Para que é utilizado o software de gestão de projetos?

5 principais utilizações do software de gestão de projetos

Eis algumas das utilizações que o software de gestão de projetos oferece para o seu projeto, equipa e organização. A sua utilização específica deve determinar o que consta da sua lista de verificação de requisitos para plataformas de gestão de projetos.

• Planear projetos
• Gerir recursos
• Visualizar dados
• Gerar relatórios
• Acompanhar o pessoal

1. Planear projetos

Uma das principais utilizações de qualquer software de gestão de projetos é o planeamento de projetos, ou seja, a capacidade de dividir um projeto em etapas, objetivos e marcos. 

É importante salientar, contudo, que o software de gestão de projetos que escolher deve corresponder à metodologia de gestão de projetos da sua organização. 

As metodologias de gestão de projetos mais comuns incluem:

• Cascata: A abordagem em cascata é uma das metodologias mais simples de gestão de projetos — cada etapa de um projeto é dividida sequencialmente e os membros da equipa têm de concluir as etapas uma de cada vez. Este método funciona melhor se os objetivos, as circunstâncias e o orçamento do seu projeto não estiverem sujeitos a alterações ao longo do ciclo de vida do projeto.
• Ágil: Esta abordagem foi criada para permitir que as equipas revejam continuamente os projetos durante a sua execução. Normalmente, envolve fases curtas de trabalho seguidas de análise e adaptação. A gestão ágil de projetos abriu caminho a outras metodologias populares, como o Kanban, o Scrum, a metodologia lean e a programação extrema. Funciona melhor para projetos sujeitos a alterações e que precisam de avançar rapidamente. 

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2. Gerir recursos

A gestão de recursos envolve acompanhar as pessoas e os equipamentos necessários para concluir um projeto. Através da gestão de recursos, pode comparar os recursos disponíveis com a procura e atribuí-los de modo a garantir que os projetos são concluídos dentro do prazo e do orçamento.

Alguns softwares de gestão de projetos oferecem visualização do planeamento de recursos ou ferramentas de calendarização de projetos, enquanto outros podem ser integrados com o software de gestão de recursos ou a ferramenta de planeamento de projetos à sua escolha. 

3. Visualizar dados

O software de gestão de projetos oferece muitas vantagens. Isto inclui disponibilizar uma forma simples de visualizar o plano, os objetivos e as necessidades do seu projeto em qualquer momento do processo. Um bom software de gestão de projetos deve disponibilizar as seguintes ferramentas de visualização:

• Listas de tarefas: A visualização original. Qualquer software de gestão de projetos que se preze deve conseguir apresentar uma lista das atividades do projeto.
• Quadros Kanban: Ser capaz de organizar as atividades do projeto numa vista de quadro ou de colunas é particularmente importante quando se trabalha em projetos ágeis. Pode categorizar as tarefas do projeto por estado ou, idealmente, por categorias personalizadas à sua escolha.
• Gráficos de Gantt: Um gráfico de Gantt é essencialmente um gráfico de barras que apresenta as diferentes tarefas de um plano de projeto em relação ao tempo necessário para concluir cada etapa. Com um gráfico de Gantt, pode visualizar quanto tempo uma tarefa irá demorar, onde as tarefas se sobrepõem e as datas de início e de conclusão do projeto.
• Calendários do projeto: Os calendários integrados permitem-lhe visualizar seletivamente apenas a informação do projeto de que necessita naquele momento. Por exemplo, um calendário do projeto permite-lhe ver uma visão geral das tarefas por dia, semana, mês e ano. Os calendários incluem outras funcionalidades úteis, como ajustar cronogramas e incluir ficheiros e conversas relacionados, para que possa passar diretamente do calendário para o trabalho. Muitas ferramentas também facilitam a visualização dos recursos através de um calendário de recursos.

Além disso, um painel de dados de gestão de projetos é uma ferramenta essencial utilizada para supervisionar cronogramas, recursos e o estado geral do projeto.

4. Gerar relatórios

Depois de ter a sua solução de gestão de projetos instalada e a funcionar, como acompanha os resultados do projeto? A resposta: um relatório de gestão de projetos.

Os relatórios de gestão de projetos são extremamente úteis porque ajudam a acompanhar o progresso do projeto. São também essenciais para atualizar as partes interessadas e os membros da equipa sobre o cronograma do projeto e os potenciais bloqueios.

Informação incluída num relatório de projeto

Todos os relatórios devem incluir o seguinte:

• Conquistas, incluindo as tarefas concluídas até ao momento
• Atualizações sobre o estado das tarefas em curso
• Bloqueios que ameacem impedir o progresso do projeto
• Dados financeiros ou outras métricas que demonstrem o estado do projeto
• Informação sobre a data da última atualização do relatório.

