Herkes İçin Mutlu Tatiller (Reason One’dan Mackenzie Dysart ile)

Deşifre Metnini Okuyun:

Podcast’lerimizin deşifresini bir yazılım programı kullanarak oluşturmayı deniyoruz. Bot her zaman yüzde 100 doğru sonuç vermediğinden lütfen olası yazım hatalarını mazur görün.

Ben Aston:

Daha iyi dijital projelere liderlik etmek için uzman proje yönetimi tavsiyeleri sunduğumuz DPM Podcast’e hoş geldiniz. Bizi dinlediğiniz için teşekkürler. Ben, The Digital Project Manager’ın kurucusu Ben Aston.

Artık pek çoğumuz proje yöneticileri olarak tatile çıkmaktan korkuyoruz; çünkü projelerimizin, tatillerimiz kadar kötü bir şekilde kontrolden çıkacağından endişeleniyoruz. Ancak tatile çıkmak iyi bir şey, değil mi? Evet, projelerinizi doğru şekilde devredebiliyorsanız öyle. İyi bir proje devri yapamadıysanız, muhtemelen projelerinize bakmak zorunda kalan çok kızgın bir ekip arkadaşıyla ve siz uzaktayken geçen süre kadar gecikmiş bir projeyle karşılaşacaksınız.

Süreç içinde kendimizi veya ekip arkadaşlarımızı strese sokmadan nasıl tatile çıkabiliriz? Bugünkü podcast’te herkes için mutlu tatillerden bahsederken her şey ortaya çıkacak.

Bugün ecentricarts’ta kıdemli proje yöneticisi olan Mackenzie Dysart ile konuşuyorum. Kendisi PMP, CSM ve sertifikalı proje yöneticisi. İlginç bir şekilde, kariyer yolu olarak proje yöneticiliğini seçmiş; bundan birazdan bahsedeceğiz. Dijital, basılı ve uygulama projeleri de dâhil olmak üzere her tür projede çalışmış. Ayrıca müşteri ve ajans tarafında deneyimi var. Mackenzie ile konuşacağımız için heyecanlıyız. Merhaba, Mackenzie.

Mackenzie Dysart:

Merhaba.

Ben Aston:

Bugünkü programa katıldığın için teşekkürler. Mackenzie ile eylül ayında DPM Zirvesi’nde tanıştım ve söyleyecek pek çok ilginç şeyi olan akıllı biri olduğunu düşündüm. Ondan bizim için bir yazı yazmasını istedim. Mackenzie ayrıca Twitter’da çok aktif. DPM Zirvesi sırasında Twitter’da yazdığını fark ettiğim şeylerden biri, düzenli egzersiz yapma konusunda kendine meydan okuyacağıydı. Biraz canlı hesap verebilirlik sağlamanın iyi olacağını düşündüm. Düzenli egzersizlerini yapıyor musun, Mackenzie?

Mackenzie Dysart:

Hayır. Ama beni daha fazla sorumlu tuttuğunu düşündüğüm bazı spor faaliyetlerine kaydoldum; çünkü bana güvenen bir takımım var. Artık haftada bir voleybol ve futbol oynuyorum. En azından dışarı çıkıyorum ve bir şeyler yapıyorum. Fiziksel bir aktivite. Kendimi yoruyorum-

Ben Aston:

İşte bu sayılır.

Mackenzie Dysart:

… sorumlu tutuyor, değil mi?

Ben Aston:

Evet. İşte bu düzenli bir egzersiz. Bu sayılır.

Mackenzie Dysart:

Bazı açılardan işe yarıyor.

Ben Aston:

Evet, tabii. Şunu gerçekten merak ediyorum; kariyer olarak proje yöneticiliğini seçtiğini söylüyorsun. Bunun, şimdiye kadar duyduğum bir şey olduğunu sanmıyorum. Tanıştığım insanlar arasında bunu söyleyen ilk kişisin-

Mackenzie Dysart:

Biliyorum, bunun bu kadar tuhaf olduğunu düşünmemiştim. Bunun oldukça normal olduğunu sanıyordum.

Ben Aston:

Bir insan proje yöneticisi olmayı nasıl seçer? Bu nasıl oldu?

Mackenzie Dysart:

Üniversiteden mezun oldum ve ne yapmak istediğim hakkında hiçbir fikrim yoktu. Uluslararası yönetim alanında ticaret lisansım vardı. Toronto’ya taşındım. Ne yapmak istediğimi gerçekten bilmiyordum. Sonunda işe alım uzmanı olarak bir iş buldum. Teknik işe alım uzmanı olarak çalıştım ve bu işte berbattım. Gerçekten çok kötüydüm. Birlikte çalıştığım insanlar çok iyiydi ama ben o işte hiç iyi değildim.

