Planeamento da capacidade vs. planeamento de recursos: principais diferenças
Crise de capacidade: O planeamento da capacidade ajuda-o a avaliar a quantidade de trabalho que os membros da sua equipa conseguem assumir e a garantir que os recursos respondem à procura sem criar estrangulamentos.
Recursos preparados: O planeamento de recursos centra-se na atribuição das ferramentas e das pessoas certas às tarefas certas, para que cada projeto disponha do apoio necessário para ser bem-sucedido, com o mínimo de desperdício.
Uma dupla dinâmica: A combinação do planeamento da capacidade e do planeamento de recursos ajuda a otimizar o desempenho, equilibrar a oferta e a procura e alinhar a gestão de recursos com os seus objetivos estratégicos.
O efeito da bola de cristal: O planeamento proativo da capacidade e dos recursos proporciona uma bola de cristal que pode ajudá-lo a antecipar desafios e oportunidades, para que os projetos sejam concluídos dentro do prazo e do orçamento.
O planeamento da capacidade e o planeamento de recursos são conceitos estreitamente relacionados, com âmbitos ligeiramente diferentes.
Ao avaliar a capacidade, está a comparar a oferta e a procura e, em seguida, a tomar decisões sobre como resolver eventuais lacunas. No planeamento de recursos, o foco está mais nos detalhes — quais os recursos necessários e como atribuir e gerir recursos para uma gestão eficaz do portefólio.
O que é o planeamento da capacidade?
O planeamento da capacidade envolve comparar a disponibilidade dos membros da equipa com os requisitos do projeto e, em seguida, tomar decisões sobre como resolver eventuais lacunas. Pode utilizar software de planeamento da capacidade para facilitar a monitorização da disponibilidade de recursos em tempo real e a previsão da procura futura.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Exemplo de planeamento da capacidade
Como funciona, na prática, o processo de planeamento da capacidade? Eis um exemplo de planeamento da capacidade de trabalho:
- O seu portefólio de projetos é composto por duas linhas de produtos operadas com os recursos atuais.
- No próximo trimestre, pretende adicionar um novo projeto que introduza uma terceira linha de produtos.
Em primeiro lugar, avalie a oferta existente de recursos humanos em comparação com a procura, utilizando o planeamento preliminar da capacidade. Assim, neste exemplo, suponhamos que dispõe de 10 engenheiros a tempo inteiro e 2 gestores de produto a tempo inteiro para apoiar as necessidades dos projetos existentes.
Embora estes membros da equipa trabalhem a tempo inteiro, isso não significa que tenham 8 horas por dia para dedicar ao seu projeto. É necessário considerar o tempo para o almoço e as pausas para ir à casa de banho, além das baixas por doença e das férias pagas, caso sejam FTEs regulares (e não prestadores de serviços).
Uma estimativa de capacidade mais razoável seria de 5 horas por dia. Isto traduz-se em 12 funcionários x 5 horas/dia x 5 dias/semana = 300 horas/semana.
Em seguida, compare a sua oferta com as necessidades dos próximos projetos. Se assumir que a terceira linha de produtos exigirá o mesmo número de FTEs (1 gestor de produto e 5 engenheiros), a procura prevista será de 6 funcionários x 5 horas/dia x 5 dias/semana = 150 horas/semana.
Como conciliar a diferença entre a oferta e a procura?
- Opção 1: deixar de apoiar uma das linhas de produtos existentes e atribuir os recursos à nova linha de produtos. Esta é uma questão de priorização.
Se as partes interessadas decidirem que a nova linha de produtos tem de ser adicionada, terá mais duas opções:
- Opção 2: contratar recursos adicionais com as competências adequadas para apoiar a nova linha de produtos. Isto implica escolher entre três estratégias diferentes de planeamento da capacidade:
- Se assegurar capacidade excedentária antes de a necessidade se concretizar, esta é considerada uma estratégia de antecipação. Pode ser arriscada se a procura prevista não se concretizar, uma vez que está a afetar negativamente a rentabilidade.
- Se contratar gradualmente à medida que as necessidades surgem, trata-se de uma estratégia de correspondência.
- Se esperar para contratar até que a procura se concretize, estará a aplicar uma estratégia de atraso (a produção pode atrasar-se enquanto aguarda a integração dos novos recursos.)
- Opção 3: apoiar três linhas de produtos com a capacidade atual. Isto é arriscado, uma vez que a sobrealocação pode levar ao esgotamento.
O nosso modelo de planeamento da capacidade (disponível através da nossa comunidade de membros) e o nosso guia sobre as melhores práticas de gestão da capacidade serão úteis enquanto conclui este processo.
O que é o planeamento de recursos?
O planeamento de recursos diz respeito à forma como uma organização atribui recursos para executar atividades de projeto. É o processo de identificar os recursos disponíveis, atribuir tarefas do projeto aos recursos adequados com base na disponibilidade e no conjunto de competências e, em seguida, gerir esses recursos diariamente.
O software de gestão de recursos armazena dados como o histórico dos seus projetos, os horários dos membros da equipa e a utilização pretendida dos recursos, ajudando-o a elaborar um plano de afetação de pessoal sólido.
