Resurshantering i stora organisationer: 5 bästa metoder

Vad är resurshantering?

Inom projekt-, program- och portföljhantering är hantering av projektresurser processen att planera resurskapacitet, schemalägga, fördela, övervaka, mäta och justera hur mänskliga resurser, budgetar och teknik används. Målet är att maximera de fördelar som din organisation anser vara meningsfulla. 

Stora organisationer kan vara särskilt utmanande. Du kan behöva hantera en mängd resurser i mycket komplexa projekt med många olika delar, allt fler branschregler och en föränderlig arbetsstyrka, för att inte tala om budgetbegränsningar. 

De 3 viktigaste resurstyperna att hantera

I stora organisationer bör du fokusera på att hantera åtminstone dessa tre vanliga resurser. 

1. Mänskliga resurser är dina största tillgångar: dina anställda, konsulter och ledare. Utan människor som slutför projekten finns det helt enkelt inga leveranser och inga projekt.
2. Ekonomiska resurser eller projekt-, program- och portföljbudgetar är också avgörande för att betala löner och ersättningar samt införskaffa välbehövliga verktyg för resurshantering.
3. Teknik som en del av organisationens tekniska plattform behövs för att planera, övervaka, fördela, justera och kommunicera kring projektresurser samt säkerställa fullständig synlighet över resurser i hela organisationen.

Varför är effektiv resurshantering avgörande?

Kort sagt ger effektiv resursfördelning och resurshantering dig insyn i dina resurser i realtid och möjlighet att omfördela resurser efter behov för att få större kontroll över projektresultaten. 

Resurshantering bör vara strategisk, överensstämma med organisationens mål och säkerställa resursutjämning för att minska den överdrivna resursallokeringen. 

En ineffektiv resurshantering kan liknas vid att köra till en ny plats utan karta och hoppas på att komma fram i tid, utan tillräcklig resursplanering, fördelning och schemaläggning av rätt kompetenser.

Resurshantering är viktigt eftersom din organisation kan dra nytta av många fördelar när rätt bästa praxis för resurshantering finns på plats, bland annat följande.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Create Free Account

Have an account? Log In

Fördelarna med att maximera resurserna

Effektiv resurshantering ger dig full insyn så att du kan leverera projekt enligt plan. Den säkerställer att du snabbt kan omfördela resurser och upptäcka underutnyttjade resurser för att hjälpa din organisation att:

• Öka resursutnyttjandet och den övergripande effektiviteten
• Öka produktiviteten och fokusera på projektuppgifter med högre värde
• Förbättra medarbetarnas hälsa och välbefinnande
• Minska medarbetarnas trötthet och personalomsättning
• Öka förtroendet
• Minska kostnaderna 
• Förbättra projektens framgång
• Förbättra beslutsfattandet kring resurser
• Öka avkastningen på investeringen för din organisation och dina kunder

Innan du kastar dig in i nya initiativ och bästa praxis för optimering av resurshanteringen bör du se till att du har en gedigen förståelse för nuläget och de faktorer som kan påverka din resursförsörjning.

9 faktorer som påverkar optimal resurshantering

• Informationssilos kan skapa konflikter mellan avdelningar och även individer. De skapar ineffektivitet i prioriteringen av resurser, delningen av information, mål, verktyg, prioriteringar och processer.
• Motstridiga prioriteringar gör det svårt att fördela och balansera resurser, orsakar stress, förvirring, utbrändhet och låg arbetsmoral hos medarbetarna, samt minskar medarbetarnas förtroende och stöd för projekt.
• Ineffektiva godkännandeprocesser kan inte bara försena dina projekt utan även påverka andra processer, såsom inköp, vilket kan äventyra projekten helt och hållet.
• Problem med inköp kan öka kostnader och tidsplaner på grund av tillgång och efterfrågan.
• Mål och nyckelresultat (OKRs) är avgörande för att anpassa förväntningar och säkerställa att allt går framåt i rätt riktning. Utan dem kan det vara omöjligt att veta om resurserna optimeras på rätt sätt.
• Distansarbetare och särskilt arbetskraftsbrist har en av de största effekterna på effektiv resurshantering. Dina medarbetare är din största tillgång och resurs. Utan rätt personer på rätt projekt kan allt stanna upp helt.
• Brist på kompetens och förmågor förbises ofta. Ofta granskas inte teammedlemmarnas förmågor tillräckligt noggrant för att säkerställa att de passar för sina projektroller. Om de lämpliga kompetenserna och förmågorna inte finns tillgängliga kan det skapa märkbara luckor i organisationen. Du kan använda en analys av resursluckor för att hitta och fylla dessa luckor.
• Resurstillgänglighet kan ibland vara en fråga om timing och påverka tidsplaner och kostnader minimalt, men andra gånger kan den få kostnaderna att överskrida budgeten och påverka tidsplanerna enormt.
• Projektmetoder bör anpassa inte bara dina projekt utan även organisationens kultur, processer samt kortsiktiga och långsiktiga vision.  

