen mit Freunden oder Bekannten einfach neue Möglichkeiten ergeben, während ich erzählte, dass ich mir bewusst Zeit nehme, um mich nach einer Festanstellung umzusehen. Dann sagten die Leute: „Ich kenne jemanden, der gerade ein Unternehmen gegründet hat, die könnte Hilfe gebrauchen – möchtest du sie treffen?“ Und da sage ich eigentlich immer „Ja“, weil ich die Arbeit spannend finde.

Ich habe auch selbst Kolleg:innen angesprochen, denen ich helfen konnte, und angeboten, mit ihnen zu arbeiten – nicht, weil ich Geld verdienen musste, sondern weil mir diese Arbeit wirklich fehlt, wenn ich sie nicht mache.

Ben Aston:

Das ist cool. Das Wichtigste ist, ein vernünftiges Netzwerk zu haben und zu hoffen, dass dabei auch Arbeit abfällt. Das ist für die meisten Leute der Fall: Individuelle Netzwerke sind extrem wichtig. Es gibt keinen geheimen Pool an PM-Aufträgen, die einfach auf Abruf warten, sondern individuelle Beziehungen zählen wirklich.

Joanna:

Genau. Es ist klischeehaft, aber meist ergeben sich diese Dinge ganz organisch und oft, wenn man gar nicht gezielt sucht. Ganz ehrlich: Die Vorstellung, Vollzeit-Freelancerin zu sein, schreckt mich ab, weil ich den Drang nicht mag, ständig neue Aufträge zu suchen und mich verkaufen zu müssen. Aber ich habe gemerkt: Wenn man offen mit Leuten über seine Wünsche und Stärken spricht, ergeben sich neue Chancen oftmals ganz von allein.

Ben Aston:

Das ist interessant. Gehen wir über zum Thema von heute: Du hast einen Artikel geschrieben über die Fragen, die man vor Start eines neuen Projekts stellen sollte. Besonders zu empfehlen für alle, die gerade ein neues Projekt übernehmen und sich wie ein Reh im Scheinwerferlicht vorkommen.

Projekte zu beginnen kann unglaublich überwältigend sein – besonders mit einem neuen Kunden oder in einer neuen Agentur. Oft bekommt man ein Projekt zugewiesen und plötzlich ist es „deins“, du bist verantwortlich – das kann Angst machen. Meistens (in meiner Erfahrung in 9 von 10 Fällen) ist die Übergabe mangelhaft: Der bisherige Projektleiter kümmert sich nicht mehr, alles sei selbsterklärend, keine Notizen nötig...

Meine Erfahrung: Wenn man auf Projekte „aufgesetzt“ wird, weiß niemand mehr so wirklich, was läuft, Notizen oder Übergabe fehlen – und was dann? Genau darüber reden wir: Fragen, die du beim Projektstart stellen solltest. Joanna, was sind da deine Erfahrungen? Ähnlich wie bei mir, dass man ins kalte Wasser geworfen wird, oder hast du auch positive Übergaben erlebt?

Joanna:

Ich hatte keine schlimmen Horrorstorys, aber diese Situation kommt durchaus öfter vor. Besonders in meiner letzten Stelle: Dort gab es länger keinen Projektmanager, die Creative Directors betreuten rund 20 Projekte gleichzeitig. Ich habe darauf bestanden, alle Projekte einzeln durchzugehen und die Fragen aus dem Artikel zu stellen – aufwendig, aber auch sehr wertvoll, weil ich auf einmal alle Informationen bekam.

Das klingt vielleicht nerdig, aber wer Projektmanagement liebt (und ich vermute, dafür interessiert ihr euch), für den ist es oft spannend und lehrreich, ein Projekt mittendrin zu übernehmen. Für mich ist das herausfordernd und spannend zugleich!

Ben Aston:

Ich finde auch, das kann spannend sein. Was aber wichtig ist: Einen Plan zu haben. Im Eifer des Gefechts stürzt man sich ins Projekt, aber – wie in deinem Artikel umrissen – ist es hilfreich, das Ganze in vier Bereiche zu strukturieren: Projektplan verstehen, das Team, den Kunden und die Arbeit.

