Como Utilizar um Modelo de Lições Aprendidas de um Projeto
Os projetos (especialmente os menos brilhantes!) podem ensinar-nos muitas lições valiosas sobre como gerir equipas e melhorar processos.
As organizações podem analisar os fracassos dos projetos para obter informações sobre como simplificar os fluxos de trabalho, colaborar eficazmente entre equipas e, em última análise, executar projetos futuros de forma mais eficiente.
Mas, sem um sistema formalizado para acompanhar e aplicar essas informações, pode ser difícil tirar partido das lições aprendidas. Um modelo de lições aprendidas pode ajudá-lo a documentar os conhecimentos adquiridos nos projetos e a implementar estas conclusões em todo o seu portefólio de projetos.
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O que são lições aprendidas na gestão de projetos?
Uma “lição aprendida” na gestão de projetos refere-se ao conhecimento que adquiriu durante a execução de um projeto. Este conhecimento pode ser útil em projetos futuros. Por exemplo, pode ter estimado que a sua equipa precisaria de duas iterações para concluir um resultado, mas acabou por precisar de três iterações.
Embora as lições aprendidas tenham frequentemente uma conotação negativa, também podem ser positivas. Por exemplo, adicionou 10% de contingência ao seu orçamento para se proteger contra custos imprevistos. Utilizou a contingência para acelerar o cronograma e recuperar da subestimação, evitando um atraso no cronograma. Neste caso, a lição aprendida é uma boa prática a aplicar em projetos futuros.
Rever as lições aprendidas com a sua equipa de projeto é semelhante a realizar uma retrospectiva de sprint numa equipa ágil. No entanto, a recolha de lições aprendidas é normalmente mais aprofundada, uma vez que as lições aprendidas são documentadas ao longo de todo o projeto e depois consolidadas num repositório partilhado. Isto pode acontecer nas retrospectivas da sua equipa, mas não necessariamente.
O que é um modelo de lições aprendidas?
Um modelo de lições aprendidas é uma ferramenta que pode utilizar para recolher recomendações de melhoria ao longo do ciclo de vida do projeto. Utilizar um formato padrão para recolher estas conclusões garante que não omite nenhuma informação crítica e facilita a pesquisa quando consultar estas lições aprendidas em projetos futuros.
Quando utilizar um modelo de lições aprendidas
Na minha experiência, a maioria das equipas de projeto espera até ao final de um projeto para recolher feedback. Infelizmente, nessa altura, é frequentemente demasiado tarde. É provável que tenha dificuldade em recordar essas informações que estavam no centro das atenções durante a fase de execução.
Em vez disso, recomendo incorporar as lições aprendidas nos seus processos de gestão de projetos ao longo do ciclo de vida do projeto, e não apenas na redução ou encerramento do projeto. Em projetos anteriores, revi regularmente as lições aprendidas com a minha equipa por duas razões: 1) para registar os conhecimentos enquanto ainda estavam frescos; 2) para poder aplicar quaisquer conclusões pertinentes enquanto o projeto ainda estava em curso.
Estas sessões de análise podem ser simultaneamente educativas e terapêuticas — e normalmente resultam em muitos dados úteis que o impedirão de voltar a cometer os mesmos erros disparatados!
4 benefícios dos modelos de lições aprendidas
Os modelos de lições aprendidas oferecem vários benefícios:
- Você e a sua equipa têm a oportunidade de aprender e melhorar com base nas observações que já fizeram em projetos anteriores. Estes dados não são apenas úteis para o planeamento de projetos, mas também para a melhoria e avaliação de processos.
- Documentar o que aprenderam significa que passam a ter acesso imediato a informações que já não têm de aprender da forma mais difícil. Registar as lições — que incluem os sucessos — proporciona a si e à sua equipa um roteiro para o sucesso em todos os projetos que realizarem no futuro.
- A utilização de um modelo incentiva as partes interessadas a refletir sobre as lições aprendidas que poderiam ter sido ignoradas através da utilização de um mecanismo de recolha não estruturado.
- Codificar as lições aprendidas num modelo torna mais fácil aos gestores de portefólio consolidar e analisar as lições aprendidas em toda a organização.
