3 Alternativen zum Ersetzen Ihrer menschlichen Projektmanager durch KI-Agenten
Der Druck zu ersetzen: Führungskräfte werden dazu angehalten, Personalressourcen zu reduzieren und Projektmanagement-Rollen neu zu definieren.
Stärken der KI: KI-Agenten sind bei routinemäßigen Projektmanagement-Aufgaben stark, was potenzielle Kosteneinsparungen und operative Effizienz bringt.
Wert der Führung: Menschliche Projektleiter bieten strategische Übersicht, Verantwortlichkeit und Innovation, die KI kaum nachbilden kann.
Partnerschaften mit KI: Teams sollten KI als Partner statt Ersatz betrachten und auf verstärkte Zusammenarbeit und strategisches Denken setzen.
Innovationsrisiken: Durch den Ersatz von Projektmanagern durch KI drohen Stillstand und fehlender kreativer Input; menschliche Ideen fördern Prozessverbesserungen.
Wir Teamleiter und Abteilungsleiter stehen derzeit unter großem Druck, Wege zu finden, wie KI eingesetzt werden kann, anstatt die Mitarbeiterzahl zu erhöhen oder sogar bestehende offene Stellen nachzubesetzen. Und das bringt Projektmanagement-Rollen ins Fadenkreuz.
Ob zum Guten oder zum Schlechten – das Konzept, dass ein KI-Agent das Projektmanagement übernimmt, ist mittlerweile so alltäglich geworden wie ein Roomba, der den Staubsaugerjob erledigt. Anders gesagt: Es ist schon soweit, dass die Vorstellung, einen Menschen mit dem Projektmanagement zu betrauen, fast schon luxuriös erscheint.
Und das Argument ist nachvollziehbar: Wenn Menschen den größten Kostenfaktor im Unternehmen darstellen, können Effizienzgewinne, die zu einer nachhaltigen Personalreduzierung führen, genau der Wettbewerbsvorteil sein, den ein Unternehmen zum Überleben braucht.
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Ganz zu schweigen davon, dass Projektmanager schon lange vor dem Erscheinen von ChatGPT darum kämpfen mussten, ihren Mehrwert unter Beweis zu stellen.
Bevor Sie aber Ihre gesamte Projektmanagement-Abteilung durch KI-Agenten ersetzen, sollten Sie einige Dinge in Betracht ziehen.
Warum KI-Projektmanager auf dem Papier sinnvoll erscheinen
Seien wir ehrlich: Agentische KI eignet sich bestens für viele Aufgaben im Projektmanagement. Angetrieben von fortschrittlichen LLMs, die menschliche Sprache und Handlungen mühelos erfassen können – und mit der Autorität ausgestattet, eigenständig zu handeln –, können KI-Agenten nahtlos in den Projektalltag integriert werden.
Das lässt sich schon heute bei einigen der beliebtesten KI-basierten Projektmanagement-Softwares beobachten, in denen Agentenvorlagen bereits Aufgaben übernehmen – etwa Teammitglieder zum Fortschritt befragen oder Auswirkungen auf Zeitpläne und Ressourcenmodellierungen simulieren.
Sogar anspruchsvollere Tätigkeiten wie das Identifizieren, Hervorheben und Vorschlagen von Reaktionen auf Risiken anhand vorhandener Daten lassen sich nahezu schlüsselfertig direkt aus der Software heraus abwickeln. Gleiches gilt für die Personalisierung der Projektkommunikation, wie Statusberichte, die zielgerichtet an bestimmte Empfänger angepasst werden, damit nicht unnötig Zeit darauf verwendet wird, ein und dieselbe Nachricht vierzehnfach neu zu formulieren.
Und auch wenn KI-Agenten keine Kristallkugel besitzen, können sie vorausschauen und als Frühwarnsystem für Ressourcen-Konflikte, Zeitverzögerungen, Scope Creep und Budgetüberschreitungen wirken – und das anhand historischer Aufgabeninformationen bis hin zu Protokollen spontaner Personalgespräche.
Tatsächlich begrüßen die meisten Projektleiter, die ich kenne, die Auslagerung solcher Aufgaben an Maschinen, damit diese sich auf das konzentrieren können, was Maschinen am besten können, während Menschen auf ihre Stärken fokussieren.
