Automação de fluxos de trabalho empresariais: o que é e quais as melhores ferramentas

Porque é importante a automatização de fluxos de trabalho empresariais?

A automatização de fluxos de trabalho empresariais é importante porque ajuda as organizações empresariais a gerir aspetos como os custos de mão de obra, as aprovações e a forma como os membros da equipa utilizam o seu tempo.

Com recurso a automatizações, uma pessoa pode conseguir realizar o trabalho que anteriormente era feito por duas ou três pessoas. Também pode ajudar a reduzir a margem de erro nas tarefas manuais, eliminar o tédio das tarefas repetitivas e ajudar as organizações a crescer e a gerir os seus fluxos de trabalho, aumentando o impacto que uma equipa pequena pode ter.

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Exemplos de automatização de fluxos de trabalho empresariais

Eis alguns exemplos de automatização de fluxos de trabalho empresariais em ação.

Criar horários para os colaboradores

Os gestores de cada localização costumavam passar horas a compilar os horários dos colaboradores e os planos de pessoal para as suas localizações. Elaborar um horário podia exigir competências avançadas de tomada de decisões e uma lógica complexa que tivesse em consideração as necessidades da empresa, a disponibilidade dos colaboradores e os orçamentos de mão de obra. 

Agora, as organizações podem introduzir estes dados numa ferramenta de automatização e deixar que o software de automatização de fluxos de trabalho com IA ou uma aplicação de agendamento realize esse trabalho manual. Isto permite-lhe concentrar-se mais na gestão da localização e na orientação da equipa. Continuará a ter de rever o resultado e fazer ajustes, mas demorará significativamente menos tempo do que criá-lo de raiz.

Integração de novos clientes

Quando se trata de integrar novos clientes, o processo é geralmente sempre o mesmo:

• O cliente assina um contrato
• A equipa responsável pela conta é notificada
• O responsável pela integração envia um email de boas-vindas e agenda uma reunião inicial
• O responsável pela integração cria e partilha o plano de trabalho
• A equipa de prestação de serviços e o cliente realizam as tarefas de integração
• A equipa reúne-se periodicamente para verificar o progresso
• A integração é concluída e o cliente é transferido para um gestor de conta

Existem muitos pontos do processo onde os estrangulamentos e as ineficiências podem travar o progresso. Por exemplo, agendar uma reunião inicial pode exigir 3-4 emails trocados, e configurar um novo plano de trabalho na sua plataforma de gestão de projetos pode demorar uma ou duas horas.

Com a automatização, todo o processo pode funcionar de forma autónoma. O seu software de gestão de contratos pode enviar automaticamente um email de boas-vindas quando o contrato é assinado. O software de agendamento pode ajudar a coordenar os horários para a chamada inicial. O plano de trabalho pode ser criado a partir de um modelo, reduzindo o risco de omitir etapas e de ocorrerem outros problemas resultantes de erro humano.

Gerir o trabalho de projetos e as tarefas repetitivas

Para as equipas que trabalham em projetos normalizados ou em tarefas repetitivas, a automatização dos fluxos de trabalho pode ajudá-lo a fazer mais, mais rapidamente.

Alguns exemplos de casos de utilização incluem:

1. Configurar software para novos utilizadores quando o fluxo de trabalho e os passos são sempre os mesmos
2. Equipas financeiras que elaboram relatórios diários, semanais ou mensais
3. Administradores do Salesforce que configuram o CRM para enviar tarefas de acompanhamento adequadas
4. Equipas de experiência do cliente que enviam mensagens de correio eletrónico de acompanhamento aos utilizadores em intervalos específicos, como marcos de 30, 60 e 90 dias; notas de versão; e renovações de contratos
5. Equipas de reparação automóvel que precisam de concluir a mesma série de passos depois de concluírem um trabalho, como notificar o cliente de que o seu carro está pronto ou enviar uma fatura (software de gestão de projetos automóveis também pode ajudar neste caso)

A automatização de fluxos de trabalho empresariais pode tornar a configuração e a implementação destes fluxos de trabalho de projetos complexos simples e automáticas, poupando tempo e esforço manual aos membros da equipa. Poderá ser necessário algum esforço concentrado e uma transformação digital para o conseguir, mas vale a pena automatizar os seus fluxos de trabalho para poupar tempo e orçamento preciosos e evitar que os funcionários passem horas a introduzir dados repetitivos.