Os relatórios de gestão de projetos devem responder sempre às questões que estão mais presentes na mente das partes interessadas e dos membros da equipa: O projeto está a avançar de acordo com o plano? Qual é o próximo passo? Qual é o estado do orçamento? Existem problemas que necessitem de atenção?

Tipos de relatórios que as ferramentas de gestão de projetos podem gerar

Uma boa ferramenta de gestão de projetos pode analisar os seus dados de várias formas para fornecer a informação que procura. Existem vários tipos de relatórios que as ferramentas de gestão de projetos devem conseguir gerar:

• Relatório de estado: Este tipo de relatório de projeto fornece uma atualização geral que qualquer pessoa pode consultar para obter uma visão rápida do progresso do projeto. Os relatórios de estado centram-se na identificação de problemas no planeamento do projeto. Mostram se se desviou do percurso ou ficou atrasado em relação ao cronograma do projeto e como resolver os problemas. 
• Relatório de riscos: Este tipo de relatório mostra os riscos que o projeto enfrenta e categoriza-os por ordem de urgência.
• Relatório de utilização: Estes relatórios mostram a disponibilidade e os horários dos membros da equipa, bem como a forma como estes estão a utilizar o seu tempo num projeto. Este tipo de relatório pode ajudá-lo a perceber onde é necessário tornar os processos mais eficientes.
• Relatório de desvios: Para evitar o “desvio da missão” no seu projeto, precisa de relatórios de desvios. É surpreendentemente fácil afastar-se dos seus objetivos, pelo que este relatório ajuda-o a voltar ao caminho certo, mostrando o progresso da sua equipa em relação aos resultados e objetivos do projeto. 

Porque é que os relatórios são essenciais para a gestão de projetos

Todos os gestores de projetos têm de gerar relatórios enquanto gerem projetos. Eis algumas vantagens dos relatórios de gestão de projetos:

• Uma ferramenta de elaboração de relatórios de projetos ajuda a manter tudo no caminho certo. Com todos os elementos, a colaboração e o stress associados a cada projeto, os gestores de projetos sabem que é fácil deixar que os projetos se afastem dos seus objetivos originais — ou simplesmente estagnem. Os relatórios regulares dos projetos ajudam a manter o rumo e fornecem soluções quando surgem problemas.
• Uma ferramenta de elaboração de relatórios de projetos promove a responsabilização. Todos os projetos irão deparar-se com problemas. Sem alguma forma de responsabilização, estes problemas podem fazer descarrilar o projeto. Uma ferramenta de elaboração de relatórios de projetos mostra exatamente como o progresso de um projeto se compara com os seus objetivos e onde é necessário fazer melhorias enquanto a equipa gere as tarefas. 
• Uma ferramenta de elaboração de relatórios de projetos proporciona visibilidade. As partes interessadas e os membros da equipa têm de saber como estão a progredir os projetos. Os relatórios dos projetos fornecem dados claros e factuais sobre o estado, o progresso e os problemas de um projeto, para garantir uma colaboração ideal e a transparência do projeto.

5. Monitorização do pessoal

Algumas das funções mais importantes de uma ferramenta de software de gestão de projetos são monitorizar a disponibilidade do pessoal, verificar se os membros da equipa estão a cumprir devidamente e acompanhar o tempo que os membros da equipa dedicam a cada aspeto do projeto.

De um modo geral, as funcionalidades de controlo do tempo integradas nos sistemas de gestão de projetos ajudam a identificar se as tarefas estão a demorar demasiado tempo, a definir expectativas de tempo para projetos futuros e a fornecer dados para análises de tempo e custos. 

As funcionalidades de controlo do tempo mais fáceis de utilizar permitem que os funcionários premam um botão para iniciar e parar o registo do seu tempo. Dependendo do software, os funcionários podem conseguir categorizar o seu tempo por projeto, departamento, cliente e outros descritores úteis.

O software de gestão de projetos que inclui controlo do tempo garante que os membros da equipa utilizam criteriosamente o seu tempo e os seus recursos. Existem também vários softwares autónomos de controlo do tempo que pode consultar, bem como software de elaboração de relatórios para clientes, que é útil se tiver de prestar contas aos clientes. Pode criar relatórios personalizados com base nos seus dados de tempo.

O que se segue?

Pense em qual das necessidades acima é mais importante para si, pois isso pode ajudá-lo a escolher a solução de gestão de projetos mais adequada para a sua equipa.