Die Rolle der Projektleitung
Statt daraus aber gleich ein Argument zu machen, sämtliche menschlichen Projektprofis zu ersetzen, sollten wir innehalten und uns genau überlegen, welche Rolle die Projektleitung tatsächlich einnimmt.
Entgegen der landläufigen Meinung bedeutet Projektleitung weit mehr, als einen Plan zu befolgen und das Wetter zu melden. Es geht darum, Strategie in Umsetzung zu überführen, den Erfolg zu sichern und Wert für das Unternehmen zu schaffen. Es handelt sich um strategische Wertschöpfung in einem Umfeld, das sonst einem chaotischen Gruppenprojekt aus der Mittelstufe gleichen würde.
Die Vorteile von Projektleitung sind logisch, werden aber kaum publik gemacht. Projekte mit einer starken Leitung erreichen ihre Ziele eher, erzielen einen messbaren Return on Investment für das Unternehmen und – am wichtigsten – binden und vergeuden keine wertvollen Ressourcen, indem der Data-Science-Lead oder das Marketing-Team als Geisel eines schwächelnden Projektes gehalten werden.
Es ist der Unterschied zwischen einem ausgebildeten, erfahrenen Kapitän und einem Leutnant, der nur den Autopiloten bedient.
Entgegen der landläufigen Meinung bedeutet Projektleitung weit mehr, als einen Plan zu befolgen und das Wetter zu melden.
Was Sie riskieren zu verlieren
Sowohl als Projektmanager als auch jetzt als Teil der Unternehmensleitung gebe ich offen zu, dass wir Projektmanager darin versagt haben, unseren Wert für die Geschäftswelt zu vermitteln – so sehr, dass bei Microsofts Ankündigung seines Project Manager Agent eigentlich nur Schulterzucken folgte.
Je mehr ich jedoch mit Unternehmern und Führungskräften spreche, deren Geschäftsgrundlage Projekte sind, desto mehr glaube ich, dass viele von uns, gerade auf der Führungsebene, sehenden Auges in eine Falle tappen. Und das Risiko ist perfider als das, was in nüchternen Zahlen auf dem Papier steht.
So sehe ich das.
Führung & Engagement
Wenn Projekte das Vehikel für Veränderung sind, brauchen sie Veränderungs-Champions. Damit ist nicht das Rundschreiben an alle oder die Ankündigung beim Town Hall-Meeting gemeint. Sondern die tagtägliche, praktische Verstärkung des Missionsziels, der Umsetzungsstrategie und der Gesamtwirkung aufs Unternehmen. Dazu gehört: mehr Zuhören als Reden, mehr motivieren als tadeln und mehr Grenzen verschieben, als passiv den Fluss hinabzutreiben und auf Hindernisse hinzuweisen.
Agentic AI mag zwar hervorragend unterstützende Sprache beherrschen, aber ihre schleimerhafte Natur hat ihre Fähigkeit, zu inspirieren, beeinträchtigt. Daher gibt es derzeit wenig, das an ihrem Projektmanagement-Stil überzeugend, beruhigend oder kreativ ist. Und das führt bereits zu faden, rein prozeduralen Projekten, die vielleicht ihre definierten Ziele erreichen, aber nicht mehr. Kein Motivationsschub, keine Förderung von Cross-Training und beruflicher Entwicklung, keine Prozessinnovationen — nichts davon.
Agentic AI mag zwar hervorragend unterstützende Sprache beherrschen, aber ihre schleimerhafte Natur hat ihre Fähigkeit, zu inspirieren, beeinträchtigt.
Verantwortung & Entscheidungsfindung
Außerdem habe ich noch nicht erlebt, dass wichtige strategische Entscheidungen aufgrund eines Gesprächs mit einem KI-Agenten getroffen werden. Das soll nicht heißen, dass KI das nicht kann, sondern vielmehr, dass unsere Arbeitskultur noch nicht so weit ist, Empfehlungen der KI ausreichend zu vertrauen, um sie ohne Weiteres zu übernehmen.