Ben Aston:

Hakkındaki değerlendirmeleri okudum. Senin hakkında güzel şeyler söylemişler, o yüzden endişelenme.

Mackenzie Dysart:

Evet! Evet, hepsi olumlu.

Ben Aston:

Neden bu kadar kötüydün? İşin nesi bu kadar kötüydü?

Mackenzie Dysart:

Günün sonunda elle tutulur hiçbir şey olmamasıyla baş etmekte zorlandım. Saat 8.00’de işe geliyor, 17.00’de çıkıyordum. Farklı roller için insanlar bulmaya çalışıyordum ve… Bu işte bir şans unsuru vardı; ben de şanslı biri değilim. Ama aynı zamanda çok çalışıp bazen günün sonunda gösterecek hiçbir şeyimin olmaması da zordu. İnsanlarım herhangi bir nedenle seçilmiyordu ve günün sonunda yaptığım işin elle tutulur bir sonucu olmuyordu.

Ancak yaptığım şeylerden biri proje yönetimi rolleri için işe alım yapmaktı. Bu insanlarla konuşuyor, ne yaptıklarını ve işlerinde nelerden hoşlandıklarını öğreniyordum. Parçaları birleştirmeye ve “Hayır, bu benim gerçekten iyi yapacağım ve keyif alacağım bir şey” demeye başladım. Hayatta beni mutlu eden her şeyi kapsıyor ve günün sonunda elle tutulur bir çıktı sunuyordu.

Çalıştığım işe alım şirketinden ayrıldım ve Sheridan College’a dönerek proje yönetimi alanında lisansüstü sertifika programına katıldım. Bu program bana proje yönetimi, kapsam, zaman ve diğer tüm konularda sekiz aylık yoğun bir eğitim verdi. Bunun teknik ve teorik altyapısını öğrendim. Ardından PMP için ihtiyaç duyduğum tüm dersleri tamamladım ve Mosaic Sales Solutions adlı bir ajansa girdim. İlk proje koordinatörü işimi orada buldum; işe hızlı başladım ve bir daha arkama bakmadım.

Bence bu, en tatmin edici işlerden biri. Gerçekten zeki insanlarla çalışıyor, başarılı olmalarına yardımcı oluyor ve günün sonunda ortaya koyduğum işin sonucunu görebiliyorum.

Ben Aston:

Evet, bu harika. Merak ediyorum; sekiz aylık kursta proje yönetiminin teknik ve sosyal becerilerini mi öğrendin?

Mackenzie Dysart:

Evet, gerçekten öğrendim. Bunun en güzel yanlarından biri buydu. Kapsam, zaman, maliyet, kalite ve insan kaynakları gibi alanları yönetmenin teknik becerileri vardı. Bunun yanında yaratıcılık dersleri, liderlik ve yenilikçilik dersleri de vardı. Beyin fırtınası toplantısına nasıl liderlik edileceğini ve insanların önünde konuşma konusunda nasıl rahat olunacağını bu derslerde öğrendim.

Bana gerçekten yardımcı oldu. İnsanların önünde konuşma konusunda rahatlamak, bir odayı okumayı ve farklı insanlarla çalışmayı öğrenmek büyük katkı sağladı. Sosyal beceriler üzerinde de çok çalıştılar; bu da başarılı olmana yardımcı oluyordu. Bence programın en iyi yönlerinden biri buydu, çünkü sekiz ay boyunca tam zamanlı olarak yapabildim.

Ben Aston:

Harika. Kariyerinin bu aşamasında hem müşteri hem de ajans tarafında çalışmış çok fazla insan yok. Açıkçası şu anda ajans tarafında çalışıyorsun; bu yüzden söylediklerine dikkat etmen gerekiyor. Dijital proje yöneticisi olarak aradaki farklar hakkında ne düşünüyorsun? Neden müşteri tarafı yerine ajans tarafında çalışmaya devam ettin?

Mackenzie Dysart:

Bence insanların her zaman fark etmediği pek çok benzerlik ve farklılık var. Müşteri tarafında çalışmakla ilgili şunu söyleyebilirim: Bir şekilde hâlâ ajans gibi muamele görüyorsun. En azından benim bulunduğum yerde böyleydi. Dijital hizmetlerin merkezi yine bizdik; şirket içindeki farklı iş kolları bize ulaşıp “Şuna, şuna ve şuna ihtiyacımız var” diyordu. Biz de işleri tamamlayıp neredeyse şirket içi bir ajans gibi davranmak zorundaydık.

