Resurshantering i stora organisationer: 5 bästa metoder
Det globala affärsklimatet förändras i en aldrig tidigare skådad takt, och många stora organisationer kämpar fortfarande med att ställa om tillräckligt snabbt för att hantera krympande resurser.
Om du är projekt- eller resurschef i en stor organisation kan det kännas som att styra Titanic. Du letar alltid efter bättre sätt att effektivt hantera, följa upp och snabbt omfördela dina mest värdefulla resurser, men det känns helt enkelt som en monumental uppgift.
Den goda nyheten är att du har kommit rätt! I den här artikeln kommer jag att dela med mig av vanliga utmaningar som silos, godkännanden, upphandling, motstridiga prioriteringar och mål, hur man mäter framgång med hjälp av OKR:er samt hur man på ett professionellt sätt hanterar resurser i en stor organisation.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Vad är resurshantering?
Inom projekt-, program- och portföljhantering är hantering av projektresurser processen att tillämpa resurshanteringstekniker för att planera kapacitet, schemalägga och fördela resurser samt övervaka, mäta och justera hur mänskliga resurser, budgetar och teknik används. Målet är att maximera de fördelar som din organisation anser vara meningsfulla.
Stora organisationer kan vara särskilt utmanande. Du kan behöva hantera en mängd resurser i mycket komplexa och mångfacetterade projekt, med allt fler branschregleringar och en föränderlig arbetsstyrka, för att inte tala om budgetbegränsningar.
De 3 viktigaste resurstyperna att hantera
I stora organisationer bör du fokusera på att hantera åtminstone dessa tre vanliga resurser.
- Mänskliga resurser är dina största tillgångar – dina medarbetare, entreprenörer och ledare. Utan människor som slutför projekten finns det helt enkelt inga leveranser och inga projekt.
- Finansiella resurser, det vill säga projekt-, program- och portföljbudgetar, är också avgörande för att betala löner och ersättningar samt införskaffa välbehövliga verktyg för resurshantering.
- Teknik som en del av organisationens tekniska plattform behövs för att planera, övervaka, fördela, justera och kommunicera kring projektresurser samt säkerställa fullständig insyn i resurserna i hela organisationen.
Varför är effektiv resurshantering avgörande?
Kort sagt ger effektiv resursfördelning och resurshantering dig insyn i dina resurser i realtid och möjlighet att omfördela resurser efter behov för bättre kontroll över projektresultaten.
Resurshantering bör vara strategisk, ligga i linje med organisationens mål och säkerställa resursutjämning för att minska överallokering.
Ineffektiv resurshantering kan liknas vid att köra till en ny plats utan karta och hoppas komma fram i tid, utan tillräcklig resursplanering, fördelning och schemaläggning av rätt kompetenser.
Resurshantering är viktigt eftersom din organisation kan dra nytta av många fördelar när rätt bästa praxis för resurshantering finns på plats, bland annat följande.
Fördelarna med att maximera resurserna
Effektiv resurshantering ger dig fullständig insyn så att du kan leverera projekt enligt löfte. Den säkerställer att du snabbt kan omfördela resurser och upptäcka underutnyttjade resurser för att hjälpa din organisation att:
- Öka resursutnyttjandet och den övergripande effektiviteten
- Öka produktiviteten och fokusera på projektuppgifter med högre värde
- Förbättra medarbetarnas hälsa och välbefinnande
- Minska medarbetarnas trötthet och personalomsättning
- Öka förtroendet
- Minska kostnaderna
- Förbättra projektens framgång
- Förbättra beslutsfattandet kring resurser
- Öka avkastningen på investeringen för din organisation och dina kunder
Innan du kastar dig in i nya initiativ och bästa praxis för optimering av resurshanteringen bör du se till att du har en tydlig förståelse för nuläget och de faktorer som kan påverka din resursförsörjning.
9 faktorer som påverkar optimal resurshantering
- Stuprör kan skapa konflikter mellan avdelningar och även individer. Det skapar ineffektivitet i prioritering av resurser, delning av information, mål, verktyg, prioriteringar och processer.
- Motstridiga prioriteringar gör det svårt att fördela och balansera resurser, vilket orsakar stress, förvirring, utbrändhet och låg arbetsmoral bland medarbetarna samt minskar deras självförtroende och engagemang i projektet.
- Ineffektivitet i godkännandeprocesser kan inte bara bromsa dina projekt utan även påverka andra processer, till exempel inköp, vilket kan äventyra projekten helt och hållet.
- Inköpsproblem kan öka kostnader och tidsplaner på grund av tillgång och efterfrågan.
- Mål och nyckelresultat (OKR:er) är avgörande för att anpassa förväntningarna och säkerställa att allt går framåt i rätt riktning. Utan dem kan det vara omöjligt att veta om resurserna utnyttjas optimalt.
- Distansarbete och särskilt arbetskraftsbrist har en av de största effekterna på effektiv resurshantering. Dina medarbetare är din största tillgång och resurs. Utan rätt personer på rätt projekt kan allt stanna upp helt.
- Brist på kompetens och förmågor förbises ofta. Ofta granskas teammedlemmarnas förmågor inte tillräckligt noggrant för att säkerställa att de passar för sina projektroller. Om de rätta kompetenserna och förmågorna inte finns tillgängliga kan det skapa tydliga luckor i organisationen. Du kan använda analys av resursluckor för att hitta och fylla dessa luckor.