Am Ende läuft alles auf das Thema Verantwortung hinaus. Derzeit ist die KI für die Empfehlungen, die sie ausspricht und die Entscheidungen, die sie beeinflusst, nicht verantwortlich. Kein Mensch kann eine KI für ihr Handeln bestrafen, zurechtweisen oder auf andere Weise zur Rechenschaft ziehen. Die Verantwortung liegt weiterhin bei den Menschen. Und momentan basiert die projektbasierte Arbeit immer noch auf dem Prinzip der Verantwortung. Wenn die Menschen wegfallen, entsteht daher bestenfalls eine Verschiebung der Verantwortung (wahrscheinlich auf Sie) oder schlimmstenfalls ein Verantwortungs-Vakuum.
Kein Mensch kann eine KI für ihr Handeln bestrafen, zurechtweisen oder auf andere Weise zur Rechenschaft ziehen. Die Verantwortung liegt weiterhin bei den Menschen.
Innovation
Ein weiterer unterschätzter Aspekt starker Projektführung ist es, neue und bessere Arbeitsweisen zu entwickeln. KI-Agenten können nachvollziehen, wie Menschen kooperieren, sich an die Regeln halten und sogar Empfehlungen geben, wie Arbeitsabläufe angepasst werden können. Aber die kreative Neugestaltung von unternehmerischer Produktivität liegt nicht im Kompetenzbereich der KI — zumindest nicht bei den Tools, die im Durchschnittsunternehmen genutzt werden.
Derzeit lernen die von uns entwickelten KI-Agenten, was ihnen beigebracht wurde, und verfügen nicht über die Mittel, grundlegende Änderungen an Prozessen umzusetzen. Warum ist das wichtig? Weil inmitten all dieser von KI getriebenen Umwälzungen nicht jene als Gewinner hervorgehen, die das Gleiche nur schneller machen, sondern diejenigen, die erkennen, dass die Technologie uns Möglichkeiten eröffnet, zu denen wir vorher nicht in der Lage waren.
Die Gewinner werden nicht diejenigen sein, die das Gleiche nur schneller machen, sondern diejenigen, die erkennen, dass uns die Technologie Dinge ermöglicht, zu denen wir vorher nicht in der Lage waren.
Vertrauen, Überzeugungskraft und Akzeptanz
Und schließlich gibt es da noch den schwer zu greifenden Kern menschlicher Zusammenarbeit: Vertrauen. Vertrauen wird nicht nur durch konstante Leistung und wiederholten Erfolg gewonnen, sondern durch die weniger messbaren Dinge wie Empathie, Charisma und Überzeugungskraft.
Ich meine damit nicht das Gefühl von Wärme und Geborgenheit. Ich spreche von der Fähigkeit, wie Paul Atreides Loyalität aufzubauen, Konsens zu schaffen und andere dazu zu bringen, im Einklang mit den eigenen Überzeugungen im eigenen Sinne zu handeln (vielleicht ohne das galaktisch-extremistische Endspiel).
Menschen wollen diskutieren, sich gehört fühlen und die Möglichkeit haben, sich einzubringen. Sie wollen Teil von etwas sein — Einfluss auf ihre persönliche Zukunft haben. Ironischerweise ist es das Bedürfnis nach Eigenständigkeit, wobei Agenten wortwörtlich so benannt sind, dass sie diese Eigenständigkeit zu bedrohen scheinen.
Wenn Sie dies also aus Ihrem Unternehmen nehmen, bewirken Sie eigentlich das Gegenteil von dem, was diese Technologie ermöglichen könnte: Sie machen Ihre Menschen zu Robotern. Und das erzeugt in Ihrer Organisation Reibungsverluste durch neue Wellen von innerlicher Kündigung, toxischem Konkurrenzverhalten und der allgemeinen Lustlosigkeit, die mit Entmachtung einhergeht.
Mit anderen Worten: Ohne den Mechanismus für Vertrauen und Handlungsspielraum wird die Motivation, die Ihr Unternehmen antreibt, schneller zusammenbrechen, als die Technologie sie ersetzen kann.
Menschen wollen diskutieren, sich gehört fühlen und die Möglichkeit haben, ihre Meinung einzubringen. Sie wollen Teil von etwas sein – Einfluss auf ihre persönliche Zukunft haben.