Det aktuella läget för resurshantering i stora organisationer

Resurshantering har varit en stor utmaning för företag, särskilt större organisationer. Till detta kommer komplexiteten hos en växande, teknikvan arbetsstyrka som domineras av millenniegenerationen, med förändrade preferenser kring medarbetarnas arbetsformer, vilket leder till kompetensbrist inom många roller. 

Stora organisationer löper särskilt stor risk att förlora medarbetare ur millenniegenerationen, som söker sig till mindre företag som erbjuder balans mellan arbete och fritid, hälso- och friskvårdsprogram samt möjligheter till distansarbete för att möta deras förändrade prioriteringar.

En Prosymmetry-studie visade en pågående trend mot att centralisera roller inom projektrelaterad resurshantering. Denna trend har ökat efterfrågan på större fokus på kompetenshantering och resurshanterare som har blivit teknikvana som svar på efterfrågan från projekt- och företagsledare. 

5 bästa metoderna för resurshantering i en stor organisation

I dag har de flesta stora företagsprojekt en global påverkan som kan omfatta flera faktorer, däribland kulturella barriärer, skillnader i tidszoner, varierande arbetslagstiftning, skillnader i regelverk och mycket mer. 

Så här ser jag på resurshantering, särskilt i stora organisationer: ”Planera för att hantera dina resurser effektivt innan dina resurser effektivt tar slut.” 

Genom att följa dessa bästa metoder för resurshantering kan du förbereda organisationen på att möta sina utmaningar.

1. Utveckla en resursstrategi för projektportföljen

Den bör vara i linje med organisationens mål, vision och kultur och åtminstone beskriva följande:

• Processen för resurshantering
• Inköpsprocessen
• Godkännandeprocesser, tröskelvärden och tidsramar
• Hur varje del av verksamheten ska dela resurser
• Vilka projektmetoder som ska användas
• Hur teamen ska samarbeta för att uppnå projektmålen
• Vilken teknik som ingår
• Hur framgång ska mätas (OKRs)

2. Utveckla och implementera den bästa operativa modellen för personalresurshantering

I dagens volatila, komplexa och ständigt föränderliga affärsmiljö kräver hantering av dina resurser för att uppnå önskade projektresultat nya modeller för personalresurshantering, enligt resultat från McKinsey.

Personalresurshantering börjar med att anställa, utbilda och behålla rätt kompetenser för att hantera arbetskraftsbrist och fylla kompetensluckor. Detta inkluderar dig som projektledare. Gå regelbundet igenom dina färdigheter och kompetenser och fyll luckor där du kan. Börja med dessa exempel på färdigheter inom resurshantering.

3. Centralisera din talangpool

Centralisering säkerställer synlighet i hela organisationen så att inga stuprör eller motstridiga prioriteringar får team att arbeta självständigt eller hindrar kommunikationen. Det bidrar till att undanröja hinder för produktiviteten och ökar sannolikheten för att dina team uppnår de önskade leveranserna. 

More Articles

• Eisenhower-matrisen: Så prioriterar du uppgifter på ett smart sätt
• Så bemästrar du resurshantering i projektledning

4. Fastställ rätt metoder 

Det är viktigt att komma ihåg att vissa metoder endast fungerar i vissa stora organisationer eller projekt. Innan du väljer metoder bör du sätta dig in i många av dem och förstå hur de bäst kan fungera tillsammans i din organisation. 

Det finns ingen lösning som passar alla. Du kanske blir förvånad över att veta att nästan 40 % av företagen har infört ett hybridtillvägagångssätt för metoder och arbetssätt inom projektledning.

