Brauchen freiberufliche Projektmanager wirklich Branchenerfahrung?

Galen Low: Die Suche nach dem richtigen freiberuflichen Projektmanager kann nervenaufreibend sein. Einerseits suchen Sie vielleicht jemanden, der zufällig umfangreiche Erfahrung mit genau der Art von Plattformintegration und Lebensmittelsicherheitsaudit-Kombinationsprojekt hat, dessen Verantwortung Sie irgendwie übernommen haben. Andererseits wünschen Sie sich vielleicht jemanden, der eher als strategischer Partner fungieren kann, Ihre Branche versteht und weiß, wie er Ihre Ziele vorantreibt.

In beiden Fällen kann sich die Suche wie die Suche nach einem Einhorn anfühlen. Aber ist Erfahrung mit exakt vergleichbaren Projekten überhaupt entscheidend? Und falls nicht: Welche Signale zeigen, dass ein erfahrener freiberuflicher Projektmanager Mehrwert liefern kann, selbst wenn der Großteil seiner Arbeit in einer völlig anderen Branche stattgefunden hat? Um diese Frage zu beantworten, habe ich eine Coachin und Unternehmerin eingeladen, die eine Community von mehr als 2.200 freiberuflichen Projektfachleuten leitet.

Gemeinsam werden wir untersuchen, wie Unternehmen und Freiberufler leichter die richtige Zusammenarbeit finden können, wo verwandte Erfahrung eine Rolle spielt und wo nicht und welche Schritte ein freiberuflicher Projektmanager unternehmen müsste, um über seine Nische hinauszuwachsen. Ich hoffe, Ihnen gefällt diese Episode.

Willkommen beim Podcast für digitales Projektmanagement – der Sendung, die Führungskräften im Delivery-Bereich hilft, im Zeitalter der KI intelligenter zu arbeiten, reibungslosere Ergebnisse zu liefern und ihre Teams selbstbewusst zu führen. Ich bin Galen, und jede Woche beschäftigen wir uns mit Strategien aus der Praxis, neuen Trends, bewährten Methoden und gelegentlich auch mit einer dramatischen Geschichte aus den vordersten Reihen des Projektgeschehens. Ganz gleich, ob Sie umfangreiche Transformationsprojekte steuern, KI-Workflows organisieren oder einfach nur versuchen, das Chaos unter Kontrolle zu halten – Sie sind hier richtig.

Und wenn Ihnen gefällt, was Sie in letzter Zeit von uns gehört haben, folgen Sie uns bitte dort, wo Sie uns finden, und hinterlassen Sie uns vielleicht sogar eine Bewertung. Gut, dann legen wir los.

Heute bei mir ist Ashanti Johnson, Gründerin des Freelance PM Club und Inhaberin von Strategy House. Ashanti ist eine PMP- und PMI-ACP-zertifizierte Projektfachfrau, Beraterin und Unternehmerin mit mehr als zehn Jahren Erfahrung in der Leitung von Projekten und Beratungsmandaten in den Bereichen Finanzen, E-Commerce, Technologie und Marketing.

Sie ist das Herzstück des Freelance PM Club, einer Arbeitskräfteplattform und Community mit mehr als 2.200 Projektfachleuten in unterschiedlichen Phasen ihrer freiberuflichen und beratenden Laufbahn, die in verschiedenen Branchen und Fachgebieten tätig sind. Außerdem leitet sie Strategy House, wo sie Unternehmen dabei unterstützt, ihre Arbeitsweise durch bessere Systeme, Prozesse und Automatisierung zu verbessern.

Durch ihre Arbeit hat Ashanti eine Leidenschaft dafür entwickelt, Projektfachleuten zu helfen, über den traditionellen Karriereweg hinauszudenken und Freiberuflichkeit, Beratung und andere Möglichkeiten zu erkunden, um eine unabhängige Karriere rund um ihre Expertise aufzubauen. Dieses Wissen vermittelt sie durch Schulungen, Ressourcen, Werkzeuge und Inhalte, die Projektfachleuten helfen sollen, die geschäftliche Seite der unabhängigen Arbeit zu bewältigen.

Ashanti, danke, dass du heute dabei bist.

Ashanti Johnson: Danke für die Einladung.

Galen Low: Hier ist ein kleiner Fahrplan, den ich für heute skizziert habe. Zuerst möchte ich dir eine etwas kontroverse Frage stellen, zu der meine Zuhörerinnen und Zuhörer gern deine Meinung hören würden. Anschließend möchte ich diese Frage als Ausgangspunkt nutzen, um drei Dinge zu betrachten.

Zunächst möchte ich untersuchen, wie Personalverantwortliche bessere Fragen stellen und bessere Entscheidungen treffen können, wenn sie freiberufliche Projektmanager aus unterschiedlichen Branchen beauftragen. Danach würde ich gern deinen Rat dazu hören, wie freiberufliche Projektmanager ihre Fähigkeiten ehrlich einschätzen und sich wirksam positionieren können, wenn sie in andere Branchen wechseln.

Und schließlich möchte ich darüber sprechen, was Arbeitgeber und Freiberufler tun müssen, um einander weiterzubilden und gemeinsam die Zukunft des Modells für freiberufliches Projektmanagement zu gestalten. Wie klingt das für dich?

Ashanti Johnson: Ja, das klingt gut. Das sind alles sehr gute Themen, die wir ansprechen sollten.

Galen Low: Ich glaube, es ist für einen Projektmanager ziemlich leicht, innerhalb einer Branche viel Erfahrung in einer engen Nische anzusammeln.

