Så undviker du projektkonflikter genom bättre resurshantering
Resurskonflikter i dina projekt är oundvikliga. Att tillbringa dagarna med att lösa konflikt efter konflikt är tröttsamt, men det är en del av utmaningen med att vara projektledare.
Om du vill att ditt projekt ska bli framgångsrikt – och låt oss vara ärliga, det vill vi alla – behöver du minimera konflikter från projektets början och använda de bästa strategierna för att lösa resurskonflikter.
Varför är resurshantering viktigt?
Tro det eller ej, resurshantering i projekt kan vara avgörande för om ditt projekt lyckas eller misslyckas. Ständigt förändrade målsättningar och team som missar deadlines är vanliga klagomål från projektledare överallt. Men en effektiv allokering, hantering och fördelning av resurser kan göra dessa alltför vanliga resurskonflikter lättare att lösa eller helt undvika.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Att säkerställa att du har rätt mängd resurser för att ditt projekt ska lyckas – utan att hindra andra delar av verksamheten – gör alla nöjda. Det är dock lättare sagt än gjort.
Läs mer om varför resurshantering är viktigt här.
5 strategier för att lösa resurskonflikter i projekt
Här är fem strategier för resurshantering som du kan använda för att lösa resurskonflikter i dina projekt.
- Var tydlig med vilket värde ditt projekt tillför
- Fördela rätt resurser till ditt projekt
- Beskriv resursbehov och syfte
- Förbered dig på konkurrens om resurser
- Investera i programvara för resurshantering
Det är också värt att investera i att förbättra dina kunskaper inom resurshantering, eftersom det ger dig fler möjligheter att undvika konflikter.
1. Var tydlig med vilket värde ditt projekt tillför
Att ta värdefulla resurser i anspråk utan att tydligt förklara varför kan leda till en arbetsplatskultur där man ogillar den belastning som ditt projekt innebär för företaget.
Det är viktigt att visa vilket värde ditt projekt tillför, så att interna team bättre förstår varför du tar vissa resurser i anspråk och vilken vinsten blir på lång sikt.
Resurser är alltid mycket efterfrågade och knappa, så ta hänsyn till att den kompetens, de ekonomiska medel och det material som ditt projekt kräver kan göra att ett annat team känner sig överbelastat och ouppskattat.
När ditt projekt ses som en belastning på resurserna med liten eller ingen utdelning kan spänningarna öka. Det är situationer som denna som ökar sannolikheten för resurskonflikter och förvärrar deras omfattning, vilket kan vara skadligt för projektets framgång.
Lite intern marknadsföring kan göra stor skillnad. Du behöver inte vara överdrivet påstridig, men genom att förklara projektets syfte, hur lång tid det förväntas ta och hur många resurser det kommer att behöva kan alla känna sig lite mer förberedda och tålmodiga.
2. Fördela rätt resurser till ditt projekt
Projekt är till sin natur tillfälliga. Att få verksamheten att bidra med sin kompetens kan vara svårt, och att få budget för rätt konsulter kan vara ännu mer utmanande. Det är avgörande att tidigt besluta hur du ska hantera resursfördelning och resurshantering.
Om ditt företag är stort och har lyxen att kunna flytta runt personal är det vanligtvis bäst att använda befintliga resurser. Befintliga medarbetare känner redan till företagets processer och kan sannolikt snabbt komma igång när de ansluter till ditt projektteam. Se bara till att din resursfördelning inte överbelastar teamet. Ytterligare konsulter kan hjälpa till att göra arbetsbelastningen mer hanterbar.
Å andra sidan kan konsulter fungera bra om din verksamhet inte kan omfördela teammedlemmar under en viss period. Att använda dina ekonomiska resurser för att få rätt kompetens från dag ett kan innebära att interna resurskonflikter om teammedlemmar längre fram undviks.
För att undvika konflikter är det viktigt att tillämpa strategier för att hantera flera projekt som prioriterar effektiv resurshantering.
3. Beskriv resursbehov och syfte
Att ha en plan för resurshantering som beskriver vilka resurser du behöver är ett bra mål att arbeta mot. Även om du kanske inte får alla resurser du behöver (vi kan ju drömma!), kan en tydlig beskrivning av exakt vad ditt projekt kräver hjälpa alla intressenter att tidigt få en gemensam bild.
