Bestsellerautor und PMO-Leiter Peter Taylor über die Kommunikationsrevolution durch KI
Peter Taylor, Global Head of PMO bei Dayforce, erklärt, wie KI das Projektmanagement in eine strategischere Rolle verwandelt, indem sie Routinearbeit automatisiert. Sein größter Fokus? KI einzusetzen, um Kommunikation, Koordination und Entscheidungsfindung über globale Teams hinweg radikal zu verbessern.
Peter Taylor
Bestsellerautor, erfahrener Redner und Global Head of PMO bei Dayforce
Karrierefokus: Peter Taylor betont die Kommunikation als Schlüsselfaktor für den Einsatz von KI im Projektmanagement.
KI-Transformation: Künstliche Intelligenz verschiebt das Projektmanagement von der Durchführung hin zu strategischer Führungsarbeit.
Automatisierungsprinzipien: Zehn Prinzipien leiten die Integration von KI, darunter eigenständig verwaltete Projekte und Stakeholder-Transparenz.
Effizienzgewinne: KI verbessert das Projektmanagement durch die Automatisierung von Aufgaben und die Optimierung von Entscheidungsprozessen.
Auf Wandel vorbereiten: Projektmanager werden ermutigt, sich durch Weiterbildung und Experimente auf eine KI-gesteuerte Zukunft vorzubereiten.
Peter Taylor ist ein Bestsellerautor, erfahrener Redner und der globale Leiter des PMO bei Dayforce. Er hat buchstäblich das Buch geschrieben, wie man ein "fauler" – aber erfolgreicher – Projektmanager wird. Und es gibt keinen besseren Weg, dies zu erreichen, als mit KI.
Wir haben uns mit ihm zusammengesetzt, um zu erfahren, worauf er seine KI-Bemühungen innerhalb seiner globalen Organisation konzentriert. Die kurze Antwort: Kommunikation. Das hat er uns erzählt.
Eine Karriere in produktiver Faulheit
Ich habe einige der größten PMOs der Welt geleitet. Aktuell bin ich Global Head of PMO, Transformation and Customer Office bei Dayforce, wo ich die Durchführung von Hunderten von kundenorientierten Projekten weltweit überwache. Außerdem bin ich für zahlreiche interne Transformationsprojekte verantwortlich und ermögliche diese.
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Ich bin internationaler Redner zu allen Themen rund um Projekte und "produktive Faulheit". Ich habe über 500 Vorträge in 28 Ländern gehalten und wurde beschrieben als: "Vielleicht der unterhaltsamste und inspirierendste Redner in der heutigen Welt des Projektmanagements."
Im Jahr 2021 war ich besorgt, dass kein Projektmanager über künstliche Intelligenz und deren Bedeutung für den Beruf sprach. Also schrieb ich ein Buch mit dem Titel "KI und der Projektmanager: Wie der Aufstieg der künstlichen Intelligenz Ihre Welt verändern wird".
Jetzt, im Jahr 2026, ist diese Zukunft bereits Realität.
Wie KI Projekt- und Produktmanagement-Rollen transformiert
Vollständig automatisiertes Projektmanagement ist jetzt möglich. Wir haben:
- Die Rechenkapazität
- Die KI, um Informationen ohne vorgefertigten Code zu interpretieren und darauf zu reagieren
- Die Systeme, um Arbeit automatisch zu überwachen und zu koordinieren
- Die kulturelle Bereitschaft, Automatisierung im Projektmanagement zu vertrauen
Dadurch wandelt KI sowohl das Projekt- als auch das Produktmanagement von stark ausführenden Rollen zu strategischen, erkenntnisorientierten Führungspositionen.
KI wandelt sowohl das Projekt- als auch das Produktmanagement von stark ausführenden Rollen zu strategischen, erkenntnisorientierten Führungspositionen.
Obwohl es immer einen Platz für menschliches Urteilsvermögen und Beziehungen geben wird, können Routinetätigkeiten wie Berichtswesen, Planung, Nachverfolgung, Risikoanalyse und Kundenfeedback ohne menschlichen Projektmanager im Prozess erledigt werden. Und KI wird wertvolle prädiktive Erkenntnisse und Entscheidungshilfen liefern, die Managern helfen, Probleme zu antizipieren und effektiv zu priorisieren.
Zehn Prinzipien bestimmen diesen Wandel:
- Projekte können und sollten sich selbst steuern. KI steuert, Menschen denken. Und das notwendige Nachdenken sollte minimal sein.
