Guia de encerramento de projetos: passos + lista de verificação

Inclui verificar os resultados, resolver tarefas pendentes, finalizar a documentação e os pagamentos, recolher feedback, analisar o desempenho do projeto e documentar as lições aprendidas.

Porque é importante o encerramento de um projeto?

O encerramento do projeto é importante porque:

• Retira pelo menos 2 aprendizagens (normalmente mais) que pode levar para projetos futuros, tornando-os mais bem-sucedidos.
• Minimiza a possibilidade de os problemas voltarem a surgir neste projeto mais tarde e o atrasarem.
• Cria uma oportunidade para a sua equipa ajustar o processo e a estrutura antes de avançar para o projeto seguinte.
• Acabará por ter um relatório final de encerramento do projeto que o ajuda a atualizar os seus portefólios, processos e recursos.

Quando devo iniciar o processo de encerramento do projeto?

Deve iniciar o processo de encerramento do projeto depois de concluídos os seguintes pontos:

• A sua equipa realizou o controlo de qualidade e os testes dos resultados do projeto
• Entregou o projeto e o cliente reviu-o e aprovou-o
• Aquilo que entregou está disponível

Se não tiver orçamento para o tipo de conclusão do projeto que abordo neste artigo, é sempre útil existir um centro de custos para despesas gerais por cliente, para que possa continuar a demonstrar que está a trabalhar para o cliente sem adicionar horas ao orçamento do projeto.

Dica profissional: Se não tiver a opção de faturar a despesas gerais, administração ou qualquer outro centro de custos não faturável, tente garantir que tem tempo previsto no início do projeto para cobrir o encerramento do projeto.  Se chegar ao fim do projeto e não houver forma de justificar as horas necessárias para seguir todos os passos de encerramento, dê prioridade ao que será mais útil para si, para a equipa e para a sua empresa.

10 passos para encerrar um projeto com sucesso

Utilize os seguintes passos de encerramento do projeto para concluir os seus projetos de forma sistemática e evitar deixar para trás questões por resolver, aprovações em falta ou lacunas operacionais. Eis uma visão geral rápida antes de analisarmos todos os passos em profundidade:

Passo de encerramento do projeto	Descrição geral	Resultado
Realizar testes após o lançamento	Verificar se o produto em produção está estável após a implementação e monitorizar problemas relacionados com o lançamento	Ambiente de produção estável, com os principais problemas identificados numa fase inicial
Rever tarefas pendentes e questões por resolver	Identificar itens esquecidos, tarefas adiadas e trabalho por concluir antes de encerrar o projeto	Compreensão clara do trabalho restante abrangido e não abrangido pelo âmbito
Finalizar documentos, contratos e pagamentos do projeto	Concluir as tarefas administrativas, financeiras, contratuais e documentais relacionadas com o encerramento	Registos, contratos e pagamentos do projeto totalmente encerrados
Comunicar internamente o encerramento do projeto	Informar a equipa sobre os prazos de encerramento, as responsabilidades e o trabalho de acompanhamento restante	Alinhamento da equipa relativamente às tarefas finais e às atividades de encerramento do projeto
Realizar retrospetivas com a equipa e registar as lições aprendidas	Analisar os êxitos, falhas e conhecimentos operacionais do projeto com a equipa	Lições aprendidas e melhorias de processos documentadas
Encerrar o projeto com o cliente	Concluir as atividades de transferência para o cliente, comunicar as atualizações finais e solicitar feedback	Transferência bem-sucedida para o cliente e encerramento formal do projeto
Analisar o desempenho do projeto	Avaliar os resultados do projeto face aos prazos, orçamentos, KPIs e objetivos empresariais	Compreensão clara do desempenho e dos resultados do projeto
Criar um roteiro para melhorias futuras	Transformar os conhecimentos e as oportunidades do projeto num plano para futuras melhorias	Roteiro priorizado para trabalho ou otimização futuros
Atualizar as suas credenciais e o seu portefólio	Atualizar os registos profissionais e os materiais do portefólio da empresa com os detalhes do projeto concluído	Registos precisos do projeto e recursos do portefólio atualizados
Celebrar com a equipa	Reconhecer os contributos da equipa e celebrar a conclusão do projeto	Melhor moral e reconhecimento da equipa

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Passo 1: Realizar testes após o lançamento

Objetivo: Garantir que o projeto está estável.

