Planeamento de projetos para equipas remotas: 5 considerações
Manter a flexibilidade: Com membros da equipa em diferentes fusos horários, precisará de flexibilidade no que diz respeito aos horários das reuniões e de trabalho. Certifique-se de que pergunta aos membros da equipa e aos clientes quais são os horários de reunião preferidos.
A tecnologia colmata a distância: Utilize software de gestão de projetos e plataformas de comunicação para manter um contacto próximo com os membros da equipa, os clientes e outras partes interessadas no projeto.
O envolvimento da equipa é uma prioridade: Promova um sentimento de inclusão e motivação entre os membros da equipa remota através de contactos regulares e atividades de formação de equipas, como quebra-gelos, jogos ou oportunidades para simplesmente conviverem no Zoom.
Planear um projeto remotamente implica alguns desafios únicos. Todos adoram a flexibilidade de trabalhar a partir de casa, mas o reverso da medalha é que pode ser mais difícil colaborar, agendar reuniões e acompanhar quem está a trabalhar em quê.
Neste artigo, vou explicar como planear projetos remotamente e quais os aspetos que deverá ter em conta ao fazê-lo, de modo a garantir o sucesso do seu projeto.
O que é o planeamento de projetos?
O planeamento de projetos consiste em criar um roteiro sobre a forma como irá concluir o seu projeto. Deve incluir o âmbito do trabalho a realizar, os principais objetivos do projeto e os calendários.
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Ajuda a manter todos os membros da equipa do projeto e as partes interessadas a avançar rumo à conclusão bem-sucedida do projeto, fornecendo orientações e expectativas claras.
Consulte os membros da equipa do projeto e as principais partes interessadas (em diferentes graus, consoante o seu papel no projeto) sobre o plano antes de iniciar qualquer trabalho ou de introduzir informações na sua ferramenta de planeamento de projetos.
Ao utilizar as técnicas adequadas de planeamento de projetos, é mais provável que obtenha a adesão de todos e menos provável que tenha de fazer alterações significativas ao plano do projeto à medida que o projeto avança.
Como planear projetos remotamente
Ao trabalhar com membros de uma equipa remota, o mais importante que terá de discutir é a forma como o trabalho será realizado e como irão comunicar entre si.
Isto é especialmente importante para equipas distribuídas por diferentes fusos horários. Agendar reuniões virtuais em horários convenientes para todos (ou seja, durante o «horário de trabalho») ajuda a manter o equilíbrio entre a vida profissional e pessoal de todos os membros da equipa, incluindo o gestor de projeto.
Utilize software de gestão de projetos remotos, quadros brancos virtuais, videoconferência e outras ferramentas de colaboração em equipa para ajudar a tornar menor a distância entre os membros da equipa e facilitar atividades como a programação a pares entre programadores ou os testes de aceitação do utilizador e de QA. Certifique-se de que planeia estas necessidades antes de iniciar o projeto.
5 aspetos a considerar ao planear projetos remotamente
Tenha presentes estes cinco aspetos relacionados com a gestão de projetos remotos — isso irá ajudá-lo a aumentar a probabilidade de concluir o seu projeto com sucesso, mantendo uma equipa de projeto satisfeita e coesa. Adicione-os à sua lista de verificação do planeamento do projeto para não esquecer nenhum passo importante.
1. Horário de trabalho dos membros da sua equipa distribuída
Dependendo da forma como a sua equipa remota está estruturada, poderá ter pessoas em fusos horários com diferenças entre 1 e 12 horas. À medida que a equipa do projeto se forma, considere os fusos horários e a forma como irá organizar as reuniões.
Enquanto consultor de gestão de projetos, vivo em Filadélfia, mas trabalho atualmente com clientes em Nova Iorque, na Califórnia, no Canadá, na Austrália, em Praga e em Chicago. Isto significa que, por vezes, tenho de ser flexível relativamente aos horários das reuniões e do trabalho para me adaptar às minhas equipas de projeto.
Ao trabalhar com novos clientes ou novos membros da equipa, pergunto sempre quais são os horários preferidos para as reuniões antes de iniciar um novo projeto. Guardo esta informação numa folha de cálculo que crio quando planeio e inicio um novo trabalho e mantenho-a atualizada ao longo do projeto ou da colaboração.
