O Processo de Gestão de Recursos de Projeto: Guia Especializado em 5 Passos

No ecossistema mais amplo da gestão de projetos, funciona como uma ponte entre a estratégia e a execução do projeto, alinhando a capacidade organizacional com as exigências do projeto.

O processo de gestão de recursos do projeto

Ao longo dos meus 13 anos de experiência, concluí que, na prática, existem cinco fases ou processos envolvidos no processo de gestão de recursos (em oposição às seis fases descritas no PMBOK). Estas incluem:

1. Planeamento de recursos
2. Estimativa de recursos / Alocação de recursos
3. Aquisição de recursos
4. Desenvolvimento e gestão da equipa
5. Avaliação contínua dos recursos

Passo 1: Planeamento de recursos

O planeamento de recursos é o processo de determinar quais as pessoas, competências, ferramentas, equipamentos e orçamento necessários para concluir um projeto com êxito. O seu objetivo é garantir que tem os recursos certos disponíveis no momento certo — sem sobrecarregar as equipas nem criar estrangulamentos na entrega.

No entanto, antes de poder estimar os recursos, precisa de compreender:

• o trabalho a entregar,
• o calendário,
• as dependências,
• e o nível de especialização necessário.

Além disso, definir os requisitos também implica ouvir o que as partes interessadas dizem que querem, mas sobretudo aquilo que não dizem.

Utilize as suas competências de tomada de decisão (uma de entre muitas competências de gestão de recursos) para interpretar o que está implícito e fazer perguntas pertinentes. Por exemplo, se as partes interessadas insistirem num engenheiro de software com mais de 30 anos de experiência para criar uma aplicação simples, procure compreender o motivo. Seria mais adequado substituir um programador menos experiente por alguém com conhecimentos mais aprofundados de uma linguagem de programação mais recente? Porquê ou porque não?

No final da etapa de planeamento, deverá ser capaz de compreender do que precisa, quando precisa e se o seu calendário é realisticamente exequível.

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Passo 2: Estimativa de recursos / Alocação de recursos

A estimativa e a alocação de recursos determinam o esforço exigido pelo projeto e quem realizará efetivamente o trabalho dentro do calendário e do orçamento disponíveis.

Nesta fase, terá de:

1. Estimar o trabalho necessário
2. Determinar as competências necessárias
3. Calcular a capacidade disponível da equipa
4. Atribuir recursos com base na prioridade e na disponibilidade
5. Ajustar os prazos ou o âmbito se a capacidade não corresponder à procura

Depois de identificar os tipos de recursos de que precisa, existem vários métodos de alocação de recursos que pode utilizar. Nesta fase, terá de ser mais específico relativamente ao agendamento de recursos. Quanto tempo dedicarão estas pessoas à entrega do projeto?

Pode abordar esta estimativa de duas formas principais:

• De baixo para cima: Estime o número de horas necessárias para concluir cada requisito e quantas horas cada pessoa terá de contribuir para cada entrega. Esta abordagem é melhor quando o âmbito está bem definido, a precisão é importante e os prazos são flexíveis.

• De cima para baixo: Se tiver um orçamento fixo com que trabalhar, com base no seu plano de gestão do projeto, comece por esta limitação e, em seguida, aloque os recursos humanos com base nas funções mais críticas necessárias para o sucesso do projeto. Esta abordagem é melhor quando o orçamento ou os prazos são fixos,
• e é necessário fazer compromissos desde o início.

Utilize o meu modelo de folha de cálculo para alocação de recursos para acelerar este processo — os cálculos são feitos automaticamente, para que possa ver rapidamente onde o seu orçamento está a ser utilizado.

Para orientar o seu processo de alocação, pode também considerar a criação de uma estrutura analítica de recursos (RBS) — uma estrutura hierárquica que categoriza todos os recursos — humanos, materiais e equipamentos — por tipo e função. É particularmente útil para visualizar toda a gama de recursos necessários e garantir que nada de crítico é esquecido.