Das kann daran liegen, dass er Salesforce-Implementierungen liebt oder öffentliche Dienstleistungen für Kommunen digitalisiert. Oder jemand hat bemerkt, dass er darin gut ist, und ihn deshalb auf diese Tätigkeit festgelegt. In jedem Fall kann diese Nische jedoch sehr leicht von einem Vorteil zu einem Nachteil werden und ihn auf dem umkämpften Markt, um es einmal so zu sagen, in eine schwierige Lage bringen.

Meine Frage lautet also: Muss ein freiberuflicher Projektmanager über Branchenerfahrung verfügen, um effektiv zu sein?

Ashanti Johnson: Nicht unbedingt. Sie kann sicherlich hilfreich sein, aber ich sage immer: Konzentriere dich auf deine Nische und deine Spezialisierung. Wenn ich das sage, ordnen die Menschen es trotzdem oft einer bestimmten Branche zu. Es gibt bestimmte Bereiche wie Bauwesen und Ingenieurwesen, in denen man als Projektmanager bestimmte Aufgaben vor Ort übernimmt und beispielsweise Baustellen beaufsichtigt.

Das ist sehr branchenspezifisch. Aber dann gibt es Tätigkeiten wie Implementierungen – wie die von dir erwähnten Salesforce-Implementierungen –, kreative Strategieprojekte und Ähnliches, die sich auf sehr viele verschiedene Branchen übertragen lassen. Ich kann an kreativen und strategischen Projekten arbeiten.

Jedes Unternehmen braucht das – von Automobilprojekten bis hin zu Bekleidungsunternehmen. Im Freelance PM Club habe ich Berater, die für Unternehmen wie Mercedes-Benz arbeiten, aber auch für Bekleidungsunternehmen. Sie benötigen immer Unterstützung im operativen Bereich und beim Projektmanagement. Operative Unterstützung kann man für Gesundheitsunternehmen, Finanzunternehmen und viele andere Organisationen leisten.

Wenn du also sagst, dass du als freiberuflicher Projektmanager für ein Unternehmen tätig sein möchtest, konzentrierst du dich nicht ausschließlich auf die Branche. Du konzentrierst dich auf deine Fähigkeiten. Deshalb sage ich immer: Konzentriere dich auf das Ergebnis. Wenn du mit Kunden in einem Erstgespräch sprichst oder darüber nachdenkst, mit bestimmten Menschen zu arbeiten, kannst du in vielen verschiedenen Branchen tätig sein, sofern du weißt, dass sie deine Dienstleistungen benötigen.

Ich komme zum Beispiel aus dem Finanzbereich. Das ist eine sehr spezifische Branche. Während meiner Unternehmenslaufbahn habe ich im Finanzwesen, in der Vermögensverwaltung und im Fintech-Bereich gearbeitet. Als ich mich selbstständig machte, war mein größter Fehler vermutlich, anzunehmen, dass dies die einzigen Unternehmen seien, für die ich arbeiten könnte.

Es dauerte nicht lange – ungefähr einen Monat –, bis ich erkannte, dass ich tatsächlich für sehr viele verschiedene Menschen arbeiten konnte. Ich habe außerdem einen Masterabschluss in Lieferkettenmanagement. Als ich mich dafür entschied, hatte ich bereits einen Hintergrund im Projektmanagement und arbeitete im Finanzbereich im Projektmanagement.

Damals war ich noch jünger, wahrscheinlich 22, und dachte: „Ich bleibe einfach im Finanzwesen.“ Deshalb dauerte es eine Weile, bis ich überhaupt herausfand, welche Art von Projektmanagement mir gefiel.

Galen Low: Das gefällt mir sehr, ebenso wie diese Entwicklung. Was du über Finanzdienstleistungen gesagt hast, spricht mich besonders an, vor allem in einer Branche wie dem Versicherungswesen.

Man beginnt dort jung zu arbeiten, es gibt viele Möglichkeiten, und dann kommen Fachbegriffe, Abkürzungen und das Geschäftsmodell hinzu. Man baut sich eine Wissensbasis über diese Branche auf und denkt: „Ja, hier bin ich zu Hause. Hier sollte ich bleiben.“

Das wird dann zur eigenen Expertise: Man kennt die Bedeutung der Abkürzungen und weiß, was zu tun ist – und fühlt sich deshalb wohl. Aber das bedeutet nicht, dass man keine Projekte in anderen Branchen übernehmen könnte. Ich denke, dein Punkt zu bestimmten Branchen ist sehr wichtig.

Ich stelle mir deine Einteilung ungefähr so vor: Es gibt Beziehungen zwischen Branchen. Einige ähneln sich hinsichtlich ihrer Geschäftsmodelle stärker, andere weniger. Ich glaube nicht, dass ich einfach einen Schutzhelm aufsetzen, auf eine Baustelle gehen und sagen könnte: „Ja, ich habe das im Griff. Lasst uns dieses Projekt leiten.“ Ich kenne den Prozess nicht und müsste mich erst in ihn einarbeiten.

Das ist nicht unmöglich, aber ich hätte einiges zu tun. Wenn ich dagegen beispielsweise vom öffentlichen Sektor, in dem ich viel Erfahrung habe, in den privaten Fintech-Bereich wechseln würde, müsste ich zwar auch einiges lernen, könnte die geschäftlichen Abläufe und die Art und Weise, wie Wert geschaffen wird, aber wahrscheinlich nachvollziehen.