Ancak sürekli aynı marka üzerinde çalışmanın tekdüzeliği var. Beni yeniden ajans tarafına yönlendiren şeylerden biri de farklı projelerin, müşterilerin, ihtiyaçların ve gereksinimlerin getirdiği tempo değişikliğiydi. Bazı insanlar için biraz kaotik olduğunu biliyorum ama ben bu tempo değişikliğinden ve zihnimi aktif tutmaktan hoşlanıyorum.

Proje yönetimini genel anlamda tanımlamanın en iyi yolu, bunun garsonluk gibi olduğunu söylemek olabilir. Beklentilerini yönetmen gereken farklı müşterilerin var; işlerin ne kadar hızlı ilerlediğini takip etmen, gecikme olacaksa beklentileri belirlemen gerekiyor. Başlamak için doğru gereksinimleri almalı ve günün sonunda faturanın ödenmesini sağlamalısın. Tüm bunları dengelemek gerçekten zor; fakat farklı markalar, gereksinimler ve insanlarla çalışmak hem tatmin edici hem de iyi anlamda zorlayıcı. Bu da işleri ilginç tutuyor.

Ben Aston:

Şu anda ne tür projeler üzerinde çalıştığını anlatır mısın?

Mackenzie Dysart:

Şu anda web sitesi yeniden tasarımlarına odaklanıyorum. Kâr amacı gütmeyen ve kâr amacı güden müşterilerle çalışıyorum. Hem WordPress hem de Kentico adlı başka bir içerik yönetim sistemi için projeler yönetiyor, müşterilerin web sitelerini idare ediyoruz. Ayrıca destek verdiğim bazı hizmet düzeyi anlaşmaları da var. Yaklaşık üç veya dört müşterim ve bunların altında çeşitli alt projeler bulunuyor.

Ben Aston:

Harika. Açıkça proje yöneticisi olarak eğitim aldın ve pek çok farklı şey yaptın. En yararlı bulduğun şey ne oldu? PMP’n, CSM’in ve Sheridan College’dan sertifikan var. Dijital proje yönetimi topluluğunda sertifikalara karşı ciddi bir küçümseme var. Ancak bunlara gerçekten sahip biri olarak bakış açını merak ediyorum. PMP, CSM ve proje yönetimi sertifikaları hakkında ne düşünüyorsun?

Mackenzie Dysart:

Daha önce işe alım uzmanı olarak çalıştım. Bu konu burada önem kazanıyor; anahtar kelimelerin gerekliliğini biliyorum ve anlıyorum. PMP almamın temel nedenlerinden biri buydu. İnsanların seni kolayca elemesi çok kolay. Kariyerinde ilerledikçe bu durum azalıyor ama özellikle yeni başlarken kendimi desteklemek için elimden gelen her şeye sahip olduğumdan emin olmak istedim.

PMP zorlu; çünkü daha çok mühendislik ve bilişim altyapısı gibi büyük ölçekli projelere göre tasarlanmış. En çok bu nedenle zorlandım. Lisansüstü sertifika programında aldığım dersler PMP’ye hazırlanırken gerçekten yardımcı oldu. İhtiyacın olan tüm dersleri veriyor; kitaba göre bilmen ve düşünmen gerekenleri öğretiyor.

Ancak PMP’nin ilginç tarafı, belirli sayıda saati tamamlamadan, yani sınava girmeden önce iki veya üç yıllık deneyime sahip olmadan sınava girmenize izin vermemesi. Böylece nasıl yapman gerektiğine ilişkin öğrendiklerini, artık nasıl yapacağını düşündüklerinle yeniden değerlendiriyorsun.

Dijital proje yöneticisi olarak PMP’ye hazırlanırken ilişkilendirmekte zorlandığın pek çok şey var. Bununla birlikte değişiklik, kapsam kayması ve bütçe yönetimi konusunda sağlam bir temeli var. Kazanılmış Değer raporları oldukça yararlı. Çevik projelerde artık burndown kullanmayı sevdiğimizi biliyorum ama iyi bir Kazanılmış Değer raporu, nereye ulaştığını göstermek için hâlâ çok yararlı.

Bence özellikle yeni başlarken bunun bir değeri var; zararı olmaz. Zaten proje yönetimi deneyimin varsa gerekli olduğunu düşünmüyorum, ancak proje yönetimi kariyerine yeni başlayan veya bunu düşünen biri için kesinlikle iyi bir başlangıç noktası. Bunun nasıl göründüğünü anlamak için iyi bir yol.

