Så hanterar du ett projektteam: Tips för 9 teammedlemmar
Att leda ett projektteam är inte enkelt – särskilt när varje teammedlem har sina egna unika styrkor, svagheter och arbetssätt. Som projektledare måste du hantera till synes ständiga missförstånd, missade deadlines och motstridiga prioriteringar, samtidigt som du försöker hålla projektet på rätt spår.
Så hur kan du effektivt leda ditt projektteam? I den här artikeln delar vi med oss av nio tips och tekniker som hjälper dig att göra det enkelt, samtidigt som varje teammedlem får möjlighet att bidra utifrån sin fulla potential och ni når projektets mål.
Vad innebär projektteamledning?
Projektteamledning är processen att organisera, motivera och tilldela uppgifter till de personer och resurser som kommer att arbeta med ditt specifika projekt.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Ett projektteam omfattar vanligtvis roller som projektledare, teammedlemmar, intressenter och ämnesexperter. Som team har de vanligtvis det gemensamma målet att leverera ett specifikt resultat i tid, inom budget och enligt kvalitetskraven. På vägen kommer de sannolikt att möta utmaningar som otydlig kommunikation, ineffektiv resurshantering, förändringar i projektomfattningen och mycket mer.
Som projektledare ansvarar du för att minimera dessa utmaningar genom att skapa en projektbeskrivning, en RACI-matris och en projektplan för att säkerställa att teamet har klart för sig vad som behöver göras, vem som gör vad och när allt ska vara klart. Du kan också använda tekniker tidigt i projektet, som Delphi-tekniken, för att involvera intressenter i identifieringen av risker.
Du behöver också hålla koll på teamets arbetsbelastning, stressnivåer och varningssignaler för utbrändhet. En instrumentpanel för projektledning kan hjälpa till med detta genom att visa uppgiftstilldelningar, arbetsbelastning, deadlines och samarbetsframsteg på ett organiserat sätt.
Om du verkligen vill förbättra hur ditt team arbetar tillsammans är dessa bästa kurserna i samarbete precis vad du behöver för att komma igång.
Så leder du ett projektteam
Varje medlem i ditt projektteam har sina egna egenheter och preferenser – ta vara på dem. Tipsen nedan kan fungera som allmän bästa praxis när du leder team av alla slag och hanterar de personligheter som finns i dem.
1. Använd projektledningsprogramvara
När du leder ett projektteam är det praktiskt att ha en enda plats där du kan lagra all information som teamet behöver om projektet – uppgifter, projektkrav, förfallodatum, tilldelningar, leveranser, projektmål, milstolpar och så vidare. Den platsen är vanligtvis en projektledningsprogramvara.
Att hitta rätt projektledningsprogramvara eller programvara för resurshantering gör ditt liv som projektledare mycket enklare. I dag tar AI-verktyg för projektledning detta ett steg längre genom att automatisera uppgiftstilldelningar, förutsäga projektrisker och optimera teamets arbetsbelastning utifrån realtidsdata.
Syftet med projektledningsprogramvara är att hålla reda på vem som för närvarande arbetar med vad, hur långt de har kommit med sina uppgifter och hur varje teammedlems arbetsbelastning ser ut. Det är svårare att bedöma allas arbetskapacitet utan programvara. Projektledningsprogramvara är särskilt viktig för distansteam som leder projekt, eftersom arbete lätt kan falla mellan stolarna när kommunikationen sker virtuellt.
Ett exempel på hur projektledningsprogramvara hjälper till: du kan se kapacitet, tilldelningar och den totala arbetsbelastningen i en och samma vy. Vissa AI-drivna verktyg analyserar till och med tidigare resultat för att föreslå en optimal fördelning av arbetsbelastningen, så att projekten håller sig på rätt spår med minimala flaskhalsar.
Det är också viktigt när du hanterar arbetsnarkomanerna i ditt team. Arbetsnarkomaner är vanligtvis drivna, noggranna och uthålliga, men det kan medföra risk för utbrändhet och en dålig balans mellan arbete och fritid. De är maskiner när det gäller att få arbetet gjort, men skulle förmodligen må bra av en paus.
Med programvara kan du se exakt vad de har på sitt bord, så att du kan flytta några av deras uppgifter till någon annan med större kapacitet. AI-driven arbetsbelastningshantering kan till och med identifiera tidiga tecken på utbrändhet och automatiskt rekommendera en omfördelning av uppgifter. Genom att ge dem rätt mängd arbete – och uppmuntra till regelbundna pauser – håller du dem motiverade och hjälper dem att förebygga utbrändhet.
