En nybörjarguide till programvara för arbetsflödesautomatisering
Vi har alla upplevt frustrationen i att behöva mata in information manuellt från ett Excel-kalkylblad eller utföra någon annan manuell uppgift. När du sitter där och irriterar dig över den tidskrävande aktiviteten undrar du kanske om det finns ett bättre sätt. I den här artikeln berättar jag vad programvara för arbetsflödesautomatisering är och hur du kan använda den för att eliminera frustrationen.
Enligt en färsk rapport från Zapier känner sig 65 % av kunskapsarbetarna mindre stressade eftersom de har automatiserat manuella uppgifter. Från stressen över att behöva utföra manuella uppgifter till stressen över att göra misstag, vilket ofta händer, kan en plattform för arbetsflödesautomatisering bidra till att eliminera ineffektivitet.
Därför vill jag diskutera arbetsflödesautomatisering, vad automatisering kan göra för dina projekt och några verktyg som kan hjälpa dig att komma igång på vägen mot ett enklare arbetsliv. Om du har erfarenhet av arbetsflöden kanske du vill hoppa till den fråga du söker svar på. Annars börjar vi med att definiera vad ett arbetsflöde är.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Vad är ett arbetsflöde?
Ett arbetsflöde är en serie steg som beskriver hur människor utför arbete från början till slut. När dessa steg följs i exakt samma ordning blir resultatet detsamma varje gång. Därför är det vanligt att visualisera arbetsflöden med hjälp av arbetsflödesdiagram, som kan skapas manuellt eller med hjälp av programvara för arbetsflödesdiagram. Det här diagrammet kan hjälpa dig att identifiera och följa varje steg eller uppgift i projektet medan det fortskrider mot önskade resultat.
Exempel på arbetsflöden är:
- Så skapar du material för sociala medier
- Introduktion av nyanställda
- Godkännande av en reseförfrågan
- Arbetsflöden för dokumentgodkännande
Hur är det med arbetsflödesautomatisering?
Nu när du har ett arbetsflödesdiagram som tydligt visar de olika stegen som ingår är det dags att ta nästa steg. Arbetsflödesautomatisering innebär att du skapar regler för dessa steg. Reglerna styr hur mänskliga uppgifter, dokument eller data ska dirigeras inom flödet.
Arbetsflödesautomatisering inom projektledning kan användas för att automatisera arbetsflöden och processer, till exempel att skapa uppgiftslistor, tilldela uppgifter till teammedlemmar, följa upp framsteg och skicka påminnelser. Dessutom kan arbetsflödesautomatisering användas för att skapa rapporter och följa upp projektkostnader.
Reglerna i arbetsflödesautomatisering består oftast av om–så-satser som täcker de alternativa vägar informationen kan ta. När reglerna har fastställts är vi redo att mata in den här informationen i programvara för processautomatisering.
Exempel på arbetsflödesautomatisering är
- Hantering av aktiviteter kopplade till uppgiftshantering, till exempel att tilldela arbetsuppgifter till den person som ansvarar för nästa steg.
- Notiser som du får i Slack men som kommer från ett CRM-system, ett ERP-system eller något annat verktyg.
- Datasynkronisering som sker efter att ett formulär har skickats in, till exempel när en post skapas i ett CMS.
Vad är programvara för arbetsflödesautomatisering?
Programvara för arbetsflödesautomatisering är en digital lågkodslösning eller lösning utan kod som gör det möjligt att automatisera uppgifter och slutföra dem utan mänsklig inblandning. Programvara för intelligent processautomatisering innehåller vanligtvis:
- En verktygsbyggare med dra-och-släpp-funktion som hjälper dig att effektivisera automatiseringen av affärsprocesser
- Ett aviseringssystem där du kan konfigurera informationsvisningar i appen eller e-postaviseringar
- En lista över utlösare som du kan använda för att fatta beslut.
