Vad är projektplanering? Viktiga steg & tekniker förklarade

• Vad är projektomfattningen?
• Vilka färdigheter behövs för att utföra arbetet? 
• Vem ska utföra arbetet? 
• Vilken projektledningsprogramvara kommer du att använda för att hålla koll på din plan?

Vad ett projektschema ska innehålla

Här är vad ditt projektschema måste innehålla:

• Alla uppgifter, leveranser och projektaktiviteter
• Datum och varaktighet för uppgifter och aktiviteter (detta inkluderar viktiga tidsfrister)
• Projektmilstolpar och viktiga avstämningspunkter som hjälper dig att mäta framstegen
• Den roll eller specifika person som ansvarar för att slutföra varje uppgift
• Beroenden mellan projektuppgifter (t.ex. om du måste slutföra uppgift A innan du påbörjar uppgift B måste slutdatumet för uppgift A infalla före startdatumet för uppgift B)

Steg för att skapa ett projektschema

Här är de viktigaste stegen i schemaläggningsprocessen för projekt:

1. Skapa en arbetsnedbrytningsstruktur

Börja med att dela upp projektet i större leveranser, faser och resultat. Lista varje aktivitet som krävs. Jag har upptäckt att detta ger projektteam en gemensam förståelse för hur framgång faktiskt ser ut innan tidsplaner kommer på tal.

Dela sedan upp varje leverans i mindre arbetsdelar som teamet realistiskt kan hantera och följa upp. En tydlig arbetsnedbrytningsstruktur (WBS) hindrar projekt från att förvandlas till en lång lista med frånkopplade uppgifter.

Det finns två typer av WBS som du kan välja mellan:

• Fasbaserad WBS: Organiserar projektarbetet efter projektfaser i stället för leveranser eller team. Detta passar bäst för projekt som följer ett linjärt arbetsflöde, hjälper team att följa framstegen kronologiskt och gör rapportering av milstolpar enklare.
• Leveransbaserad WBS: Organiserar arbetet kring de resultat som projektet måste ta fram. Jag föredrar detta tillvägagångssätt när intressenter bryr sig mer om resultaten än om genomförandets ordningsföljd. Det hjälper också till att koppla det dagliga arbetet till mål och förväntningar.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Create Free Account

Have an account? Log In

2. Definiera arbetspaket och aktiviteter

När din WBS är klar definierar du de arbetspaket och individuella projektaktiviteter som krävs för att slutföra varje avsnitt. Fokusera på uppgifter med tydligt ansvar, förväntade resultat och mätbara kriterier för slutförande.

Jag vill att aktiviteterna ska vara tillräckligt detaljerade för en korrekt uppskattning utan att skapa onödigt administrativt arbete. Det gör schemaläggningen mycket mer realistisk och enklare att underhålla när prioriteringarna förändras.

3. Identifiera beroenden

Identifiera uppgifter som är beroende av att annat arbete slutförs först. Kartlägg dessa uppgiftsberoenden tidigt så att teamet kan upptäcka blockeringar, förseningar i överlämningar och schemakonflikter innan arbetet börjar. I ett programvaruutvecklingsprojekt behöver du till exempel designunderlag före utvecklingen, och funktionerna måste vara fastställda före användartesterna.

Enligt min erfarenhet leder otydliga beroenden till fler missade tidsfrister än dåliga projektuppskattningar. Det här steget hjälper också team att samordna arbetet mellan avdelningar utan ständiga statusmöten.

Det finns fyra typer av beroenden att känna till:

• Slut-till-start: Aktivitet B kan endast starta efter att aktivitet A är slutförd.
• Slut-till-slut: Aktivitet B kan starta när som helst, men kan inte slutföras förrän aktivitet A är slutförd.
• Start-till-start: Aktivitet B kan endast starta efter att aktivitet A har startat.
• Start-till-slut: Aktivitet B kan inte slutföras förrän aktivitet A startar.