Antes de encerrar o projeto, confirme que o produto em produção está a funcionar corretamente e monitorize possíveis problemas que possam surgir após a implementação. Veja como:

1. Atualize e verifique o produto em produção: Teste o ambiente de produção imediatamente após a implementação para confirmar que tudo transitou corretamente do ambiente de preparação para a produção.
2. Continue a verificar o produto após o lançamento: Monitorize o produto em produção a cada poucas horas durante as primeiras 24–48 horas, uma vez que problemas inesperados surgem frequentemente após o lançamento.
3. Monitorize as análises e o tráfego: Observe as análises, os padrões de tráfego e o estado do servidor à procura de sinais de alerta que possam indicar problemas de implementação ou de desempenho.
4. Crie uma lista de verificação das funcionalidades de alto risco: Enumere as funcionalidades mais suscetíveis de serem afetadas durante a implementação, especialmente:
   • Funcionalidades críticas do produto
   • Principais argumentos de venda
   • Funcionalidades utilizadas com frequência
   • Funcionalidades que causaram problemas no passado
5. Volte a testar as principais funcionalidades com a sua equipa: Divida as funcionalidades importantes entre os membros da equipa e volte a testá-las no ambiente de produção para identificar problemas que não tenham surgido durante a garantia da qualidade.
6. Monitorize os canais sociais à procura de reclamações ou erros: Esteja atento ao Facebook, ao Twitter e a outros canais voltados para os clientes para detetar problemas comunicados pelos utilizadores após o lançamento.
7. Configure o Pingdom ou outras ferramentas de monitorização: Configure alertas para que a sua equipa seja notificada imediatamente caso ocorram períodos de inatividade ou problemas de desempenho.

Passo 2: Reveja as tarefas pendentes e as questões por resolver

Objetivo: Resolver todas as questões pendentes.

À medida que os projetos se aproximam do lançamento, as tarefas de menor prioridade e os pequenos detalhes podem ser postos de lado para cumprir os prazos. Antes de encerrar o projeto, reveja cuidadosamente os seus planos, calendários e listas de tarefas para garantir que nada importante foi ignorado ou esquecido. Verifique o seguinte:

1. Acompanhe as tarefas adiadas ao longo do projeto: Configure notificações ou lembretes para os itens adiados, para que as tarefas de menor prioridade não sejam esquecidas durante a entrega.
2. Reveja os itens adiados durante os períodos de menor atividade: Retome as tarefas adiadas sempre que o projeto abrandar ou forem concluídos entregáveis importantes.
3. Audite os seus planos e calendários para detetar trabalho em falta: Analise todas as partes do plano do projeto, do calendário e da lista de tarefas para identificar algo que possa ter sido ignorado durante o esforço final para o lançamento.
4. Catalogue os itens esquecidos ou incompletos: Crie uma lista clara das tarefas inacabadas, dos entregáveis em falta ou do trabalho parcialmente concluído antes de encerrar o projeto.
5. Debata os itens por resolver com a sua equipa: Reúna-se com a sua equipa para confirmar se os itens pendentes ainda precisam de atenção e determinar os melhores passos seguintes.
6. Seja transparente com o cliente relativamente aos itens em falta: Partilhe abertamente com o cliente qualquer trabalho por resolver, em vez de esperar que passe despercebido após o lançamento.
7. Recolha o feedback do cliente sobre o trabalho pendente: Confirme quais os itens por resolver que o cliente pretende ver tratados imediatamente e quais podem esperar até depois do lançamento.
8. Separe os pedidos incluídos no âmbito dos pedidos fora do âmbito: Reveja as tarefas restantes e determine se cada item faz parte do âmbito original do projeto ou se deve ser tratado como trabalho de melhoria futura.
9. Crie um plano para o trabalho incluído no âmbito que ainda não foi concluído: Documente como e quando a sua equipa irá concluir os entregáveis restantes incluídos no âmbito.
10. Documente as oportunidades fora do âmbito para fases futuras: Partilhe com o cliente os itens fora do âmbito como possíveis atualizações, melhorias ou trabalhos de projetos futuros.