Independentemente das preferências, peço sempre autorização antes de agendar reuniões para membros da equipa fora do seu horário normal de trabalho. Este é um bom tema para abordar ao planear um projeto, para saber até que ponto os horários das pessoas são flexíveis e em que momentos.
Isto facilita o planeamento de reuniões e dos pontos de situação do projeto. Se for realmente impossível reunir devido aos fusos horários, também pode comunicar de forma assíncrona através de ferramentas de gestão de projetos.
2. Estilos e preferências de comunicação
Pergunte às pessoas como preferem comunicar — algumas equipas remotas realizam muitas reuniões, enquanto outras preferem partilhar questões e atualizações de outras formas.
Embora seja fácil bater à porta de alguém ou partilhar uma atualização rápida durante o dia quando todos trabalham juntos presencialmente, as equipas remotas precisam de se esforçar mais para planear a sua comunicação. Isto aplica-se tanto a equipas internas como de agência que trabalham com clientes externos.
Embora as preferências de comunicação de todos devam ser consideradas, poderá ser necessário dar maior prioridade às preferências do cliente, uma vez que é este que paga pelo trabalho. Por exemplo, se utilizarem muito o Slack ou o Microsoft Teams, terá de comunicar com eles nesse canal para garantir que obtêm o que precisam e que o projeto continua a avançar a um bom ritmo.
Além disso, verifique até que ponto a equipa consegue lidar com a comunicação assíncrona. O Slack é frequentemente considerado uma ferramenta utilizada para obter respostas imediatas dos membros da equipa do projeto, mas isso nem sempre é possível.
Durante o processo de planeamento, tenham conversas sobre a utilização de funcionalidades como colocar as notificações em pausa e utilizar atualizações de estado para indicar a disponibilidade. Definir expectativas relativamente à sua utilização pode ajudar os membros da equipa a trabalharem juntos de forma mais eficiente e a minimizarem as interrupções.
3. Ferramentas e recursos de que a equipa necessita para concluir o trabalho do projeto
No início do processo de planeamento, discutam a utilização de software de gestão de projetos, ferramentas de comunicação, videoconferência, partilha de ficheiros, quadros brancos virtuais, aplicações de produtividade e quaisquer outras ferramentas e recursos que irão utilizar.
A gestão remota de projetos pode exigir ferramentas adicionais para substituir elementos geralmente encontrados num escritório (como um quadro branco). Os membros da equipa também podem solicitar monitores adicionais ou outra tecnologia que lhes permita trabalhar de forma mais eficaz.
Compreendam qual é o vosso orçamento para estas necessidades ou como solicitá-las antes de iniciarem um projeto. Por exemplo, saber que podem pagar uma conta Zoom para a vossa equipa pode ajudar a evitar limitar o número de participantes numa reunião ou restringi-la a 40 minutos (embora os limites de tempo nem sempre sejam uma coisa negativa).
Para determinar o orçamento de que necessitam para ferramentas e recursos, reúnam-se com a vossa equipa para elaborar uma lista de desejos antes do início do projeto — poderão depois obter algumas estimativas consultando as páginas de preços do software e procurando o equipamento necessário. Podem encontrar mais informações sobre a gestão de recursos para equipas remotas aqui.
Outro aspeto a considerar ao avaliar ferramentas são as integrações. Algumas ferramentas funcionam em conjunto de imediato, enquanto outras necessitam de personalizações ou da configuração de uma API. Dependendo das competências e da composição da vossa equipa, poderá ser mais fácil utilizar ferramentas que tenham integrações incorporadas de forma nativa.
4. Formas de gerir os comentários e o desempenho ao longo do projeto
Um desafio que algumas equipas referem no trabalho remoto é a gestão do desempenho e a criação de oportunidades de progressão.
Embora algumas pessoas considerem que o contacto presencial é essencial para desenvolver a carreira, não penso que isso seja sempre verdade. O que é importante é manter a visibilidade, participar ativamente e saber apresentar os próprios sucessos e oportunidades.
Enquanto gestor de projeto responsável por equipas de projeto remotas, poderá conversar com os responsáveis de pessoas ou com os recursos humanos da sua organização sobre o plano para gerir o desempenho no projeto e lidar com quaisquer problemas de desempenho.
Embora possa ser mais fácil que problemas de desempenho menores, como os membros da equipa não concluírem o registo de horas semanal ou não atualizarem as ferramentas de gestão de projetos, passem despercebidos, o seu papel enquanto gestor de projeto é ajudar a acompanhar de perto o desempenho da equipa.
