Guide till resursspårning: verktyg och hur man gör det
Öka produktiviteten: Med resursspårning kan du identifiera överbeläggning och outnyttjade resurser, göra justeringar i tid, öka den övergripande produktiviteten och minska risken för att medarbetare blir utbrända.
Din kristallkula: Genom att samla in data om resursutnyttjande kan du exakt förutse framtida projektbehov och fatta välgrundade beslut om rekrytering, vilket också bidrar till att minska potentiella flaskhalsar.
Förbättra resultatet: Effektiv resursplanering innebär framgångsrikt projektgenomförande, vilket bygger förtroende hos intressenter, bidrar till företagets tillväxt och påverkar resultatet positivt.
Har du någonsin haft svårt att förstå vad dina teammedlemmar arbetar med eller att förklara förseningar i tidsplanen för en orolig kund?
Jag ska förklara hur resursuppföljning hjälper dig att fatta välgrundade beslut om bemanningen av dina aktuella projekt och förbättra din förmåga att prognostisera framtida projektbehov.
Vad är resursuppföljning?
Resursuppföljning innebär att övervaka hur många personer, vilken utrustning och vilka material som arbetar med dina projekt samt teamets arbetsbelastning, och att justera dessa resurser i realtid baserat på projektets framsteg. Detta görs vanligtvis med hjälp av programvara för resurshantering.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Varför är resursuppföljning viktigt?
Resursuppföljning är viktigt för att genomföra projekt med hög kvalitet. Att förstå resursfördelning och resursutnyttjande:
- Ökar produktiviteten: Resursuppföljning synliggör områden med överbelastning av resurser, så att du kan justera bemanningsnivåerna innan utbrändhet uppstår. Du kan också identifiera perioder med tillgängliga resurser. Om teammedlemmar inte utnyttjas fullt ut kan du tilldela dem ytterligare uppgifter för att minimera tomtid.
- Optimerar resursprognoser: Genom att samla in och övervaka data om resursutnyttjande kan du prognostisera kommande behov och effektivisera anställningsbeslut utifrån de kompetenser som krävs. Bättre beslutsfattande minskar flaskhalsar, håller kostnaderna under kontroll och ökar lönsamheten.
- Gynnar ditt resultat: När du blir effektivare på resursplanering och minimering av resurskonflikter blir det enklare att arbeta mot projektmålen. Framgångsrika projekt bygger förtroende hos intressenterna och får ditt företag att växa.
Så följer du upp resurser
Nu när du förstår vikten av resursuppföljning går vi igenom några verktyg för resurshantering som hjälper dig att övervaka resurser och genomföra projektarbetsflöden mer effektivt.
Tidrapporter
Tidrapporter är ett beprövat sätt att samla in data för resursuppföljning i realtid. Be dina teammedlemmar att registrera tid för de olika projekt de stöttar:
Sammanställ sedan denna information i en projektsammanfattning för att få vyer över tidsregistrering i hela din projektportfölj.
Tidsregistrering är en viktig funktion i många program för projekthantering om du vill bygga in automatisering i denna process.
Gantt-scheman
Ett Gantt-schema visar projektaktiviteter, tidslinjer och beroenden visuellt.
X-axeln visar projektets tidshorisont, medan y-axeln listar projektaktiviteterna. Staplarnas längd visar hur länge de aktuella uppgifterna pågår.
Gantt-scheman ger insikter i statusen för pågående uppgiftshantering, så att du kan fatta beslut om resurssättning utifrån projektets behov.
Utnyttjanderapporter
Utnyttjanderapporter bryter ner antalet timmar som teammedlemmarna lägger på vart och ett av de projekt de stöttar, jämfört med deras tillgängliga timmar.
Här är ekvationen för att beräkna utnyttjandegraden:
Debiteringsgrad = arbetade timmar / tillgängliga timmar
Om en teammedlem till exempel har tilldelats arbete i 32 timmar under en arbetsvecka på 40 timmar skulle deras faktureringsbara beläggningsgrad vara 80 %.
Beläggningsrapporter sammanställer beläggningsmått för hela teamet för att fastställa tillgängliga resurser och identifiera möjligheter att optimera den befintliga resursanvändningen.
Kalkylblad för resursallokering
Kalkylblad för resursallokering visar hur mycket arbete teammedlemmarna har tilldelats i de projekt de stöder.
Du kan använda denna information för att avgöra om teammedlemmarna är underutnyttjade eller överutnyttjade och sedan ändra din modell för resursallokering för att anpassa arbetsinsatsens nivå.
Rapporter över budgetanvändning
Rapporter över budgetanvändning jämför förbrukade medel med tillgänglig budget så att projektledare kan se om de ligger i linje med budgetmålen.
Om det ser ut som att ett projekt kommer att överskrida budgeten kan projektledare justera planen för resurshantering (t.ex. ersätta en resurs med en resurs som kostar mindre) för att minska utgifterna och täcka mellanskillnaden.
Verktyg för att spåra resurser
Projektledare kan använda verktyg för resursspårning för att sammanfatta och analysera resursdata inför projektplanering. För mindre team eller team som precis har kommit igång kan kostnadsfria samarbetsverktyg med grundläggande uppgiftshantering och delade kalendrar ge en stabil grund för överblick över resurser. Här är de bästa verktygen för programvara för resursspårning som finns tillgängliga just nu:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Läs mer: Utforska vår lista över den bästa programvaran för personalresurshantering för att effektivisera bemanningen och optimera resursallokeringen.
Bästa praxis för resursspårning
Här är några bästa praxis för resursspårning som bidrar till projektets framgång:
- Lägg tid på resursplaneringen från början med resursplanering. Du kan använda programvara för resurshantering för att göra det enklare att dokumentera projektaktiviteter, viktiga milstolpar och hur ditt teams tillgänglighet stämmer överens med projektets krav. En stark grund från början ger dig bättre förutsättningar att lyckas när du förr eller senare stöter på problem i projektet.
- Lägg in en buffert i ditt projektschema för att ta höjd för eventuella förseningar. Det är alltid bra att förbereda en reservplan (eller två!) som du kan använda om en viktig teammedlem inte längre är tillgänglig.
- Balansera projektresurserna för att hålla teammedlemmarna engagerade. Teammedlemmar presterar bättre när de används till sin fulla potential och arbetar med uppgifter som ligger i linje med deras karriärintressen och ambitioner. Kapacitetsplanering är en användbar övning för att bedöma när och vilka personalresurser du kommer att behöva under projektets tidslinje.
Ta del av fler insikter om resurshantering
Vill du få kontakt med andra digitala projektledare för att dela resurser och bästa praxis? Gå med i vår medlemscommunity och få tillgång till över 100 mallar, prover och exempel samt få kontakt med hundratals andra digitala projektledare på Slack.