- Kontrolle war gestern, Sichtbarkeit ist heute. Beteiligte sollten über Dashboards durchgehend Einblick in die Projektgesundheit haben.
- Governance muss eingebettet statt auferlegt werden. Sie sollte durch Automatisierung erfolgen und nicht durch Reviews und Freigaben.
- Teams sollten sich selbst führen. Verteilte Führung ist mit der richtigen Struktur, Klarheit und den passenden Tools möglich.
- Meetings sollten als Symptom eines Scheiterns angesehen werden. Sie kompensieren schlechte Arbeitsabläufe und unklare Zuständigkeiten.
- Ergebnisse sind wichtiger als Aktivität. Es sollte weniger Mikromanagement und mehr Fokus auf Wirkung geben.
- Menschliche Arbeit ist nötig, sollte sich aber auf Innovation konzentrieren. Verwaltung ist Sache der Algorithmen.
- Stakeholder-zentrierte Einbindung ist wichtiger denn je. Kommunikation sollte proaktiv sein. Sie sollte zudem automatisch personalisiert und auf Wirkung angepasst werden.
- Fortschritt wird durch dynamische, adaptive Planung vorangetrieben. Pläne müssen von KI fortlaufend anhand der Projektbedingungen aktualisiert werden.
- PMOs und KI müssen stetig lernen und sich weiterentwickeln. PMOs werden zu Wissenszentren statt Kontrolltürmen. KI lernt aus der Performance jedes einzelnen Projekts.
Im Hinblick auf die Kommunikation bietet KI eine bedeutende Zeitersparnis bei der Erstellung von Sitzungsprotokollen, Aufgaben und Empfehlungen für alle Projektteammitglieder. Besonders wertvoll sehe ich persönlich die Übersetzungsfunktionen hinsichtlich einer gemeinsamen Verständigung und einer Reduzierung von Kommunikationsproblemen im Projekt, da durch die Live-Übersetzung von Audiomaterial oder lokalen Transkripten — insbesondere angesichts einer weltweiten Community von Projektbeteiligten — ein großer Vorteil entsteht.
KI bietet eine bedeutende Chance zur Zeitersparnis bei der Erstellung von Sitzungsprotokollen, Maßnahmen und Empfehlungen für alle Projektteammitglieder.
Wo KI die größten Automatisierungsvorteile im Projektmanagement liefert
Wo ich arbeite, ist das GPMO eines von vielen Teams, die nach Möglichkeiten suchen, Wert aus Investitionen in KI zu schöpfen und diese voranzutreiben. Wir sind im "People Business" — Human Capital Management — und daher steht immer der Mensch im Mittelpunkt. Dennoch liegt unser Fokus klar auf KI-Chancen, die es uns erlauben, uns schneller zu verbessern und weiterzuentwickeln.
Unsere Kernbereiche liegen in:
- Kommunikationsgewinne durch Automatisierung, Reporting-Analysen, Teammeetings und Sprachunterstützung
- Koordination der vielfältigen Diskussionen zu Kundenbedürfnissen und -erwartungen zu einer einzigen, gemeinsamen Bedarfssicht
- Projektanforderungsaufnahme
- Wissensaustausch und Erkenntnisse durch eine gemeinsame Daten- und Analyseplattform aus unseren tausenden Projekten und Retrospektiven
- Schulungsinhalte für die interne Nutzung
Kommunikation und Anforderungsaufnahme sind die größten Themen.
Und die Scope-Definition ist ein zentrales Ritual, bei dem Fortschritte möglich sind. KI ermöglicht es uns, hunderte Stunden an Gesprächen, Diskussionen, Notizen, Anforderungs-Workshops und mehr zu einem einzigen, stimmigen Output zu konsolidieren.
Wie KI die Effizienz und Entscheidungsfindung im Projektmanagement verbessert
Kürzlich haben wir eine Untersuchung zur Effizienzsteigerung im Projektmanagement abgeschlossen. KI kam zum Einsatz, um Datenanalysen durchzuführen und Schlüsselpunkte im Projektmanagement-Lebenszyklus zu identifizieren, an denen durch Prozessautomatisierung, technische Unterstützung und bessere Prozessgestaltung sowie Schulung unserer Projektteams Verbesserungen erzielt werden können.
Es war nicht alles KI. Manche Bestandteile wurden manuell durchgeführt, etwa das Zusammentragen von Tracking-Statistiken vieler Projekte zur Identifizierung ressourcenintensiver "Hotspots" und Interviews mit Projektleitenden, um Veränderungsmöglichkeiten für Produktivitätsgewinne zu erkennen.