Und ich glaube, dein anderer Punkt ist ebenfalls sehr wichtig: Du hast viele verschiedene Arten von Projekten kennengelernt. Dadurch entsteht eine Einteilung von Projekttypen, bei der man sagen kann: „Ich führe Asana-Implementierungen durch“ oder „Ich optimiere diese Art von Prozessen“ – und das in nahezu jeder Branche.

Das verschafft einem eine gewisse Flexibilität zwischen angrenzenden Bereichen, kann einen aber auch in eine Schublade stecken. Man sollte nicht auf „Ich mache ausschließlich Asana-Implementierungen“ reduziert werden. Es ist eine Tätigkeit, die man beherrscht und mit der man Erfahrung hat, aber diese Erfahrung kann sich auch auf andere Aufgaben übertragen lassen.

Du unterstützt freiberufliche Projektmanager in allen Phasen ihrer unabhängigen beruflichen Laufbahn. Gleichzeitig arbeitest du mit Unternehmen daran, pünktliche Lieferungen und operative Effizienz zu verbessern. Du siehst also beide Seiten.

Obwohl es viele Unternehmen in unterschiedlichen Branchen gibt, die Transformationsprojekte durchführen, und obwohl viele talentierte Projektfachleute in den freiberuflichen Markt eintreten, scheint es im Einstellungsprozess weiterhin erhebliche Reibungsverluste zu geben. Was beobachtest du auf dem Markt, das es Unternehmen und freiberuflichen Projektmanagern erschwert, eine gute Zusammenarbeit zu finden, und was könnte dahinterstecken?

Ashanti Johnson: Was wir heute auf dem Markt beobachten, insbesondere bei der Einstellung in Unternehmen, ist vor allem eine schwierige Wirtschaftslage. Viele Unternehmen – Start-ups, größere Konzerne und mittelständische Betriebe – möchten deshalb auf Vertragsbasis einstellen.

Ein Projektmanager auf Vertragsbasis ist kein neues Konzept. Es wird nur immer beliebter. Schon als ich im Finanzbereich arbeitete, beauftragten wir externe Berater, Beratungsagenturen sowie kleinere und größere Einzelberater. Heute wird dieses Modell populärer, weil Unternehmen Kosten senken und trotzdem effektiv arbeiten möchten.

Sie brauchen ein Ergebnis. Du wirst mich oft von Ergebnissen sprechen hören, und manche fragen dann: „Was bedeutet das?“ Wenn man in ein Unternehmen kommt und als Projektmanager tätig wird, machen viele Projektmanager auf Einstiegs-, mittlerer und Senior-Ebene den Fehler, zu breit zu denken.

Es ist völlig in Ordnung, eine branchenübergreifende Nische und Spezialisierung zu haben. Aber sie sagen: „Ich bin Projektmanager. Ich bin hier, um an Projekten zu arbeiten.“ Dann lautet die Frage: Welches Problem bist du gekommen, um für dieses Unternehmen zu lösen?

Wenn ich meine eigene Erfahrung betrachte und darüber nachdenke, wie man einen Lebenslauf strategisch formuliert, frage ich mich: Wenn mir jemand eine Frage stellt, kann ich erklären, was ich tue? Wenn jemand mit mir spricht und ich auf der technischen Implementierungsseite arbeite, würde ich etwa sagen: „Ich leite technische Projekte und Implementierungen für verschiedene kleine, mittlere und große Organisationen.“

Bei einem bestimmten Unternehmen kann ich im Erstgespräch sehr konkret erklären, wobei ich helfen kann. Manchmal stellen Unternehmen jedoch einen Projektmanager ein oder möchten dies tun, ohne zu wissen, was diese Person eigentlich übernehmen soll. Deshalb ist es auf der Einstellungsseite sehr wichtig, sich zu fragen: Was soll diese Person konkret tun?

Das kann schwierig sein. Manchmal wissen Unternehmen, dass sie viel Unterstützung benötigen, und diese Unterstützung kann mehrere Geschäftsbereiche betreffen. Trotzdem sollte man drei Dinge eingrenzen, die der Projektmanager auf Vertrags-, Teilzeit- oder Beratungsbasis übernehmen soll.

Auf der Seite des Freelancers, Beraters oder Teilzeitpartners lautet die Frage: Welches Ergebnis möchtest du liefern? Und mit dem Aufkommen von KI denken viele Menschen, KI könne Dinge erledigen, die sie derzeit noch nicht erledigen kann. Wir hören ständig, dass KI Projektmanager oder Softwareentwickler ersetzt, aber Einstellungsstatistiken zeigen das nicht.

Diese Berufsfelder wachsen weiterhin. Was Markttrends betrifft, ist KI dennoch wichtig. Von KI-Automatisierung bis hin zum Engineering gab es 2026 viele Entwicklungen, die sich 2027 fortsetzen werden. Als Freelancer musst du kein Automatisierungsingenieur sein, aber du solltest verstehen, was diese Entwicklungen für dich bedeuten, wie du deine Fähigkeiten einsetzt und wie du KI für deine tägliche Arbeit nutzt.

Jeder nutzt KI bis zu einem gewissen Grad. Wichtig ist aber auch, dass sie dich als Projektmanager effizienter macht. Wenn dein Kunde oder das Unternehmen, für das du arbeitest, KI einsetzen möchte, solltest du strategisch erklären können, wie sie im Unternehmen eingesetzt werden sollte. KI kann in sehr vielen Nischen und Fachgebieten eine Rolle spielen – unabhängig davon, ob du kreativ, operativ oder im Bereich Implementierung tätig bist.

