Så beräknar du resursutnyttjandegrad (med formel)

Utnyttjandegrad kan tillämpas på mänskliga resurser, utrustning och finansiellt kapital. En högre utnyttjandegrad visar vanligtvis att du använder dina resurser på ett bra sätt, medan en lägre grad kan signalera ineffektivitet eller potentiella problem i verksamheten.

I en organisation som till exempel erbjuder professionella tjänster kan utnyttjandegrad främst fokusera på teammedlemmarnas debiterbara timmar – hur mycket av deras tid kan du ta betalt för?

Varför det är viktigt att följa upp utnyttjandegraden 

Att följa upp resursutnyttjandegraden är viktigt av flera skäl: 

• Mer exakta riktmärken för prestation: Olika branscher och organisationer har varierande förväntningar på vad som utgör en ”bra” utnyttjandegrad. Genom att jämföra ditt teams utnyttjandegrad med dessa standarder kan du få hjälp med strategisk kapacitetsplanering och få en utgångspunkt för att öka eller minska resursfördelningen därefter.
• Bättre operativ effektivitet: När resursutnyttjandet är optimalt kan du enkelt se var du behöver mer stöd eller investeringar i projektet, identifiera ineffektivitet och fatta välgrundade beslut om var du ska fördela resurser. Detta leder till förbättrad produktivitet och minskade driftskostnader.
• Förbättrade bemanningsbeslut: Med bättre data om utnyttjandegrad kan du identifiera specifika resurser som konsekvent är underutnyttjade eller överbelastade och omstrukturera teamet, omfördela teammedlemmar eller anställa ytterligare personal efter behov. Genom att vara uppmärksam på resurshantering kan du se till att teammedlemmarna har en balanserad arbetsbelastning.
• Bättre resursprognoser: Genom att följa upp utnyttjandegrader kan du analysera tidigare trender för utnyttjandegrad och använda data för att mer exakt prognostisera framtida resursbehov. Detta hjälper också till med kapacitetsplanering och att säkerställa att teamet kan hantera sin arbetsbelastning utan utbrändhet eller förseningar.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Create Free Account

Have an account? Log In

Så beräknar du utnyttjandegrad

Använd den här formeln för utnyttjandegrad för att följa upp hur mycket arbete teammedlemmarna har på sina listor och omfördela arbetet inom teamet för att skapa bättre balans, öka den debiterbara tiden och förbättra lönsamheten.  

Formel för utnyttjandegrad: Utnyttjandegrad (%) = (Totalt antal debiterbara timmar / Totalt antal tillgängliga timmar) x 100

• Totalt antal debiterbara timmar: den tid som läggs på uppgifter eller projekt som kan debiteras kunder.
• Totalt antal tillgängliga timmar: den tid som resurserna är tillgängliga för arbete, exklusive ledighet eller oproduktiva timmar. 

Om en anställd till exempel arbetar 40 timmar i veckan och lägger 30 timmar på debiterbara uppgifter ser beräkningen ut så här: 

Utnyttjandegrad = (30 / 40) x 100 = 75%

Det innebär att den anställde använder 75 % av sin tillgängliga tid på projekt som genererar intäkter. 

Vad sägs om att beräkna beläggningsgraden för hela teamet? Säg att ett konsultföretag med ett team på fem konsulter låter varje konsult arbeta 40 timmar i veckan, vilket ger totalt 200 tillgängliga timmar för teamet. Om konsulterna lägger 160 timmar på fakturerbara kundprojekt under den veckan beräknas beläggningsgraden (med hjälp av tidsregistreringsprogramvara för konsulter) enligt följande:

Beläggningsgrad = (160 / 200) x 100 = 80 %

Detta innebär att konsultteamet använder 80 % av sin tillgängliga tid för fakturerbart kundarbete. 

Om samma team däremot bara fakturerar 80 timmar under en annan vecka sjunker beläggningsgraden till 40 %. En sådan nedgång skulle få dig att undersöka orsaken – om den berodde på färre kunduppdrag, fler administrativa uppgifter eller annat icke-fakturerbart arbete.

Så här följer du upp beläggningsgraden

Här är några strategier för att följa upp beläggningsgrader:

• Utveckla ett system för datainsamling: Upprätta ett system för att registrera tid som läggs på olika uppgifter. Du kan använda tidsregistreringsprogramvara eller verktyg för att logga teamets timmar för specifika projekt eller aktiviteter. Skapa processer som gör det möjligt för teamet att registrera sin tid korrekt och se till att de insamlade uppgifterna är tillförlitliga.
• Kategorisera olika typer av timmar: Genom att kategorisera varje teammedlems tid som fakturerbara och icke-fakturerbara timmar kan du beräkna beläggningsgraden korrekt. Inför tydliga riktlinjer för när teammedlemmar ska registrera arbete som fakturerbart respektive icke-fakturerbart och se till att alla har samma förståelse av definitionerna.
• Skapa rapporter: Granska uppgifterna regelbundet för att säkerställa att du upptäcker alla förbättringsmöjligheter. Skapa rapporter som visar trender och variationer i beläggningsgrader över tid. Detta kan hjälpa dig att identifiera mönster, till exempel perioder med hög arbetsbelastning eller underutnyttjande av vissa resurser. Därefter kan du balansera arbetsbelastningen med hjälp av utjämning av resurser eller nivåutjämning av resurser.

Vad är en bra beläggningsgrad?

