Uzaktan Çalışan Ekipler İçin Kaynak Yönetiminin Farklı Olmasının 6 Yolu
Yetersiz bütçeyle, çok az kişiyle, eksik araçlarla veya kritik beceri setleri yetersizken bir projeyi yürütmeyi hiç denediniz mi? Başınızı sallıyor veya kaynakları doğru şekilde tahsis edilmediği için özellikle zorlu geçen o projeyi (hangi proje olduğunu biliyorsunuz) düşünüyorsanız, bu makale tam size göre!
Doğru kaynaklar olmadan bir projeyi yürütmek zordur, ancak doğru kaynaklar olmadan bir proje yürütmenin yanı sıra ülke veya dünya genelinde dağılmış ekip üyelerine sahip olmak çok daha büyük bir zorluktur. Öyleyse her iki zorluğu da tek bir makaleyle ele alalım.
Kaynak Yönetimi Nedir?
Proje yönetimi bağlamında kaynak yönetimi süreci, yürütmekle görevlendirildiğiniz projeyi tamamlamak için doğru kişilere, malzemelere ve yeterli paraya (yani bütçeye) sahip olmanızı sağlamaktır.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Ajans kaynak yönetimi söz konusu olduğunda, bu süreç genellikle bütçeyle başlar. İş kapsamı onaylanmadan önce, tahminlerin doğru olduğundan emin olmak için kuruluşunuzda iş geliştirmeye liderlik eden kişiyle birlikte çalışmalısınız; böylece şirket, projeyi gerçekleştirme maliyetini (iş gücü, araçlar/kaynaklar, genel giderler vb.) karşılayacak kadar müşteriye fatura kesebilir. Yaratıcı kaynak yönetimi hakkında daha fazla bilgiye buradan ulaşabilirsiniz.
Başlangıç toplantısından önce ve proje planlaması sırasında, projede ekipten kimlerin çalışacağını ve hangi araçlara veya yazılım lisanslarına ihtiyaç duyabileceklerini belirlemek için liderlikle birlikte çalışacaksınız.
Proje sırasında, herhangi bir zamanlama çakışması olmadığından ve herkes hangi işin ne zaman yapılacağı konusunda net beklentilere sahip olduğundan emin olmak için ekip üyeleriyle veya diğer proje yöneticileriyle (ya da kuruluşunuzun kaynak yöneticisiyle) koordinasyon kurmanız gerekebilir. Ayrıca bazı projelerin diğerlerinden daha yüksek önceliğe sahip olup olmadığını öğrenmek ve bunun zaman çizelgelerinizi nasıl etkileyebileceğini belirlemek de önemlidir.
Kurum içi proje yöneticisi olarak bir projede çalışırken veya müşterilere fatura kesmediğiniz dahili bir projeyi yürütmekle görevlendirildiğinizde, süreç biraz farklı görünebilir. Proje ekibinizi bir araya getirerek her kişinin ne yapacağını, bunu nasıl yapacağını ve projenin gereken zaman aralığında tamamlanabilmesi için ekibin ihtiyaç duyabileceği başka araçlar veya kaynaklar olup olmadığını belirleyerek başlayabilirsiniz.
Özellikle proje, farklı işlevlerden oluşan bir ekip çalışmasıysa, ekibinizin yapısı farklı departman yöneticileri tarafından belirlenebilir.
Kaynak Yönetimi Uzaktan Nasıl Yapılır?
Uzaktan kaynak yönetiminin temel kavramları, bunu ofiste yapmaktan çok farklı değildir; ancak incelikler sürece biraz karmaşıklık katar.
Esnek çalışma düzenlemelerine öncelik veren bir şirket kültürü oluşturmak burada büyük bir etki yaratabilir. Etki alanınız dahilinde bu politika ve uygulamalardan bazılarını savunmaya değer:
- Uzaktan ekipleri yönetirken veya kendiniz evden çalışırken, iletişim ve iş birliği protokollerinin bazen değiştirilmesi gerekir. Örneğin, uzaktan çalışanlarla programlar ve personel görevlendirmeleri hakkında proaktif biçimde iletişim kurmak, esnek çalışma düzenlemelerine olanak tanıyan bir şirket kültürünün oluşmasına yardımcı olabilir.
