Reunião de planeamento do sprint: guia simples de como fazer e modelo
Levante a mão se isto lhe é familiar — está sentado numa reunião interminável de planeamento do sprint, sai dela sem ter a certeza do que conseguiu alcançar e esquece-se prontamente dela até ao temido momento em que a reunião volta a aparecer no seu calendário? Não tem de ser assim.
Neste artigo, vou apresentar algumas dicas úteis para tornar a sua próxima reunião de planeamento de um sprint ágil mais eficiente e eficaz, e menos assustadora para toda a equipa.
O que é uma reunião de planeamento do sprint?
Uma reunião de planeamento do sprint é uma reunião na qual a equipa Scrum decide que trabalho pode ser entregue no sprint seguinte e como esse trabalho será realizado. É uma das cinco cerimónias do Scrum que fazem parte da estrutura do Scrum.
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Um sprint é um termo utilizado para indicar quando o trabalho começa e termina e pode durar de uma a várias semanas, embora os sprints de duas semanas sejam os mais comuns. O processo de planeamento do sprint deve fornecer estrutura, definir expectativas e estabelecer o backlog para o sprint seguinte.
Quando deve ocorrer a reunião de planeamento do sprint?
É melhor realizar a sua sessão de planeamento do sprint um ou dois dias antes do início do sprint seguinte. Eis a razão:
- Demasiado perto do início do sprint, e desperdiça um precioso dia de trabalho em esforços de planeamento.
- Demasiado longe do início do sprint, e a sua equipa não terá as informações de que necessita para planear eficazmente. Por exemplo, pode não conhecer os resultados do sprint anterior e/ou a disponibilidade da equipa durante o sprint seguinte.
Como realizar uma reunião de planeamento do sprint
Eis um recurso visual para ilustrar como deve decorrer a reunião de planeamento do sprint:
- Preparação da reunião de planeamento do sprint
- Durante a reunião de planeamento do sprint
- Após a reunião de planeamento do sprint
- Como realizar uma reunião de planeamento de um projeto
Preparação da reunião de planeamento do sprint
É discutível, mas a parte mais importante de uma reunião de planeamento do sprint é a preparação antes do início da reunião.
Aperfeiçoe o backlog (também conhecido como refinamento do backlog)
Antes do planeamento do sprint, o proprietário do produto assegura que quaisquer itens do backlog que possam ser considerados para o sprint (funcionalidades, capacidades, erros, comentários, etc.) cumprem a definição de pronto da equipa.
O proprietário do produto analisa os itens do backlog para identificar ou remover dependências, escrever casos de teste, enumerar os critérios de aceitação e definir descrições, para que a equipa compreenda o contexto de cada item.
Este backlog existe normalmente em software de gestão de projetos ágeis ou software Scrum.
Avalie as histórias de utilizador
O proprietário do produto, com a ajuda da equipa, também precisa de garantir que cada história de utilizador tem o tamanho adequado, não sendo demasiado grande nem demasiado pequena. A equipa terá uma noção mais clara disto quanto mais tempo trabalhar em conjunto.
Analise o compromisso da equipa
Consulte o calendário para avaliar a disponibilidade da equipa. Há feriados a aproximar-se? O seu programador principal estará de férias? Venha para a reunião com uma ideia clara de quanto tempo as pessoas estarão disponíveis durante o sprint seguinte.
Estabeleça a sua velocidade ou a forma como a irá medir
Esta situação é única para cada equipa. Se tiver uma quantidade média de trabalho que é normalmente concluída em cada sprint, utilize-a como referência para medir quanto trabalho pode ser concluído durante o planeamento da sprint.
Se estiver a trabalhar para estabelecer este valor para uma equipa recém-formada, certifique-se de que acompanha quantos pontos de história são concluídos e aceites de sprint para sprint.
Avalie a sua capacidade
Esta é outra medida relacionada com a disponibilidade da equipa. Se a sua equipa não estiver totalmente dedicada a um produto ou puder ser chamada para trabalhar noutras tarefas, tenha isso em consideração ao planear a sprint. Também pode utilizar uma ferramenta de gestão de recursos, de planeamento de projetos ou de programação de projetos para determinar quanto tempo cada membro da equipa tem realisticamente disponível para a sprint.
Crie uma agenda para a reunião de planeamento da sprint
Crie uma agenda e distribua-a pela sua equipa (mais informações sobre os detalhes abaixo). Não se esqueça de considerar as discussões e o feedback da sua revisão da sprint e/ou retrospetiva da sprint.
Como parte da preparação da agenda, certifique-se também de que tratou da logística necessária para a reunião, incluindo:
- Reservar salas de reunião
- Disponibilizar os materiais necessários
- Informar antecipadamente a equipa de que a reunião terá lugar
- Verificar os detalhes da videoconferência e de outras ligações.