Sertifikalı Scrum Master’a gelince, bunun zor bir konu olduğunu düşünüyorum. Gerçekçi olmak gerekirse bu sertifika, insan olduğunu doğrulamaktan ibaret; bunu anlatmanın en iyi yolu bu. İki günlük bir kurstu ve sosyal becerilerimiz üzerinde çalıştık. Sosyal beceriler gerçekten önemli, dolayısıyla bunda bir değer var. Ancak şimdiye kadar girdiğim en kolay sınavlardan biriydi; çünkü yalnızca 30 soruydu.

Ben Aston:

Üç kez tekrar girebildiğini biliyorum.

Mackenzie Dysart:

Evet, hatta soruları Google’da arayabildiğinden de oldukça eminim. Daha çok sosyal becerileri ve uygulamayı öğrenmekle ilgili. Herhangi bir liderlik veya kolaylaştırıcılık kursuna katılırsan bu açığı kapatabileceğini düşünüyorum. Ancak iş arıyorsan veya yeni bir pozisyon bulmaya çalışıyorsan sertifikalara sahip olmak seni diğer insanlardan ayırmaya yardımcı oluyor. Özellikle genel ağının dışına çıkıyorsan, taşınıyorsan veya yakın çevrenin dışında çalışıyorsan, adına eklenmiş bu harflere sahip olmak herkesten ayrışmak için gerçekten yararlı.

Ben Aston:

Evet, ben de aynı fikirdeyim. Özellikle aldığım Sertifikalı Scrum Master eğitimi konusunda. Bana biraz para kazanma işi gibi gelmişti; temelde sadece katılman gerekiyordu ve geçiyordun. PMP’de ise gerçekten bir şeyler öğrenmen gerekiyor.

PMP’ye girmenin kafa karıştırıcı yanı, sana çoktan seçmeli sorular vermeleri ve hepsinin yapılması makul şeyler gibi görünmesi. Sadece PMP’nin belirlediği belirli bir sıra var; önce bunu, sonra şunu, sonra da diğerini yapman gerekiyor. Sonunda hepsini yapacaksın, sadece senden bunu belirli bir sırayla söylemeni istiyorlar.

Mackenzie Dysart:

Evet, ayrıca sayılmayan 25 sahte soru var. 200 sorunun 25’i değerlendirilmiyor; bunlar, ilerideki sınavlara eklenip eklenemeyeceklerini görmek için denedikleri test soruları. Benim sınavımda bir soru vardı; uluslararası bir kuruluş oldukları için sorular bazen başka dillerden İngilizceye çevriliyor. Bir kelime sorunun tüm anlamını değiştirmişti ve o kelimeyi değiştirmediğim sürece doğru cevap yoktu. Sonra bir doğru cevap ortaya çıktı. “Bu varsayımı yapacağım ve bunun puanlanan gerçek bir soru olmamasını umacağım” dedim.

CSM için ise en ucuz olanı seçtim; kahvaltı ve öğle yemeğini de içeriyordu.

Ben Aston:

Bu iyiymiş. Benimkinde kahvaltı ve öğle yemeği yoktu, sen iyi yapmışsın.

Mackenzie Dysart:

Evet.

Ben Aston:

Yaklaşık 1.000 dolar mı ödedin; kahvaltı ve öğle yemeği dâhil?

Mackenzie Dysart:

Evet, sanırım 1.100 dolardı.

Ben Aston:

Kahvaltı ve öğle yemeği de varmış. Fena değil.

Mackenzie Dysart:

Evet. Araştırdım. Gereksinimlerim vardı ama çok büyük değildi.

Ben Aston:

İnsanlara her zaman şunu sorarım: Son zamanlarda proje yöneticiliği hayatını daha iyi hâle getiren bir şey buldun mu? Herhangi bir araç, teknoloji veya şu anda seni heyecanlandıran bir şey var mı?

Mackenzie Dysart:

Şu anda ECA’da yeni bir proje yönetimi aracı belirleme sürecindeyiz. Henüz tek bir araç bulduğumu söyleyemem ama yeni bir proje yönetimi aracı belirlemeye çalışıyoruz. Bu nedenle tüm bu araçların tanıtımlarını izliyor ve hangisinin en iyi çalıştığını anlamaya çalışıyorum. Neyi seviyorum? Neyi sevmiyorum? Şu anda odağımın büyük kısmını bu alıyor. Farklı şirketlerin aynı işi yapan ama bunu biraz farklı şekilde gerçekleştiren araçlar oluşturmuş olması gerçekten ilginç.

Ben Aston:

Şu anda kısa listenizde neler var?