Galen Low: Mir gefällt, in welche Richtung du gegangen bist. Zuerst dachte ich beim Freelance-Markt: Wenn man jemanden in Vollzeit einstellt, möchte man vermutlich einen Generalisten, um den größtmöglichen Nutzen aus dieser Person zu ziehen. Man stellt Arbeitsmittel bereit, zahlt Leistungen und nimmt die Person in die Gehaltsabrechnung auf.

Bei Vertragsarbeit oder einem Freelancer dachte ich dagegen zunächst: Jetzt kann man ein Skalpell einstellen – jemanden, der ausschließlich Asana-Implementierungen durchführt, vielleicht nur kurz bleibt oder mehrere Abteilungen unterstützt und dann wieder geht. Man kann jemanden mit sehr tiefer Expertise für eine bestimmte Aufgabe auswählen.

Du hast es dann aber anders beschrieben, und das passt stärker zu den Geschichten, die ich höre. Nicht alle Personalverantwortlichen oder Organisationen, die einen freiberuflichen Projektmanager suchen, denken: „Ich brauche einen Projektmanager für diese drei bis fünf Aufgaben.“ In manchen Fällen heißt es eher: „Ich brauche jemanden, auf den ich mich verlassen kann, damit einfach Dinge erledigt werden.“

Dann ist vielleicht wichtiger, dass diese Person mein Unternehmen und meine Ziele versteht und mir die richtigen Fragen stellt, damit alles funktioniert. Das ist das Gegenteil von dem, was ich ursprünglich dachte.

Natürlich gibt es beide Fälle. Manchmal braucht man jemanden, der ein bestimmtes Finanz- oder Reisesystem kennt. Es gibt aber auch die andere Seite: Man braucht jemanden, der hereinkommt, die Sprache des Unternehmens spricht und nicht einfach das gesamte Wörterbuch des Projektmanagements auf den Tisch legt.

Als du deine Gespräche mit potenziellen Kunden beschrieben hast, fiel mir auf, dass sie nicht wie Bewerbungsgespräche wirken. Viele Menschen bereiten sich auf Bewerbungsgespräche vor, indem sie sich überlegen, welche Fragen gestellt werden könnten. Deine Gespräche scheinen dagegen eher auf Augenhöhe stattzufinden und eine Partnerschaft zu begründen.

Denkst du, dass Freelancer schneller eingestellt werden als ihre Vollzeitkollegen?

Ashanti Johnson: Ja. Das ist kontrovers. Als man mich das zum ersten Mal fragte, lautete meine Antwort „Ja“, und das ist sie auch heute noch. Der Freelance-Markt ist zwar nicht neu, aber er wächst. Wir haben das Konzept der Portfolio-Karrieren, bei denen man tagsüber als Projektmanager in einem größeren Unternehmen arbeitet, nebenbei freiberuflich tätig ist, berät oder digitale Produkte verkauft.

Viele Menschen möchten ihre persönliche Marke außerhalb eines Unternehmens aufbauen. Die wirtschaftliche Lage spielt dabei eine große Rolle. Aufgrund der aktuellen Situation kann eine durchschnittliche Person sechs Monate oder länger auf Jobsuche sein. Manche suchen ein Jahr oder sogar anderthalb Jahre lang. Das ist nicht unbedingt ihre Schuld – der Markt ist einfach stark übersättigt.

Unternehmen versuchen deshalb, strategischer einzustellen und ihre Ausgaben gezielt zu steuern. Gleichzeitig wächst freiberufliche und vertragliche Arbeit. In den USA arbeiten bereits etwa 37 Prozent der Menschen zumindest teilweise freiberuflich, und wir erwarten, dass dieser Anteil bis 2027 weiter steigt.

Immer mehr Menschen möchten etwas Eigenes aufbauen oder für sich selbst arbeiten. In meiner Erfahrung kann es weniger als einen Monat dauern, einen Kunden zu finden. Das sehen wir auf dem klassischen Arbeitsmarkt nicht, wo Menschen durchschnittlich sechs Monate nach einer Stelle suchen.

Es gibt inzwischen viele Möglichkeiten: Jobbörsen, Freelancer-Plattformen, direkte Kontaktaufnahme und Networking. Unternehmen sind offener dafür, Fachkräfte auf Vertragsbasis einzustellen, weil sie ihre Ausgaben möglicherweise reduzieren müssen, aber weiterhin Aufgaben erledigt werden müssen.

Gerade Start-ups und kleinere Unternehmen benötigen oft die Umsetzung eines bestimmten Projekts, aber keine Vollzeitkraft. Deshalb kann der Prozess schneller sein. Sie brauchen Hilfe bei einer konkreten Sache – und zwar möglichst bald.

Galen Low: Mir gefällt dein Hinweis, dass eine schnelle Entscheidung nicht bedeutet, dass die Zusammenarbeit kurz bleibt. Ein Auftrag kann zwei Wochen oder einen Monat dauern, aber daraus kann auch eine langfristige Beziehung entstehen.

Viele Unternehmen wissen derzeit nicht, was sie in 18 oder 24 Monaten benötigen werden. Eine Vollzeiteinstellung wird dadurch zu einer größeren Entscheidung. Man möchte die Person mit verschiedenen Abteilungsleitern und der Geschäftsführung sprechen lassen, ein strukturiertes Bewerbungsgespräch führen und eine wirklich gute Entscheidung treffen.

Eine freiberufliche Zusammenarbeit ähnelt dagegen eher der Suche nach einem Klempner. Ein Rohr ist geplatzt, man muss es reparieren und möchte wissen, ob die Person geeignet ist. Man spricht mit einigen Leuten und sucht die richtige Lösung. Wenn es gut läuft, bleibt die Person vielleicht länger.