O limite de tempo da reunião depende da duração das sprints da equipa. Se estiver a utilizar sprints de duas semanas, o planeamento da sprint não deve exceder duas a quatro horas (embora, segundo a minha experiência, uma reunião de 60-90 minutos seja suficiente.)
Durante a reunião de planeamento da sprint
Desenvolvemos uma ótima agenda para a reunião de planeamento da sprint para o processo de planeamento da sprint. Irei analisar a agenda com mais detalhe para lhe mostrar como são as etapas:
Faça um breve ponto de situação com a equipa
Não subestime a importância da conversa informal para descontrair o ambiente e envolver a equipa, especialmente em ambientes remotos. Pode até considerar começar com uma pergunta habitual para quebrar o gelo e estimular a criatividade.
Reveja as próximas prioridades
Quando a equipa estiver confortável e pronta para começar, abra a lista de pendências do produto e reveja os próximos itens, um a um. À medida que analisam cada item da lista de pendências, a equipa terá de discutir e colocar questões. O responsável pelo produto é responsável por esclarecer os detalhes de cada item da lista de pendências.
Estime as prioridades
Se os itens ainda não tiverem sido estimados, faça a sua estimativa para ter uma noção de quantos podem ser selecionados para uma sprint. Pode utilizar o póquer de planeamento para simplificar este processo.
Reveja o progresso do roteiro
É provável que o mestre Scrum, o responsável pelo produto ou outro membro da equipa tenha recebido atualizações de intervenientes externos desde a última vez que a equipa planeou uma sprint. É importante analisar quaisquer novos conhecimentos que afetem o roteiro, de modo a estabelecer o contexto para a próxima sprint.
Reveja a velocidade prevista
Tenha em conta férias, feriados e projetos concorrentes — este é um passo importante para garantir que a equipa não sobrestima o tempo que tem disponível. Em seguida, certifique-se de que a equipa conhece a sua velocidade enquanto seleciona as histórias de utilizador a abordar na próxima sprint. É sempre mais fácil ter uma métrica de velocidade como objetivo do que confiar numa impressão subjetiva.
Selecione os itens da lista de pendências da sprint
Comece pelo topo da lista de pendências e trabalhem em conjunto para escolher os itens a abordar nesta sprint. Permita que a equipa reveja cada item para decidir quem ficará responsável por cada tarefa.
O objetivo é terminar a reunião com uma compreensão exata do trabalho em que cada pessoa está a trabalhar, de como irá realizá-lo e de qual é a definição de concluído para cada item (ou seja, como saberão que a tarefa está concluída).
Defina o objetivo da sprint
Depois de selecionar os itens da sprint, certifique-se de que estão alinhados com o resultado pretendido para a sprint. Faça os ajustes necessários à lista de pendências da sprint.
Confirme o alinhamento
O mestre de Scrum analisa o plano proposto tendo em conta a velocidade e a capacidade da equipa, bem como o alinhamento com a visão do produto. Mais importante ainda, o mestre de Scrum garante que a equipa concorda com o plano. Isto significa perguntar a cada pessoa se se sente confortável com ele.
Esperemos que todos estejam alinhados e confiantes de que conseguem entregar esse conjunto de trabalho com base no que sabem atualmente. Inevitavelmente, as coisas vão mudar, mas se a equipa se sentir confiante de que conseguirá alcançar o objetivo do sprint, o seu trabalho está concluído (por agora).
Depois da Reunião de Planeamento do Sprint
Deixe a equipa trabalhar! Todos devem ter muito que fazer após o planeamento do sprint. A equipa pode estar ansiosa por começar a analisar os detalhes ou por começar a colaborar em algumas histórias de utilizador. Poderá verificar como está a equipa na reunião diária (também conhecida como reunião diária de Scrum) amanhã.
Quem Participa na Reunião de Planeamento do Sprint?
O mestre de Scrum, o responsável pelo produto e a equipa de desenvolvimento participam nas reuniões de planeamento do sprint.
O Mestre de Scrum
O mestre de Scrum facilita a reunião de planeamento do sprint, incluindo garantir que as salas de reunião estão reservadas, que os materiais estão disponíveis e que as pessoas estão preparadas.
O mestre de Scrum deve limitar o tempo da reunião com base na duração do sprint. Por exemplo, se a equipa trabalhar em sprints de duas semanas, a reunião de planeamento do sprint não deve exceder 2-4 horas (embora seja preferível que seja mais curta, se possível!)
O mestre de Scrum deve gerir o tempo de forma adequada para garantir que a equipa chega a um consenso sobre o objetivo do sprint antes do final da reunião.
O Responsável pelo Produto
O responsável pelo produto é responsável por preparar o backlog antes da reunião de planeamento do sprint. Deve esclarecer os detalhes de cada item do backlog do produto e ser capaz de responder a perguntas sobre casos de utilização e/ou critérios de aceitação.
A Equipa de Desenvolvimento
Designers, programadores, engenheiros de testes—qualquer pessoa que contribua para o produto do trabalho—deve participar ativamente. Após a reunião de planeamento do sprint, devem ter uma compreensão sólida do que se espera deles e de qual é a prioridade de trabalho durante o sprint seguinte.