En beläggningsgrad på 70 % till 85 % anses vara hälsosam. Den ideala beläggningsgraden är subjektiv och varierar mellan branscher, men sikta på en grad runt 80 % – allt över detta kan innebära risk för att medarbetarna blir utbrända, medan allt under detta innebär att teamets tid inte används effektivt.

💡Tips

Högre beläggningsgrader kan förväntas i organisationer med mer varierande arbetsbelastning, till exempel konsultföretag eller marknadsföringsbyråer. Vissa företag siktar till och med på grader över 85 %, särskilt under intensiva projektperioder. Kom dock ihåg att alltför höga beläggningsgrader kan leda till att medarbetarna blir utbrända, ökade projektbegränsningar och försämrad arbetskvalitet, eftersom personalen kan bli överväldigad av alltför stora arbetsmängder.

 

Omvänt kan en låg beläggningsgrad (det vill säga under 65 %) tyda på ineffektivitet eller potentiella problem som behöver uppmärksammas. Det kan signalera att resurser behöver användas mer effektivt eller att efterfrågan på tjänsterna är låg.

Verktyg för att hantera beläggningsgrad

Här är några av de olika typerna av verktyg du kan använda för att övervaka och hantera beläggningsgrader: 

• Programvara för resurshantering kan hjälpa dig att hantera resurser mer effektivt med funktioner som automatisk schemaläggning och omschemaläggning när planen ändras, automatiska beräkningar av utnyttjandegrad samt snabb omfördelning av tilldelningar vid behov.
• Projektledningsprogramvara används för att övervaka projektens tidsplaner och hantera arbetsbelastningar. Den kan också (vanligtvis) integreras med ditt verktyg för tidsregistrering, så att du kan hålla koll på utnyttjandegrader och projektets framsteg jämfört med de registrerade timmarna. Det gör också att du automatiskt kan skapa fakturor baserat på registreringarna och enkelt fakturera kunder.
• Större organisationer kan använda system för företagsresursplanering (ERP). Dessa system har ofta avancerade rapporteringsverktyg för att analysera viktiga mätvärden som resursutnyttjande inom olika avdelningar och projekt. En annan viktig fördel med programvara för företagsresursplanering är att den kan centralisera data från flera källor för att ge en överblick över utnyttjandegraden och hjälpa till att fatta beslut om resursoptimering.

Tips för att förbättra utnyttjandegrader

Här är några ytterligare tips som är användbara för att förbättra resursutnyttjandet. 

1. Främja en ansvarskultur

Främja en ansvarskultur genom att:

• Uppmuntra teammedlemmarna att registrera sina timmar konsekvent och korrekt, vilket hjälper dig att få bättre data och fatta mer välgrundade beslut.
• Förklara exakt för teammedlemmarna hur deras arbete bidrar till specifika, övergripande mål och att syftet med tidsregistreringen är att hjälpa till att balansera deras arbetsbelastning
• Erbjuda utbildning eller workshoppar om tidshantering och utnyttjandegrad
• Samarbeta med teammedlemmarna för att identifiera sätt att förbättra deras produktivitet och tidshantering

2. Granska regelbundet fördelningen av arbetsbelastningen

Granska regelbundet hur arbetsbelastningen är fördelad i teamet. Det kan hjälpa dig att identifiera vilka teammedlemmar som kan vara överbelastade och vilka som kan ta på sig ytterligare uppgifter. En mer balanserad arbetsbelastning förbättrar teammedlemmarnas produktivitet, arbetstillfredsställelse och övergripande utnyttjandegrader.

3. Investera i utveckling och utbildning

Erbjud möjligheter till professionell utveckling för att hjälpa teammedlemmarna att känna sig uppskattade och motiverade. Att utrusta personalen med nödvändiga färdigheter och verktyg för att förbättra deras produktivitet och effektivitet kan leda till ökat engagemang och förbättrat resursutnyttjande i hela organisationen.

Utmaningar med resursutnyttjande

Här är några utmaningar som du kan stöta på när du beräknar och följer upp utnyttjandegrader. 

• En otydlig definition av utnyttjande: Utan en tydlig definition av utnyttjande kan du hamna i fällan att mäta resultat utan att ta hänsyn till arbetets kvalitet. Det kan leda till feltolkningar av effektiviteten och missade möjligheter till förbättring.
• Variationer i arbetsbelastningen: Det kan också vara en utmaning att beräkna utnyttjandegrader korrekt när arbetsbelastningen varierar. Ett projektteam kan exempelvis uppleva variationer i efterfrågan beroende på projektets tidsplan eller kundens krav. Dessa variationer kan leda till att teammedlemmarna blir överarbetade eller underutnyttjade. Det är här schemaläggningsverktyg kan göra skillnad. 
• Att förbise indirekta faktorer: Det finns också en risk att förbise indirekta faktorer som påverkar utnyttjandegraden. Det kan handla om tid som läggs på utbildning, administrativa uppgifter eller till och med driftstopp på grund av utrustningsfel. Dessa faktorer kan snedvrida utnyttjandesiffrorna och leda till att du fattar beslut baserade på ofullständiga eller felaktiga data. 

Gå med för fler insikter om resurshantering

Vill du komma i kontakt med andra digitala projektledare för att dela resurser och bästa praxis? Gå med i vår medlemscommunity och få tillgång till över 100 mallar, exempel och referensmaterial, och kom i kontakt med hundratals andra digitala projektledare på Slack.