Passo 3: Finalize os documentos, contratos e pagamentos do projeto

Objetivo: Garantir que o projeto é encerrado corretamente do ponto de vista administrativo.

Antes de encerrar formalmente o projeto, organize a documentação, confirme as aprovações, feche os contratos e conclua as tarefas financeiras e administrativas de limpeza. Realize os seguintes passos:

1. Organize e arquive os ficheiros do projeto: Confirme que a sua equipa armazenou os ficheiros nos repositórios, servidores ou sistemas de gestão documental corretos. Arquive os recursos desatualizados e identifique claramente as versões finais.
2. Atualize a documentação e os registos do projeto: Certifique-se de que o código tem comentários, que a documentação está completa e que os registos do projeto refletem o estado final do projeto.
3. Reveja os registos e relatórios do projeto: Analise o seu registo de pressupostos, o registo de alterações, o registo de problemas e os relatórios de riscos para identificar itens por resolver e documentar informações importantes sobre o projeto.
4. Verifique a conclusão do âmbito e as aprovações dos resultados: Reveja os documentos relativos ao âmbito, os resultados e as aprovações formais das partes interessadas para confirmar que todo o trabalho acordado foi concluído e aprovado antes de encerrar o projeto.
5. Recolha assinaturas e aprovações: Verifique se existem assinaturas ou aprovações formais em falta nos contratos, nas aprovações e nos documentos do projeto antes de o arquivar.
6. Encerre contratos e pagamentos: Confirme que os acordos com fornecedores, subcontratantes e prestadores estão concluídos e verifique se as faturas, os valores a receber, as comissões, os prémios e os valores a pagar foram todos processados corretamente.
7. Conclua a limpeza administrativa: Reatribua o pessoal, transfira o equipamento ou os ativos quando necessário, atualize os registos finais do projeto e arquive as informações importantes do projeto para consulta futura.

Passo 4: Comunique internamente o encerramento do projeto

Objetivo: Explique o plano de encerramento à sua equipa.

Antes de encerrar completamente o projeto, comunique claramente os próximos passos para que a sua equipa compreenda as responsabilidades restantes, as atividades de encerramento e qualquer trabalho de acompanhamento após o lançamento. Eis o que deve fazer:

1. Escreva uma mensagem personalizada de encerramento para a equipa: Reconheça os contributos de cada membro da equipa em vez de enviar um email genérico de encerramento. Mencione realizações e contributos específicos sempre que possível.
2. Explique as tarefas pendentes e o acompanhamento necessário: Apresente os problemas por resolver, o trabalho restante ou as responsabilidades após o lançamento, para que todos compreendam o que ainda requer atenção.
3. Clarifique a responsabilidade e os próximos passos: Confirme quem é responsável por tratar das atualizações finais, das tarefas de manutenção, dos pedidos de suporte ou de futuras tarefas de acompanhamento após o encerramento do projeto.
4. Partilhe os prazos e as atividades de encerramento: Informe a equipa sobre reuniões de retrospetiva, análises pós-projeto, celebrações ou outras atividades de encerramento planeadas.

Passo 5: Realize retrospetivas da equipa e registe as lições aprendidas

Objetivo: Aprenda com os sucessos e os insucessos.

