Hvad er EPM-værktøjer? Definition + 10 bedste muligheder
Uanset om du er en erfaren projektleder, der er ved at opbygge en projektledelseskapacitet hos et digitalt bureau i vækst, eller en ambitiøs grundlægger, der ønsker at skalere sine arbejdsmetoder, kan software til virksomhedsprojektledelse være din bedste ven, når det handler om at gennemføre komplekse projekter og lede tværfunktionelle teams.
Værktøjer til virksomhedsprojektledelse er mere robuste versioner af de projektledelsesværktøjer, du kender og holder af, og de giver brugerne mulighed for at følge deres teams fremskridt, dele dokumenter, sende notifikationer, tildele opgaver og meget mere!
Her gennemgår jeg nogle af de anvendelsesområder, nøglefunktioner og fordele, som projektledere i virksomheder kan forvente, når det gælder værktøjer til virksomhedsprojektledelse, og jeg giver en liste over de bedste værktøjer på markedet.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hvad er et værktøj til virksomhedsprojektledelse?
Værktøjer til virksomhedsprojektledelse samler information på tværs af flere teams for at præsentere et samlet overblik over projektlandskabet i din organisation.
Når du er en lille virksomhed, kan du stole på mund-til-mund-metoden eller en simpel opgavesporing for at holde dig orienteret om, hvad alle arbejder på. Efterhånden som din organisation vokser, når du på et tidspunkt et vendepunkt, hvor du ikke længere ved, hvad andre laver, blot gennem uformel viden. Det er her, software til virksomhedsprojektledelse er nyttig.
Software til virksomhedsprojektledelse er udviklet til at blive brugt af store virksomheder til projekter, der er mere komplekse. Derudover løber disse projekter ofte over lange perioder, har større budgetter og involverer flere projektteammedlemmer og interessenter.
Læs mere om de forskellige værktøjer, som virksomheder bruger, her.
Anvendelsesområder for værktøjer til virksomhedsprojektledelse
Et værktøj til virksomhedsprojektledelse er bedst egnet til store, komplekse projekter. Hvis dit projekt derfor ikke kræver, at forskellige teams kommunikerer og samarbejder ét sted, kan det være bedre at bruge projektledelsessoftware, der er målrettet individuelle projektledere. Dette gælder især for små virksomheder med enkle opgaver.
Hvis du derimod har en opgave, der skal følges på tværs af hele virksomheden, er et værktøj til virksomhedsprojektledelse en ideel projektledelsesløsning. Eksempler på denne type opgaver omfatter kundeprojekter såsom lancering af websteder, softwareudviklingsprojekter eller digitale marketingkampagner samt interne transformationsinitiativer som organisatoriske ændringer efter en fusion eller opkøb.
Hvis din organisation ikke har brug for et EPM-værktøj nu, men planlægger at vokse, kan det stadig være en god idé at vælge og opsætte et værktøj på forhånd, så du har tid til at videreudvikle din foretrukne EPM-løsning, før der reelt er behov for den.
Du bør også sikre dig, at det værktøj, du vælger, fungerer sammen med din eksisterende ramme for virksomhedsprojektledelse.
Hvad bruges værktøjer til virksomhedsprojektledelse til?
Værktøjer til virksomhedsprojektledelse deler mange anvendelsesområder med andre typer projektledelsessoftware, men i langt større skala. Her er nogle specifikke anvendelsesområder, der kræver en virksomhedsløsning.
Sporing af projektfremskridt på flere områder
Nogle projekter omfatter interessenter på forskellige niveauer i en organisation, fra projektledere over ledere til medarbejdere i frontlinjen. Et eksempel er et softwaremigreringsprojekt, der kræver udviklingsarbejde, koordinering af projektledelsen og intern kommunikation på ledelsesniveau, hvilket betyder, at flere forskellige teams berøres undervejs.
Det er især vigtigt at bruge bestemte typer EPM-værktøjer, såsom software til projektsporing, i større virksomheder, hvor teammedlemmer arbejder over hele verden eller fra forskellige kontorlokationer.