- Uzaktan çalışma ortamlarında adil ve tutarlı personel görevlendirmesi sağlamak için kurum genelindeki bazı çalışma politikalarını göz önünde bulundurmanız gerekebilir. Buna, işe alıştırma ve performans yönetimi (mikro yönetim yapmadan) politikaları da dahildir.
- Parasal kaynakları yönetirken, bütçenizin daha azının fiziksel çalışma alanlarına, daha fazlasının ise video konferans yazılımı gibi iş birliği araçlarına ayrıldığını görebilirsiniz.
Kaynakları Uzaktan Yönetirken Dikkate Alınması Gereken 6 Nokta
1. Uzaktan iş birliği süresinin bütçeyi nasıl etkileyeceği
Uzaktan çalışanlarla çalışırken ek (veya farklı) bütçe hususları ortaya çıkabilir.
İyi iletişim ve düzenli durum kontrolleri için yeterli zaman ayırmak, uzaktan çalışma ortamında yüksek önceliğe sahiptir. Birkaç saat veya dolar tasarruf etmek için iletişim ve iş birliğinden kısmadığınızdan emin olun; aksi takdirde insanlar önemli güncellemeleri kaçırabilir veya biri süreçten haberdar olmadığı için teslimatların yeniden düzenlenmesi gerekebilir ve bu durum size ters tepebilir.
Faturalandırılabilir ücretler toplantıları pahalı hissettirebileceğinden, tahminlerinizde toplantı süresini bütçelendirdiğinizden emin olmak istersiniz. Yeni bir projenin başlangıcında üyeler arasındaki iletişimin daha sorunsuz ilerlemesine yardımcı olmak için daha sık toplantılar yapmak mantıklı olabilir, ancak bu konuda aşırıya kaçmak istemezsiniz.
Her üyesi saat başına 100 dolar faturalandıran yedi kişilik bir ekip, bir saatlik toplantınızın 700 dolara mal olacağı anlamına gelir. Bunu altı aylık bir projeye yaydığınızda ve haftada bir toplantı yaptığınızda, bütçenizin 16.800 dolarını yalnızca haftalık bir toplantıya harcamış olursunuz.
2. İşi tamamlamak için hangi malzemelere veya gereçlere ihtiyaç var (donanım ve yazılım dâhil)
Açıkçası, işinizi yönetmek için etkili bir kaynak yönetimi yazılım sistemi kullandığınızdan emin olmanız önemlidir (en iyi kaynak yönetimi yazılımı ve en iyi ücretsiz kaynak yönetimi yazılımı seçimlerimize göz atın)
Ancak ihtiyacınız olacak şeyler bununla sınırlı değil.
İyi bir iletişimi kolaylaştırmak için teknoloji yığınına bazı iş birliği araçları eklemeniz gerekir. En sık kullanılan araçlardan bazıları Slack, Microsoft Teams ve Zoom'un yanı sıra Webex gibi diğer iş birliği platformlarıdır, ancak dağınık bir ekibin proje üzerinde çalışmasına yardımcı olmak için ek araçlara veya gereçlere ihtiyaç duyulabilir. Bunlar, zihin haritalama veya beyaz tahta yazılımı gibi görsel iş birliği araçlarını ve dizüstü bilgisayarlar, ek monitörler ve hoparlörler gibi fiziksel öğeleri içerebilir.
Telefonda veya hatta bir kioskta uygulama olarak çalışan dijital projelerde, nihai ürünün kusursuz olduğundan emin olmak için özel test ve kalite güvencesi donanım ve yazılımları gerekebilir. Bu öğeler bütçenin önemli bir bölümünü kaplayabilir; bu nedenle kaynakları planlarken bu ihtiyaçları hesaba katmak kritik önem taşır.