Tenha em mente que as equipas melhoram no planeamento de sprints com o tempo. Se uma equipa tiver sido formada recentemente (ou for nova na gestão ágil de projetos), terá menos certeza sobre quanto consegue realizar realisticamente em cada sprint. À medida que a equipa continua a trabalhar em conjunto e ganha mais experiência com métodos ágeis, as previsões vão melhorar.
Porque Deve Realizar uma Reunião de Planeamento do Sprint?
Deve realizar reuniões de planeamento do sprint para ajudar as equipas a compreenderem em que devem trabalhar e, mais importante ainda, porquê.
Envolver toda a equipa nestas reuniões promove a colaboração—a equipa torna-se mais eficiente a trabalhar em conjunto e sente-se mais confiante sobre o que deve entregar.
De seguida, falarei sobre alguns dos maiores benefícios das reuniões de planeamento do sprint.
- Definir Melhor os Seus Objetivos
- Promover o Alinhamento e a Adesão da Equipa
- Disponibilizar um Ponto de Referência para Medir a Velocidade
1. Definir Melhor os Seus Objetivos
Se for mestre de Scrum numa equipa que entrega trabalho de desenvolvimento e utiliza metodologias ágeis, deve realizar uma reunião de planeamento do sprint.
As reuniões de planeamento do sprint bem-sucedidas ajudam a preparar a equipa para o sucesso, porque permitem que todos compreendam exatamente qual é o objetivo de cada sprint de trabalho.
Durante o planeamento do sprint, irá definir duas coisas importantes: o objetivo do sprint e o backlog do sprint.
Objetivo do sprint
Um objetivo de sprint é uma descrição breve (uma a duas frases) do que a equipa planeia concluir ao longo do sprint. A equipa escreve-o em conjunto e publica-o para que as pessoas possam consultá-lo a qualquer momento.
O objetivo do sprint é uma declaração rápida e simples que permite às partes interessadas ler e compreender em que é que a equipa está a trabalhar, sem terem de analisar todos os detalhes da lista de pendências.
Um exemplo de objetivo de sprint poderia ser: Desenvolver a funcionalidade X para coincidir com o lançamento da época festiva (indicando que a entrega de uma funcionalidade até determinado marco é o principal objetivo do sprint).
Lista de pendências do sprint
A lista de pendências do sprint é uma lista dos itens da lista de pendências do produto que a equipa seleciona e se compromete a trabalhar durante o sprint. Também inclui as tarefas necessárias para entregar o trabalho e uma estimativa do tempo que cada tarefa deverá demorar.
2. Promover o alinhamento e o compromisso da equipa
As reuniões de planeamento do sprint exigem um esforço colaborativo da equipa para alcançar os resultados necessários. É a equipa, e não um proprietário do produto autoritário ou uma parte interessada externa, que decide quanto trabalho será concluído durante um sprint.
Os membros da sua equipa também adquirem uma sensação de autonomia ao assumirem o controlo do seu fluxo de trabalho. Beneficiam de um melhor alinhamento com os outros, por terem tempo para conversar sobre a forma como o seu trabalho se irá integrar durante o novo sprint.
3. Fornecer um ponto de referência para medir a velocidade
A velocidade do sprint é uma métrica que define a quantidade de trabalho que uma equipa consegue realizar durante um único sprint. Depois de uma equipa ter trabalhado em conjunto durante algum tempo, pode calcular a velocidade média somando as estimativas concluídas dos pontos das histórias de utilizador no final de cada sprint.
Por exemplo, se no sprint 1 a equipa concluiu 25 pontos de história, no sprint 2 concluiu 35 e no sprint 3 concluiu 30, a velocidade da equipa seria 30.
25 + 35 + 30 = 90/3 = 30
A partir desse momento, toda a equipa Scrum saberia que, em média, conclui 30 pontos de história por sprint e poderia utilizar este valor como orientação ao analisar os itens da lista de pendências durante o planeamento do sprint.
A velocidade irá variar ao longo do tempo, mas a velocidade de uma equipa ágil madura começará a apresentar uma tendência ascendente à medida que os seus membros se habituam cada vez mais a trabalhar em conjunto e se sentem mais confortáveis com o produto. O proprietário do produto deve ter a velocidade em consideração ao determinar quantos sprints serão necessários para lançar a próxima versão do produto.
Agenda da reunião de planeamento do sprint [Transferir]
Obtenha o seu modelo aqui (terá de ser membro) e utilize as informações deste artigo para o preencher e preparar a lista de verificação para utilização na sua próxima reunião de planeamento do sprint.
Também receberá uma prática lista de verificação do planeamento do sprint para o ajudar a preparar a reunião (independentemente da sua função), bem como um modelo de e-mail que pode enviar às partes interessadas e a outros convidados.
O que se segue?
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