Vantagens da automatização de fluxos de trabalho empresariais

As principais vantagens da automatização de fluxos de trabalho incluem:

• Mais tempo para outros trabalhos qualificados: Os gestores de projetos podem utilizar as 6 horas por semana que deixam de passar a executar tarefas manuais, como atualizar ferramentas de gestão de projetos ou folhas de estado, para se concentrarem antes na orientação da equipa e na gestão da qualidade e dos riscos.
• Redução do risco de erros: Os erros de digitação em mensagens de marketing podem tornar-se uma coisa do passado — reveja o conteúdo uma vez e deixe a automatização tratar do trabalho por si. Pode reduzir o risco de enviar uma mensagem de correio eletrónico a 10 000 pessoas quando não é necessário reescrevê-la e personalizá-la sempre que é enviada. (Dito isto, se existir um erro de digitação, este será replicado, mas, depois de o conteúdo estar definido, o risco diminui).
• Aumento da escalabilidade: Utilizar a automatização nas operações empresariais permite que as empresas alcancem um público mais vasto do que seria possível com processos manuais. Precisa de anunciar novas iniciativas a 105 000 funcionários ou a 1,2 milhões de clientes? Pode fazê-lo com o premir de um botão.
• Redução de custos: Se o custo horário dos seus gestores de projetos for de $35 por hora e cada gestor de projetos poupar 6 horas por semana através da automatização, a sua empresa poupa $210 por semana ou cerca de $10,500 por ano, por gestor de projetos, em custos laborais! Se aplicar esta poupança a toda a sua organização empresarial, a redução de custos será muitas vezes superior ao valor investido em ferramentas de software de automatização. 

Desafios da automatização de fluxos de trabalho empresariais

Embora existam algumas vantagens claras na automatização de fluxos de trabalho empresariais, também existem alguns desafios. Estes podem incluir:

• Restrições orçamentais: Investir em ferramentas de automatização pode ser dispendioso. Mesmo a apenas $10 por licença, se precisar de milhares ou centenas de milhares de licenças, o custo pode aumentar rapidamente. Se multiplicar esse valor por várias ferramentas, estará perante despesas bastante elevadas. Existe também o desafio de garantir que o hardware de cada funcionário é compatível com as ferramentas de automatização. Isto pode significar atualizar computadores portáteis, tablets, telemóveis ou outros equipamentos para que as automatizações funcionem em toda a organização.
• Formação e gestão da mudança: Assim que tiver as licenças implementadas e os fluxos de trabalho criados (incluindo quaisquer fluxos de trabalho personalizados), terá de formar a sua equipa sobre como utilizá-los. Isto torna-se particularmente desafiante se tiver milhares ou centenas de milhares de pessoas em diferentes localizações, especialmente se tiver equipas internacionais que trabalham noutras línguas.
• Adoção e ciclos de feedback: Certifique-se de que as automatizações são adotadas e crie ciclos de feedback. O que acontece se a automatização deixar de funcionar? O que acontece se for necessário ajustá-la? E se os funcionários tiverem ideias para melhorias ou novas automatizações? Estabeleça uma estrutura de governação — se os funcionários puderem abandonar a ferramenta ou agir por conta própria, perderá as vantagens da automatização de fluxos de trabalho empresariais.

Ferramentas para a automatização de fluxos de trabalho empresariais

Desde a automatização de marketing à gestão de projetos e até à contabilidade, existem muitas ferramentas de gestão de fluxos de trabalho e software de fluxos de trabalho empresariais no mercado que podem ajudar a sua empresa a automatizar os fluxos de trabalho e a poupar tempo e dinheiro. Estas são as melhores opções atualmente disponíveis:

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1. 1. monday AI Workspace — Best for AI-driven project planning
2. 2. Moxo — Best for secure client collaboration
3. 3. ClickUp — Best for workflow automation flexibility
4. 4. Screendragon — Best for no-code AI-powered workflow automation
5. 5. Productive — Best for agency-focused operational insights
6. 6. Creatio AI Studio — Best for enterprise workflow customization
7. 7. Celigo — Best for robust API management capabilities
8. 8. altaFlow — Best with Salesforce document automation
9. 9. Wrike — Best for scaling organizations
10. 10. Qntrl — Best for cross-functional processes