Skalering til store projekter
Evnen til at skalere er en af de vigtigste egenskaber, som et værktøj til virksomhedsprojektledelse kan give en organisation. Når et bureau får nye kunder, bliver projektledelse stadig vigtigere for at kunne håndtere en voksende projektportefølje.
Samarbejde
Uanset hvor stort teamet er, er effektivt og velfungerende samarbejde afgørende. Projektledere og andre teammedlemmer bør kunne kommunikere i realtid.
Værktøjer til virksomhedsprojektledelse giver dig mulighed for at dele dokumenter internt i og på tværs af teams. Projektledere kan også sende opgaver eller notifikationer via værktøjet til virksomhedsprojektledelse i stedet for at sende dem individuelt til hvert teammedlem.
Desuden muliggør samarbejdsværktøjer til virksomheder samarbejde på tværs af funktioner. Hvis du derfor har et projektstyringssystem til virksomheder på plads i din virksomhed, kan du bruge det på tværs af afdelinger. Det er ideelt til et projekt som f.eks. lanceringen af et websted, der omfatter repræsentanter fra flere grupper (ingeniørarbejde, marketing, produktstyring osv.).
Rapportering
Rapporteringsfunktioner giver dig mulighed for at se projektdata fra forskellige vinkler, hvilket især kan være nyttigt for projektledere, der skal præsentere et projekts fremskridt for en nysgerrig kunde.
Husk, at nogle værktøjer som Wrike har flere virksomhedsniveauer. Sørg derfor for, at planen har de funktioner, du har brug for. Hvis du vil have en omfattende sammenligning af softwaremuligheder til styring af virksomhedsarbejde, kan du overveje at evaluere flere platforme.
Du skal have Wrikes Pinnacle-plan for avancerede analyser, og det er her, de begynder at forsøge at sælge dig opad.
Derudover reducerer projektstyringsværktøjer til virksomheder med rapporteringsfunktioner behovet for, at projektledere skal opsøge opdateringer fra teammedlemmer, så længe statusser, timesedler og forfaldsdatoer holdes opdaterede i værktøjet. En fordel for alle involverede!
Budgettering
Budgetteringsfunktioner giver dig mulighed for at planlægge projektomkostninger og se kommende projektudgifter. Det hjælper projektledere med at sikre, at de holder sig inden for budgettet, samtidig med at projektmålene holdes på rette spor.
Software til projektstyring i virksomheder giver dig mulighed for problemfrit at bruge softwaregenererede kontrolpaneler til at holde kunder orienteret, når omkostningerne kan blive stramme, og/eller når projektets omfang har tendens til at vokse.
Forbedret tilpasningsevne
Afhængigt af projektet kan projektstyringsværktøjer til virksomheder tilpasses. Du kan f.eks. få brug for yderligere sikkerhedsfunktioner, hvis dit projekt kræver, at filer er sikre, når de uploades eller downloades fra en server.
Du kan også tilpasse projektstyringsværktøjer ved at ændre projektstatusser og etiketter. Hvis du har et projekt, der involverer flere afdelinger, er det vigtigt at vide, hvor hvert projekt befinder sig i processen, så teammedlemmerne prioriterer deres arbejde korrekt.
Standardfunktioner i værktøjer til projektstyring i virksomheder
De fleste projektstyringsværktøjer til virksomheder leveres med standardværktøjer til projektstyring samt nogle få praktiske ekstrafunktioner. Her er en detaljeret gennemgang af typiske funktioner i EPM-værktøjer. Du kan også se efter funktioner til AI i projektstyring i virksomheder, som kan gøre dine arbejdsgange og processer hurtigere og nemmere.
Kommunikationsfunktioner
De fleste projektstyringsværktøjer til virksomheder har funktioner, der gør det muligt for dig at kommunikere med andre teammedlemmer enten i appen eller gennem tredjepartsintegrationer.
Kommunikationsmetoder i appen kan omfatte @omtaler eller direkte beskeder, der underretter teammedlemmer om kommende opgaver. Fora eller diskussionsfora fremmer kommunikationen mellem afdelinger. Slack er en typisk tredjepartsintegration, der giver dig mulighed for at udvide diskussioner i appen på tværs af forskellige projektemner.