Die Entscheidung ist also eine andere und deshalb ist auch die Geschwindigkeit eine andere. Das bedeutet nicht, dass eine Variante besser ist. Die Dringlichkeit ist einfach höher, und es kann zu einer schnellen Entscheidung kommen. Das heißt aber nicht, dass der Auftrag kurz sein muss. Er kann der Beginn einer großartigen Beziehung sein.

Ashanti Johnson: Genau. Eine schnelle Entscheidung bedeutet nicht, dass man nur kurz zusammenarbeitet. Ich habe oft mit Interessenten in einem Erstgespräch gesprochen und noch am selben Tag einen Vertrag abgeschlossen. Manchmal genügt eine E-Mail und der Vertrag.

Wichtig ist, in solchen Gesprächen mit der entscheidungsbefugten Person zu sprechen. Das kann der Eigentümer, der Präsident oder der Leiter einer Abteilung sein, die freiberufliche Unterstützung benötigt. Diese Person kann noch am selben Tag eine Entscheidung treffen.

Man kann also schnell entscheiden und trotzdem unbegrenzt zusammenarbeiten. Deine Analogie mit der Ehe und dem Klempner gefällt mir. In Unternehmen wird Projektmanagern häufig gesagt: „Wir brauchen dich hier, dort und für diese Aufgaben.“ Selbst wenn das nicht in der Stellenbeschreibung steht, müssen sie es erledigen.

Bei einem Freelancer ist das anders. Man würde einen Klempner nicht bitten, anschließend das Dach zu streichen. Er hat eine bestimmte Aufgabe, die er übernimmt.

Galen Low: Das bringt uns zurück zur zentralen Frage: Braucht ein freiberuflicher Projektmanager Branchenerfahrung, um effektiv zu sein? Ich möchte das aus Sicht der Personalverantwortlichen betrachten.

Manchmal weiß ein Unternehmen gar nicht genau, was es braucht. Jemand hat ihm vielleicht einen großartigen Projektmanager empfohlen, der Dinge erledigen kann. Im Gespräch erklärt das Unternehmen dann sein Problem, und der Projektmanager sagt: „Das kann ich lösen.“

Es ist logisch, dass Personalverantwortliche zunächst nach einem Spezialisten für ihre Branche oder für eine bestimmte Projektart suchen. Gibt es aber auch Vorteile, wenn man einen freiberuflichen Projektmanager mit wenig oder gar keiner Branchenerfahrung einstellt? Welche Fähigkeiten oder Eigenschaften sollte man dann bewerten, statt nur nach exakt vergleichbarer Projekterfahrung zu suchen?

Ashanti Johnson: Das hängt von den jeweiligen Anforderungen ab. In manchen Branchen ist sehr spezifisch, was die Person tun muss. Wenn ich jemanden brauche, der Erfahrung im Baumanagement hat, weil er vor Ort arbeiten oder reisen muss, ist das sinnvoll. Ich wäre keine gute Projektmanagerin für eine Baustelle.

Auf der Seite der Personalverantwortlichen ist es wichtiger, die Fähigkeiten und Ergebnisse zu betrachten, die man benötigt. Nehmen wir das Gesundheitswesen. Wenn jemand Projekte im Bereich Betrieb und Compliance überwachen soll, kann es hilfreich sein, Grundkenntnisse der HIPAA-Regeln oder anderer Compliance-Anforderungen zu haben.

Das Finanzwesen ist ebenfalls stark reguliert, wenn auch auf andere Weise. Die Regeln sind nicht identisch, aber die Grundidee ist ähnlich: Wenn bestimmte Vorgaben nicht eingehalten werden, entsteht ein großes Problem.

Bei kreativen Strategieprojekten für Bekleidungsmarken gibt es ebenfalls Vorschriften, etwa zu Produkten und Materialien in bestimmten Regionen. Diese überschneiden sich aber möglicherweise weniger mit anderen Branchen.

Wichtig ist daher, dass der Freelancer oder Berater ehrlich ist. Die entscheidende Frage lautet: Was sagt oder zeigt diese Person, das mich davon überzeugt, dass sie auch ohne Branchenerfahrung ein gutes Ergebnis liefern kann?

Wenn man sich zu stark darauf konzentriert, jemanden mit Erfahrung im Gesundheitswesen einzustellen, bekommt man vielleicht einen Projektmanager, der zwar dort gearbeitet hat, aber noch nie operative oder Compliance-Projekte geleitet hat. Branchenerfahrung allein bedeutet nicht, dass die Person die erforderlichen Fähigkeiten besitzt.

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Mehr als 6.000 Unternehmen verlassen sich täglich auf Fingerprint. Schließen Sie sich ihnen jetzt unter fingerprint.com an. Und nun zurück zur Sendung. Du führst dein eigenes Unternehmen und stellst vermutlich gelegentlich selbst Leute ein. Welche Frage würdest du stellen, um herauszufinden, ob jemand Vorschriften und Compliance wirklich versteht oder die nötige Sorgfalt und Vorsicht für ein Projekt im Gesundheitswesen mitbringt?

Ashanti Johnson: Das ist eine gute Frage. Wie du bereits gesagt hast, sollte man solche Gespräche nicht wie Bewerbungsgespräche führen. Das ist für mich als Unternehmerin wichtig, aber auch aus der Perspektive der Freelancer und Berater.