Mackenzie Dysart:

Geçen hafta tanıtımını izlediğimiz araç 10,000 Feet’ti. Sıradakinin ne olduğunu hatırlayamıyorum. Sana araç isimleri sayma konusunda pek iyi değilim; gerçekten hatırlamıyorum.

Ben Aston:

Daha çok kaynak yönetimi ve zaman takibi gibi şeylere mi bakıyorsunuz?

Mackenzie Dysart:

Evet. Biletleme ve geliştirme açısından bunun için tek bir sistemden kaçış olmadığını varsaydık veya bu karara vardık. Jira’yı kullanmaya devam ediyoruz. Sonra diğer her şeyi barındıracak tek bir sistem bulmaya çalışıyoruz; çünkü şu anda proje yönetimi planlaması, kaynak tahsisi ve zaman takibi farklı araçlarda. Bunları birleştirmek bizim için çok iyi bir değişiklik olur.

Ben Aston:

Evet, piyasada çok sayıda iyi araç var. Eminim bazılarına bakmışsındır-

Mackenzie Dysart:

Evet…

Ben Aston:

Resource Guru, Hub Planner ve Float var. Bunlar da iyi seçenekler.

Mackenzie Dysart:

Evet.

Ben Aston:

Harika. Şimdi makalene geçelim. Benim için en kötü anılardan biri, bir keresinde tatile çıktığımda hesap yöneticimle gerçekten iyi bir devir yaptığımı düşünmemdi. Ona çok net olduğunu düşündüğüm devir notları vermiştim. Kendimi iyi hissediyordum ve o da “Merak etme, bende” demişti. İyi arkadaştık ve hâlâ iyi arkadaşız.

Ama tatilden döndüğümde proje ilerlemekle kalmamış, geriye gitmişti. Üç haftadan daha fazla geriye gitmişti. Sanırım üç haftalığına ayrılmıştım ve proje, projenin sonunda olmamız gerekirken başlangıç aşamasına dönmüştü. Bu, proje devirlerinin hiç bu kadar kötü olmadığını düşünmeni sağlayabilir veya bir daha asla tatile çıkmaktan korkmana neden olabilir.

Tatil sezonu geldi. Noel’e giriyoruz ve bence bu, devir yapmak için yılın en zor zamanlarından biri; çünkü çoğu zaman devredecek kimse olmuyor. Herkes bir yerlere gidiyor. Ama projelerini devredebileceğin birinin olduğu normal bir durum olduğunu varsayalım. Yazında bir proje devri yapmaktan ve farklı şablonlar kullanmaktan bahsediyorsun.

Bu farklı şablonları nasıl kullandığını anlatır mısın? Çünkü bir projeyi devrederken gerçekten önemli olan şeyin, karşı tarafın mevcut durumu, ulaşmaya çalıştığımız noktayı ve biz yokken yönetilmesi gereken tüm beklentilerle bilgileri gerçekten anlamasını sağlamak olduğunu düşünüyorum. Ancak kafamızda çok fazla bilgi var. Birine çok fazla bilgi vermeden ama başarılı olması için yeterli bilgiyi sağlayarak bu süreci nasıl yönettiğini anlatır mısın?

Mackenzie Dysart:

Bence bu, çalıştığın kuruma bağlı. Bazen tatilimden daha fazla emek gerektiren, gerçekten çok ayrıntılı devirler yapmak zorunda kaldım; tatil yapmaya değmiyordu. Bu ideal değil. Her şey dengeyi bulmak ve insanların ne kadar bilgiye zaten sahip olduğunu anlamakla ilgili.

Proje yönetimi ekibi olarak projeler hakkında çok konuştuğumuz için diğer insanların projelerinde neler olduğunu bilirim. Bu gerçekten yardımcı oluyor. Ekip olarak düzenli paylaşım yapmak riskin bir kısmını azaltıyor; diğer ekipler için hangi projelerin iyi gittiğini, hangilerinin gitmediğini zaten biliyorum.

Projenizi devralacak kişiyi seçerken, mümkünse daha fazla zamanı veya daha kolay, daha az stresli projeleri olan kişiyi seçebilirsiniz. Projenin yoğun kısmında yer almış, müşteriyle daha önce çalışmış veya bir miktar arka plan bilgisine sahip birinin olması da yararlı. Devir alacak kişiyi seçerken bunun her zaman çok yardımcı olduğunu düşünüyorum.