En projektstyringsapp er endnu en nyttig funktion, der understøtter fjernsamarbejde.
Funktioner til sporing og administration
Ud over almindelig kapacitetsplanlægning og ressourcestyring bør projektstyringsværktøjer til virksomheder omfatte følgende funktioner:
- Robust budgetlægning og prognosticering: Dette er fantastisk for projektledere, der arbejder med flere budgetter og ønsker at se, hvordan hvert projekt påvirker afdelingens og/eller virksomhedens budget.
- Datavisualisering: Dette gør projektledere opmærksomme på et projekts fremskridt uden at skulle gennemgå en masse projektdata. Software til virksomhedens projektstyring giver dig mulighed for at visualisere fremskridt på tværs af en portefølje med flere projekter.
- Avanceret overvågning af nøgleresultatindikatorer: Nøgleresultatindikatorer (KPI'er) er normalt en projektleders førsteprioritet, så overvågning i realtid er afgørende. Det meste software til virksomhedens projektstyring giver dig mulighed for at forbinde team- eller projektspecifikke KPI'er med virksomhedens KPI'er for at vurdere de enkelte projekters indvirkning på virksomhedens resultater.
- Finansiel konsolidering og afslutning: Dette er nyttigt, når projektledere ønsker at få et overblik over, hvor midlerne bruges på tværs af hele virksomheden.
- Rapporter om forsyningskædens effektivitet: Dette værktøj er nyttigt for projektledere, der har brug for at vide, hvor godt forsyningskæden fungerer på tværs af deres projektportefølje.
- Rapporter om styring af menneskelig kapital: Projektledere bruger denne funktion til at se, hvor godt deres teammedlemmer arbejder sammen og deler information. Den kan også hjælpe med at identificere, hvor teammedlemmer kan være under- eller overbelastede.
- Tidsregistrering: Det er vigtigt at benytte funktioner i software til tidsregistrering for projektledere, der har brug for at vide, hvordan individuelle projektdeadlines kan blive påvirket, hvis der er flere eller færre teammedlemmer til at understøtte porteføljen.
- Rapporter: Rapporteringsfunktioner er afgørende for, at projektledere, afdelingschefer og ledende medarbejdere kan forstå projektresultater på tværs af organisationen uden nødvendigvis at skulle dykke ned i detaljerne i et individuelt projekt.
Strategisk planlægning
Strategisk planlægning på virksomhedsniveau giver projektledere et overordnet overblik over projektmål og -målsætninger samt over, hvordan et specifikt projekt bidrager til virksomhedens målsætninger. Software til virksomhedens projektstyring giver projektledere mulighed for at se projektinformation fra forskellige vinkler og nemt træffe beslutninger om, hvilke projekter og specifikke skridt der skal gennemføres som de næste, samtidig med at der tages højde for virksomhedens miljøfaktorer.
Software til virksomhedens projektstyring kan også hjælpe brugerne med at fastsætte operationelle retningslinjer, der gælder for virksomhedens projekter, uanset deres størrelse. Dette er nyttigt, når projektledere skal arbejde med projektteams i forskellige afdelinger, eller hvis projektet involverer eksterne leverandører – alle kan være på samme side.
Fordele ved værktøjer til virksomhedens projektstyring
Den væsentligste fordel ved at bruge software til virksomhedens projektstyring er, at det hjælper dig med at opnå en bedre forståelse af projektets fremskridt. Dette sparer igen tid ved at reducere fejl forårsaget af misforståelser eller manglende organisation og gør det muligt for dit team at overholde projektdeadlines.
Værktøjer til virksomhedens projektstyring kan også:
- Forbedre produktiviteten ved at reducere den tid, som andre teammedlemmer bruger på “arbejde omkring arbejdet”, og dermed øge den tid, der bruges på det arbejde, de blev ansat til at udføre
- Reducere den tid, der bruges på at indsamle oplysninger fra forskellige kilder til deling med ledelsen – EPM-værktøjet sammenfatter disse oplysninger for dig
- Forbedre prioriteringen ved at synliggøre den tid, der bruges på forskellige projekter
- Indføre bedste praksis for projektstyring i hele organisationen og hjælpe med at uddanne den næste generation af projektledere.