Zuerst: Die Leistungsbeschreibung. Was liefern wir wirklich – und was nicht? Joanna, wie gehst du an das Verstehen eines Statements of Work ran?

Joanna:

Genau. Im Artikel gehe ich genauer auf die Fragen ein, die du dir und anderen am Projektstart stellen solltest. Projektmanager werden oft als Spielverderber angesehen, weil sie in kreativer Umgebung die Bremse ziehen – aber das ist wesentlich für unsere Arbeit. Besonders die Frage danach, was wir ausdrücklich NICHT liefern, ist entscheidend. Sie bewahrt vor Missverständnissen, Zeit- und Ressourcenverschwendung. Häufig treffen solche Fragen auf Augenrollen, doch genau das ist unsere Aufgabe. Die Erfahrung zeigt: Wenn der Projektmanager nicht eingreift, laufen Dinge schnell aus dem Ruder.

Manchmal muss man einfach der „Böse“ sein. Aber auf lange Sicht danken einem alle für diese Klarheit, weil sie Zeit, Energie und Geld spart.

Ben Aston:

Gerade bei Projekten, die du erst mitten im Prozess übernimmst, trägt die Anfangseuphorie oft dazu bei, dass man sich zu viel vornimmt – besonders wenn intern Hoffnung besteht, ein Preis zu gewinnen oder Folgeprojekte zu akquirieren. Doch wenn du nicht klar absteckst, was nicht geliefert wird, verbrennst du später Ressourcen. Und auch Termine/Milestones sind entscheidend.

Lässt du das Team einfach laufen, entsteht vielleicht etwas Tolles – aber es dauert ewig und wird teuer, wenn Termine nicht klar definiert sind.

Joanna:

Ganz genau. Ich will nie diejenige sein, die das Team daran hindert, Großartiges zu leisten. Es geht darum, Erwartungen zu steuern: Als Stimme der Vernunft kann man Exzellenz ermöglichen – aber auch eingreifen, wenn das Team sich „verzettelt“ und Überstunden schiebt, um Ergebnisse zu liefern, die gar nicht gefordert sind.

Ben Aston:

Ein anderer Punkt: Hast du das/die Aufgabe schonmal gemacht? Gibt es Abkürzungen, Vorlagen oder Lessons Learned, die man nutzen kann? Oft neigen Teams dazu, das Rad neu zu erfinden, nur weil sie meinen, dass es das letzte Mal nicht perfekt war...

Deshalb ist die Frage „Was können wir wiederverwenden?“ so wichtig.

Joanna:

Unbedingt! Projektmanager müssen Erwartungen steuern und manchmal auch unbequem sein. Aber auf Bestehendes zurückzugreifen kann auch Türen zur Innovation öffnen, weil die Zeit dann für wirklich kreative Experimente bleibt, anstatt das Rad neu zu erfinden.

Ben Aston:

Das spart später viel Frust. Stichwort Frust: Du sprichst auch die Frage an „Was könnte schiefgehen?“. Bei jedem Projekt gilt: Gibt es Hürden oder Risiken? Wie sammelst du diese Risiken und wie gehst du präventiv vor?

Joanna:

Mein gesamter Managementansatz basiert auf Ehrlichkeit. Die Antworten auf diese Fragen bringen nichts, wenn sie nicht ehrlich sind. Doch wenn Team, Kunde und Stakeholder offen sind, erfährt man frühzeitig von potenziellen Stolpersteinen – und kann Lösungen bereits vorbereiten, statt erst zu reagieren, wenn Probleme entstehen.

Viele vergessen das, mich eingeschlossen – Hindsight ist eben 20/20. Aber aus Fehlern lernt man: Es ist unsere Aufgabe, Probleme zu durchdenken, die vielleicht nie eintreten, und dennoch vorbereitet zu sein. Manchmal ist es sogar für Kolleg:innen hilfreich, von deinen Erkenntnissen zu profitieren, wenn ein Risiko bei ihnen aufkommt.

