Arbejdsgang vs. proces: 5 vigtige forskelle & 5 ligheder
Arbejdsgangens finesser: En arbejdsgang består af en struktureret rækkefølge af aktiviteter, der har til formål at fuldføre en specifik opgave effektivt.
Procesrejsen: En forretningsproces omfatter flere opgaver, der er afstemt for at nå et overordnet organisatorisk mål, med fokus på strategiske resultater frem for individuelle opgaver.
Opgavetaktik: En forståelse af forskellen mellem arbejdsgange og processer hjælper med at designe systemer, der effektivt håndterer opgaver for at opfylde bredere forretningsmål.
Når det gælder forretningsprocesstyring (BPM), er det vigtigt at forstå de grundlæggende forskelle mellem en arbejdsgang og en proces. På den ene side er en arbejdsgang en specifik rækkefølge af aktiviteter, der bruges til at udføre en bestemt opgave. En forretningsproces er på den anden side en række opgaver, der bruges til at nå et organisatorisk mål.
Hvad er en arbejdsgang?
En arbejdsgang bruges til at optimere en række trin, der effektiviserer udførelsen af en bestemt opgave.
En arbejdsgang har til formål at eliminere flaskehalse og effektivisere opgaver i virksomhedens drift, så de bliver enklere, mere opnåelige og nemmere at følge. En arbejdsgang minder om en opskrift på én ret, der er en del af et større måltid, og sikrer, at retten kan tilberedes i en rækkefølge af trin, som alle kan følge.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hvad er en proces?
En proces er, hvis vi bruger vores opskriftsanalogi fra ovenfor, den overordnede plan for hele måltidet og alle måltidets retter. Uden en styrende proces, der leder arbejdets forløb, kan hver opskrift være velsmagende i sig selv, men retterne vil ikke blive samlet til en oplevelse af et tilfredsstillende måltid.
En forretningsproces samler mere enkelt sagt det sæt af opgaver, teammedlemmer, procesforløb og værktøjer, der er nødvendige for at gennemføre et projekt. En proces bør bestå af flere velorganiserede arbejdsgange, der reducerer friktionen ved at færdiggøre opgaver, som normalt er tidskrævende.
Arbejdsgang vs. proces: Forskelle & ligheder
Der er vigtige forskelle og vigtige ligheder mellem processer og arbejdsgange. Der er en betydelig overlapning mellem de to, men du vil opdage, at begge er afgørende, når det gælder arbejdsgange i projektstyring.
Nedenfor er en tabel, der beskriver de grundlæggende forskelle og ligheder mellem arbejdsgang og proces:
| Arbejdsgang | Proces | Ligheder | |
|---|---|---|---|
| Mål | Effektivisering, reduktion af den tid, der bruges på individuelle opgaver | Gennemførelse, afslutning af projekter effektivt og virkningsfuldt | Automatisering kan hjælpe begge med at trives i projektstyring |
| Omfang | Mikroniveau, opgaveorienteret | Makroniveau, projektorienteret | Apps og værktøjer hjælper med at styre både mikro- og makroniveauet |
| Fokus | Automatisering, optimering af den hurtigste vej til færdiggørelse mellem opgaver | Godkendelse, sikring af at opgaver gennemføres, så projekter kommer tættere på afslutning | Data er rygraden i begge dele for at forbedre og skærpe fokus på hver af dem |
| Strategi | Taktisk, opdeler opgaver og den hurtigste vej til at udføre alle opgaver i en rækkefølge | Proceskortlægning, definerer hvad der skal til for at gennemføre et projekt | Det er afgørende for begge strategier at have projektledere på hvert trin |
| Skabeloner | Afhængig, arbejdsgange fungerer kun med veldefinerede skabeloner | Uafhængig, processer kan fungere uden skabeloner for at gennemføre projekter | Med eller uden skabeloner, automatisering eller strategi er både arbejdsgange og processer nødvendige for rentable virksomheder |
Læs om forskellene mellem BPM og arbejdsgange her og om forskellene mellem software til projektstyring og software til automatisering af arbejdsgange her.
Forskelle
1. Mål: Effektivisering vs. gennemførelse
Målet med design af arbejdsgange er at reducere friktionen ved tidskrævende opgaver, typisk ved hjælp af automatisering af forretningsprocesser eller automatisering af arbejdsgange. Målet med forretningsprocesser er imidlertid at nå projektets mål og gennemføre det så effektivt og virkningsfuldt som muligt.
2. Omfang: Mikro vs. makro
En arbejdsgangs omfang og rækkefølge er afgrænset til mikroniveauet, da arbejdsgange er beregnet til at hjælpe med at styre detaljer og individuelle trin (nogle gange med diagrammer over arbejdsgange). Det er med til at sikre, at alle trin gennemføres nemt og hurtigt. Et eksempel på en arbejdsgang er det sæt af opgaver, der er forbundet med at sende et tilbudsbrev til en ny medarbejder. En forretningsproces er derimod hele processen for ansættelse af en medarbejder, fra jobsamtale til introduktion.