- Resurstillgänglighet kan ibland vara en fråga om timing och påverka tidsplaner och kostnader minimalt, men andra gånger kan den göra att kostnaderna överskrider budgeten och påverka tidsplanerna enormt.
- Projektmetoder bör anpassas till inte bara dina projekt utan även organisationens kultur, processer samt kortsiktiga och långsiktiga vision.
Det aktuella läget för resurshantering i stora organisationer
Resurshantering har varit en stor utmaning för företag, särskilt större organisationer. Detta försvåras ytterligare av komplexiteten hos en växande, millenniedominerad och teknikkunnig arbetsstyrka med förändrade önskemål om arbetsformer, vilket leder till kompetensbrist inom många roller.
Stora organisationer löper särskilt stor risk att förlora millenniegenerationens medarbetare, som söker sig till mindre företag som erbjuder balans mellan arbete och fritid, hälso- och friskvårdsprogram samt möjligheter till distansarbete för att möta deras förändrade prioriteringar.
En Prosymmetry-studie visade en pågående trend mot att centralisera roller inom projektrelaterad resurshantering. Denna trend har påskyndat efterfrågan på ett ökat fokus på kompetenshantering och resurshanterare som har blivit teknikkunniga som svar på efterfrågan från projekt- och företagsledare.
5 bästa metoderna för resurshantering i en stor organisation
I dag har de flesta stora företagsprojekt en global påverkan som kan involvera flera faktorer, däribland kulturella barriärer, skillnader i tidszoner, varierande arbetslagstiftning, regulatoriska skillnader och mycket mer.
Så här ser jag på resurshantering, särskilt i stora organisationer: ”Planera för att hantera dina resurser effektivt innan dina resurser effektivt tar slut.”
Genom att följa dessa bästa metoder för resurshantering kan du förbereda organisationen på att möta sina utmaningar.
1. Utveckla en resursstrategi för projektportföljen
Den bör vara i linje med organisationens mål, vision och kultur och åtminstone beskriva följande:
- Resurshanteringsprocessen
- Inköpsprocessen
- Godkännandeprocesser, tröskelvärden och tidsramar
- Hur varje del av verksamheten ska dela resurser
- Vilka projektmetoder som ska användas
- Hur teamen bör samarbeta för att uppnå projektmålen
- De tekniker som ingår
- Hur framgång ska mätas (OKR:er)
2. Utveckla och implementera den bästa operativa modellen för personalhantering
I dagens volatila, komplexa och ständigt föränderliga affärsmiljö kräver hantering av dina resurser för att uppnå önskade projektresultat nya operativa modeller för personalhantering, enligt McKinseys resultat.
Personalhantering börjar med att anställa, utbilda och behålla rätt kompetenser för att hantera arbetskraftsbrist och fylla kompetensluckor. Detta inkluderar dig som projektledare. Gå regelbundet igenom dina färdigheter och kompetenser och fyll luckor där du kan. Börja med dessa exempel på färdigheter inom resurshantering.
3. Centralisera din talangpool
Centralisering säkerställer insyn i hela organisationen, så att inga silos eller motstridiga prioriteringar får team att arbeta självständigt eller hindrar kommunikationen. Det hjälper till att undanröja hinder för produktiviteten och ökar sannolikheten för att dina team uppnår de önskade leveranserna.
4. Fastställ rätt metoder
Det är viktigt att komma ihåg att endast vissa metoder fungerar i vissa stora organisationer eller projekt. Innan du väljer metoder bör du sätta dig väl in i många av dem och hur de bäst kan fungera tillsammans i din organisation.
Det finns ingen lösning som passar alla. Du kanske blir förvånad över att veta att nästan 40 % av företagen har infört ett hybridt arbetssätt för projektledningsmetoder och projektledningsrutiner.
5. Implementera det bästa systemet för resurshantering
Att förvänta sig att medarbetare ska multitaska och arbeta för många timmar gynnar inte organisationen på lång sikt. Identifiera, välj och implementera det bästa systemet för resurshantering som överensstämmer med organisationens policyer och mål. Med rätt verktyg kan du och alla team arbeta smartare, minska medarbetarnas trötthet och hantera kortsiktiga och långsiktiga resurser bättre. Om du behöver ett kostnadseffektivt alternativ för att komma igång kan du ta en titt på vår lista över gratis programvara för resurshantering.
Vanliga frågor om resurshantering i stora organisationer
Större flexibilitet kräver en stabil grund
Även om resurshantering kan innebära utmaningar för större organisationer kan en bra resurshanteringsplan och de bästa metoderna jag har delat med mig av ge organisationen en stabil grund för större flexibilitet och korrekt resursoptimering i flera projekt, program och portföljer.
Kom ihåg att dessa bästa metoder för att hantera organisationens resurser inte är en engångsåtgärd. Se till att regelbundet gå igenom resurshanteringsplanen för att se hur projekten fortskrider i organisationen och gör ändringar där och när det behövs.
Ta reda på vilka hybrida metoder som kan fungera i din stora organisation i vår guide till hybrida projektmetoder.