Como utilizar um modelo de lições aprendidas
Nesta secção, descreverei os elementos a incluir num modelo de lições aprendidas, incluindo as conquistas do projeto, a fundamentação das melhorias sugeridas e uma lista de lições após o projeto.
O que correu bem?
É útil registar conquistas que possam beneficiar projetos futuros do seu portefólio. Quer estas incluam alterações de curto prazo aos processos, um compromisso com os processos existentes, ajustes na comunicação ou outra coisa qualquer, vale a pena documentá-las para perceber o que pode e deve ser levado para o próximo projeto em que trabalhem enquanto equipa!
O que poderia ser melhorado?
Registar as razões por detrás dos problemas do projeto ou das melhorias recomendadas é também uma parte importante da documentação das lições aprendidas. Identificar um problema do projeto não é suficiente — compreender onde o problema teve origem e o impacto que teve proporciona mais contexto sobre o problema e ajuda a definir recomendações para implementar melhorias no futuro.
É útil analisar as melhorias do projeto decompondo o problema, o impacto e a recomendação. A sua equipa pode ter sentido o impacto de um problema antes de identificar a causa principal — e é por isso que é útil separar estes elementos no seu modelo.
Eis um exemplo:
- Problema: o calendário do projeto era demasiado apertado e não incluía uma margem suficiente para a revisão e as alterações do cliente antes da data de lançamento prevista
- Impacto: os membros da equipa ficaram sobrecarregados, a trabalhar até tarde e durante muitas horas para cumprir o prazo do projeto
- Solução: incluir as partes interessadas no projeto e os patrocinadores do projeto na aprovação do calendário e incorporar uma ronda adicional de alterações como parte do processo. Se conseguiu identificar uma solução para este problema durante a execução (por exemplo, utilizar uma cláusula do contrato para acrescentar mais tempo ao projeto), registe também essa informação.
Lista de lições após o projeto
Depois de si e da sua equipa recolherem os dados brutos sobre as lições aprendidas, poderá ser necessário modificar os dados introduzidos antes de os adicionar à base de dados de lições aprendidas da sua organização, para que sejam universalmente aplicáveis a projetos futuros.
O nosso modelo de lições aprendidas inclui uma secção onde pode enumerar as lições aprendidas após o projeto. Isto permite condensar os conhecimentos que reuniu com a sua equipa num plano de ação a aplicar a projetos semelhantes.
As conclusões mais úteis são claras e sucintas (com 1 a 2 frases). São diretas, permitem passar à ação e podem ser aplicadas em vários projetos. Devem também especificar o que foi aprendido, por que motivo é relevante e quando aplicar medidas corretivas no futuro.
Por exemplo:
- “Incluir uma margem adicional de, pelo menos, 10% no calendário do projeto para permitir que grupos numerosos de partes interessadas tenham tempo suficiente para rever o trabalho em curso”
- “Realizar reuniões diárias de acompanhamento da equipa através do Slack para facilitar uma comunicação proativa e remover impedimentos de forma eficiente.”
O modelo também lhe pede que identifique a parte do processo do projeto a que esta lição pertence ou em que categoria se enquadra. Depois de introduzir os dados na sua base de dados de lições aprendidas, pode pesquisar por categoria para facilitar a implementação em projetos futuros.
Procura um modelo sólido de lições aprendidas?
O modelo de lições aprendidas está disponível como documento do Microsoft Word e inclui campos para detalhes do projeto, como o nome do projeto, os membros da equipa e as datas, bem como uma estrutura para refletir sobre o que poderia ter sido melhorado e espaço para registar as lições aprendidas e quaisquer itens de ação.
Os membros do Career Builder têm acesso a este modelo, a um exemplo preenchido e a muito mais!
Para obter mais modelos de gestão de projetos, torne-se membro e consulte aqui toda a nossa biblioteca de modelos.
O que pensa?
Com que frequência reflete sobre as suas experiências e projetos? Qual foi a lição mais importante que aprendeu na sua carreira? Já consultou o nosso modelo de lições aprendidas e considerou-o útil? Partilhe comigo nos comentários!
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