Ben Aston:

Wir haben jetzt über Plan, Scope, Zeitplan gesprochen. Kommen wir zum Team – das ist oft eine Herausforderung, besonders wenn man neu ist oder ein Projekt übernimmt. Die Frage ist, wer macht eigentlich die Arbeit, ist der Ressourcenplan passend und wer eignet sich wofür? Gerade am Anfang landet man leicht mit dem Team, das keiner will. Wie gehst du damit um?

Joanna:

Gute Frage. Diese Frage dient nicht nur dazu, Missstände aufzudecken, sondern hilft dir, auch wenn alles perfekt läuft, dich zu orientieren. Ehrlichkeit ist der Schlüssel und Instinkt – gute Instinkte zu entwickeln ist als Projektmanager:in unverzichtbar, ganz besonders bei Menschen.

Auch wenn andere sagen, das Team sei super, hilft es, mit Instinkt und gezielten Fragen die eigenen Eindrücke zu gewinnen. Selbst wenn du keine Hand auf die Teamzusammenstellung hast (weil du das Projekt „übernommen“ hast), kann man Schwächen und Stärken schnell abschätzen und gegebenenfalls Defizite auffüllen.

Ben Aston:

Das ist sehr wertvoll. Gerade beim schnellen Kennenlernen gilt: Nicht davon ausgehen, dass alle wissen, was sie tun – frag direkt, woran sie arbeiten, was sie beitragen, ob sie Erfahrung damit haben. Selbst wenn diese Fragen trivial wirken: Manchmal sitzen Leute an Aufgaben, von denen sie keine Ahnung haben, oder die Teamzusammenstellung passt gar nicht. Schnell nachfragen rettet echtes Budget!

Joanna:

Absolut. Gutes Projektmanagement ist eine Frage der Soft Skills und der Fähigkeit, die richtigen Fragen zu stellen – für ordentliche Dokumentation, Budget- und Zeitplanung, aber auch zur Einschätzung von Persönlichkeiten. Ich glaube, gerade das ist der spannende Teil am Mitten-ins-Projekt-springen: Es bietet die Gelegenheit, seine Soft Skills zu testen und zu trainieren.

Ben Aston:

Nächster Schritt: Nach Plan und Team der Kunde. Sehr wichtig: Wer ist eigentlich der Auftraggeber, wer entscheidet, wer ist Kontaktpunkt? Das klingt simpel, ist aber komplexer – möchtest du dazu mehr sagen?

Joanna:

Dieses Thema kommt aus Erfahrung: Oft wird dir von Team, Management oder Kunden gesagt, wer der Hauptansprechpartner sei – nach ein paar Wochen merkst du aber, dass das praktisch nicht stimmt. Es ist selten böse Absicht, sondern Unkenntnis. Auf dem Papier ist eine Person zuständig, in der Realität oft ein Team oder jemand anderes – oder man hat einen Ansprechpartner fürs Tagesgeschäft, aber eigentlich entscheidet noch eine andere Person. Offenheit ist essenziell, und man sollte dem Kunden klarmachen, dass das völlig normal ist – solange du Bescheid weißt, kannst du dich darauf einstellen.

Versichere deinem Kunden: Es ist ok, wenn noch ein „versteckter“ Stakeholder mitredet – sag’s mir nur rechtzeitig, damit ich vorbereitet bin.

Ben Aston:

Stimmt 100%. Gerade bei neuen Kunden weiß man selten, wer der wahre Entscheider ist. Es kommt so oft vor, dass sich inoffizielle Entscheider im Hintergrund verstecken – und die sind dann entscheidend für den Projektausgang.

Gerade Junior-Kunden versuchen, ohne Rücksprache mit den Chefs Projekte zu führen – und da ist „Wer muss eigentlich abnicken?“ eine Schlüssel-Frage. Mehr Kontrolle damit, weniger Budget-Desaster mit Arbeiten, die dann doch abgelehnt werden.

Kommen wir zum letzten Punkt: die Arbeit selbst. Du sprichst an, was Erfolg bedeutet. Es ist wichtig, zu verstehen: Warum machen wir das? Geht es um Markenbekanntheit, Nutzergewinnung, Umsatzsteigerung? Dazu gehört auch, die Zielgruppe zu verstehen. Wie gehst du da vor, um die strategischen Ziele des Projekts wirklich zu erfassen?