5. Implementera det bästa systemet för resurshantering

Att förvänta sig att medarbetare ska utföra flera uppgifter samtidigt och arbeta för många timmar gynnar inte organisationen på lång sikt. Identifiera, välj och implementera det bästa systemet för resurshantering som överensstämmer med organisationens policyer och mål. Rätt verktyg gör det möjligt för dig och alla team att arbeta smartare, minska medarbetarnas trötthet och hantera kort- och långsiktiga resurser bättre. Om du behöver ett kostnadseffektivt alternativ för att komma igång kan du ta en titt på vår lista över kostnadsfria programvaror för resurshantering.

Vanliga frågor om resurshantering i stora organisationer

Hur hanterar man resurser i flera projekt?

I de flesta stora organisationer kan det bli problematiskt när flera team konkurrerar om begränsade resurser.

Om det till exempel bara finns en expert på kvalitetssäkring i hela organisationen kan det krävas mycket mer planering för att säkerställa att personen inte överbelastas och för att hjälpa medarbetare att undvika utbrändhet. Planering spelar en avgörande roll i större organisationer med komplexa verksamhetsområden, många team och flera kompetensområden som potentiellt är begränsade.

Resursplanering och resurshantering, samt att använda rätt teknik för att kommunicera med andra delar av organisationen, är avgörande för att prioritera projekt. Det är viktigt att du har överblick så att du kan koppla rätt kompetenser, förmågor och tillgängliga resurser till rätt projekt vid rätt tidpunkt.

Att ha ett resurshanteringssystem som ger en helhetsbild av alla dina resurser vid varje given tidpunkt är avgörande för att kunna prioritera och kommunicera därefter.

Att etablera standardiserade bästa praxis ökar insynen i resurser och kan också hjälpa organisationer att hantera komplexiteter som mindre företag kanske inte stöter på när de försöker nå sin fulla potential.

Löpande kommunikation inom hela företaget mellan teamledare, projektmedlemmar och viktiga intressenter är också avgörande för att planera, prioritera, fördela och omfördela resurser. Det räcker att en enda nyckelperson inte är informerad för att resurser ska fördelas fel.

Hur säkerställer man att varje resurs utnyttjas till sin fulla potential?

Att säkerställa att varje resurs utnyttjas fullt ut innebär att kunna skapa en stabil resursplan och standardiserade mallar som är utformade för att uppfylla organisationens specifika behov, i stället för att förlita sig på multitasking för att hinna med. Multitasking kan faktiskt få ditt schema att spåra ur genom att pressa teamen för hårt och orsaka utbrändhet.

En genomtänkt projektledningsplan och korrekt kapacitetsplanering (tillsammans med användning av ett verktyg för kapacitetsplanering) ökar möjligheten att maximera dina resurser och hantera dem bättre genom att identifiera hur, var och när möjligheter finns att uppnå önskade projektmål, även när flaskhalsar förekommer.

Hur eliminerar man flaskhalsar?

Även med dina bästa ansträngningar och rätt arbetssätt på plats kommer flaskhalsar i projekt ibland att uppstå. Korrekta data i realtid från ett robust verktyg för resurshantering är nödvändiga för att isolera och analysera flaskhalsar. Att identifiera och eliminera flaskhalsar omfattar följande steg:

• Visualisera varje steg i en process
• Kartlägg enskilda uppgifter
• Mät cykeltider

Att hantera flaskhalsar och optimera resurshanteringen kräver också att man följer dessa fem bästa praxis och är noggrann med att utvärdera hur väl resurserna utnyttjas innan justeringar görs när omständigheterna förändras.

Större flexibilitet kräver en stabil grund 

Även om resurshantering kan innebära utmaningar för större organisationer kan en bra resursplan och de bästa praxis jag har delat med mig av ge organisationen en stabil grund för större flexibilitet, så att ni kan uppnå effektiv resursoptimering i flera projekt, program och portföljer. 

Kom ihåg att denna bästa praxis för hantering av organisationens resurser inte är en engångsåtgärd. Se till att regelbundet gå igenom resursplanen för att följa hur projekten fortskrider i organisationen och göra ändringar där och när det behövs. 

Ta reda på vilka hybridmetoder som kan fungera i din stora organisation i vår guide till hybrida projektmetoder.