Painel de Gestão de Projetos: KPIs e Como Criar um
O patrocinador do seu projeto precisa de compreender como o projeto está a evoluir, mas não tem paciência para a folha de cálculo do orçamento, o calendário e o plano do projeto. Precisa da visão geral, não dos detalhes do dia a dia. É precisamente para isso que serve um painel de gestão de projetos.
O que é um painel de gestão de projetos?
Um painel de gestão de projetos é uma ferramenta visual em tempo real que consolida os dados mais importantes do seu projeto numa única vista fácil de ler. Normalmente, está integrado em software visual de gestão de projetos e os melhores painéis de projetos fazem mais do que apresentar dados: analisam a saúde do projeto e preveem o desempenho futuro.
Um painel de gestão de projetos normalmente apresenta visualmente:
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- Cronogramas do projeto, marcos e caminho crítico (uma vista de gráfico de Gantt funciona bem neste caso)
- Custos atuais e projetados
- Estado das tarefas, bloqueios e dependências
- KPIs acompanhados através de controlos do projeto para monitorizar o âmbito, o calendário e o orçamento
O seu painel também deve integrar-se com as suas outras aplicações de gestão de projetos, para que as partes interessadas possam consultar informações detalhadas sobre o estado do projeto quando necessário, sem que esses detalhes sobrecarreguem a vista principal.
Como criar um painel de gestão de projetos
- Defina as suas métricas Decida como é o sucesso antes de o projeto começar, idealmente durante a fase de planeamento do projeto. Escolha métricas relevantes e fáceis de recolher, como a variação do calendário, o orçamento face ao valor real e a taxa de conclusão das tarefas. Se uma métrica não alterar nenhuma decisão que tome, elimine-a.
- Ligue as suas fontes de dados O seu painel só é tão bom quanto os dados que lhe estão subjacentes. Ligue-o diretamente ao local onde o trabalho acontece, por exemplo, ao seu gestor de tarefas, aos registos de tempo e à ferramenta de orçamento, para que seja atualizado automaticamente em vez de depender de introdução manual. Utilize-o para acompanhar o que está a acontecer no seu projeto em tempo real.
- Escolha as visualizações adequadas Adapte o tipo de gráfico aos dados. Utilize gráficos de barras para comparações, gráficos de linhas para tendências ao longo do tempo e indicadores de estado RAG (vermelho/âmbar/verde) para verificações rápidas da saúde do projeto. Dê prioridade à clareza em detrimento da complexidade visual.
- Estruture o esquema Organize os elementos de modo a que os sinais mais importantes estejam visíveis sem ser necessário deslocar a página. Agrupe as métricas relacionadas. Utilize um criador de relatórios de arrastar e largar para iterar rapidamente com base no feedback das partes interessadas.
- Reveja e mantenha-o Um painel em que ninguém confia é inútil. Designe um responsável, defina uma frequência de atualização e reveja as métricas sempre que as prioridades do projeto mudarem. Um painel bem concebido implementa boas práticas de gestão de projetos e deve estar acessível a todas as partes interessadas através da sua plataforma de gestão de projetos.
7 componentes essenciais dos painéis de gestão de projetos
Os painéis de gestão de projetos são altamente personalizáveis e o que inclui depende da dimensão do projeto, das preferências das partes interessadas e dos objetivos do seu plano do projeto. Dito isto, a maioria dos painéis partilha um conjunto central de componentes.
Estes componentes essenciais de gestão de projetos pertencem a quase todos os painéis:
- Estado e progresso das tarefas: o que está concluído, em curso e bloqueado. A base de qualquer vista de acompanhamento de projetos.
- Variação do calendário: está adiantado ou atrasado em relação ao plano? Visualize esta informação juntamente com os marcos e o caminho crítico, utilizando uma vista de gráfico de Gantt.
- Orçamento face às despesas reais: custos atuais e projetados em comparação com a sua linha de base, acompanhados através de controlos do projeto para detetar atempadamente despesas excessivas.
- Carga de trabalho e utilização da equipa: quem está sobrecarregado e quem tem capacidade. Essencial para gerir a afetação de recursos em todo o projeto.
- Estado dos riscos e problemas: riscos em aberto classificados por gravidade, para que nada de crítico passe despercebido.
Componentes adicionais para casos de utilização específicos:
- Receitas e apresentação dos clientes: receita média por cliente, custos de aquisição e volume de novos clientes. Útil ao planear uma campanha de marketing.
- Satisfação do cliente: taxas de retenção, resultados de inquéritos e probabilidade de recomendação. Adequado para projetos voltados para o cliente.
- Desempenho das vendas: valor do cliente ao longo da sua vida útil, custos de aquisição e crescimento das vendas em comparação com os objetivos.
- Gestão de tesouraria: saldo de tesouraria acompanhado semanal, mensal ou trimestralmente para monitorizar tendências de curto e longo prazo.