Proffstips: Låt teamet hjälpa till att skapa en checklista över krav på projekthanteringsverktyget för att säkerställa att alla deras behov tillgodoses av ert nuvarande system.
2. Skapa psykologisk trygghet i teamet
En psykologiskt trygg miljö är en miljö där teamet känner sig stärkt och uppmuntrat att dela med sig av sin återkoppling, sina idéer och sina tankar med resten av teamet. Forskning visar att psykologisk trygghet i teamet till och med kan minska projektfel med 25 %. Utan den riskerar ni dessutom att gå miste om bra idéer eftersom teammedlemmarna inte känner sig bekväma med att säga vad de tycker.
Psykologisk trygghet är särskilt viktigt för de introverta i teamet. Introverta tenderar att vara eftertänksamma, lugna och reserverade, vilket ibland kan innebära att de riskerar att förbises. De trivs i situationer där de känner sig bekväma och trygga med att säga vad de tycker. De är redan benägna att vara tysta – utan psykologisk trygghet kanske ni aldrig får höra från dem.
Här är några metoder ni kan använda för att skapa psykologisk trygghet:
- Fastställ tydliga förväntningar kring kommunikation och beteende som betonar respekt och öppenhet.
- Bygg in återkopplingsloopar i era processer genom att regelbundet träffa teammedlemmarna, be om återkoppling och sedan agera utifrån den för att säkerställa att alla känner sig hörda.
- Uppmärksamma och belöna teammedlemmar för idéer, återkoppling och tillfällen då de överträffar förväntningarna på dem.
Om teamet fortfarande har problem med motivation och psykologisk trygghet kan ni läsa vår artikel om strategier för neuroledarskap.
3. Skapa en RACI-matris för projektteamet
En RACI-matris visar vem som är ansvarig, ytterst ansvarig, konsulterad och informerad för varje projektuppgift. Teammedlemmarna kan använda matrisen när de arbetar med sina uppgifter för att få återkoppling och synpunkter från rätt teammedlemmar.
Projektledare kan också använda den för att delegera specifika uppgifter till teamet. Om ni använder projektledningsprogramvara är det troligt att verktyget innehåller en mall för en RACI- eller RASCI-matris.
Kontrollfreaken i teamet kommer att ha stor nytta av en korrekt RACI-matris. Dessa detaljorienterade, proaktiva och noggranna teammedlemmar vill sannolikt vara delaktiga i och ge återkoppling på varje uppgift i projektet, vilket ibland kan leda till detaljstyrning.
Markera dem som ansvariga eller ytterst ansvariga för uppgifter eller projektleveranser som ni vet att de kommer att kunna genomföra med bravur, och tydliggör var de endast ska informeras eller konsulteras – eller där de inte bör vara involverade alls.
Här är några bästa metoder för RACI:
- Försök att utse en person som ”ansvarig” för varje uppgift, i stället för flera personer eller en grupp. Det minskar förvirringen kring vem som faktiskt arbetar med något.
- Undvik att göra dig själv (det vill säga projektledaren) ansvarig för allt. Det förhindrar att du blir en flaskhals i processen.
- Förtydliga skillnaden mellan konsulterad och informerad. Personer som informeras brukar vanligtvis inte ge återkoppling, men de som konsulteras kan göra det.
4. Var beslutsam men flexibel när du leder ditt team
Gott ledarskap innebär att vara beslutsam och ta ansvar för de beslut du fattar. Det betyder dock inte att du måste hugga fast din väg i sten. Förbli flexibel och öppen för nya idéer, alternativa beslut eller förändringar som orsakas av något utanför din kontroll.
Du blir bättre på detta genom att prova dig fram och lära av misstagen när du leder fler team och fattar fler beslut – du utvecklar en magkänsla för när du ska fatta ett beslut och när du bör avvakta och vänta på mer information.
Den här färdigheten är viktig när du leder de osjungna hjältarna i ditt team. Dessa pålitliga, anspråkslösa och engagerade teammedlemmar arbetar målmedvetet och får saker gjorda, men de behöver ett starkt ledarskap och tydlig vägledning för att vara effektiva.
Prioritera deras arbete åt dem och ge dem tydliga instruktioner, men lyssna på dem när de har ett förslag – de befinner sig alltid mitt i arbetet, så de har gott om förstahandsinformation som kan hjälpa dig att fatta beslut.
Att leda ett projektteam effektivt kräver effektiva strategier för projektledning som främjar samarbete och ansvarstagande.
5. Kommunicera effektivt med ditt team
Det här är ganska uppenbart – tydlig kommunikation är avgörande för att säkerställa att alla vet vad planen är och vad de bör arbeta med. Men du skulle bli förvånad över hur ofta chefer misslyckas med detta. Enligt en studie uppgav 30 % av de svarande att de är frustrerade över otydlig kommunikation från sina chefer.