3 Alternativen zum Ersetzen Ihrer Projektmanager durch KI
Der Druck ist real. Als Führungskraft werden Sie gebeten, Ihr Team neu zu erfinden und gleichzeitig dafür zu sorgen, dass der Laden weiterläuft. Und wenn Sie eine mitfühlende Führungskraft sind, fühlen Sie sich wahrscheinlich wie zwischen Baum und Borke – oder wie zwischen einem Felsen und einem Buick aus den 1980er Jahren.
Hier sind also 3 Alternativen, die ich mit Menschen in meiner Community sowie für mein eigenes Team erkundet habe.
Verteilen Sie die Verantwortung, indem Sie Projektführung zur teamweiten Kompetenz machen
Es ist weithin bekannt, dass die Mehrheit der Projekte ohnehin nicht von Projektmanagern geleitet wird. Das Problem ist, dass dies informell behandelt wird. Es wird angenommen, dass diese Projekte kein Projektmanagement benötigen. Und genau deshalb geraten so viele von ihnen ins Stocken.
Ich plädiere stattdessen dafür, das Gegenteil zu tun: Geben Sie nicht einfachen Projekten an Personen ohne Projektmanagement-Training, sondern geben Sie Menschen eine Projektmanagement-Ausbildung, sodass sie komplexere Projekte leiten können.
Richten Sie dann eine Community of Practice ein, die von Ihren erfahrenen Projektmanagern geleitet wird. Lassen Sie sie als Botschafter und Mentoren für den Wertbeitrag durch Projekte fungieren. Dies sollte sie motivieren, KI-Systeme in ihren Delivery-Prozess zu integrieren – KI-gestützte Effizienzgewinne schaffen Zeit für Mentoring und es werden KI-Tools entwickelt, die informelle oder beauftragte Projektleiter unterstützen.
Messen Sie den ROI mit Kennzahlen wie dem Prozentsatz an informell geleiteten Projekten, die ihre Ziele erreichen. Oder verfolgen Sie das Gegenteil: Zählen Sie die Anzahl der informell geführten Projekte, die aus beeinflussbaren Gründen ins Stocken geraten, und lassen Sie das Team darauf hinarbeiten, diese Zahl so klein wie möglich zu machen.
Schaffen Sie Mensch-KI-Partnerschaften & steigern Sie die Erwartungen
Es gibt auch gute Argumente dafür, zu ergänzen statt zu ersetzen. Wie eingangs erwähnt, sind KI-Agenten durchaus in der Lage, einige Aspekte der Projektmanagementrolle zu übernehmen, und die meisten Projektmanager sind froh, diese Aufgaben abzugeben.
Geben Sie ihnen also die Möglichkeit, KI-Agenten als ihre Projektkoordinatoren zu entwickeln. Ja, es geht um die Automatisierung von Abläufen und die Delegation administrativer Arbeiten, aber es geht auch darum, eine Partnerschaft mit KI einzugehen, um Überlastung zu reduzieren und die Wirkung der Projektdurchführung zu verstärken.
Aber das allein wird Ihr Unternehmen nicht substanziell verändern. Sie müssen auch die Erwartungen steigern. Wenn es im Job Ihrer Projektmanager bisher vor allem darum ging, Projekte im Dreieck Zeit, Kosten und Qualität zu liefern, ist jetzt die Zeit, sie aufzufordern, mehr Verantwortung bei der Umsetzung der Unternehmensstrategie zu übernehmen.
Erwarten Sie, dass sie das Geschäftsmodell verstehen, mit dem Ihr Unternehmen Wert schafft. Erwarten Sie, dass sie die Sprache der Geschäftsführung sprechen. Erwarten Sie, dass sie unbequeme Entscheidungen treffen, die das Unternehmen priorisieren – nicht nur ihr Projekt.
Aber geben Sie ihnen Unterstützung. Gewähren Sie Einblick in den Strategieplanungsprozess. Geben Sie ihnen Informationen über parallellaufende Initiativen. Stellen Sie Mittel bereit, damit sie ihre Denkweise hin zu kreativen Delivery-Strategien verändern können, statt nur organisatorisch Überblick zu behalten. Sie müssen mehr leisten. Sie können mehr leisten.
