10 skäl till varför resurshantering är viktig
Att implementera en korrekt resurshantering är avgörande för dina projekt – om teammedlemmar är överbelagda, underutnyttjade eller tilldelas leveranser som inte tar vara på deras styrkor bäddar du för att de ska misslyckas.
Teammedlemmarna kanske inte känner sig motiverade att göra sitt bästa arbete. Kvaliteten på projektleveranserna kan försämras. Teamet kan få svårt att hålla projektets tidsplaner. De kanske tvekar inför att ta ledigt (som PTO eller sjukdagar), vilket kan leda till utbrändhet och försämra den mentala hälsan, produktiviteten och prestationen.
I den här artikeln tar jag upp varför resurshantering, inklusive resursplanering, resursfördelning och effektivt resursutnyttjande, är avgörande för att projekt ska lyckas.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
10 anledningar till att effektiv resurshantering är viktig
Här är några av de främsta fördelarna med resurshantering.
- Ökar transparensen
- Minimerar inaktiv tid
- Ökar förståelsen för resursers tillgänglighet och behov
- Ger en sann bild av teammedlemmarnas kompetenser
- Effektiviserar arbetsflöden
- Möjliggör säkrare beslutsfattande
- Minskar omkostnaderna och ökar vinsterna
- Skapar ett gladare och mer tillfredsställt team
- Förbättrar bemanningen av projekt och program
- Hjälper er att lättare hålla deadlines
1. Ökar transparensen
Om alla i teamet vet vad de ska arbeta med skapar det större förtroende mellan projektledaren och projektteamet, mellan projektledaren och intressenterna samt mellan projektteamets medlemmar.
I en distans- eller hybridarbetsmiljö kan programvara för resurshantering kommunicera arbetsuppgifter asynkront och i realtid, så att teammedlemmarna kan börja sina dagar med en plan och ändra riktning när behov uppstår. De kan också förstå vad andra teammedlemmar arbetar med, vilket främjar samarbete.
2. Minimerar inaktiv tid
Inaktiv tid minskar lönsamheten och produktiviteten avsevärt. Även om ingen teammedlem kan vara produktiv 100 % av tiden bör varje person vara produktiv mer än hen är inaktiv.
Genom att använda rätt process för resursplanering kan du se till att alla har tillräckligt med leveranser att arbeta med, vilket förbättrar produktiviteten genom resurshantering. Detta är särskilt viktigt i en hybridarbetsmiljö.
Korrekt resurshantering säkerställer att teammedlemmarna vet exakt vad de bör lägga sin tid på, utan att slösa arbetscykler på att vänta på instruktioner från ett möte eller en chef.
3. Ökar förståelsen för resursers tillgänglighet och behov
Resursprognoser hjälper dig att i realtid förstå vad som är tillgängligt för ditt team och hur detta påverkar kapacitetsplaneringen för personalstyrkan framöver. När du kan förutse vilka resurser som kommer att vara tillgängliga kan du anpassa dina resursförfrågningar, inklusive budgetförfrågningar, på lämpligt sätt.
I de flesta fall kan ett verktyg för resurshantering hjälpa dig att förstå allas tillgänglighet och fatta välgrundade beslut.
Att ha ett verktyg för resurshantering har bidragit till att främja rekryteringar i en bransch som inte är känd för att enkelt öka antalet anställda.
4. Ger en sann bild av teammedlemmarnas kompetenser
Det är en del av dina roller och ansvarsområden som resurschef att placera medarbetare där de blir som mest värdefulla, produktiva och nöjda. Det gör det också möjligt för dig att se var kompetens- och resursluckor finns inom ditt team, så att du kan anställa nya medarbetare eller hitta rätt konsulter för att fylla dessa roller i aktuella eller framtida projekt.
5. Effektiviserar arbetsflöden
Att skapa planer som hjälper dig att effektivt fördela resurser bidrar också till att effektivisera arbetsflöden. När dina teammedlemmar har den information och de verktyg de behöver för att slutföra projekt eller uppgifter framgångsrikt löper projektet smidigare.
Överväg att använda robust projekthanteringsprogramvara eller programvara för resursplanering på företagsnivå för att optimera dina arbetsflöden. Dessa program är utmärkta för att skapa resurskalendrar och följa teammedlemmarnas arbetstid, projektets ekonomi och deadlines för leveranser under hela projektets livscykel.
Att effektivisera och dokumentera arbetsflöden gör det också enklare för team att arbeta asynkront i en distans- eller hybridmiljö utan att behöva vänta på realtidsinput från andra teammedlemmar.
6. Möjliggör säkrare beslutsfattande
När du förstår vilka projektresurser som finns tillgängliga (och vilka du har möjlighet att säkra) kan du känna dig tryggare i din resursplan. Mätvärden eliminerar gissningsarbetet vid viktiga beslut.
