Diagramas de fluxo: utilizações, modelos & exemplos
Compreender o fluxo de tarefas: Os diagramas de fluxo ilustram a sequência de tarefas num processo específico, para que você e a sua equipa possam ver facilmente como as atividades avançam do início ao fim.
Encontrar estrangulamentos: Os diagramas de fluxo podem ajudar a localizar potenciais estrangulamentos que possam interromper a conclusão de tarefas específicas ou do seu projeto como um todo.
Ferramentas úteis: Pode utilizar modelos e ferramentas de software para acelerar e simplificar o processo de criação de diagramas de fluxo, existindo várias opções que pode personalizar e editar de acordo com as suas necessidades.
Os diagramas de fluxo de trabalho mostram o fluxo de tarefas ao longo de um processo, do início ao fim, e podem ajudá-lo a identificar potenciais estrangulamentos no seu processo. Saiba como criar diagramas de fluxo de trabalho e visualizar claramente os seus processos, para compreender o que acontece a seguir à medida que avança em direção aos objetivos do projeto.
O que é um diagrama de fluxo de trabalho?
Um diagrama de fluxo de trabalho é uma representação visual dos passos necessários para concluir um projeto. Pode ajudá-lo a identificar e acompanhar o progresso de cada passo ou tarefa do projeto à medida que este avança em direção aos resultados pretendidos. Eis o aspeto que pode ter um diagrama de fluxo de trabalho típico:
Os diagramas de fluxo de trabalho também são conhecidos como diagramas de processos ou fluxogramas, e são um dos muitos tipos de fluxogramas que mostram os passos do processo pelos quais cada item de trabalho passará para ser considerado concluído ou descrevem o processo de fluxo de trabalho a um nível mais abrangente.
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Para que servem os diagramas de fluxo de trabalho?
Os diagramas de fluxo de trabalho são utilizados para ilustrar a sequência de passos, fases ou atividades necessárias para concluir um projeto. Podem representar tanto fluxos de trabalho em cascata como fluxos de trabalho ágeis.
Mostram o fluxo e os passos de um processo, bem como as diferentes pessoas ou departamentos responsáveis por cada passo. Pode utilizar o seu diagrama em conjunto com um quadro RACI para este efeito.
Se elaborou fluxogramas para todos os seus processos, mas não criou um RACI, tudo o que tem são instruções muito detalhadas sobre o que fazer e informação zero sobre quem o faz. Na verdade, não resolveu o seu problema. Precisa de traduzir os seus fluxogramas para a linguagem das pessoas. O RACI traduz as coisas para a linguagem das pessoas.
Pode utilizar diagramas de fluxo de trabalho em iniciativas de otimização de fluxos de trabalho como ferramenta para ajudar a identificar oportunidades de mudança positiva ou como ferramenta para formar colaboradores. Os diagramas de fluxo de trabalho podem ser utilizados na integração de novos colaboradores e mostrar aos novos funcionários um processo passo a passo e como deve ser executado.
Os diagramas de fluxo de trabalho também podem ser utilizados para uma variedade de processos específicos de cada área, como fluxos de trabalho criativos, e em vários setores, incluindo o desenvolvimento de software, os cuidados de saúde e o comércio eletrónico.
Tipos de diagramas de fluxo de trabalho
Eis alguns tipos de diagramas de fluxo de trabalho normalizados com que poderá deparar-se:
- American National Standards Institute (ANSI): O estilo ANSI foi o primeiro a surgir para normas em diagramas de fluxo de trabalho e é uma linguagem habitualmente utilizada. Saiba mais sobre ANSI
- Unified Modeling Language (UML): Os diagramas de atividades UML são utilizados para mostrar a ordem das etapas de um processo e o fluxo de controlo. A UML é frequentemente utilizada na engenharia de software e na conceção de sistemas. Saiba mais sobre UML
- Business Process Modeling Notation (BPMN): A BPMN é semelhante à UML e utiliza um fluxograma para criar fluxos de trabalho visuais para o processo ou projeto em questão. A BPMN não é específica da engenharia de software e, em vez disso, centra-se mais nos processos empresariais do que nos sistemas de software ou de tecnologia. Saiba mais sobre BPMN e sobre software de modelação de processos empresariais
- Supplier-Input-Process-Output-Customer (SIPOC): Os diagramas SIPOC permitem acompanhar a forma como os fornecedores, os materiais e os recursos (por exemplo, a sua equipa de projeto) funcionam no âmbito do seu processo empresarial.
Para além destes tipos formais de diagramas de fluxo de trabalho de gestão de projetos, existem alguns outros diagramas relacionados com os quais poderá deparar-se.
- Um diagrama de fluxo mostra as etapas de um processo e a ordem pela qual devem ser executadas. No entanto, não se trata apenas de juntar formas e setas; é importante aprender como criar um fluxograma. As setas indicam a direção em que o processo flui e existem símbolos diferentes consoante aquilo que pretende representar. Os fluxogramas podem ser criados e acompanhados através de software de fluxogramas.
- Um diagrama de fluxo de dados mostra como os dados circulam através de um sistema. Inclui as diferentes etapas do processo e o tipo de dados que está a ser processado em cada etapa.