Joanna:

Diese Frage ist aus vielen Gründen besonders wichtig. Gerade als neue Projektleiter:in bekommst du am schnellsten heraus, was für den Kunden eigentlich zählt. Außerdem bietet sich die Gelegenheit, den Fokus aller (Kunde, eigenes Team, Stakeholder) zu schärfen. Eins der „Silberstreifen“ beim Einstieg in laufende Projekte ist, die Motivation und Ziele des Kunden aus dessen Mund zu hören – das kann über den ganzen Prozess hinweg motivieren und lenken.

Die eigenen Worte des Kunden kann man dann z.B. als Argument nutzen. Diese Gelegenheit sollte man nutzen, um das Kunden- und Projektteam auf ein gemeinsames Ziel einzuschwören und etwaige Missverständnisse aus dem Weg zu räumen. Falls alles glatt läuft: Super, dann schätze diesen Glücksfall!

Ben Aston:

Du hast recht – es ist die perfekte Gelegenheit, Fragen zu stellen, die man als bestehende Leitung „eigentlich längst hätte stellen müssen“. Spätestens hier gilt: Werden die strategischen Ziele des Kunden wirklich erreicht? Passt die Umsetzung dazu? Diese kritischen Fragen helfen, das Team wieder einzunorden.

Zum Abschluss noch mein Rat zu Übergaben: Es ist völlig normal, zu Beginn eines neuen Projekts überfordert zu sein. Das Wichtigste ist, die richtigen Fragen schnell zu stellen, um einen Plan zu finden. Und noch eins: Gerade zu Beginn ist es verlockend, zu viel zu versprechen: Sei vorsichtig und gib nicht mehr Zusagen als nötig, sonst baust du dir nur Probleme auf. Falls du ein Projekt übernimmst und bei Nachfragen feststellst, dass keiner Antworten hat, liegt das meist daran, dass es keinen Plan gibt. Dann ist es deine Aufgabe als Projektmanager:in, einen neuen Plan zu erstellen – so, dass das Projekt erfolgreich wird!

Joanna:

Eine gute Frage – es gibt sicherlich unendlich viele Ansätze. Aber für mich als roter Faden: Offenheit und Ehrlichkeit! Egal ob man die Infos übergibt oder übernimmt – man sollte ehrlich zugeben, wenn man unsicher ist. Es ist okay, Fragen mehrfach und an unterschiedliche Leute zu stellen. Ein gutes Team versteht das und hilft weiter.

Auch Schwäche oder Unsicherheit zuzugeben, ist kein Problem, solange man offen bleibt. Am Ende profitieren alle von ehrlicher Zusammenarbeit.

Ben Aston:

Sehr guter Ratschlag! Und wenn auf kritische Fragen niemand eine Antwort weiß, liegt das oft daran, dass es wirklich keine gibt. Dann ist es deine Aufgabe, mit dem Team einen Plan zu machen, der wirklich passt – vertraue auf deinen Instinkt.

Joanna:

Absolut. Stimme ich voll zu.

Ben Aston:

Joanna, vielen Dank, dass du dabei warst!

Joanna:

Vielen Dank, es hat großen Spaß gemacht – und entschuldigung, falls ich so erkältet klinge.

Ben Aston:

Bevor wir gehen: Gibt es heute ein Giveaway? Beim letzten Mal waren es Kugelschreiber – hat damals jemand darauf reagiert?

Joanna:

Traurigerweise nein – niemand hat die besonderen Kugelschreiber verlangt ... Vielleicht gibt es diesmal einfach nichts für euch, obwohl ... zum Thema Erkältung sehe ich hier gerade eine Packung Sudafed. Also: Wer für die Erkältungssaison Pseudoephedrin möchte, weiß, wo ihr mich findet!

Ben Aston:

< p >Ein solides Angebot! Wer Sudafed braucht oder mitdiskutieren mag, kann gern kommentieren — und schau im Community-Bereich der Digital Project Manager Seite vorbei, um unserem Slack-Team beizutreten. Dort findest du viele spannende Diskussionen. Bis zum nächsten Mal und danke fürs Zuhören!