Como escolher software empresarial de automação de fluxos de trabalho

Eis cinco passos simples que pode seguir para começar a escolher a ferramenta empresarial de automação de fluxos de trabalho certa:

1. Identifique as suas necessidades: Considere os seus requisitos para uma ferramenta de software. Fale com o maior número possível de grupos de partes interessadas para garantir que a solução que escolher acaba por responder ao maior número possível de necessidades. Embora uma solução possa não ser 100% perfeita, não vai querer ficar mal por se ter esquecido de considerar as necessidades de um grupo de utilizadores importante.
2. Determine de que funcionalidades precisa: Depois de ter clarificado as suas necessidades, associe-as às funcionalidades do software. Deve dimensionar corretamente a lista, para não pagar por funcionalidades que não pode ou não vai utilizar, nem ficar sem funcionalidades críticas para que a ferramenta responda às suas necessidades.
3. Crie uma lista restrita de ferramentas: Utilizando a lista de funcionalidades necessárias, crie uma lista restrita de ferramentas que cumpram os requisitos. Depois de ter uma lista, analise cada uma das ferramentas mais profundamente e compare-as com base na funcionalidade, facilidade de utilização e integração inicial, preço, duração do contrato e qualquer outra variável que o ajude a determinar a opção preferida.
4. Avalie a segurança, a compatibilidade e a escalabilidade: Uma vez que procura uma solução empresarial, a segurança, a compatibilidade e a escalabilidade são consideravelmente mais importantes do que seriam para uma organização mais pequena. Certifique-se de que a ferramenta selecionada será segura, compatível e capaz de acompanhar o crescimento das suas necessidades à medida que estas evoluem. É provável que a ferramenta seja utilizada por uma grande variedade de utilizadores, em sistemas diferentes e em países diferentes, o que implica considerações técnicas e legais adicionais para garantir que a ferramenta está em conformidade.
5. Planeie a implementação: Não pode simplesmente informar toda a empresa sobre o novo fluxo de trabalho e esperar que todos o sigam de forma consistente. Precisa de um bom plano de implementação para simplificar o processo de colocar as pessoas a trabalhar, com uma perturbação mínima para a empresa. Este plano pode envolver uma demonstração inicial, alguma formação prática e apoio à adoção. Acompanhe a frequência de utilização da automação, resolva os problemas e incentive a equipa à medida que esta se adapta à automação dos processos.

Melhores práticas para implementar a automação empresarial de fluxos de trabalho

Eis algumas melhores práticas para implementar a automação de fluxos de trabalho na sua empresa.

• Faça um projeto-piloto antes de expandir: Como referi, a automação empresarial de fluxos de trabalho pode implicar custos significativos. Antes de investir nela em grande escala, comece com um projeto-piloto. Quer tenha uma equipa a testar a solução, quer tenha um pequeno grupo de equipas em toda a organização, saberá, antes de investir, se a automação funciona. Embora isto não seja uma garantia, fornece-lhe dados valiosos antes de investir demasiado tempo ou esforço na automação.
• Considere o seu plano de gestão da mudança: Já sabe que fornecer aos utilizadores novo software e novos fluxos de trabalho sem formação ou gestão da mudança é uma receita para o fracasso (sim, mesmo que a ferramenta tenha uma interface de arrastar e largar ou fácil de utilizar). Uma boa gestão da mudança envolve criar consciência. Forneça informações sobre o que está a mudar e de que forma, bem como apoio adicional ao longo do processo. Defina algumas métricas para acompanhar, como os inícios de sessão diários ou o número de fluxos de trabalho concluídos.
• Seja proativo na gestão de riscos: Sempre que introduz tecnologia nova e dispendiosa, haverá um risco. Ao implementar novos fluxos de trabalho, seja especialmente proativo na gestão de riscos. Isto pode incluir reforçar a equipa de agentes de serviços de TI, garantir que existem trilhos de auditoria, configurar notificações adicionais para assegurar que a ferramenta de automação de fluxos de trabalho não está a falhar ou realizar uma validação adicional das regras de negócio. Quanto mais se antecipar aos potenciais problemas, maior será a probabilidade de ter sucesso.

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