Ich lasse mich nicht einfach interviewen. Wenn mich jemand nach meinen Stärken und Schwächen fragt, wäre ich verwirrt. Ich würde das Gespräch nicht sofort beenden, weil das unhöflich wäre, aber ich würde denken: „Darüber wollte ich eigentlich nicht sprechen.“

Normalerweise recherchiere ich den Kunden vorher, es sei denn, es handelt sich um eine Empfehlung. Dann muss ich schneller reagieren und verstehen, worüber gesprochen wird. Ich komme, um über Ergebnisse und Strategie zu sprechen, nicht über Stärken und Schwächen.

Wenn ich zum Beispiel eine Stabschefin oder einen Stabschef einstellen würde, wäre eine wichtige Frage: „Wie gehst du mit Veränderungen um?“ Das ist für mich besonders in einem wachsenden Start-up wichtig. Ich habe Prozesse, aber ich kann nicht sagen, wie diese Prozesse in einem Monat aussehen werden. Sie werden wahrscheinlich anders sein.

Ich möchte herausfinden, wie die Person in früheren Situationen mit Veränderungen umgegangen ist und wie sie Wandel geleitet hat. Ich achte auf den Ton und darauf, wie sie die Frage beantwortet. Kann sie sich anpassen? Kann sie erklären, was sie tun würde?

Ich suche jemanden, dem nicht alles vorgegeben werden muss. Viele Unternehmen werden mehr oder weniger durch eine Sicherheitsnadel und eine Excel-Tabelle zusammengehalten, obwohl sie 10.000 Mitarbeiter haben. Das kann chaotisch sein, und das ist in Ordnung. Man sucht eine Person, die hineinkommt und sagt: „Nein, das ist nicht richtig.“

Bei meiner eigenen Einstellung war ich besonders beeindruckt, als die Person mich fragte: „Wenn du in drei Monaten jemandem von mir erzählen würdest, was müsste dann wahr sein, damit du diese Einstellung als großartige Entscheidung empfindest?“ Ich war überrascht, weil mir diese Frage noch niemand gestellt hatte.

Die Person hatte keine spezifische Erfahrung in Start-ups, SaaS oder Arbeitskräfteplattformen. Sie konnte aber ihre Strategie, ihre bisherigen Erfahrungen und ihre Problemlösungen erklären.

Bei einem Berater für Gesundheits-Compliance würde ich beispielsweise fragen: „Wann waren Sie mit einer Compliance-Regel konfrontiert, die nicht eingehalten wurde? Wie haben Sie das Problem gelöst?“ So erfährt man, worin jemand tatsächlich kompetent ist und welche Probleme er lösen kann.

Galen Low: Wenn du das beschreibst, fällt auf, dass das Gespräch anders geführt wird als ein traditionelles Bewerbungsgespräch. Als Personalverantwortlicher kann man direkter sagen: „Ich muss diese Aufgabe erledigen. Können Sie helfen?“ Dann beurteilt man die Fähigkeiten in diesem Kontext und stellt nicht die üblichen Fragen nach dem persönlichen Krafttier.

Wir haben auch darüber gesprochen, dass Projektmanager manchmal in eine Nische gedrängt werden. Das kann hilfreich sein – bis es das nicht mehr ist. Viele Freelancer möchten ihre Ausrichtung verändern und neue Branchen oder Projekttypen kennenlernen. Welchen Rat würdest du ihnen geben? Wie können sie ihre Eignung ehrlich bewerten, ohne zu sagen: „Ich bin Projektmanager und kann alles“?

Ashanti Johnson: Das ist eine sehr gute Frage. In unserer Community bieten wir Coaching-Sitzungen und Sprechstunden an. Eine Übung, die wir häufig durchführen, besteht darin, die eigene Positionierung zu formulieren.

Das ist im Grunde ein Elevator Pitch. Man muss ihn nicht unbedingt aufschreiben oder auf einer Website veröffentlichen, aber man sollte auf die Frage, was man tut, verständlich antworten können. Erkläre es, als würdest du mit einem fünfjährigen Kind sprechen.

Beschreibe in ein bis zwei Sätzen, was du tust. Denke dabei daran, dass du dich möglicherweise auf eine neue Gelegenheit bewirbst, eine Empfehlung erhalten möchtest oder mit einem potenziellen Kunden sprichst.

Viele Menschen, insbesondere beim Wechsel aus einem Unternehmen in die Selbstständigkeit, hängen zu sehr an Rangstufen und Berufsbezeichnungen. Bei freiberuflicher Beratung sollte man nicht zu sehr vom Ego geleitet sein.

Selbstständige Unternehmer und Berater verfügen oft über hohe Fähigkeiten, aber über eine geringere Sichtbarkeit. Sie tragen nicht dieselben Titel wie in einem Unternehmen. Ich würde mich als Selbstständige nicht „Senior Vice President“ nennen, sondern als Beraterin und Inhaberin meines Unternehmens.

Statt den Titel zu erklären und sich interviewen zu lassen, sollte man über die Ergebnisse sprechen, die man heute liefert. Ein Beispiel wäre: „Ich bin kreative Projektmanagerin und leite Strategien für Marketingprojekte kleiner, von Frauen geführter Bekleidungsunternehmen.“

Das ist für potenzielle Kunden leicht zu verstehen. Vielleicht benötigen sie Unterstützung bei der Strategie oder kennen ein entsprechendes Unternehmen.

Viele wissen außerdem nicht, dass Freelancer und Berater oft mehr Weiterbildungen, Zertifizierungen und Abschlüsse besitzen als ihre Vollzeitkollegen. Das ergibt Sinn, weil sie Ergebnisse und Strategien verantworten müssen.