Depois de o projeto estar operacionalmente encerrado, reveja o desempenho interno do projeto e identifique as lições que a sua equipa pode aplicar a trabalhos futuros. Siga estes passos:

1. Realize uma reunião de retrospetiva ou de análise pós-projeto: Reúna-se com toda a equipa para discutir o que correu bem, o que correu mal e o que deve ser melhorado em projetos futuros.
2. Peça antecipadamente à equipa temas para discussão: Recolha os pontos da agenda com antecedência para que a retrospetiva aborde os problemas operacionais, técnicos e de comunicação mais importantes.
3. Analise tanto os sucessos como os insucessos: Discuta os resultados positivos juntamente com os desafios do projeto, para que a sua equipa possa repetir os processos bem-sucedidos em vez de se concentrar apenas nos problemas.
4. Recolha opiniões anónimas da equipa: Utilize inquéritos para recolher opiniões honestas dos membros da equipa que possam não se sentir à vontade para expor preocupações abertamente durante as reuniões.
5. Mantenha a recolha de opiniões simples e estruturada: Utilize perguntas diretas, com espaço para comentários opcionais, para que as respostas sejam mais fáceis de analisar e comparar.
6. Documente claramente as lições aprendidas: Reúna as conclusões da retrospetiva, as opiniões da equipa e os conhecimentos operacionais num documento de lições aprendidas que a sua equipa possa consultar em projetos futuros.
7. Arquive as lições aprendidas para utilização futura: Armazene a documentação da retrospetiva, as conclusões dos inquéritos e as recomendações relativas aos processos num local partilhado a que a sua organização possa aceder mais tarde.

Passo 6: Encerre o projeto com o cliente

Objetivo: Informe o cliente sobre tudo o que está pendente e tudo o que foi concluído.

Antes de encerrar formalmente o projeto, certifique-se de que o cliente tem tudo aquilo de que necessita e compreende o estado final do projeto, incluindo quaisquer itens por resolver, oportunidades futuras ou expectativas após o lançamento. Eis como o deve encerrar:

1. Comunicar claramente os problemas pendentes: Atualize o cliente sobre quaisquer itens por resolver, problemas esperados após o lançamento ou acompanhamentos pendentes, para que não existam surpresas após o encerramento do projeto.
2. Transferir informações importantes do projeto: Partilhe ligações úteis, documentação, credenciais de início de sessão e quaisquer outros recursos de que o cliente necessite para gerir o produto após a transferência.
3. Enviar as faturas finais e atualizações financeiras: Confirme que o cliente recebeu todas as faturas finais e compreende o estado dos pagamentos ou aprovações pendentes.
4. Debater o apoio após o lançamento e futuras oportunidades: Analise as necessidades de manutenção, os itens do âmbito adiados ou possíveis fases futuras, caso o cliente demonstre interesse após o encerramento do projeto.
5. Agendar uma reunião de encerramento com o cliente: Realize uma reunião final ou uma chamada em conferência para que o cliente possa colocar questões, analisar o resultado do projeto e encerrar a colaboração de forma conjunta.
6. Solicitar feedback ao cliente: Envie um formulário de feedback ou um e-mail de acompanhamento a perguntar ao cliente sobre a sua experiência de trabalho com a sua equipa e analise internamente as respostas depois de as receber.

Passo 7: Analisar o desempenho do projeto

Objetivo: Resumir o que correu bem e o que não correu bem no seu projeto.

Quando o projeto estiver concluído, analise o desempenho geral para compreender em que medida o projeto correspondeu às expectativas, aos objetivos e às metas empresariais. Eis algumas sugestões:

1. Comparar as estimativas com os resultados reais: Analise os orçamentos, os prazos, as horas trabalhadas e as expectativas de entrega para identificar diferenças entre o desempenho previsto e o desempenho real.
2. Debater os desafios e as soluções do projeto: Analise as falhas, os bloqueios e os problemas do fluxo de trabalho e documente a forma como a sua equipa os resolveu durante a execução.
3. Medir o desempenho do projeto face aos objetivos: Analise os indicadores-chave de desempenho (KPI), os dados analíticos, os dados de conversão, o feedback dos utilizadores e os objetivos empresariais para determinar o sucesso do desempenho do projeto após o lançamento.
4. Identificar oportunidades de otimização: Utilize os dados do projeto e o feedback das partes interessadas para descobrir oportunidades de melhoria, aperfeiçoamento ou futuras iterações.