Exemplo de planeamento de recursos
Voltemos ao exemplo em que a sua organização pretende adicionar uma terceira linha de produtos. Mais uma vez, parta do princípio de que precisará de 5 engenheiros e 1 gestor de produto para apoiar este projeto.
Depois de fazer o inventário dos seus próximos projetos e identificar os respetivos requisitos de recursos, terá de determinar a disponibilidade de recursos. Tem recursos internos suficientes para apoiar o trabalho ou precisa de contratar externamente?
De seguida, atribua recursos às tarefas do projeto com base nos conjuntos de competências necessários. É aqui que deverá analisar detalhes como o número de engenheiros de sistemas de retaguarda e de sistemas de interface necessários para executar o trabalho. Elabore um plano de contingência para o caso de não conseguir garantir os recursos necessários para o projeto dentro do prazo que definiu.
Depois, assim que tiver o seu plano de gestão de recursos, atribua recursos específicos ao projeto e monitorize, em tempo real, a forma como esses recursos estão a ser utilizados. Faça os ajustes necessários durante a execução do projeto, para evitar potenciais carências de recursos.
Planeamento de capacidade vs. planeamento de recursos: diferenças e semelhanças
Eis um resumo das diferenças e semelhanças entre o planeamento de capacidade e o planeamento de recursos em algumas áreas fundamentais:
| Planeamento de capacidade | Planeamento de recursos | Semelhanças | |
|---|---|---|---|
| Objetivo | Compara a disponibilidade de recursos com os requisitos do projeto | Identifica, atribui e gere recursos para satisfazer as necessidades do projeto | Avalia a disponibilidade de recursos como componente essencial |
| Estratégias | Estratégia de antecipação, estratégia de correspondência ou estratégia de atraso | Considera a disponibilidade, os custos, as responsabilidades e as dependências dos recursos | Considera a disponibilidade e as responsabilidades dos recursos |
| Âmbito | Visão estratégica da oferta e da procura | Visão detalhada da afetação de recursos e da utilização de recursos | Avalia a procura de recursos |
| Horizonte temporal | Contínuo, idealmente. Caso contrário: no final do trimestre ou do ano fiscal OU antes de um novo projeto | Contínuo | Deve ser avaliado de forma contínua |
Diferenças
1. Diferentes níveis de detalhe: orientação estratégica vs. orientação para a execução
O planeamento de capacidade analisa os níveis globais de oferta e procura em todo o seu portefólio de projetos e identifica eventuais lacunas. Pode utilizar estas informações para facilitar a tomada de decisões relativas à definição de prioridades dos projetos e à afetação de recursos.
O planeamento de recursos analisa a forma como os recursos são atribuídos ao nível do projeto e ajuda-o a tomar decisões de afetação de pessoal com base na disponibilidade, nos custos, nas responsabilidades e nas dependências.
2. Diferentes horizontes temporais
Dependendo do grau de maturidade do processo de planeamento da capacidade da força de trabalho da sua organização, poderá optar por realizar o planeamento de capacidade como um exercício único, no final de um trimestre ou ano fiscal, ou antes de iniciar um novo projeto. O planeamento de recursos deve ser sempre realizado de forma contínua.
Semelhanças
1. Avaliar a disponibilidade de recursos
A disponibilidade de recursos é um fator a considerar tanto no planeamento de capacidade como no planeamento de recursos.
O planeamento de capacidade avalia a capacidade do seu conjunto atual de recursos para apoiar os próximos projetos. Isto inclui determinar se esses recursos têm alguma disponibilidade adicional para dedicar a outros projetos.
No planeamento de recursos, também analisa a disponibilidade de recursos para o ajudar a tomar decisões sobre a afetação de recursos.
2. Considerar a procura de recursos
A procura de recursos é outro componente essencial do planeamento de capacidade e do planeamento de recursos. Se não conseguir prever com precisão as necessidades dos próximos projetos, torna-se difícil formular uma estratégia sobre a forma como irá ajustar a capacidade ou atribuir os recursos existentes, respetivamente.
Quando utilizar o planeamento de capacidade e o planeamento de recursos
Aproveite os principais pontos de inflexão do ciclo empresarial, como o final de um trimestre ou ano fiscal, ou o início de um novo projeto, para analisar a sua capacidade atual e compará-la com a procura prevista. Isto ajudá-lo-á a tomar decisões de contratação inteligentes e atempadas.
Assim que tiver uma boa visão da oferta e da procura, atribua os seus recursos para satisfazer a procura e monitorize e ajuste, conforme necessário, ao longo da execução do projeto.
Leia mais: Consulte a nossa lista dos melhores softwares de gestão de recursos de colaboradores para o ajudar a acompanhar o planeamento de recursos e de capacidade.
Junte-se para obter mais informações sobre gestão de recursos
Quer estabelecer ligação com outros gestores de projetos digitais para partilhar recursos e boas práticas? Junte-se à nossa comunidade de membros e obtenha acesso a mais de 100 modelos, amostras e exemplos, e estabeleça ligação com centenas de outros gestores de projetos digitais no Slack.