Man braucht nicht zwingend 15 Jahre Erfahrung oder jede Projektmanagement-Zertifizierung. Man muss aber ein Ergebnis leiten und die dafür erforderlichen Fähigkeiten erklären können.

Weiterbildung ist deshalb wichtig. Ich kannte beispielsweise Tools wie Jira, Monday und Asana, hatte sie aber in meinem Arbeitsalltag noch nicht verwendet. Deshalb nahm ich mir einige Wochen Zeit, um sie kennenzulernen. Viele dieser Tools bieten kostenlose Kurse an. Dazu kommen Plattformen, Artikel und andere Ressourcen.

Man muss nicht zwei oder drei Jahre lang erneut studieren. Man kann sich gezielt ein neues Werkzeug oder einen neuen Aspekt aneignen, der für die gewünschte Tätigkeit wichtig ist.

Galen Low: Ich mag vieles daran. Erstens den Elevator Pitch: Man muss ihn nicht unbedingt aufschreiben, sollte ihn aber sofort abrufen können. Zweitens kann man ihn je nach Kunden anpassen. Drittens kann die eigene Positionierung auch zeigen, welche Kunden man sucht, etwa Unternehmen, die von Frauen geführt werden.

Das öffnet Möglichkeiten über verschiedene Branchen hinweg und zeigt zugleich die eigenen Werte. Mir gefällt außerdem die Idee, die Ergebnisse zu verstehen, die man liefert, statt die Stellenbeschreibung der letzten Position zu wiederholen.

Weiterbildung ist natürlich ebenfalls wichtig, wenn man von einer Branche in eine andere wechseln möchte. Man muss nicht zum Experten werden, aber genug wissen, um ein Ergebnis voranzutreiben und erklären zu können, wie man das tun würde.

Hast du in deiner Community schon erlebt, dass jemand einen sehr großen Sprung gemacht hat – beispielsweise von der Planung von Präsenzveranstaltungen hin zu Infrastruktur für maschinelles Lernen? Wie kann man ehrlich beurteilen, worin man in einer neuen Branche stark wäre, wo Lücken bestehen und wann der Sprung möglicherweise zu groß ist?

Ashanti Johnson: Das erlebe ich häufig. Auf Einstiegsniveau versuchen Menschen herauszufinden, welche Fähigkeiten sie besitzen. Auf Senior-Niveau sind sie oft schon lange in einem bestimmten Bereich tätig und sagen irgendwann: „Ich bin müde. Wenn ich selbstständig arbeite, muss ich etwas Neues lernen.“

Dein Beispiel passt sehr gut, denn viele möchten in technische Bereiche wechseln, insbesondere in Implementierungen. Ich hatte nicht erwartet, wie beliebt Implementierungen sind. Das liegt vermutlich an der neuen Technologie und der KI. Unternehmen brauchen Systeme, die funktionieren.

Man muss kein Softwareentwickler sein. Ein grundlegendes technisches Verständnis und ein Verständnis dafür, wie Implementierungen einen Geschäftswert schaffen, sind jedoch sehr wichtig.

Viele Menschen möchten in diesen Bereich wechseln, obwohl sie keine Softwareentwickler sind. KI-Automatisierung und Engineering sind derzeit besonders wichtige Trends. Auch wenn man nicht als Ingenieur arbeitet, sollte man verstehen, wie diese Entwicklungen die eigene Tätigkeit und die Projekte der Kunden beeinflussen.

Der erste Schritt ist, die eigenen Fähigkeiten zu kennen. Wenn jemand aus dem operativen Bereich in einen kreativeren Bereich wechseln möchte, sollte er ehrlich einschätzen, wo er heute steht. Ich musste selbst erkennen, worin ich stark war und was ich noch über Technologie und Geschäftsmodelle lernen musste.

Beginne bei deinem aktuellen Stand. Überlege dann, was der gewünschte Wechsel erfordert und welche Wissenslücken bestehen. Vielleicht musst du einige neue Fähigkeiten lernen. Vielleicht handelt es sich aber auch nur um das Gefühl, noch nicht bereit zu sein.

Manche Menschen haben bereits Erfahrung in persönlichen Nebenprojekten, fühlen sich aber nicht sicher genug. Ich sage immer: Beginne heute. Viele glauben, sie müssten jede Zertifizierung besitzen, bevor sie als Freelancer oder Berater anfangen können.

Ich bin PMP-zertifiziert, aber Zertifizierungen und Abschlüsse sind nicht alles. Sie sind hilfreich, doch wenn man die eigenen Fähigkeiten und Leistungen nicht erklären kann, bringt auch der Titel keine Chance und keinen Kunden.

Wenn du von einem Bereich in einen anderen wechseln möchtest, bewerte, wie dir deine vorhandenen Fähigkeiten dabei helfen. Das gilt auch für Festanstellungen, besonders aber für Beratung, weil sich die Anforderungen schnell verändern.

Auf der Website des Freelance PM Club gibt es außerdem ein Quiz zur Nischenfindung. Es hilft dabei, herauszufinden, zu welcher Nische man passen könnte und was man tatsächlich kann, welche Erfahrung man besitzt und was man künftig tun möchte.

Galen Low: Die Werkzeuge auf deiner Website klingen großartig. Sie bieten eine gute Möglichkeit, ehrlich einzuschätzen, wo man heute steht, und einen Plan für die gewünschte Zukunft zu erstellen.