Nach der Zusammenstellung verwendeten wir eine eigene ChatGPT-Instanz, um Bewertungen von Prozessvariablen vorzunehmen, vorgeschlagene Verbesserungen zu validieren und Investitionstätigkeiten zu priorisieren.
Dies war eine sehr aktuelle Untersuchung, daher habe ich noch keine Ergebnisse zu teilen, aber es sieht vielversprechend aus.
Wie KI die zentralen Ablaufroutinen moderner PMOs neu gestaltet
Wir gestalten unsere wichtigsten Ablaufroutinen um, sodass KI als vollständiges Teammitglied agieren kann:
- KI erstellt nun erste Projektskizzen, erkennt Risiken und stimmt Eingaben ab, bevor sich Menschen überhaupt treffen.
- Während der Umsetzung fasst KI Updates zusammen, macht auf Abweichungen aufmerksam und prognostiziert Probleme, damit sich unsere Gespräche auf Entscheidungen statt auf das Sammeln von Daten konzentrieren können.
- Zur Validierung modelliert KI Szenarien und prüft Annahmen frühzeitig, wodurch wir schneller die Sicherheit haben, ob wir den Kurs anpassen oder fortsetzen sollten.
Wir gestalten unsere wichtigsten Ablaufroutinen um, sodass KI als vollständiges Teammitglied agieren kann.
Letztlich eliminiert KI Störungen im System, sodass sich unsere Teams auf Mehrwert, Ergebnisse und kluge Führung konzentrieren können. Daraus ergibt sich, dass zukünftige Projekte viel schneller mit der Ergebnislieferung starten können.
Wie ein einfacher, KI-bereiter Technologie-Stack für das Projektmanagement aussieht
In den meisten Organisationen bringen Projekte kaum technologischen Mehrwert für die Projektmanager:innen. Die Technik agiert nicht als digitaler Partner. Eine Welt mit KI sollte anders funktionieren.
Projektmanager:innen erreichen Bestleistungen, wenn die von ihnen genutzten Systeme einfach, abgestimmt und beratend sind, anstatt nur Auswertungswerkzeuge zu sein.
So sieht unser einfacher Technologie-Stack für das Projektmanagement aus:
- Certinia (PSA) mit Smartsheet
- EnterpriseGPT – eine unternehmensinterne ChatGPT-Bereitstellung
- MS Teams Premium
In den meisten Organisationen bringen Projekte kaum technologischen Mehrwert für die Projektmanager:innen. Die Technik agiert nicht als digitaler Partner. Eine Welt mit KI sollte anders funktionieren.
Wie PMOs KI-Experimente über globale Unternehmen hinweg koordinieren können
Ich war angenehm überrascht vom allgemeinen Enthusiasmus vieler Menschen gegenüber den Chancen, die KI bietet. Der Widerstand gegen diesen Wandel war gering, was so nicht direkt zu erwarten war.
Ein wesentlicher Faktor hierfür war eine umfassende unternehmerische Investition in KI-Bildung. Dadurch entstand die Notwendigkeit, die vielen KI-Experimente einzelner Mitarbeitender im gesamten Unternehmen zu koordinieren, damit wir erkennen können, wo und wann sich Investitionen in Zeit und Aufwand am meisten lohnen.
Um dies zu erreichen, hat das GPMO ein Verzeichnis aller KI-Ideen in unserem Verantwortungsbereich eingerichtet. Wir genehmigen und fördern kleine Experimente und führen dann vergleichende Analysen historischer Projektdaten mit neuen Prozessen und Automatisierungen durch.
Wie man sich auf eine KI-zentrierte Zukunft im Projektmanagement vorbereitet
Hier mein Rat an Projektmanager:innen: Seid offen und bildet euch fort. Lest, hört zu, diskutiert, experimentiert und bringt euch aktiv ein!
Mein Rat an Projektmanager: Seien Sie aufgeschlossen und bilden Sie sich weiter. Lesen, hören Sie zu, diskutieren Sie, experimentieren Sie und bringen Sie sich allgemein ein!
Folgen Sie mit
Sie können Peter Taylors Arbeit verfolgen, während er weiterhin Projektmanager darin schult, wie man in globalen, KI-gestützten Umgebungen arbeitet, auf LinkedIn, X und seiner Website thelazyprojectmanager.com. Und verpassen Sie nicht sein Buch The Lazy Project Manager: Wie Sie doppelt so produktiv sein können und trotzdem das Büro früh verlassen.
Weitere Experteninterviews folgen demnächst auf The Digital Project Manager!