Şablona gelince, bu tamamen kurum içi sistemlerinize bağlı. Daha üst düzey bilgileri tercih ediyorum. thedigitalprojectmanager.com üzerinden erişebileceğiniz iki şablon hazırladım. Bunlardan biri temel olarak bir Google E-Tablosu. Aynı anda birkaç farklı projeyi, neler olduğunu, bütçe aralığını, durumu, hangi aşamada olduğunuzu, temel sonraki teslimatları ve ihtiyacınız olan diğer notları üst düzeyde göstermekte oldukça iyi. Özellikle bakım projeleri veya çok yoğun olmayan projeler için bunu yararlı buluyorum.

Üç hafta gibi uzun süreli bir ayrılık planlamıyorsanız da oldukça yararlı. Sadece bir haftalığına ayrılacaksanız “Pazartesi durum toplantımız var. Çarşamba günü bunu bekleyecekler ve cuma günü hafta sonu güncellemesi gönderin; yapılması gereken tek şey bu” diyebilirsiniz. Ya da “Hafta boyunca tamamlanmasını bekledikleri şeyler ve kullanabileceğiniz bütçe bu” dersiniz.

Daha ayrıntılı, daha karmaşık bir projeniz varsa, bir süreliğine ayrılıyorsanız ve çok daha fazla arka plan bilgisine ihtiyaç duyacaklarsa, daha ayrıntılı bir Google Dokümanı sürümü var. Burada irtibat kişinizin kim olduğu, ona ulaşmanın en iyi yolu ve projenizle ilgili tüm dosyaların nerede bulunduğu gibi ayrıntılara giriyorum. Bence en önemli noktalardan biri, siz yokken herkesin proje hakkındaki belgelere ve ihtiyaç duyduğu her şeye ulaşabilmesi. Her şeyin tek bir yerde ve düzenli olması harika ama onu bulabilmeleri de gerekiyor.

Müşteriyle nasıl iletişim kurulacağına ilişkin temel bilgiler de önemli. Birisi telefon görüşmelerini e-postalara veya Basecamp dizilerine tercih edebilir. Müşteriyle, projeyle veya kaynakla ilgilenmek için en iyi yaklaşımınız neyse bunu da belgeleyebilirsiniz. Ayrıca yazımda “İnsanları bunaltmayın. Kendi yükünüzü onlara aktarmayın” diyorum. İhtiyaç duydukları bilgiyi verin ama başarılı olmaları için gereken ayrıntıyı da eksik etmeyin.

Madde işaretleri kullanarak yazın. Madde işaretleri daha kolay okunur. Hikâye yazmayın; kimse onu okumayacak. Her şeyin madde işaretleri ve kısa cümleler hâlinde olmasını sağlayın; böylece ihtiyaç duydukları bilgiyi bulabilirler. Bilgi orada değilse, destekleyici belgenin veya proje yönetimi belgelerinin saklandığı başka yerde bulabilirler.

Ben Aston:

Bence yakın zamanda bir proje devrini teslim alan kişi olarak şunu fark ettim: Devir sürecinin kendisi de önemli. Notları yazmak başka bir şey. Devir notlarını yazan kişi olarak zihnimizde tatile çıkacağımız için heyecanlıyız. Muhtemelen devir notlarını tamamlamak için yeterli zamanı ayırmadık. En son yaşadığım deneyimde “Bunu doğru düzgün konuşmak için yeterli zamanımız olmadı ve şimdi sen gidiyorsun” durumu vardı. Belgeleri oluşturmak ve her şeyi yazmak için en iyi uygulama sürecini anlatır mısın? Çünkü iş burada bitmiyor, değil mi?

Mackenzie Dysart:

Hayır. Önceden planlamak çok önemli. Tatile çıkacağını bilmiyor değilsin. Tatillerin bize ansızın gelmesi gibi bir durum var. Nedense proje yöneticileri olarak pek çok şeyi planlayabiliyoruz ama ofis dışında olacağımızı planlamak dünyanın en korkutucu şeyi oluyor. Ancak önceden planla. Bir ay sonra ofis dışında olacağını biliyorsun. Kimin projeyi devralacağını konuşmaya başla.

Projeyi kimin devralacağını bildiğinde, mümkünse en az bir hafta önce ilk işe alıştırma toplantısını yap. Onu güncel duruma getir ve bundan sonraki iletişimlere bilgi amaçlı ekle. İsterse durum görüşmelerine davet et. Sen gitmeden önce projeyi anlaması veya akışını görmesi için ona zaman tanı. Böylece “Bu neden oldu?” veya “Bunu her zaman böyle mi yapıyorsunuz, yoksa özel bir durum mu?” diye sorabilir. Bu, “Bunu sana bırakıyorum ve birkaç günlüğüne gidiyorum; sonra döneceğim” demek yerine kişinin yavaş yavaş işe alışmasını sağlar.