Gerade bei freiberuflicher Arbeit kann man Auftrag für Auftrag übernehmen. Jeder Auftrag ist ein Schritt in Richtung des eigenen Ziels. Man muss nicht Jahrzehnte an einem Ort verbringen. Es geht um Tätigkeiten, die einen in die richtige Richtung führen.

Man kann sagen: „Darin bin ich gut. Das habe ich bereits gemacht. Hier stehe ich heute. Das muss ich noch lernen, aber ich kann dieses Ergebnis trotzdem vorantreiben.“

Lass uns zum Abschluss über die Zukunft sprechen. Die freiberufliche Projektmanagementbranche entwickelt sich schnell und passt sich einer Wirtschaft und Arbeitskultur an, die sich ebenfalls verändern.

Nicht alle Beteiligten sind bereits auf demselben Stand. Was müssen Arbeitgeber und Freelancer tun, um einander weiterzubilden und gemeinsam die Zukunft des freiberuflichen Projektmanagements zu gestalten?

Ashanti Johnson: Für die Zukunft der Arbeit – besonders bei freiberuflicher Beratung – ist es wichtig, den Wert von Fachkräften zu respektieren und zu verstehen, welchen Beitrag sie in ein Unternehmen einbringen.

Wenn ein Unternehmer oder ein größeres Unternehmen Fachkräfte auf Vertragsbasis einstellt, geht es darum, das Unternehmen auf die nächste Ebene zu bringen. Freelancer und Berater erhalten häufig keine Krankenversicherung oder anderen Leistungen, weil sie selbstständig arbeiten. Das ist in Ordnung, aber es muss berücksichtigt werden.

Freelancer sollten ehrlich sagen, dass sie möglicherweise mehrere Kunden haben. Unternehmen sollten verstehen, dass sie keine Vollzeitkraft ohne Zusatzleistungen einstellen. Sie stellen einen strategischen Partner ein.

Wenn jemand lediglich in die Unternehmenskultur passen, den Status quo erfüllen und keine Strategie vorantreiben soll, könnte man die Person genauso gut in Vollzeit einstellen. Als Freelancer braucht man keinen Generalisten für alles, sondern jemanden, der einen bestimmten strategischen Beitrag leistet.

Auf der Seite der Unternehmen ist es daher wichtig, Fachkräfte als strategische Partner zu betrachten. Auf der Seite der Freelancer gilt: Sprecht über die Ergebnisse, die Strategie und die Umsetzung, die ihr in der Vergangenheit geleitet habt.

Auch Einsteiger können übertragbare Projektmanagementfähigkeiten besitzen. Kundenservice, Unterricht und viele andere Tätigkeiten enthalten solche Fähigkeiten. Man sollte sie benennen und erklären können.

In den aktuellen Arbeitsmarkttrends geht es zunehmend um Fähigkeiten und Ergebnisse. Unternehmen stellen dafür ein, insbesondere weil es so viele technologische Initiativen und KI-Projekte gibt.

Manche Menschen sagen jedoch vorschnell: „Ich kann alles.“ Niemand kann alles großartig. Wähle etwas, für das du Leidenschaft empfindest und in dem du wirklich gut bist.

Berücksichtige als Freelancer auch, wie eine Tätigkeit zu deinem Einkommen passt. Vielleicht arbeitest du gern für gemeinnützige Organisationen, aber diese Nische ist für dich nicht besonders profitabel. Andere Aufgaben können finanziell attraktiver sein. Manche Tätigkeiten bleiben vielleicht eher ein Hobby.

Freelancer sollten sich auf Ergebnisse konzentrieren. Unternehmen sollten Menschen als strategische Partner betrachten, die einen echten Wert schaffen. Kunden beauftragen mich beispielsweise erneut, auch wenn es zwischen den Projekten Pausen gibt, weil sie wissen, dass ich zurückkomme und die Aufgabe erledige.

Galen Low: Das gefällt mir. Auf der Seite der Unternehmen bedeutet das: Respektiert den Wert, den Freelancer einbringen. Sie sind keine Vollzeitangestellten. Behandelt sie als strategische Partner.

Auf der Seite der Freelancer sollte man nicht erwarten, dass das Unternehmen einem erklärt, wie man Wert liefern wird. Das sollte man selbst wissen und offen darlegen. Mehr Transparenz und Augenhöhe sind entscheidend.

Ashanti, vielen Dank für deine Zeit heute. Es hat großen Spaß gemacht. Du bist überall aktiv – auf LinkedIn und, glaube ich, auch auf TikTok. Du hast außerdem deine Community. Wo können die Menschen mehr über dich erfahren?

Ashanti Johnson: Ich bin tatsächlich an vielen Orten zu finden. Auf TikTok gibt es The Freelance PM und den Freelance PM Club. Dort veröffentlichen wir auch Unternehmensnachrichten. Außerdem findest du uns auf Instagram und YouTube.

Auf allen Plattformen kannst du uns unter The Freelance PM Club finden. Auf LinkedIn bin ich als Ashanti Johnson, PMP, PMI-ACP zu finden.

Galen Low: Ashanti, noch einmal vielen Dank.

Ashanti Johnson: Danke.

Galen Low: Damit sind wir am Ende dieser Episode des Podcasts für digitales Projektmanagement. Wenn Ihnen dieses Gespräch gefallen hat, abonnieren Sie uns dort, wo Sie zuhören.

Wenn Sie noch mehr praxisnahe Einblicke, Fallstudien und Arbeitsvorlagen möchten, erstellen Sie ein kostenloses Konto bei uns unter thedigitalprojectmanager.com. Bis zum nächsten Mal – vielen Dank fürs Zuhören.