- Granskningsspår där du kan gå igenom de steg som har utförts i varje flöde
Det finns också specialiserade verktyg för AI-baserad arbetsflödesautomatisering som kombinerar ovanstående funktioner med användning av artificiell intelligens i arbetsflöden.
Vilka är fördelarna med programvara för arbetsflödesautomatisering?
Fördelarna med ett system för arbetsflödesautomatisering inkluderar:
- Spara tid. Verktyg för digital processautomatisering sparar tid eftersom de effektiviserar manuella processer med repetitiva uppgifter, som datainmatning från kalkylblad. Tänk sedan på reglerna som skapar ett förutsägbart flöde. Slutligen utförs uppgifterna åt dig, vilket frigör tid som du annars skulle ha behövt lägga på dem.
- Öka produktiviteten. Reglerna du anger gör att informationen flödar smidigt genom olika steg. Du kan också använda AI i arbetsflödesautomatisering för att ange dessa regler. Det minskar tiden det tar för någon att ingripa för att vidarebefordra kommunikation eller göra uppföljningar manuellt, till exempel.
Att kunna automatisera sådant som uppföljningsdatum och aviseringar är värt mycket tid och mentala pengar.Du behöver inte tänka på det igen.
Tänk på en godkännandeprocess som involverar flera intressenter. Om systemet hanterar överlämningen av material för granskning kan du fokusera på annat, viktigare arbete.
- Minimera fel. Med fel menar vi mänskliga fel. Manuell datainmatning leder ofta till misstag, och antalet ökar när arbetsbelastningen gör det.
- Spara pengar. När automatisering frigör tid för någon sparar du pengar, särskilt om du betalar resurser per timme.
- Eliminera flaskhalsar. Personalresurser (det vill säga människor) kan bli ett hinder i vilket arbetsflöde som helst om de inte arbetar tillräckligt snabbt eller aldrig verkar få tillgång till information i tid. Tänk bara på Brad, som har haft ditt senaste e-postmeddelande liggande i en vecka. Automatiseringsprogramvara skulle skicka en påminnelse till Brad varje dag tills han slutför sin uppgift och skickar den vidare till nästa steg.
Om den här artikeln fick dig att fundera på hur du kan automatisera dina arbetsflöden mer effektivt kan du ha nytta av att gå några kurser i automatisering av affärsprocesser för att fördjupa dina kunskaper och hitta nya sätt att effektivisera verksamheten.
Vilka exempel på verktyg för arbetsflödesautomatisering bör jag välja?
Olika arbetsflödesverktyg passar för olika användningsområden. Du kan till och med behöva något som verktyg för arbetsflödesorkestrering om du försöker automatisera komplexa arbetsflöden som sträcker sig över flera team. Här har du dock en lista med preliminära alternativ som du kan undersöka när du letar efter en automatiseringslösning som kan börja dirigera information enligt din arbetsflödesprocess.
Om du vill ha mer information om dessa molnbaserade verktyg, priser på arbetsflödesprogramvara, viktiga funktioner i arbetsflödesprogramvara och hur de kan hjälpa dig att skapa affärsregler, automatisera en affärsprocess och ansluta till andra verktyg genom API-integrationer, kan du läsa listan över den bästa programvaran för arbetsflödesautomatisering.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Läs mer: Undrar du hur du kan implementera arbetsflödesorkestrering bättre i ditt företag? Läs vår guide till arbetsflödesorkestrering.
Arbetsflödesautomatisering är här för att stanna
Jag betraktar arbetsflödeshantering som en del av ett företags digitala omvandling. Att ta till sig automatisering innebär att ta till sig effektiva arbetsflöden och att hitta den hårfina balansen mellan vad robotar och människor bör hantera. På tal om det ska jag berätta om robotiserad processautomation någon annan gång, men det är verkligen häftigt. Den här funktionen ingår vanligtvis i programvara för automatisering av företagsprocesser, och den hanterar skapandet av robotar som efterliknar mänskliga interaktioner med programvara och system.