Bence en önemli şeylerden biri, onları yavaşça sürece dâhil etmek ve soru sormaları için orada olmaktır. Tatile çıkmadan bir gün önce yapılan proje geçiş toplantısı kimseye yardımcı olmaz; bilgiyi özümsemek ve soruları olup olmadığını anlamak için zamanları olmaz. Bu yarım saatlik toplantı içinde ortaya çıkmayacak soruları olabilir; düşünmek için zaman bulduktan sonra gerçekten zor sorular ortaya çıkacaktır.

Bir diğer önemli adım da onları toplantılara erkenden eklemek ve siz yokken toplantılara erişebildiklerinden emin olmaktır. Yalnızca davet edilmeleri değil, toplantıyı yönetebilmeleri de gerekir. En büyük eksikliklerden biri ve ben de kesinlikle bundan sorumluyum: Haftalık durum toplantısı var ama birden toplantı onların katılım bağlantısında, Zoom toplantısında veya Google Hangout’unda görünmüyor. Toplantı benim hesabımda ve ona erişemiyorlar. Siz yokken her şeyin güncellendiğinden ve önceden planlandığından emin olmak gerçekten çok önemli.

Müşterime tatile çıkacağımı söylemenin ve bu konuda dürüst olmanın da büyük bir savunucusuyum. Bence bu önemli. Hazırlıklı olmalarını sağlayın. En kötü ihtimalle “Ofiste olmayacaksın, işleri bekletmeye çalışırız” veya “Büyük bir şey göndermeyiz” derler. Sonra siz gitmeden önceki hafta üzerinize çok fazla iş yüklerler ama en azından büyük ve zor işlerde, siz ofiste yokken yükü herkes için hafifletmek üzere sizinle çalışmaya çalışırlar.

Ben Aston:

Evet. Yapılabilecek en kötü şey, gizlice gitmek. “Müşteri bundan nefret edecek, o yüzden söylemeyeceğim” demek veya fark etmeyeceklerini ummak. Sonra devralan kişi olarak müşteri “Ne oluyor? Proje yöneticim nerede ve neden hiçbir şey bilmiyorsun?” diye soruyor.

Mackenzie Dysart:

Müşteri tarafındayken yaşadığım bir olayı asla unutmayacağım. Bir ajansla çalışıyorduk ve proje yöneticisi e-postalarıma yanıt vermeyi bıraktı. Üstelik otomatik yanıt da ayarlamamıştı. Otomatik yanıtın yalnızca kurum içi çalışanlara veya herkese gönderilecek şekilde ayarlanabildiğini biliyorsun. Belki böyle bir şey olmuştu. Ancak bir noktada, yanıt gelmeden neredeyse bir hafta geçti. Bir teslimat bekliyorduk ve “Tamam, bu şirkette daha önce iletişim kurduğum herkese e-posta gönderene kadar devam edeyim” dedim. Sonra “Evet, tatilde” dediler. “Bunu bilmek güzel olurdu” diye düşündüm. Fazla iletişim kurun. Paylaşın. Kimse tatile çıktığınız için size kızmaz. Müşterinizle iyi bir ilişkiniz varsa, onlar da sizin adınıza mutlu olacaktır.

Ben Aston:

Bence bunun büyük kısmı iyi iletişime dayanıyor. Devir notlarımızı yazarken yalnızca not yazmıyoruz; iletişim gidip geliyor ve devrettiğimiz kişinin kendisinden ne istendiğini ve ne beklendiğini anladığından emin olmamız gerekiyor.

İşlerin çoğu burada aksıyor. İyi devir notları yazdığımızı ve bunların bizim için anlamlı olduğunu düşünüyoruz; çünkü tüm bu arka plan bilgisine sahibiz ve neler olup bittiğinin genel resmini anlıyoruz. Proje devrinin gerçekten işe yaraması için diğer kişinin anladığından emin olmak bence kritik unsur.

Mackenzie Dysart:

Evet. Özellikle iletişim noktalarında. “Müşteri şu gün gündem bekleyecek. Toplantı notları şu şekilde paylaşılmalı” gibi. Her zamanki süreciniz neyse, bunu her zaman yaptığınız için doğal karşılarsınız. Ancak oturup “Ben işleri böyle yapıyorum” diye yazmak, sizin yerinize geçecek kişi için kesinlikle çok yararlı.

Ben Aston:

Ama dürüst olmak gerekirse, tatilde gerçekten çalışıyor musun, Mackenzie?