Anta till exempel att du försöker planera två projekt som snart ska lanseras. Eftersom dessa projekt pågår samtidigt kommer de att använda företagets resurser parallellt. Med god resurshantering vet du vilka medarbetare, medel och verktyg som är tillgängliga under den perioden, så att du kan fördela resurserna därefter.
Dessutom kan du, om du följer resursanvändningen i dina projekt, jämföra dina resursuppskattningar med projektens faktiska utfall för att förbättra framtida resursplanering, inklusive budgetförfrågningar.
7. Minskar omkostnader och ökar vinsterna
Att implementera metoder för resurshantering kan minska projektkostnaderna genom att maximera tillgängliga resurser och förhindra överutgifter.
Övertid för medarbetare kostar mer än ordinarie arbetstid, och att köpa in material eller verktyg i sista minuten kan ibland bli dyrare. När det gäller resursplanering för distansteam kan det dessutom vara enklare än någonsin att introducera ny personal för att hantera överkapacitet. Genom att planera i förväg för att undvika sådana situationer kan du sänka projektkostnaderna.
Om ditt företag tidigare har drabbats av bristande resurshantering kan du till och med se en ökning av vinsterna genom att minska omkostnaderna och hjälpa dina projekt och initiativ att löpa effektivare.
8. Skapar ett nöjdare och mer tillfredsställt team
Du vill att dina teammedlemmar ska trivas i sina roller. Stressade och överarbetade teammedlemmar löper större risk att drabbas av utbrändhet, vilket kan leda till att de presterar dåligt eller till och med slutar.
Med resurshantering:
- Du kan bemanna nya projekt utifrån den uppskattade arbetsinsatsen, så att teammedlemmarna inte blir överbelastade.
- Du kan matcha teammedlemmarnas kompetenser och intressen med projektuppdragen, vilket ökar motivationen.
Hitta fler sätt att hjälpa medarbetare med utbrändhet här.
9. Förbättrar bemanningen av projekt och program
Genom att bättre förstå projektens och programmens resursbehov och hur väl du uppfyller dem kan du bemanna dem bättre. Projekt och program med bättre bemanning skapar mindre stressade medarbetare och säkerställer att deadlines hålls eller överträffas.
Att förstå medarbetarnas unika kompetenser (samt vad de tycker är utmanande) är en avgörande del av resurshanteringen. Genom att placera rätt medarbetare med rätt kompetenser ökar sannolikheten för lyckade projektresultat, inklusive leveranser av hög kvalitet och att projektets tidsplaner följs.
10. Hjälper till att hålla tidsfrister
Att ha rätt kompetenser, verktyg och material innebär att tidsfrister kan hållas mer effektivt. Att leverera projekt när (eller innan) intressenterna förväntar sig det är avgörande för att bygga förtroende och utveckla verksamheten.
Du kan använda resurshanteringstekniker för att jämföra projekttidsplaner i hela din projektportfölj och säkerställa att du har tillräckligt med pengar, utrustning och personal för att genomföra arbetet framgångsrikt. I stället för att blint godkänna tidsplaner har du nu de data du behöver för att känna dig trygg med att du kan förverkliga dem.
Medan större organisationer kan använda verktyg på företagsnivå kan mindre projektteam dra nytta av att använda resurshanteringsprogramvara för små team. Dessa plattformar är ofta enklare att konfigurera, mer prisvärda och bättre anpassade för dynamiska miljöer där flexibilitet och snabbhet spelar stor roll. De erbjuder fortfarande viktiga funktioner som schemaläggning med dra-och-släpp, tidsregistrering och uppgiftsfördelning.
Vikten av resurshanteringsprogramvara
Resurshanteringsprogramvara hjälper till att undanröja gissningarna ur projektplaneringen. Du kan naturligtvis manuellt samordna projekttidsplaner, budgetar och bemanning och hoppas att du kommer att kunna: a) upptäcka bristerna och b) utföra den mentala gymnastik som krävs för att komma ihåg vem i teamet som har vilken kompetens.
Eller så kan du använda resurshanterings- eller resursschemaläggningsverktyg för att göra prognoser och i förväg meddela dig om kriterier som du anger (t.ex. att finansieringen sjunker under en viss nivå eller att din ämnesexpert är dubbelbokad i ett annat projekt halvvägs genom ditt nuvarande projekt). Gissningarna är borta. Om du letar efter ett lågkostnadsalternativ för att komma igång kan du ta en titt på vår lista över de bästa kostnadsfria resurshanteringsverktygen på marknaden.
Vad händer härnäst?
Letar du efter fler tips och bästa praxis för resurshantering i projekt? Bli DPM-medlem och delta i samtalet på Slack tillsammans med hundratals andra digitala projektledare.