De bedste værktøjer til virksomhedens projektstyring
Hvis du leder efter et værktøj til virksomhedens projektstyring til din organisation, får du her en liste over de bedste muligheder sammen med en kort anmeldelse, der giver dig en idé om hvert værktøjs styrker.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Hvordan adskiller værktøjer til virksomhedens projektstyring sig fra anden software til projektstyring?
Software til virksomhedens projektstyring adskiller sig fra anden software til projektstyring, fordi det er udviklet til større og mere komplekse projekter, der involverer mange mennesker og ressourcer, og som ofte kræver koordinering mellem flere afdelinger i organisationen.
Hvornår bør et værktøj til virksomhedens projektstyring bruges frem for anden software til projektstyring?
Du bør bruge et virksomhedsomfattende projektstyringsværktøj til at styre projekter, der involverer et stort budget, flere afdelinger eller mange personer. Virksomhedsomfattende projektstyringssoftware er designet til denne type projekter og indeholder ofte flere funktioner end standardværktøjer til projektstyring.
Behovet for at styre en portefølje af projekter på tværs af afdelinger er endnu et tegn på, at du har brug for virksomhedsomfattende værktøjer til porteføljeprojektstyring. I disse tilfælde, hvor projektteams arbejder på flere forskellige slags projekter på samme tid, eller hvor projektet involverer flere virksomheder med separate afdelingsbudgetter og tidsfrister, er virksomhedsomfattende projektstyringssoftware afgørende.
På hvilke måder ligner virksomhedsomfattende projektstyringsværktøjer andre former for projektstyringssoftware?
Virksomhedsomfattende projektstyringssoftware stammer fra standardværktøjer til projektstyring. Derfor minder selv de nyeste virksomhedsomfattende projektstyringsværktøjer om deres tidligere, enklere versioner. Her er nogle af de funktioner, der er blevet videreført.
Teamsamarbejde: Deling af dokumenter, tildeling af opgaver og udsendelse af notifikationer til teammedlemmer er standardfunktioner i projektstyringssoftware.
Rapportering: Muligheden for at rapportere, hvor store fremskridt der er gjort i et projekt, kan hjælpe projektledere med at se, hvor godt deres teams arbejder. Rapportering er afgørende for styring af projekter af enhver type.
Tidsregistrering: Registrering af den tid, der bruges på projekter, ved hjælp af virksomhedsomfattende tidsregistreringssoftware gør det muligt for projektledere bedre at vurdere, hvornår et projekt kan være afsluttet, og om de får brug for flere ressourcer for at færdiggøre det, og nøjagtige tidsregistreringsdata betyder nøjagtige projektbudgetter.
Gantt-diagram: Dette er projekt tidslinjer, som projektledere kan oprette og dele med deres teams. De gør det muligt for projektledere at visualisere projektopgaver i kronologisk rækkefølge, hvilket er vigtigt for at identificere afhængigheder mellem opgaver. Gantt-diagrammer hjælper også projektledere med at fastsætte passende tidsfrister for teammedlemmer og se potentielle forsinkelser og flaskehalse.
Overbevist om, at du har brug for virksomhedsomfattende projektstyringssoftware?
Hvis din organisation er begyndt at blive for stor til sine rammer (på en god måde!), er det måske tid til at overveje at investere i virksomhedsomfattende projektstyringssoftware for at strømline og standardisere projektets arbejdsgange. Hvorfor ikke prøve det i dag?
En forståelse af begrebet virksomhedsomfattende projektstyring kan forbedre effektiviteten på tværs af alle afdelinger (download vores PDF-guide), og hvis du vil have flere oplysninger om virksomhedsomfattende projektstyringssoftware (for eksempel omkostninger!) og relateret software, kan du tilmelde dig nyhedsbrevet fra The Digital Project Manager.