Mackenzie Dysart:

Bir keresinde bilgisayar başına geçip bir dosyayı iletmek zorunda kaldım; bir şeye erişimim olmadığı veya birine erişim vermediğim için bu benim hatamdı. Bunun dışında oldukça disiplinliyim. İtiraf edeceğim tek şey, e-postalar geldikçe onları taramam. Daha çok döndüğümde hayatımı kolaylaştırmak ve hiçbir şeyin beni şaşırtmaması için.

Ama e-postaları yanıtlamam. Bir nedenden dolayı uzakta olduğum konusunda oldukça kararlıyım. Ayrıca genellikle ülke dışına ve kablosuz internetin olmadığı bölgelere gitmeye çalışırım; böylece zaten bana ulaşılamaz.

Ben Aston:

Evet, bu iyi bir öneri. Tatile çıkarken “Orada internet olacağını sanmıyorum. İnternet bağlantım olmayacak” demek harika bir tavsiye. Kanada’da bunu oldukça rahat söyleyebiliriz. Bir yere gidip sinyalin veya kablosuz internetin olmaması gerçekten mümkün. Kanada’nın en güzel yanı bu. Dünyada bunun makul karşılanacağı çok fazla yer kalmadı. İnternet bağlantısı olmayan bir tatil istiyorsanız Kanada’ya gelin.

Mackenzie Dysart:

Doğu kıyısına giderseniz bir noktada hücresel veriye bile erişiminizi kaybedersiniz. Harika. Yaşasın Kanada telekomünikasyonu.

Ben Aston:

Harika. Bence bunların çoğu iyi proje belgeleriyle de ilgili.

Mackenzie Dysart:

Hı hı.

Ben Aston:

Çünkü önceden planlamanın ve belgeleri de önceden hazırlamaya başlamanın önemli olduğunu söyledin. Proje zaman çizelgemiz, bütçe takipçimiz güncelse ve gereksinimler iyi tanımlanmışsa bir projeyi devralmak aslında o kadar zor değil. Her şey bizim kafamızdaysa, biz uzaktayken başka birinin yönetmesi çok daha zor oluyor.

Mackenzie Dysart:

Evet, bunun ekibi de etkilediğini düşünüyorum. Kimse belirsizlik içinde bırakılmak istemez. Kötü bir devir yaptığım veya bana yeterli bilgi verilmeden bir proje devraldığım durumlar oldu. Yazımda işlerin ne kadar korkunç derecede yanlış gidebileceğine ilişkin daha zorlayıcı bir hikâyeden bahsediyorum.

Birkaç hafta önce düğünü ve balayını geçirmek için bir aylığına ayrılan bir proje yöneticisinin yerine baktım. Müşteri geçişin ne kadar sorunsuz olduğunu söyledi; çünkü süreçlerini çok iyi anlıyordum. Başka bir müşterimize oldukça benzediği için yönetmek kolaydı. Önemli temas noktalarının neler olduğunu bildiğim için devreye girebildim.

Bazı kararların neden alındığına ilişkin gerekli arka plan bilgisine sahip olmasam bile ekip bunu biliyordu ve onlara ulaşabildiğim için eksikleri tamamlayabildiler. Proje yöneticilerinin tatile gideceğini bildikleri için bazı boşlukları doldurmaları gerekeceğini de biliyorlardı. Bu gerçekten sorunsuz bir geçişti; çünkü temel noktaların neler olduğunu biliyordum.

Her şey gerçekten iletişimle ilgili. Bunu birkaç kez söyledin, ben de söyledim. Temel iletişim noktalarını bilmek çok önemli: Güncellemeleri ne zaman bekliyorlar, kararlar nasıl alınmalı ve tüm bilgiler nereye gitmeli? Geçiş oldukça sorunsuzdu. İyi geçişler gerçekten mümkün. Yazıyla anlatmaya çalıştığım şey şu: Bu gerçek bir şey, bir masal değil. Yapabilirsiniz. Sadece hepinizin birlikte çalışması gerekiyor.

Ben Aston:

Harika. Mackenzie, bize katıldığın için çok teşekkürler. Seni aramızda görmek harikaydı.

Mackenzie Dysart:

Çok teşekkürler. Burada olmak harikaydı.

Ben Aston:

Tatile çıkmak istiyorsanız iyi devir notları yazın. Bu sohbete katkıda bulunmak veya devirlerle ilgili paylaşacağınız korku hikâyeleri varsa, belki şu anda bir devrin ortasındaysanız, yazıya yorum bırakın ya da t kaynaklar bölümüne giderek thedigitalprojectmanager.com üzerinden Slack ekibimize katılın. Orada her tür ilginç sohbeti bulabilirsiniz. Bir sonraki bölüme kadar bizi dinlediğiniz için teşekkürler.