Inzentivieren Sie dann diese Denkweise und messen Sie den ROI anhand von Kennzahlen wie der Anzahl an Projekten, die während der Durchführung neu ausgerichtet wurden, um mehr Wert zu schaffen, oder Fällen, in denen eine Eskalation vermieden werden konnte.
Lassen Sie Ihre Projektmanager neue Arbeitsweisen entwickeln
Projektmanager sind Prozessmenschen. Nutzen Sie das. Anstatt Ihre Projektmanager auf Einzelprojekte zu beschränken, geben Sie ihnen einen größeren Spielraum, sodass sie ihr Know-How zu Prozessen und Methoden dafür nutzen, gemeinsam mit KI und Menschen bessere Arbeitsweisen zu entwickeln.
Binden Sie sie in Ihr Operationsteam ein, um gemeinsame Ziele für Prozessverbesserungen zu definieren. Starten Sie bei null – laden Sie sie ein, ein “Zero-based” Prozessdesign zu entwickeln. Muss ein Projektbrief wirklich ein Dokument sein? Muss ein Projektplan linear ablaufen? Fordern Sie sie auf, bestehende Arbeitsabläufe zu hinterfragen und neue Wege zu suchen.
Und machen Sie es nicht zu einer Beschäftigung am Rande: Messen Sie durchschnittliche Effizienzsteigerungen oder erhöhte Projektprofitabilität nach einer bestimmten Anzahl an Experimenten mit neuen Arbeitsweisen.
Machen Sie Ihr Team zu strategischen Projektleitern
Unser fachkundig geleitetes Projektmanagement-Training hilft Teams, sich vom reinen Ergebnis-Liefern zum Erreichen echter Resultate zu entwickeln.
3 Dinge, die Sie vermeiden sollten
Aber selbst wenn Sie sich dafür entscheiden, nichts von alldem zu tun und einen anderen Weg einzuschlagen, gibt es ein paar Dinge, die ich Ihnen abraten würde — oder die Sie zumindest gut abwägen sollten, bevor Sie sie umsetzen.
„Biathlon“-Hybridrollen
Ich beobachte, dass viele Unternehmen Rollen zusammenlegen und konsolidieren, was recht logisch erscheint, wenn Kostensenkung das Ziel ist und Sie Ihre besten Talente behalten wollen. Zum Beispiel kann der Projektmanager, der früher Business Analyst war, nun ein PM/BA werden. Das Teammitglied mit Interesse an UX kann zu einem PM/UX werden. PMs, die im roten Bereich arbeiten, können durch die Kombination mit der Rolle des Account Managers (AM/PM) zum Umsatz beitragen.
Aber seien Sie vorsichtig beim Kombinieren von Rollen, die entweder zu unterschiedlich oder gar gegensätzlich sind. Account Manager und Projektmanager haben ganz unterschiedliche Zielsetzungen. Und nicht jeder Projektmanager kann über Nacht zum Digitalstrategen werden.
Jerry Seinfeld hat es wahrscheinlich am besten ausgedrückt, als er über Biathlon sprach: „Es ist, als würde man Schwimmen und einen Gegner erdrosseln kombinieren.“
Und darauf lässt sich kein solides Fundament für ein Unternehmen bauen.
Kapazität einfach linear erhöhen
Dann gibt es noch die Versuchung, einfach mehr vom Gleichen zu tun, wenn durch KI zusätzliche Kapazitäten entstehen. Projektmanager mit einem Team von KI-Projektkoordinatoren sollten doch eigentlich mehr Projekte betreuen können, oder?
Das führt jedoch oft zu sinkenden Erträgen. Projektleiter brauchen dennoch Fokus, und keine Menge an KI macht 15 gleichzeitig laufende Projekte zu einem Spaziergang. Und ich spreche noch nicht einmal vom ständigen Wechsel zwischen Kontexten und emotionaler Arbeit – sondern von mehr Persönlichkeiten, die es zu managen gilt, mehr Kundenanfragen, die beantwortet werden müssen, und einer geringeren Fähigkeit, den Überblick zu behalten und strategisch zu denken.