Configure um painel ou relatório que lhe dê alertas sobre problemas do projeto, como tarefas em atraso, dependências que não foram transferidas ou um progresso do projeto abaixo de um determinado limiar. Encontrar formas de dar comentários justos e concisos em tempo real, bem como reconhecer as pessoas que excedem as expectativas, ser-lhe-á muito útil.
Pode também manter um documento do Google ou uma nota separada noutro local (como uma pasta privada no Google Drive) para acompanhar problemas relacionados com o desempenho e elogios, garantindo que as pessoas recebem os comentários e o reconhecimento que merecem ao longo do ciclo de vida do projeto.
5. Fortalecimento dos laços da equipa
Ter uma equipa coesa que trabalhe bem em conjunto é essencial para a colaboração remota e para o sucesso do projeto. Ao planear um novo projeto e reunir equipas remotas, certifique-se de que cria oportunidades para que os trabalhadores remotos se conheçam. É possível que a sua equipa esteja a trabalhar em conjunto pela primeira vez, e isso poderá tornar o trabalho menos exigente e mais divertido.
Isto não tem de assumir a forma de quebra-gelos artificiais e antiquados. Experimente enviar um inquérito antes de começar o planeamento do projeto (assim que souber quem fará parte da equipa) e partilhar aquilo que a equipa tem em comum. Por exemplo, poderá ser interessante saber que 75% dos membros da equipa são pessoas notívagas ou que 58% da equipa não funciona antes de beber 2 chávenas de café de manhã.
Outra coisa que poderá querer fazer enquanto gestor de projeto é reservar tempo no plano remoto para proporcionar à equipa algumas oportunidades programadas de se reunir sem falar de trabalho.
Um dos meus clientes tem meia hora, na maioria das semanas, durante a qual as equipas se reúnem para jogar um jogo através do Zoom ou discutir um tema quente (como a inteligência artificial ou o mais recente filme de grande sucesso). Ter tempo para que as pessoas se conheçam e estabeleçam ligações fora do tempo dedicado exclusivamente ao projeto é uma excelente estratégia de gestão de equipas de projeto.
Perguntas frequentes sobre o planeamento de projetos para equipas remotas
Qual é a chave para garantir o sucesso de um projeto quando se trabalha remotamente?
A chave para garantir o sucesso de um projeto quando se trabalha remotamente é uma comunicação boa e consistente. Isto não significa necessariamente reuniões virtuais ou videochamadas. A comunicação pode acontecer de forma assíncrona através da utilização de uma ferramenta de gestão de projetos ou de colaboração, como o Slack ou o Microsoft Teams. Na verdade, a maioria do \u003ca href=\u0022https://thedigitalprojectmanager.com/tools/best-project-management-software-that-integrates-with-microsoft-teams/\u0022\u003esoftware de gestão de projetos que se integra com o Microsoft Teams\u003c/a\u003e pode ajudá-lo a estabelecer uma ligação ainda maior, uma vez que permite trabalhar nos seus projetos num separador do local onde mantém as suas conversas.
Quais são algumas dicas para gerir equipas remotamente?
Algumas dicas ou boas práticas para gerir equipas remotamente são:\r\n\u003col\u003e\r\n \t\u003cli\u003ePergunte aos membros da equipa quais são os seus horários de trabalho e preferências de comunicação.\u003c/li\u003e\r\n \t\u003cli\u003eTente optar por comunicar em excesso, para garantir que todos têm as informações de que precisam e que os bloqueios são resolvidos rapidamente.\u003c/li\u003e\r\n \t\u003cli\u003eUtilize vários canais de comunicação para garantir que as preferências de todos são consideradas e que a comunicação pode acontecer de forma assíncrona.\u003c/li\u003e\r\n \t\u003cli\u003eCrie oportunidades para que as equipas criem laços e se conheçam. Embora isto possa acontecer de forma mais espontânea quando as equipas estão num único local (como um escritório ou uma cidade), deve ser feito de forma mais intencional ao gerir uma equipa remota.\u003c/li\u003e\r\n \t\u003cli\u003ePeça feedback e verifique regularmente como estão os membros da equipa, para garantir que não se sentem perdidos, excluídos ou isolados.\u003c/li\u003e\r\n\u003c/ol\u003e
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