4. Tilldela resurser

Tilldela sedan de personer, verktyg och den budget som behövs för varje aktivitet. Resursplaneringen bör ta hänsyn till tillgänglighet, kompetenser, konkurrerande prioriteringar och planerad ledighet. Jag har sett tidsplaner falla samman eftersom team antog att resurser var tillgängliga när de inte var det. Genom att balansera arbetsbelastningen kan du behålla momentum och undvika utbrändhet.

5. Fastställ tidsplanen

När aktiviteter och resurser är på plats bygger du projektets tidsplan med hjälp av realistiska uppskattningar av arbetsinsats och varaktighet. Lägg till milstolpar, leveransdatum, godkännanden och bufferttid för oväntade förseningar.

Tidsplanen bör främja ansvarstagande utan att tvinga teamen att arbeta mot omöjliga deadlines. Jag tycker att de bästa tidsplanerna skapar tydlighet och samtidigt ger teamen utrymme att anpassa sig när planerna förändras.

6. Identifiera den kritiska vägen och begränsningarna

Den kritiska vägen visar vilken sekvens av aktiviteter som direkt påverkar projektets slutdatum. När du har identifierat den kan du fokusera uppmärksamheten på det arbete som medför störst risk för tidsplanen.

Du bör också dokumentera begränsningar som fasta deadlines, budgetgränser eller resursbrist som kan påverka leveransen. Det ger dig en tydligare bild av var små förseningar snabbt kan utvecklas till större problem.

Viktiga tekniker för projektplanering

Här är några viktiga tekniker som du kan använda för projektplanering.

• Metoden för kritisk väg (CPM): Den hjälper till att identifiera den sekvens av aktiviteter som påverkar ditt slutdatum. Varje försening av en aktivitet på den kritiska vägen försenar hela projektet. Jag tycker om CPM för komplexa projekt med snäva tidsplaner, eftersom metoden visar var teamen behöver den närmaste uppföljningen. Den hjälper också till att prioritera resurser när flera arbetsflöden konkurrerar om uppmärksamheten.
• PERT-diagram: PERT-diagram kartlägger aktiviteter och beroenden med hjälp av ett nätverksdiagram. De fungerar bra när aktiviteternas varaktighet är osäker eller svår att uppskatta på förhand. Jag tycker att PERT-diagram är användbara för stora projekt med många rörliga delar, eftersom de hjälper teamen att visualisera hur arbetet hänger samman mellan avdelningar. De gör det också enklare att identifiera risker i tidsplanen innan genomförandet börjar.
• Gantt-diagram: Gantt-diagram ger en visuell tidslinje över aktiviteter, milstolpar och deadlines. De förenklar uppföljningen av tidsplanen och kommunikationen med intressenter. Jag har upptäckt att Gantt-diagram fungerar bäst när team behöver en gemensam överblick över projektets framsteg utan att behöva gå igenom detaljerade aktivitetslistor. De hjälper också intressenter att upptäcka förseningar, överlappningar och kommande deadlines.
• Planering i rullande vågor: Planering i rullande vågor delar upp tidsplaneringen i faser i stället för att planera hela projektet på förhand. Teamen skapar detaljerade tidsplaner för det närmaste arbetet och lämnar framtida faser på en övergripande nivå tills mer information blir tillgänglig. Jag rekommenderar detta tillvägagångssätt för projekt med föränderliga krav eller prioriteringar under utveckling. Det ger teamen struktur utan att låsa dem vid tidsplaner som kan komma att ändras.

Så skiljer sig planeringen mellan olika projektmetoder

Du kan använda olika angreppssätt för projektplanering beroende på den projektmetod som de väljer att följa. Vilken metod du väljer beror på projekttyp, komplexitet, organisationskultur och preferenser.

Vattenfallsmetodik 

Ett projekt som omfattar lanseringen av en webbplats kan följa en prediktiv metodik, eller vattenfallsmetodik. Även om webbplatsen är mycket komplex innebär den här typen av projekt vanligtvis inte särskilt många okända faktorer. Den kritiska vägen kommer snabbt att framträda i tidsplanen, och merparten av projektplaneringen görs på förhand, i början av projektets livscykel.