Ganz zu schweigen davon, dass jedes Projekt einen gewissen Overhead mit sich bringt, wie das Onboarding von Kunden, die Ressourcenzuteilung im Team sowie Berichterstattung und Administration – all die Dinge also, die bei vielen kleinen Projekten die Marge schrumpfen lassen.
Der Wert, den Sie anstreben sollten, sollte exponentiell sein. Beispielsweise könnten Sie Ihre Kundschaft in Richtung größerer Projekte entwickeln oder Ihr Angebot für Ihre bestehenden Kunden umfassender und wertvoller gestalten. Schulen Sie Ihre PMs so, dass sie einen White-Glove-Service bieten, sich in Branche und Geschäftsfeld Ihrer Kunden auskennen und von diesen als vertrauenswürdige Partner geschätzt werden.
Ineffizienzen vervielfachen
Und stellen Sie natürlich sicher, dass Sie KI nicht einsetzen, um Dinge zu automatisieren und zu skalieren, die eigentlich gar nicht gut funktionieren. Agenten zu bauen, die mit altbackenen Methoden „Zombie-Aufgaben“ erledigen, und dabei die Möglichkeiten von KI nicht nutzen, mag zwar ein Häkchen auf Ihrer To-do-Liste sein, wird Ihnen aber mit hoher Wahrscheinlichkeit irgendwann auf die Füße fallen.
Stattdessen sollten Sie nicht die sprichwörtliche „agentische Standuhr“ bauen, sondern Ihre Projektmanager dazu einsetzen, die aktuellen Arbeitsmethoden zu auditieren, Engpässe und Ineffizienzen zu dokumentieren, redundante Prozesse zu identifizieren und Alternativen auf Basis ihres Wissens über künstliche Intelligenz vorzuschlagen.
Ihre ersten Schritte
Wie bei allen guten Dingen müssen Sie zunächst die Zahlen prüfen und abwägen, ob Ihr Business Case wirklich Sinn ergibt.
Sie könnten damit anfangen, die tatsächlichen Kosten für die Einstellung einer neuen Person zu analysieren – inklusive Stellenausschreibung, Bewerberauswahl, Vorstellungsgespräche, Vertragsverhandlungen, Onboarding, Ausstattung, Zusatzleistungen, Overhead für das Management, Kosten für berufliche Weiterentwicklung usw. Genau das ist die Herausforderung, wenn Sie sich zwischen Aufbauen oder Einstellen entscheiden müssen.
Eventuell möchten Sie auch einen kompakten Audit der PM-Aufgaben im Stil eines XDS oder mithilfe des „Jobs to be done“-Frameworks machen. Die Aufgaben können Sie dann hinsichtlich ihres Werts und der Frage, ob sie besser von einem Menschen oder von KI übernommen werden sollten, kategorisieren. So erhalten Sie einen Eindruck, wo Lücken entstehen würden, wenn Sie niemanden einstellen oder Ihre Mitarbeitenden nicht gezielt weiterbilden.
Und vielleicht nutzen Sie auch eine KI-Reifegradmatrix, um das Wissen und die Einstellung Ihres Teams gegenüber KI einzuschätzen. Dies könnte Wissens- und Kulturelle Lücken aufdecken, die Ihr Team eventuell daran hindern, überhaupt KI-Effizienzen zu erkennen und umzusetzen und damit die Erwartungen an den KI-Einsatz zu erfüllen. Wenn das der Fall ist, kann die Lösung manchmal so einfach sein wie ein bisschen Bildung, Austausch und Cross-Training, damit alle auf dem gleichen Stand sind.
Das Wichtigste ist, nicht den Kopf in den Sand zu stecken oder unter dem enormen Druck, den Sie verspüren, eine übereilte Entscheidung zu treffen. Letztendlich werden Sie daran gemessen, welchen Beitrag Ihr Team zum Unternehmen leistet – egal, ob es sich aus KI-Agenten, Menschen oder einer Mischung aus beidem zusammensetzt.
Was denken Sie?
Aber was denken Sie? Verzögern wir nur das Unvermeidliche? Oder liegt es in unserer Verantwortung, unsere Mitarbeitenden – so wie es vergangene Generationen bei technologischen Umbrüchen getan haben – in die nächste Phase der Wertschöpfung zu führen?