Det innebär också att du kan ge en välgrundad motivering till varför du behöver de resurser du behöver, vilket minskar risken för att behovet ifrågasätts.
Utöver att ge en översikt över vilka resurser som behövs bör du också tydligt tilldela ansvaret för dessa resurser till dina interna team, inklusive andra projektledare och intressenter. På så sätt kommer hela teamet att förstå värdet av sina resurser och hantera dem mer effektivt.
Gör ansvarsfördelningen tydlig och försök få alla att godkänna den tidigt. På så sätt har du något att stödja dig på och kan hålla människor ansvariga.
Alla kommer att ha en tydlig förståelse för sin roll, vilket gör att resurskonflikter som uppstår på grund av missförstånd kan undvikas. Dessutom blir det lättare att se när människor inte hanterar sina resurser effektivt, eftersom du kan identifiera vem som inte har uppfyllt sin del av överenskommelsen och lösa problemen tidigt.
4. Förbered dig på konkurrens om resurser
En del av projektledning handlar om att vara realistisk. Och låt oss inse det: konkurrens om resurser är vanligt förekommande i organisationer.
Även om du kan sträva efter att behålla dina resurser för dig själv innebär det ofta att du planerar för ett misslyckande inom projektledningen om du inte skapar en resursplan. Det är avgörande att ha en beredskapsplan för situationer där du inte kan få tillgång till eller behålla de resurser du behöver.
En del av den här processen handlar om att hålla intressenter ansvariga för hur de använder resurser. Gör det tydligt vilken påverkan det får när resurser inte delas, och se till att ansvaret för detta är tydligt förankrat.
Skriv ner en beredskapsplan och gör den lättillgänglig för ditt team. Beredskapsplanen bör innehålla de steg som ska vidtas för att lösa resurskonflikter som kan uppstå, till exempel när en deadline missas och ett annat team får för mycket att göra.
Skapa en uppsättning åtgärdsrutiner och få intressenterna att godkänna dem innan en resurskonflikt uppstår. Det kan verka som mycket förarbete, men på lång sikt lönar det sig mångdubbelt.
Var inte heller självisk. Konflikter kräver att man ger och tar. Ibland går saker fel och under en period har du för få resurser.
Det är idealiskt att hitta sätt att förhindra att detta händer, men du behöver också ha förståelse för andra team. Kompromisser är nödvändiga för att hitta lösningar där alla vinner (eller åtminstone undvika att alla förlorar).
5. Investera i programvara för resurshantering
Det är tillräckligt utmanande att implementera dessa strategier – att samtidigt hålla koll på konkurrerande projekt, tidsfrister, oberäkneliga intressenter och kunder är överväldigande. När du dessutom måste ta hänsyn till sjukfrånvaro och semestrar kan du till slut vilja ge upp. Det är där programvara för resurshantering kan hjälpa. Bland de många funktioner som erbjuds av olika verktyg för resurshantering kan varningar om resurskonflikter från vissa verktyg proaktivt meddela dig om potentiella problem, så att du kan hantera dem innan de eskalerar.
Det kan vara svårt att få företaget att gå med på att köpa ett nytt verktyg (menar du att du vill ha alla de där resurserna OCH nya programvaruverktyg?), men det kan bespara dig mycket besvär. Om du har ett litet team kan ett kostnadsfritt verktyg för resurshantering hjälpa dig att komma igång.
Om du argumenterar för programvara för resurshantering men ändå inte lyckas få igenom det, hitta en process och håll dig till den. Kalkylblad för resursfördelning kan vara riktigt svårhanterliga, men om det är allt du har – håll fast vid dem. Halvhjärtade processer för resurshantering kan göra konfliktlösningen till en riktig röra längre fram.
Om all information om resurser finns samlad på en och samma centrala plats tappar du aldrig kontrollen över dina resurser. Det gör det lättare att backa upp din ståndpunkt när potentiella konflikter om resursfördelning uppstår och att hålla de ansvariga personerna ansvariga.
Vad händer härnäst?
Vilken strategi brukar du använda när du stöter på en resurskonflikt i dina projekt? Delta i samtalet på Slack med hundratals andra digitala projektledare genom DPM-medlemskap!
