Ressourcebelastning: Vigtige tips til projektledere
Ressourcebelastning betyder, at man dividerer de arbejdstimer, der kræves for at gennemføre et projekt, med det antal timer, som projektteamet har til rådighed.
Nemt, ikke?
Som med alt, der har at gøre med ressourceplanlægning og allokering, er der meget mere i ressourcebelastning, end man umiddelbart skulle tro. Lad os dykke ned i detaljerne, så du kan forstå, hvordan du bruger ressourcebelastning effektivt. Det er værd at overveje software til ressourceallokering, som er en stor hjælp, når ressourcerne skal belastes optimalt.
Hvad er ressourcebelastning?
Ressourcebelastning beregner, hvor lang tid det vil tage at gennemføre projektopgaver baseret på ressourcernes tilgængelighed, det vil sige den mængde arbejde, som dit projektteam er planlagt til at påtage sig.
Software til ressourcestyring eller software til projektplanlægning kan hjælpe dig med at opstille ligningen, men det er godt at forstå tankegangen bag formlen. Heldigvis er det et ret nemt koncept at forstå.
Hvis det var et matematikproblem, ville det se sådan ud:
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Arbejdstimer, der kræves for at gennemføre projektet
————————————————————
Tilgængelige timer til at udføre arbejdet
Det første trin er naturligvis at indsætte dine tal. Hvis du vil estimere tælleren, kan du se DPM's guide til processen for ressourcestyring i projekter.
Her beregner vi nævneren – ressourcernes tilgængelighed.
Den forkerte måde at gøre det på
Hvis man antager, at teammedlemmerne er 100 % tilgængelige for projektet, og at en almindelig arbejdsuge er på 40 timer, skal man blot gange 40 timer med antallet af tilgængelige ressourcer og derefter med antallet af uger.
Hvad er der galt med den matematik? Vi taler om mennesker, ikke robotter. Hvornår har du sidst produceret otte timers arbejde uden afbrydelser? Hvad med møder? Kaffepauser? Toiletpauser? For slet ikke at tale om betalt frihed og sygefravær.
Den rigtige måde at gøre det på
Så i modsætning til hvad din tidligere chef tror, bør ressourceudnyttelsen ikke være lig med 100 %.
Hvis otte timer om dagen ikke er et realistisk estimat for ressourceudnyttelsen i forbindelse med projektplanlægning, hvilket tal er så rimeligt?
Interessenter vil sandsynligvis ikke gøre indsigelse mod et udgangspunkt på 5-6 timer om dagen, når der tages højde for toiletpauser, skift mellem projektopgaver og de uundgåelige akutte kriser.
Det er afgørende at forstå ressourcebelastning, når man udvikler strategier til håndtering af flere projekter, for at forhindre overallokering og sikre projektets succes.
Ressourcebelastning kontra ressourceudjævning
Nu hvor jeg har gennemgået ressourcebelastning, undrer du dig måske over en anden almindeligt anvendt teknik inden for ressourcestyring – ressourceudjævning. Tabellen nedenfor opsummerer de vigtigste forskelle mellem ressourcebelastning og ressourceudjævning.
| Aspekt af projektet | Ressourcebelastning | Ressourceudjævning |
|---|---|---|
| Beregning af den mængde arbejde, som teammedlemmer forventes at udføre, baseret på deres tilgængelige kapacitet (dvs. ressourceudnyttelse) | Ja | Nej |
| Tilpasning af ressourceallokering baseret på prioritet, projektets tidsplan, milepæle og budget | Nej | Ja |
| Projektets start- og slutdato | Fast | Kan justeres for at håndtere ressourcekonflikter |
Læs denne artikel om teknikker til ressourceudjævning for at få mere at vide.
Hvornår skal ressourcebelastning udføres?
Du bør udføre ressourcebelastning under projektplanlægningsfasen for at fastlægge et udgangspunkt for, hvor meget tid folk har til rådighed til at dedikere til projektet. Men det er ikke en øvelse, hvor man bare “indstiller det og glemmer det”.
Du bør revurdere ressourcebelastningen under et projekts overvågnings- og kontrolfase, da mange faktorer kan påvirke ressourcernes tilgængelighed:
- Nye projekter opstår og tager tid fra kritiske ressourcer
- Projektkrav ændrer sig, hvilket påvirker projektets varighed og/eller de krævede kompetencer
- Teamet har optimeret sin arbejdsgang og kan færdiggøre projektopgaver på kortere tid.
Sådan opretter du et ressourcebelastningsdiagram
Ressourcebelastningsdiagrammer viser, hvordan arbejdet fordeles på dit team. Det bedste? Et ressourcebelastningsdiagram behøver ikke at være meget mere avanceret end et regneark (selvom brug af software til ressourceplanlægning kan strømline processen). Følg disse trin for at oprette din skabelon til et ressourcebelastningsdiagram:
- Opret en matrix, der sammenligner teammedlemmer med projektopgaver
- Beregn antallet af timer, der bruges på projektopgaver
- Sammenlign det faktiske antal timer med målet for udnyttelsesgraden.
1. Opret en matrix, der sammenligner teammedlemmer med projektopgaver
Angiv de teammedlemmer, der understøtter dit projekt, på Y-aksen. Angiv de opgaver, der kræves for at færdiggøre projektet, på X-aksen.
2. Beregn antallet af timer, der bruges på projektopgaver
Spørg dine teammedlemmer for at forstå, hvor mange timer de bruger på projektopgaver hver uge. I dette eksempel antager jeg en standardarbejdsuge på 40 timer.
3. Sammenlign det faktiske antal timer med den målrettede udnyttelsesgrad
Nu hvor du forstår ressourceplanlægning, bør du sammenligne den med målet for udnyttelsesgraden. I dette eksempel har jeg besluttet, at teammedlemmer bør stræbe efter at bruge 6 timer om dagen på projektopgaver. Opret en betinget formatering, der advarer dig, hvis nogen overskrider deres mål for udnyttelsesgraden.
Da projektets start- og slutdato er fastlagt, er du nødt til at foretage nogle kompromiser. Reducér omfanget af noget af arbejdet, eller identificér muligheder for procesforbedringer, hvis du vil reducere den tid, Bertram og Lisa bruger på projektopgaver.
Hvorfor er ressourcebelastning vigtig i projektledelse?
Ressourcebelastning er en vigtig del af ressourcestyring. Det gavner dine interessenter, teammedlemmer og dig! Hvis ressourcebelastning udføres korrekt:
- Holder dine interessenter tilfredse ved at sætte realistiske forventninger til projektets succes. En robust ressourcekalender og det at tage højde for ressourcebegrænsninger gør det mere sandsynligt, at du leverer mere end lovet, frem for at love for meget og levere for lidt.
- Reducerer risikoen for udbrændthed ved at sikre, at du ikke overbelaster dit team.
- Gør dit arbejde som projektleder enklere ved nøjagtigt at forudsige ressourcer og det arbejde, dit team kan udføre.
Læs mere om vigtigheden af ressourcestyring.
Hvad er det næste?
Vil du mestre de finere detaljer ved ressourcebelastning? Se ekspertudviklet undervisning fra vores DPM School.