Effektiv kommunikation är också avgörande för dagdrömmarna som arbetar med ditt projekt. Personer som går upp i tankar med kreativa idéer eller nya angreppssätt är värdefulla att ha i teamet, men de kan ibland missa viktig information som du ger dem. Dagdrömmare tenderar att vara innovativa, eftertänksamma och nyfikna, men de kan behöva tydliga instruktioner och blir lätt distraherade.
Sätt tydliga förväntningar och lär dem att fokusera på vilken information de behöver för att utföra sitt arbete väl och dra nytta av sina dagdrömmar.
Här är några strategier för att förbättra din kommunikation:
- Var handlingsinriktad och använd tydliga verb i dina instruktioner. Ta bort onödigt utfyllnadsspråk och överflödiga detaljer och fokusera på vad nästa steg bör vara för läsaren eller lyssnaren.
- Var konsekvent när det gäller tidpunkter, formatering, kanaler och även färgkodning. Att skicka en statusuppdatering i Slack ena veckan och via e-post nästa vecka kommer bara att förvirra teamet.
- Inkludera rätt teammedlemmar. Se till att budskapet når dem som behöver det utan att överösa alla andra med aviseringar.
- Använd rätt verktyg. Enligt definitionen av projekthanteringsprogram har de funktioner för uppgiftshantering, tidsregistrering och samarbete – allt du behöver.
6. Fastställ tydliga projektmått
Projektuppföljning gör det möjligt för teamledare att övervaka varje medlems bidrag och säkerställa att arbetet följer projektmålen. Fastställ vilka KPI:er du ska använda för att avgöra hur stora framsteg teamet gör under hela projektets livscykel och om arbetet följer planen för att uppnå projektmålen och leva upp till intressenternas förväntningar.
Involvera teamet i arbetet med måtten – om de inte vet vad de ska sträva efter, hur kan du då förvänta dig att projektet ska lyckas?
Att fastställa tydliga mått är särskilt användbart för innovatörerna i ditt team. De är uppfinningsrika, strategiska och flexibla och bidrar ofta med fantastiska idéer och tydliga genomförandeplaner. De behöver dock ramar, eftersom det finns en risk att de tar sig vatten över huvudet.
Hitta en balans mellan att låta deras kreativitet blomstra och att säkerställa att deras arbete uppfyller projektets behov och förväntningar. Ge dem kreativ frihet samtidigt som du ser till att deras insatser överensstämmer med projektmålen, och kommunicera tydliga mått för att hålla dem fokuserade på vad som krävs för att projektet ska lyckas.
Här är några mått som du bör överväga att använda:
- Sprinthastighet: Sprinthastighet används i Scrum och är ett mått på hur mycket arbete teamet slutför under en viss sprint (en förutbestämd tidsperiod, vanligtvis två till fyra veckor). Hastigheten bör öka när teamet samspelar bättre och vänjer sig vid projektet.
- Hantering av intjänat värde: Detta sätter ett penningvärde på mängden arbete som har utförts och jämför det med hur stor del av budgeten som har använts. Det ger en mer exakt bild av projektets framsteg än mängden arbete som har utförts under en viss tid.
- Resursutnyttjandegrad: Detta mäter hur mycket fakturerbart arbete teammedlemmarna har på sitt bord och om det är genomförbart. Sikta inte på 100 procents utnyttjande – människor behöver tid för sådant som möten, e-post och kaffepauser. Sikta på mellan 70 och 80 procent.
7. Genomför teambuildingaktiviteter
Det är lätt att förstå varför många projektledare hoppar över teambuildingaktiviteter – snäva tidsfrister innebär ofta att det knappt finns tillräckligt med tid för att få projektarbetet gjort, än mindre för en rolig aktivitet som stärker sammanhållningen.
Men om du kan klämma in något mellan projekten (eller till och med lära-känna-övningar i dina interna uppstartsmöten), kommer det att bidra mycket till att bygga samarbete och lagarbete i teamet, vilket leder till projekt av högre kvalitet och med större framgång.
Teambuildingaktiviteter är ett tillfälle där personlighetsrekryteringarna i ditt team kan glänsa. Det här är ingen pik – den så kallade ”personlighetsrekryteringen” är vanligtvis en stark samarbetspartner och social sammanhållande kraft.
Ge dem en framträdande roll i teamet, oavsett vilken aktivitet du väljer, så kommer de att samla teamet och sätta igång ett effektivt lagarbete.