Proje planını oluştururken uzaktan çalışan ekipler, işlerini ve iletişimlerini yönetmek için özel olarak tasarlanmış şablonlardan yararlanabilir. Bunlar proje planı şablonlarını ve iş akışlarını, toplantı gündemlerini ve hatta paydaşları proje boyunca gelişmelerden haberdar etmek için kullanılan durum güncellemelerini içerebilir. Proje yöneticisi olarak bu ihtiyaçları malzeme listesine dâhil etmek de isteyebilirsiniz.
3. Farklı saat dilimlerinde eş zamanlı ve eş zamansız çalışma nasıl planlanır
Proje yöneticisi olarak bir projeyi başlatırken ve kaynakları ve proje ekibi üyelerini tahsis ederken, dâhil olan herkesin saat dilimlerini göz önünde bulundurun ve ekip üyeleri arasında mümkün olduğunca fazla ortak saat oluşturmaya çalışın. Gerektiğinde iş birliğine daha fazla zaman ayırabilmek için insanlardan programlarını biraz esnetmelerini isteyebilirsiniz, ancak bu konuda stratejik davranın. Hiç kimse cuma gecesi (kendi saat diliminde) geç saatlere kadar çalışmak istemez!
İşin bir süreç boyunca ilerlerken bir ekip üyesinden diğerine aktarıldığı projelerde saat dilimleri daha az önemli olabilir. Ancak ekip üyelerinin, eşli programlama oturumuna katılan iki geliştirici gibi gerçek zamanlı olarak iş birliği yapması gerektiğinde, ortak çalışma saatleri içinde yeterli iş birliği zamanı planlamak için bilinçli bir şekilde koordinasyon sağlamaları gerekir.
Bu iş birliği ihtiyaçları, bir proje planlanırken ve kaynaklar seçilirken göz önünde bulundurulmalıdır. Uzaktan çalışan ekipler için bir proje yönetimi aracı kullanmak, iş akışlarınızı planlamak ve görevleri tahsis etmek için de yararlı olabilir.
New York merkezli geliştiricinizden Paris merkezli geliştiricinin programına uyum sağlamak için çok erken kalkmasını istemek veya bunun tersini yapmak, tükenmişliğe ya da en azından ekip üyelerinden biri için daha düşük bir iş-yaşam dengesine yol açabilir.
4. Projeyi tamamlamak için ekipte ihtiyaç duyulan roller
Uzaktan çalışan ekiplerde projeler için gereken kaynakları yönetirken, işi tamamlamak için gereken roller ve beceriler üzerinde düşünerek başlayın. Muhtemelen belirli bir bütçeyle ve ajansınız ya da işletmeniz için diğer projeler ve önceliklerle ilgilendiğinizden, yeni projeler için ekip oluştururken ekip üyelerinin kapasitesine bakmak istersiniz.
Göz önünde bulundurmak isteyebileceğiniz birkaç konu şunlardır:
- Her bir kişi hangi becerileri ortaya koyabilir?
- Bu kişinin ne kadar müsaitliği var (gün, hafta veya sprint başına)?
- Projenin bazı bölümleri ek kaynaklara veya uzmanlaşmış becerilere ihtiyaç duyuyor mu?
- Dikkate alınması gereken saat dilimi, iletişim veya dil engelleri var mı?
- Müşterinin ekip üyelerinin nerede bulunması gerektiğine ilişkin herhangi bir şartı var mı?
- Bu proje için çalışma saatleri nasıl olacak?
- Bu proje sırasında biri şirketten veya ekipten ayrılırsa ne olur?
Kaynak planlama yazılımı, projenizi planlarken ekip üyelerinin becerileri, müsaitlik durumları ve saat dilimleri hakkında net bir genel bakış sunarak bu süreci kolaylaştırmaya yardımcı olabilir. Bunlar, kaynak planlama araçlarının temel faydalarından yalnızca birkaçıdır.
5. Çalışan bağlılığı nasıl ele alınacak?
Birçok kişi uzaktan çalışmanın sağlayabileceği esnekliği tercih etse de iş birliği yapma ve başkalarıyla etkileşim kurma fırsatları yoksa bu durum oldukça yalnızlaştırıcı olabilir ve tükenmişliğe yol açabilir. Bu nedenle uzak ekipler için proje planlarken bunun kendiliğinden gerçekleşmeyeceği göz önünde bulundurulmalı ve buna yönelik planlama yapılmalıdır.