Vattenfallsbaserad projektledning förlitar sig i hög grad på Gantt-diagram och metoden för kritisk väg (CPM).

Agil metodik

De flesta programvaruprojekt följer dock en metodik för agil projektledning. Agilt arbete är känt för sin flexibilitet. Team utför arbete i korta intervaller, så kallade iterationer eller sprintar. Teamen är mer självstyrande och lägger större vikt vid människor än vid processer eller arbetsflöden.

Även om agila team är självstyrande betyder det inte att projekten saknar planering. Teamen behöver fortfarande hantera personer och följa upp framstegen mot leveranserna. Kanban-tavlor är viktiga verktyg för att planera och hantera arbete i en agil miljö.

Verktyg för projektplanering 

Här är min lista över de bästa verktygen för projektplanering:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Scoro — Bäst för professionella tjänsteleverantörer
2. 2. monday AI Workspace — Bäst för visuell projektuppföljning
3. 3. Productive — Bäst för insyn i teamets kapacitet i realtid
4. 4. Screendragon — Bäst för automatiserad resursplanering
5. 5. Kantata — Bäst för människocentrerad schemaläggning
6. 6. Zoho Projects — Bäst för integrationsalternativ
7. 7. Resource Guru — Bäst för teammedlemmar tillsammans med fysiska tillgångar
8. 8. Celoxis — Bäst för projektschemaläggning med AI
9. 9. Wrike — Bäst för organisationer i tillväxt
10. 10. Workzone — Bäst för detaljerade projektbehörigheter
11. 11. Microsoft Project — Bäst för Gantt-diagram
12. 12. Rocketlane — Bäst för projektschemaläggning vid onboarding
13. 13. Nifty — Bäst för uppföljning av milstolpar
14. 14. Forecast — Bäst för medelstora byråer och konsultföretag
15. 15. ActiveCollab — Bäst för små team

Välja ett verktyg för projektplanering

Här är några saker att tänka på när du väljer ett verktyg för projektplanering:

• Projektets komplexitet: Tänk på om du arbetar med ett komplext eller ett enkelt projekt. Det hjälper dig att begränsa vilka funktioner du faktiskt behöver – och inte behöver – i ett planeringsverktyg.
• Metodik för projektledning: Välj ett verktyg för projektplanering som passar din metodik. Om din arbetsmetod till exempel bygger på Kanban-tavlor bör du välja ett verktyg som innehåller denna funktion.
• Enkelhet: Undvik att använda mer än en plattform, eftersom det kan skapa förvirring. Hela teamet behöver vara på samma sida när det gäller att identifiera flaskhalsar eller minska risker.
• Användarvänlighet: Även om ett projektledningsverktyg har många finesser fungerar det bara bra om alla i teamet kan och vill använda det. För att underlätta ditt val kan du undersöka om organisationen har ett föredraget projektledningsverktyg eller en plattform som den har använt i tidigare projekt.

Viktiga funktioner i verktyg för projektplanering

Verktyg för projektplanering bör innehålla följande viktiga funktioner:

• Möjlighet att enkelt justera datum och resursfördelning utifrån händelser och resursers tillgänglighet 
• En enkel metod för att generera den kritiska linjen och en visuell representation av projektets tidslinje
• Integrerad tidsregistrering för att hantera tidsplanens påverkan på budgeten och hjälpa teammedlemmarna med tidshanteringen
• En mobilapp för enkel åtkomst
• Ett bibliotek med mallar för projekttidsplaner eller möjligheten att spara och återanvända dina egna projekttidsplaner som mallar

Vad händer härnäst?

Vill du komma i kontakt med andra digitala projektledare för att dela resurser och bästa praxis? Gå med i vår medlemscommunity och få tillgång till över 100 mallar, exempel och modeller, och få kontakt med hundratals andra digitala projektledare på Slack.