Här är några idéer:
- Testa enkla lära-känna-övningar för interna möten, som att dela med sig av roliga fakta, berätta om en favoritresa eller säga om man har träffat någon känd person.
- Planera ett virtuellt eller fysiskt evenemang, som en skattjakt eller ett escape room – det här testar lagarbete och samarbete.
- En after work med teamet – det här är ett utmärkt tillfälle för teammedlemmarna att lära känna varandra (men se till att ta hänsyn till teammedlemmar som inte dricker).
8. Ge ditt projektteam självständighet
Forskning visar att detaljstyrning kan ha negativa effekter på både teamets och projektets resultat. Enligt en undersökning uppgav 71 % av de svarande att detaljstyrning störde deras arbetsprestation, och 85 % rapporterade att deras arbetsmoral påverkades negativt av det.
Kort sagt – detaljstyr inte ditt team. Låt dem fatta beslut om hur de vill arbeta. Låt dem ta ansvar för sina kreativa idéer och komma med synpunkter när det finns en process eller leverans som hindrar teamet eller projektet.
Ditt jobb som projektledare är att leda människor och styra teamet i rätt riktning, snarare än att bestämma exakt hur allt ska göras.
Det här är utmärkt för djävulens advokat i ditt team. Dessa teammedlemmar är ofta skeptiska, självständiga och djärva – egenskaper som hjälper dem att utmana status quo och de vanliga processerna. Ge dem tillräckligt med självständighet för att utmana status quo och era vanliga processer, samtidigt som du fortfarande ger tillräckligt med ledarskap och använder tekniker för konfliktlösning för att se till att de inte går för långt.
Eftersom de kan uppfattas som motsträviga och riskera att bli isolerade bör du uppmuntra konstruktiv feedback och främja en miljö där deras synpunkter värdesätts och integreras, samtidigt som du ger ledarskap och använder tekniker för konfliktlösning för att säkerställa att diskussionerna förblir produktiva.
9. Fira teamets framgångar
Att fira framgångar, stora som små, är ett utmärkt sätt att hålla teamet motiverat och engagerat i arbetet. Ta reda på vad varje teammedlem föredrar när det gäller uppskattning (det vill säga: vill de bli uppmärksammade offentligt? Föredrar de ett privat meddelande?).
I de flesta projektteam hittar du sannolikt också en påhejare som alltid hejar på sina teammedlemmar. Dessa personer är optimistiska, energiska och stöttande, och fungerar som positiv förstärkning för arbetsmoralen.
Även om det är viktigt att du som teamledare uppmärksammar utmärkt arbete bör du också ge teamet möjlighet att göra det. Var dock medveten om att påhejare ibland kan förbise detaljer eller riskera att bli överdrivet entusiastiska. Se till att uppskattning balanseras med konstruktiv feedback, och ta dig tid att ta reda på hur varje teammedlem föredrar att bli uppmärksammad så att du kan anpassa firandet därefter.
Här är några sätt du kan fira framgångar på:
- Skicka ett kort till teammedlemmen—virtuellt eller handskrivet.
- Ge dem en liten belöning om du kan. Det kan vara ett presentkort till deras favoritkafé eller att bjuda ut dem på lunch.
- Skapa en särskild plats för hyllningar. Skapa en särskild Slack-kanal eller en whiteboard där vem som helst kan lägga till en hyllning.
Verktyg för att hantera projektteam
Att hantera ett effektivt team blir mycket svårare utan en central plats där du kan hålla koll på vad teamet arbetar med och vad som är på väg.
Olika typer av projekthanteringsverktyg ger dig insyn i kapacitet, arbetsbelastning och om någon har för mycket eller för lite att göra. Det är mycket enklare att hantera än att manuellt uppdatera ett Excel-kalkylblad varje morgon, och teammedlemmarna kan använda det för att kommunicera om projektarbete och ge varandra feedback.
Det kan också göra dina Gantt-scheman och Kanban-tavlor synliga för alla i teamet, vilket ökar transparensen och ansvarsskyldigheten.
Här är de bästa programvaruverktygen för projekthantering som finns på marknaden just nu:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
När du väljer ett verktyg bör du kontrollera att det kan integreras med annan programvara som du redan använder (Google Drive, Slack, Microsoft Teams osv.) så att data och information är synliga på alla dina plattformar.
Om du är en mindre organisation kan du prova den här listan över projekthanteringsprogramvara för små team.
Gå med för fler insikter om projektteamshantering
Vill du komma i kontakt med andra digitala projektledare för att dela resurser och bästa praxis? Gå med i vår medlemscommunity och få tillgång till över 100 mallar, prover och exempel samt möjlighet att få kontakt med hundratals andra digitala projektledare på Slack.