- Recrutamento e contratação: despesas de recrutamento, novos colaboradores integrados e horas faturáveis. Relevante para projetos de expansão da força de trabalho.
- Análise da Web: visualizações de página, taxa de rejeição e conversão de objetivos para equipas que gerem uma campanha nas redes sociais ou uma presença na Web.
- Compras: número de fornecedores, custos e uma classificação do estado com base no preço, fiabilidade e comunicação, para gerir a disponibilidade de recursos e o risco da cadeia de abastecimento.
Os painéis de controlo de projetos variam bastante consoante as necessidades específicas do projeto e as partes interessadas envolvidas. Eis alguns exemplos para o inspirar nos seus próprios projetos!
Exemplos de painéis de controlo de gestão de projetos
O segundo exemplo de painel de controlo apresenta o estado das próprias tarefas do projeto, em vez de métricas específicas do âmbito do projeto. Nesta vista, as partes interessadas podem ver o número de tarefas por estado e uma vista das tarefas incompletas por fase do projeto.
Vantagens dos painéis de controlo de gestão de projetos
Há muito a ganhar com a configuração e utilização de painéis de controlo de gestão de projetos. Os painéis bem concebidos oferecem várias vantagens:
- Melhor coordenação do projeto: Os gestores de projetos utilizam frequentemente painéis de controlo para coordenar-se com os membros da equipa do projeto relativamente ao estado das tarefas e simplificar a comunicação. Isto reduz a incerteza e ajuda a diminuir os erros causados por falhas de comunicação.
- Tomada de decisões mais rápida: Tome decisões mais rapidamente com uma ferramenta de dados clara e dinâmica ao seu alcance. Agregar as principais métricas do projeto num único local e num formato intuitivo reduz os estrangulamentos e permite desenvolver soluções para os problemas do projeto mais rapidamente.
- Informações mais detalhadas sobre o projeto: Consulte de relance os KPI e os dados de métricas relevantes. Utilize as informações disponíveis sobre o projeto para compreender a evolução dos projetos e a qualidade dos seus resultados.
- Maior escalabilidade: Faça crescer facilmente um projeto pequeno até se tornar num projeto de grande dimensão. Utilize um painel de controlo de gestão de projetos para passar da contratação de alguns colaboradores à gestão da alocação de recursos entre divisões, ou para transformar uma presença limitada nas redes sociais numa potência de marketing digital.
- Utilização mais eficiente dos recursos disponíveis: O tempo e o esforço poupados com um gráfico simples e intuitivo traduzem-se em dinheiro poupado e projetos entregues atempadamente.
Diferentes organizações podem preferir um tipo diferente de plataforma de gestão de projetos, com base nas suas necessidades específicas de dados, relatórios e painéis de controlo.
Principais ferramentas de painéis de controlo que pode utilizar
A gestão de projetos é uma tarefa exigente e, para ter sucesso, precisa das melhores ferramentas disponíveis. Por vezes, pode utilizar uma folha de cálculo do Microsoft Excel ou criar algo no Google Sheets, mas um software especializado de gestão de projetos torna o trabalho muito mais fácil.
Para consultar software específico de painéis de controlo de gestão de projetos, veja aqui a nossa lista das melhores opções.
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Se tiver um orçamento limitado, também pode experimentar software de relatórios de código aberto.
Perguntas frequentes
Que KPIs devem constar num painel de gestão de projetos?
Os cinco KPIs que devem constar de quase todos os painéis de gestão de projetos são: desvio do cronograma, orçamento face às despesas reais, taxa de conclusão de tarefas, utilização da equipa e estado dos riscos. Para além destes, as métricas certas dependem do seu público: os executivos precisam de agregações ao nível do portefólio, enquanto as equipas de entrega precisam de detalhes ao nível das tarefas. Uma regra útil: se um número não alteraria uma decisão que vai tomar esta semana, remova-o.
Qual é a diferença entre um painel de projeto e um relatório de estado?
Um painel é dinâmico: é atualizado continuamente e utilizado para monitorização contínua. Um relatório de estado é um documento periódico que resume a situação do projeto num determinado momento. O painel é a fonte; o relatório de estado é uma extração selecionada desse painel. Nenhum substitui o outro: os painéis detetam os problemas antecipadamente, enquanto os relatórios de estado comunicam decisões e contexto que os dados brutos não conseguem transmitir.
Quantas métricas deve apresentar um painel de gestão de projetos?
Entre cinco e dez. Com menos de cinco, é provável que esteja a perder uma dimensão crítica da situação do projeto; com mais de dez, o painel transforma-se numa descarga de dados que atrasa as decisões em vez de as apoiar. Cada métrica deve justificar a sua presença ao apontar para uma decisão; se ninguém agiria de forma diferente depois de a ver, não pertence ao painel.
Comece a utilizar um painel de gestão de projetos
Agora que já sabe o que são os painéis de gestão de projetos e como contribuem para o sucesso dos projetos, é provável que esteja ansioso por preparar a sua próxima iniciativa.
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