3. Fokus: Automatisering vs. godkendelse
Fokus for en arbejdsgang er at arbejde med platforme til procesautomatisering for at sikre en problemfri og effektiv proces. Forretningsprocesstyring fokuserer derimod på den godkendelsesproces, der er nødvendig for at gennemføre projekter for virksomheden som helhed, og på at føre projektets dele frem så hurtigt og effektivt som muligt.
4. Strategi: Taktisk tilgang kontra proceskortlægning
Den strategi, der indgår i arbejdsgange, er taktisk af natur. Hvis vi bruger vores eksempel med en arbejdsgang for menneskelige ressourcer, opdeler arbejdsgange alle involverede opgaver, fra indkøbsordrer til nye medarbejdere til at videresende spørgsmål om onboarding af medarbejdere til de relevante interessenter (eller til medarbejderhåndbogen). Forretningsprocesser anvender derimod strategier til proceskortlægning for at skitsere, hvad der skal til for at gennemføre et større projekt.
5. Skabeloner: Afhængige kontra uafhængige
Arbejdsgange og software til automatisering af arbejdsgange er afhængige af skabeloner og trin-for-trin-opgaver. Processer har derimod en tendens til at være mere organiske. Selvom mange processer går fra trin 1 til trin 2, giver nogle processer mulighed for at springe trin over baseret på anvendelsestilfælde, nye kundebehov eller en række andre faktorer, der kan påvirke projektet.
Ligheder
1. Begge trives med automatisering
Selvom digitale arbejdsgange stort set kræver automatiseringsværktøjer, trives både forretningsprocesser og arbejdsgange med brugen af automatisering.
Software til automatisering af arbejdsgange minimerer den tid, der bruges på en række opgaver. Software til forretningsprocesautomatisering fokuserer dog mere på et overblik over projektet (f.eks. et værktøj som Onspring) som helhed og gør det muligt hurtigt og enkelt at gennemføre godkendelsesprocesser, så projektet bevæger sig effektivt fremad.
2. Begge har et væld af apps og værktøjer
Mange apps til arbejdsgange fokuserer på styring af arbejdsgange uden kode, men mange apps kan også bruges til forretningsprocesser.
Mens værktøjer til automatisering af arbejdsgange muligvis automatisk fører opgaver gennem en proces i baggrunden, tilbyder disse apps også ofte notifikationer om opdateringer til projektledere, optimerede data og dashboards, indsigt i anvendelsestilfælde baseret på, hvordan arbejdsgange udvikler sig, samt strømlinet software til procesarbejdsgange til visuelt at kortlægge, overvåge og forbedre rækkefølgen af opgaver.
Her er mine valg af den bedste software til styring af arbejdsgange.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
3. Begge lykkes, når de understøttes af data
Når vi taler om data, lykkes både arbejdsgange og processer kun, når de understøttes af datadrevne resultater.
Du kan kun automatisere trin i en arbejdsgang, når du fuldt ud forstår, hvor tidskrævende opgaver kan optimeres, og hvor hele trin kan fjernes. På samme måde kan forretningsprocesser kun strømlines, når data understøtter, at projekter kan gennemføres mere effektivt med de rette justeringer.
4. Begge kræver medlemmer af projektledelsesteamet
Nogle tror måske, at automatisering af arbejdsgange vil eliminere behovet for projektledelse, men både arbejdsgange og processer kræver medlemmer af projektledelsesteamet gennem hele projektet.
Projektledere er afgørende for at udvikle rækkefølgen af aktiviteter, der er nødvendig for effektive arbejdsgange, og de benytter ofte software til virksomhedsarbejdsgange til at automatisere gentagne opgaver og forbedre effektiviteten. På samme måde kræver en forretningsproces tilsyn fra en person, der kan justere arbejdsgange og processer baseret på kravene for at bringe et projekt til afslutning.
5. Begge er afgørende for en virksomheds succes
Af nødvendighed har næsten alle virksomheder en proces. Projekter af enhver art skal gennemføres, for at en virksomhed kan fungere. Men for at en virksomhed kan få succes og vokse, skal den også have arbejdsgange, der sikrer, at projektopgaver kan gennemføres rettidigt, organiseret og på en gentagelig måde.
Typer af software til automatisering af arbejdsgange og processer
Der findes forskellige softwareløsninger til automatisering af arbejdsgange og processer, som hver især er tilpasset forskellige virksomhedsbehov:
1. Software til automatisering af arbejdsgange
Software til automatisering af arbejdsgange øger effektiviteten ved at automatisere specifikke opgaver. De vigtigste typer omfatter:
- Regelbaserede automatiseringsværktøjer – Udfører foruddefinerede handlinger baseret på logik af typen "hvis-dette-så-det" til gentagne opgaver.