Passo 8: Criar um roteiro para futuras melhorias

Objetivo: Transformar os conhecimentos obtidos no projeto num plano para o futuro.

Depois de analisar o desempenho do projeto, utilize o que aprendeu para criar um roteiro para futuras melhorias, otimizações ou fases adicionais do projeto. Eis como:

1. Reunir os conhecimentos e as conclusões do projeto: Recolha dados de análises retrospetivas, dados analíticos, feedback do cliente, registos de problemas e análises de desempenho para identificar oportunidades de melhoria.
2. Definir prioridades estratégicas para as oportunidades: Concentre-se na importância e no impacto a longo prazo das alterações, em vez de reagir apenas a pedidos urgentes ou soluções rápidas.
3. Começar pelas melhorias rápidas: Identifique melhorias mais pequenas que possam gerar valor imediato antes de planear aperfeiçoamentos maiores ou iniciativas de otimização.
4. Criar um roteiro executável: Organize as melhorias numa sequência clara de trabalho que tenha em conta os prazos, os orçamentos, as dependências e as prioridades do cliente.
5. Analisar o roteiro com a sua equipa e o cliente: Recolha feedback, aperfeiçoe as prioridades e confirme o alinhamento antes de avançar para a implementação ou para futuras fases do projeto.
6. Transformar os itens do roteiro em trabalho futuro: Trate as melhorias aprovadas, os esforços de otimização ou as iniciativas de conteúdo como novos projetos, com o seu próprio processo de planeamento e execução.

Passo 9: Atualizar as suas credenciais e o seu portefólio

Objetivo: Garantir que os seus registos profissionais refletem o projeto concluído.

Antes de se afastar completamente do projeto, atualize os seus registos pessoais e empresariais enquanto os detalhes e as conquistas do projeto ainda estão presentes.

1. Atualizar as suas credenciais pessoais: Adicione o projeto ao seu currículo, perfil do LinkedIn ou a outros registos profissionais enquanto os detalhes, as métricas e as conquistas ainda são fáceis de recordar.
2. Documentar os resultados importantes do projeto: Registe conquistas relevantes, aprendizagens, resultados ou métricas de desempenho que possam ser úteis para futuros estudos de caso ou entrevistas.
3. Atualizar o portefólio e os materiais de marketing da empresa: Adicione o projeto concluído ao sítio Web da empresa, ao portefólio, às apresentações ou aos materiais internos de apresentação, quando apropriado.
4. Arquivar elementos visuais e documentação de apoio: Guarde capturas de ecrã, relatórios, elementos visuais e resumos do projeto que a sua equipa possa querer consultar mais tarde para fins comerciais, de marketing ou operacionais.

Passo 10: Celebrar a equipa

Objetivo: Mostrar à sua equipa que ela é valorizada.

O encerramento do projeto é também uma oportunidade para reconhecer o esforço que a sua equipa investiu ao longo do projeto e celebrar o trabalho concluído em conjunto. Certifique-se de que:

1. Reconhece pessoalmente os contributos individuais: Agradeça aos membros da equipa pelas formas específicas como contribuíram para o projeto, em vez de se limitar a uma mensagem genérica de parabéns.
2. Envia uma mensagem personalizada ou um pequeno presente: Considere enviar cartões de agradecimento, pequenos presentes, almoços de equipa ou convites para um convívio, para reconhecer o trabalho árduo da equipa.
3. Celebre em conjunto a conclusão do projeto: Crie espaço para que a equipa reflita sobre a conquista e encerre o projeto de forma positiva antes de avançar para novos trabalhos.