Ekip toplantıları sırasında ekip oluşturma etkinlikleri için zaman ayırmak, çalışan bağlılığını ele almanın bir yolu olabilir. Daha önce hiç yapmadıysanız veya buz kırıcı etkinlikleriniz artık monoton gelmeye başladıysa sanal oyunları deneyin. Sanal ekiplerle oynanabilecek, Kahoot kullanılarak düzenlenen bir bilgi yarışması veya Minute to Win It gibi birçok kısa çevrim içi oyun vardır. Uzaktan çalışanları yönetirken yapılabilecek bir diğer iyi şey de onlara neyi ilgi çekici bulabileceklerini veya neye ihtiyaç duyduklarını sormaktır.
Proje boyunca bağlılık durumunu düzenli aralıklarla “ölçmek”, proje yöneticileri ve kurumdaki liderler için iyi bir uygulamadır. Ekibiniz için bir şeyin özellikle zorlayıcı olduğunu öğrenirseniz sorunları çözmek için birlikte çalışın. Öte yandan, bir şey ekip için gerçekten iyi sonuç veriyorsa bunun gelecekteki projelerde nasıl kullanılabileceğini veya şirket genelinde nasıl ölçeklenebileceğini değerlendirin.
6. Performans sorunları ortaya çıkarsa ne olur?
En kötüsüne hazırlanıp en iyisini beklemek, bir proje liderinin düsturu olabilir. Bu nedenle uzak projelerde kaynakları yönetirken herkesin iyi niyetle hareket ettiğini, her gün tüm gayretiyle işe katıldığını ve elinden gelenin en iyisini yaptığını varsaymak isteyebiliriz. Peki durum böyle olmadığında ne olur?
Ofiste olduğu gibi, performans sorunları ortaya çıktığında ekip üyelerini özel bir alana çekip bu konular hakkında konuşamazsınız. Peki uzak projelerde bunları nasıl ele alırsınız?
Uzaktan çalışan yöneticiler, ekip genelindeki performans sorunlarını veya zorlukları görüşmek için bire bir toplantılar ya da görüntülü görüşme üzerinden yapılan kontroller kullanmalıdır. Bu görüşmelerde çalışanların çalışma saatleri içindeki müsaitlik durumu, zaman yönetimi, beceri eksiklikleri veya iletişimdeki aksaklıklar ele alınabilir. Kaçırılan bir teslim tarihi veya ekip içindeki anlaşmazlık gibi gerçekten büyük sorunlarda, ilgili tüm taraflar arasında görüntülü konferans yoluyla bir toplantı düzenlenmeli; herkes merkezi bir konumda veya ofiste buluşabiliyorsa yüz yüze bir toplantı yapılmalıdır.
Dedikodulara veya arka plandaki konuşmalara son vermek ve sorunları doğrudan ele almak önemlidir. Bu, uzaktan çalışan ekip üyeleri arasında güven oluşturmaya yardımcı olur. Görüşmeleri doğrudan yapın ve konuşmayı ve sonraki adımları yazılı olarak özetleyin.
Uzak Proje Kaynaklarını İyi Yönetmenin Ödülleri
Dünyanın farklı yerlerine dağılmış ekip üyeleri ve diğer kaynaklarla projeleri yönetebilmek, pratik gerektiren bir beceridir. Daha fazla esneklikten yeteneklere daha iyi erişime ve daha iyi bir iş-yaşam dengesine kadar uzanan faydalarıyla bu, bir proje yöneticisi olarak geliştirmeye değer bir beceridir.
Uzaktan çalışan ekip üyelerini yönetme veya doğru araçları bulma hakkında daha fazla bilgi edinmek istiyorsanız, yardımcı olabilecek çeşitli konularda makalelerimiz var. Bu ipuçlarının doğrudan gelen kutunuza ulaşmasını istiyorsanız, gelişmelerden haberdar olmak için bültenimize kaydolun!