- Integrationscentrerede platforme – Forbinder forskellige applikationer for at strømline dataflow og automatisering.
- Systemer med fokus på menneskelige opgaver – Håndterer arbejdsgange, der kræver menneskeligt tilsyn, og sikrer, at opgaverne bliver gennemført.
2. Software til procesautomatisering
Software til procesautomatisering optimerer hele forretningsprocesser på tværs af flere arbejdsgange. De vigtigste typer omfatter:
- Robotic Process Automation (RPA) – Bruger bots til at automatisere store mængder gentagne opgaver.
- Business Process Management (BPM)-systemer – Giver værktøjer til at modellere, automatisere og analysere komplekse processer (dette er blot nogle få af de vigtigste fordele ved BPM-software).
- Intelligent Process Automation (IPA) – Kombinerer RPA med AI/ML til beslutningsopgaver som f.eks. kundeservice.
Hvis du er usikker på, hvilken type automatiseringsløsning der er bedst for din virksomhed, kan strukturerede kurser i automatisering af forretningsprocesser hjælpe dig med at forstå værktøjerne, hvornår du skal bruge dem, og hvordan du udvikler automatiseringsstrategier, der er tilpasset dine mål.
Er arbejdsgange eller processer mest almindelige inden for projektledelse?
Selvom processer er mere almindelige inden for projektledelse end arbejdsgange, skyldes det kun, at det mindste krav for, at en virksomhed kan fortsætte med at fungere, er at have mindst én klart defineret proces til gennemførelse af projekter.
Hvis din virksomhed overvejer projektledelse, og hvis du selv er projektleder, er du sandsynligvis mere optaget af arbejdsgange (og af at have flere af dem). Du vil sandsynligvis også være optaget af at optimere dine arbejdsgange så meget som muligt. Det skyldes, at arbejdsgange gør forretningsprocesserne mere smidige, gentagelige og langt mere effektive.
I sidste ende har du dog brug for både forretningsprocesser af høj kvalitet og effektive arbejdsgange for at opretholde et sundt og rentabelt projektledelsessystem.
Sådan opbygger du et virksomhedssystem
Nu hvor du kender forskellen mellem arbejdsgange og processer, er det også vigtigt at vide, hvordan du integrerer de to i et omfattende virksomhedssystem. Tilsammen skaber arbejdsgange og processer et strømlinet og gentageligt virksomhedssystem, der forbedrer den operationelle ydeevne og understøtter langsigtet vækst.
Her er nogle af de første skridt til at etablere et stærkt virksomhedssystem:
- Identificer kerneaktiviteterne i virksomheden: Lav en liste over de vigtigste aktiviteter, der driver virksomhedens succes, herunder drift, kundeinteraktioner, produktudvikling og administrative opgaver. Dette fundament sikrer, at systemet understøtter de væsentligste funktioner.
- Kortlæg processerne: Udarbejd overordnede proceskort for at visualisere rækkefølgen af de opgaver, der kræves for hver central virksomhedsfunktion. Dette hjælper med at identificere ineffektivitet og afhængigheder.
- Detaljér arbejdsgangene i processerne: Opdel hver proces i detaljerede arbejdsgange, og definér opgaver trin for trin, ansvarlige parter og beslutningspunkter for at øge klarheden og ansvarligheden.
- Dokumentér procedurer og standarder: Opret detaljerede standardiserede driftsprocedurer (SOPs) for at sikre ensartethed. Tydelig dokumentation fungerer som reference ved oplæring og udførelse af driftsopgaver.
- Implementér værktøjer og automatisering: Udnyt projektstyringssoftware, værktøjer til automatisering af arbejdsgange og kommunikationsplatforme for at forbedre effektiviteten, reducere manuelt arbejde og styrke samarbejdet.
- Oplær og styrk teammedlemmerne: Sørg for, at medarbejderne forstår virksomhedssystemet og deres rolle i det. Tilskynd til feedback og tilpasningsevne for at skabe løbende forbedringer.
- Overvåg, evaluér og optimér: Vurder regelmæssigt systemets ydeevne ved hjælp af nøgletal, feedback fra medarbejdere, procesgennemgange og analyse af arbejdsgange. Tilpas arbejdsgange og processer efter behov for at opretholde effektivitet og skalerbarhed.
Få flere indsigter i styring af arbejdsgange
Nu hvor du bedre forstår forskellene mellem en arbejdsgang og en proces, vil du måske dykke dybere ned i alt, hvad der vedrører arbejdsgange inden for projektstyring. Vi har en guide i 6 trin med bedste praksis, som kan hjælpe dig med at komme i gang med netop det!