Lista de verificação do encerramento do projeto [Transferir]

Ao aderir ao DPM, terá acesso a uma lista de verificação do encerramento do projeto que segue todos os passos do processo de encerramento do projeto que descrevi neste artigo.

A lista de verificação aborda as principais fases, mas também divide cada fase numa lista de subtarefas que pode assinalar durante o encerramento do projeto. Os membros do DPM têm acesso à lista de verificação, além de mais de 100 outros modelos, listas, exemplos, livros eletrónicos, sessões práticas e muito mais.

Como evitar o aumento do âmbito durante o encerramento do projeto

A declaração de trabalho deve definir claramente quando um projeto está concluído e quando todas as entregas incluídas no âmbito foram entregues.

Quando as correções imediatas de erros estiverem concluídas, é importante não começarmos a acrescentar pedidos de funcionalidades de última hora.

Alguns dos maiores erros são cometidos quando se tenta fazer correções rápidas num projeto nos dias que se seguem à sua entrada em funcionamento, quando os clientes começam a entrar em pânico e a mudar de ideias! Inevitavelmente, este tipo de trabalho malfeito deixa a experiência do utilizador ou o design do site gravemente comprometidos. As alterações impulsivas nunca são devidamente ponderadas e contribuem para o aumento do âmbito!

Outras considerações sobre o encerramento do projeto

Em algumas equipas, o encerramento do projeto exige algumas atualizações contabilísticas ou, eventualmente, requisitos de documentação aplicáveis a determinados setores.

Pode haver várias tarefas que o gestor de projeto tenha de realizar no final de um projeto e que talvez não se lembre de fazer. Deverá já ter uma boa noção do que é necessário, mas, se não tiver a certeza do que é esperado de si, informe-se sobre questões como atualizações contabilísticas específicas ou requisitos de documentação.

Nota importante

Dependendo da sua situação, poderá estar a fazer uma transição de projeto, e não um encerramento de projeto. Eis o processo de transferência do projeto para um novo responsável.

Perguntas frequentes

O que acontece se eu ignorar o encerramento do projeto?

Se ignorar o encerramento de um projeto ou não encerrar um projeto corretamente, poderá colocar-se a si e à sua empresa em situações difíceis. Por exemplo:

• • Um cliente poderá contactá-lo muito depois de o projeto terminar, queixando-se de que alguns itens não foram concluídos

• • A sua equipa apercebe-se de que algum componente essencial do produto foi esquecido

• • A sua equipa transporta os mesmos problemas recorrentes para novos projetos

É definitivamente do seu interesse ter um procedimento de encerramento de projetos para garantir que cobre todos os aspetos e arquiva o projeto em segurança no seu software de gestão de projetos.

Quais são os tipos de encerramento de projetos?

Existem vários tipos de encerramento de projetos, dependendo da forma como o projeto termina. Eis os tipos mais comuns:

Tipo de encerramento	Descrição
Encerramento normal	O projeto é concluído com sucesso e todos os resultados, aprovações e documentos são finalizados conforme planeado
Encerramento prematuro	O projeto termina antecipadamente devido a cortes orçamentais, alteração de prioridades, limitações de recursos ou fatores externos
Encerramento perpétuo	O projeto continua indefinidamente, sem critérios claros de encerramento ou um ponto final definido
Encerramento de projeto falhado	O projeto não consegue cumprir os seus objetivos ou produzir os resultados esperados, mas continua a exigir um encerramento administrativo formal

Qual é a diferença entre conclusão e encerramento de um projeto?

A conclusão do projeto significa que o trabalho do projeto em si está terminado. Os resultados foram criados, aprovados ou lançados.

O encerramento do projeto ocorre depois da conclusão e centra-se em finalizar formalmente o projeto a nível operacional e administrativo.

Conclusão do projeto	Encerramento do projeto
Centra-se na conclusão dos resultados	Centra-se no encerramento formal do projeto
Ocorre no lançamento ou na entrega	Ocorre depois da entrega
Confirma que o trabalho está concluído	Confirma o encerramento operacional, financeiro e administrativo
Está normalmente associado à entrada em produção	Está normalmente associado a aprovações, relatórios e arquivo

Quem é responsável pelo encerramento do projeto?