- O mapa de processos mostra a disposição física de um processo. Inclui as diferentes máquinas ou departamentos envolvidos no processo, bem como o fluxo de materiais e produtos.
Vantagens dos diagramas de fluxo de trabalho
As vantagens de utilizar um diagrama de fluxo de trabalho na gestão de projetos incluem permitir-lhe:
- Visualizar melhor o percurso até à conclusão de cada tarefa de um projeto e minimizar os estrangulamentos e as ineficiências
- Identificar e resolver mais facilmente potenciais problemas numa fase inicial, especialmente quando algo fica bloqueado
- Acompanhar melhor o progresso do seu projeto, especialmente entre marcos importantes
- Atribuir tarefas aos membros da equipa de forma mais eficiente, especialmente em momentos em que os recursos são limitados ou uma equipa está à espera que outra conclua a sua parte de uma tarefa
Como criar um diagrama de fluxo de trabalho
Para criar um diagrama de fluxo de trabalho, terá de seguir os passos seguintes (que também se aplicam à criação de fluxos de trabalho em geral):
- Determine as fases do projeto
- Identifique as tarefas individuais de cada fase
- Para cada tarefa, determine quais são as entradas e saídas
- Determine quem é responsável por concluir cada tarefa e decida se precisa de faixas funcionais
- Identifique as dependências entre tarefas
- Estime quanto tempo cada tarefa deverá demorar
- Determine os possíveis obstáculos ou estrangulamentos no processo utilizando a análise do fluxo de trabalho
- Identifique os resultados finais deste processo
Mantenha-se flexível para poder adicionar ou remover tarefas ou passos à medida que o projeto avança. Procure oportunidades para simplificar processos. Isto geralmente implica eliminar tarefas ou processos que não acrescentam valor, automatizar fluxos de trabalho ou quaisquer tarefas repetitivas e formar os colaboradores para trabalharem com precisão e eficiência.
Saiba mais sobre o design e a criação de fluxos de trabalho aqui.
Símbolos e formas comuns
É provável que encontre alguns símbolos e formas padronizados entre os vários tipos de diagramas de fluxo de trabalho, incluindo:
- Terminador: o início ou o fim do seu fluxo de trabalho, frequentemente representado por uma oval ou um círculo
- Linha de fluxo: este é o conector que se desloca entre os passos, ações, processos, decisões ou pontos de início/fim. Preste atenção à direção para a qual as linhas de fluxo apontam!
- Passo, ação ou processo: cada item, passo, ação ou processo pode surgir sob a forma de um quadrado ou retângulo.
- Decisões: as decisões são normalmente assinaladas com um losango. Também poderá ver setas com sim/não, aprovado/rejeitado, etc., para mostrar o que acontece com base na decisão tomada (uma dica: o software de fluxos de aprovação pode ser útil para processos que exigem a aprovação de uma pessoa ou função específica)
Os símbolos devem ser utilizados de forma consistente ou estar alinhados com o padrão exigido pela organização ou equipa.
Opções de modelos de diagramas de fluxo de trabalho
Eis alguns modelos de diagramas de fluxo de trabalho que pode transferir e adaptar às suas próprias necessidades.
- Modelos do Miro: ideais para o mapeamento colaborativo de fluxos de trabalho em tempo real em equipas remotas (saiba mais sobre fluxos de trabalho de equipa aqui).
- Modelos da Microsoft (Excel e Visio): estes modelos são mais adequados para quem está familiarizado com as ferramentas da Microsoft, permitindo-lhes integrá-los nos fluxos de trabalho existentes.
- SmartDraw: o SmartDraw é perfeito para gestores preocupados com o orçamento que precisam de uma variedade de modelos intuitivos e gratuitos para um mapeamento rápido de fluxos de trabalho.
- Microsoft PowerPoint: o PowerPoint é ideal para integrar diagramas de fluxo de trabalho em apresentações, bem como para comunicação visual e elaboração de relatórios.
- Modelos do Lucidchart: o Lucidchart disponibiliza modelos avançados e flexíveis para visualizações complexas de fluxos de trabalho, como diagramas de raias e fluxos de dados.
Ferramentas para criar diagramas de fluxo de trabalho
Existe no mercado uma variedade de ferramentas especificamente concebidas para o ajudar a criar diagramas de fluxo de trabalho. Teste algumas ferramentas antes de tomar uma decisão definitiva — a maioria inclui modelos que pode utilizar como ponto de partida e personalizar à medida que avança.
Eis as minhas principais escolhas de software para diagramas de fluxo de trabalho:
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Consulte estes recursos para encontrar mais opções de ferramentas de software para fluxos de trabalho:
- Software gratuito de fluxos de trabalho se estiver numa organização mais pequena com um orçamento limitado ou se quiser simplesmente começar rapidamente
- Software de gestão de fluxos de trabalho para gerir fluxos de trabalho depois de os ter configurado e colocado em funcionamento
- Software de automatização de fluxos de trabalho para automatizar as partes manuais e repetitivas dos seus fluxos de trabalho
- Alternativas ao Camunda se estiver atualmente a utilizar o Camunda, mas considerar que não é a solução mais adequada às suas necessidades
E agora?
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