Normalmente, o gestor de projeto é responsável pelo processo de encerramento e coordena as atividades de encerramento em toda a equipa.

No entanto, o encerramento de um projeto envolve frequentemente várias partes interessadas, incluindo:

• Equipas financeiras
• Equipas de operações
• Equipas de QA
• Responsáveis de departamento
• Patrocinadores do projeto
• Fornecedores
• Clientes

O gestor de projeto é responsável por garantir que as tarefas de encerramento são concluídas, documentadas, comunicadas e aprovadas antes de o projeto ser arquivado.

O que está incluído num relatório de encerramento de projeto?

Um relatório de encerramento de projeto resume o estado final, os resultados e o desempenho do projeto.

Um relatório de encerramento de projeto inclui normalmente:

• Objetivos e resultados do projeto
• Estado final do projeto
• Resumo do âmbito
• Desempenho do calendário e do orçamento
• Problemas ou riscos pendentes
• Aprovações e validações das partes interessadas
• Lições aprendidas
• Sucessos e desafios do projeto
• Resultados dos KPI ou do desempenho
• Recomendações para trabalhos futuros

Quanto tempo deve demorar o encerramento de um projeto?

Os prazos de encerramento dependem da dimensão e da complexidade do projeto.

Tipo de projeto	Prazo típico de encerramento
Pequenos projetos internos	Alguns dias
Projetos de clientes de dimensão média	Uma a duas semanas
Grandes projetos empresariais ou com vários fornecedores	Várias semanas

Qual é a diferença entre o encerramento de projetos Ágil e em Cascata?

Nos projetos em Cascata, o encerramento ocorre normalmente no final do projeto, depois de concluídas todas as fases e todos os resultados planeados.

Por outro lado, nos projetos Ágeis, o encerramento é frequentemente mais iterativo. As equipas podem concluir atividades de encerramento no final de lançamentos, sprints ou fases de entrega, em vez de esperarem até que toda a iniciativa esteja concluída.

Encerramento de projeto em Cascata	Encerramento de projeto Ágil
Ocorre no final do projeto	Ocorre continuamente entre lançamentos ou sprints
Centra-se fortemente em validações formais	Centra-se fortemente em retrospetivas e iteração
Utiliza aprovações sequenciais	Utiliza feedback contínuo das partes interessadas
Dá ênfase à documentação e aos contratos	Dá ênfase à melhoria contínua

Como lido com zonas cinzentas nos critérios de encerramento do projeto?

As zonas cinzentas surgem normalmente quando os resultados estão tecnicamente concluídos, mas as partes interessadas discordam sobre se o projeto está realmente terminado. A melhor forma de reduzir a ambiguidade é definir os critérios de encerramento no início do projeto.

Se surgirem divergências durante o encerramento:

1. Reveja o âmbito e os requisitos originais
2. Documente claramente os itens não resolvidos
3. Separe o trabalho incluído no âmbito das melhorias futuras
4. Confirme as decisões por escrito com as partes interessadas
5. Atribua a responsabilidade pelos itens de acompanhamento pós-lançamento

Quais são os erros comuns no encerramento de projetos que devo evitar?

Um dos erros mais comuns no encerramento de projetos é presumir que o projeto termina imediatamente após o lançamento ou a entrega. Outros erros comuns incluem:

• Ignorar os testes pós-lançamento
• Não recolher as validações das partes interessadas
• Deixar tarefas não resolvidas sem documentação
• Não comunicar a responsabilidade após a transferência
• Esquecer-se de arquivar a documentação
• Ignorar retrospetivas ou lições aprendidas
• Adiar a faturação ou o encerramento financeiro
• Não documentar o trabalho fora do âmbito
• Não analisar o desempenho do projeto face aos KPI
• Encerrar o projeto sem obter feedback do cliente

O que se segue?

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