Se não tiver a certeza sobre quais são as funções críticas, entreviste colegas que tenham executado projetos semelhantes no passado. Além disso, não tenha receio de recorrer aos seus especialistas no assunto para aproveitar a sua vasta experiência. Estes podem certamente explicar-lhe de quantas horas precisam para fazer o seu melhor trabalho.

Dica profissional

Tenha em mente que os seres humanos são notoriamente maus a fazer estimativas. Gosto de reservar pelo menos uma margem de contingência de 10% para ter em conta riscos ou atrasos imprevistos.

Passo 3: Aquisição de recursos

A aquisição de recursos é o processo de garantir as pessoas, os equipamentos, as ferramentas e os materiais necessários para executar o projeto dentro do prazo e do orçamento. O desafio consiste em equilibrar rapidez, custo, disponibilidade e adequação das competências — porque o recurso ideal nem sempre está disponível quando precisa dele.

No que diz respeito aos recursos humanos, existem duas formas principais de dotar os seus projetos de pessoal:

• Contratar internamente. Principalmente através do seu superior ou das relações que cultivou dentro da sua organização. As contratações internas integram-se mais rapidamente, estão familiarizadas com os fluxos de trabalho da empresa e apresentam um menor risco operacional. No entanto, podem já estar sobrecarregadas.

• Contratar externamente. Recorrer a uma equipa de recrutamento, a uma agência de trabalho temporário ou a referências de colaboradores pode ser uma excelente forma de atrair novas contratações. No entanto, neste último caso, poderá ser necessário estruturar o seu programa de referências para reduzir a parcialidade. As contratações externas podem colmatar rapidamente lacunas de competências, trazer conhecimentos especializados ou aumentar a capacidade. No entanto, normalmente exigem mais tempo e orçamento para a integração.

Embora possa ser tentador ignorar sinais de alerta vermelhos ou amarelos durante a fase de entrevista, com o objetivo de acelerar a integração, seja tão ponderado quanto o calendário do projeto permitir, para garantir que encontra a pessoa certa. Isso irá poupar-lhe muitas horas mais tarde.

Neste passo, também terá de procurar os materiais de que precisa para o projeto. Solicite propostas a vários fornecedores e negoceie para encontrar o melhor preço. Considere utilizar software de reserva de recursos para agendar e alocar de forma eficiente recursos partilhados, como equipamentos ou espaços para reuniões

Passo 4: Desenvolvimento e gestão da equipa

O desenvolvimento e a gestão da equipa centram-se em ajudar os recursos do projeto a trabalharem eficazmente em conjunto ao longo da execução do projeto. Nesta fase, o papel do gestor de projeto passa da formação da equipa para a manutenção do desempenho, da colaboração, da responsabilização e da motivação da equipa ao longo do tempo.

Se achou desafiante o planeamento do projeto, a estimativa e a aquisição de recursos, isso não é nada comparado com a dificuldade de desenvolver e gerir uma equipa. Poderia dedicar um artigo inteiro à gestão de pessoas, por isso, aqui fica a versão resumida: cultive condições que permitam às pessoas fazer o seu melhor trabalho.

Uma gestão eficaz da equipa inclui:

• clarificar responsabilidades,
• equilibrar cargas de trabalho,
• remover bloqueios,
• resolver conflitos,
• acompanhar o desempenho,
• e apoiar a colaboração em toda a equipa.

Tenha em mente que, à medida que os projetos evoluem, os gestores de recursos precisam frequentemente de aplicar técnicas de gestão de recursos para reequilibrar as cargas de trabalho, ajustar responsabilidades e adaptar as estruturas das equipas, de modo a manter a execução dentro do previsto.

Passo 5: Avaliação Contínua dos Recursos

Todos os novos projetos começam com uma intenção positiva, mas pode ser difícil pensar nas lições aprendidas e nas métricas quando já está envolvido no trabalho e a receber pedidos das partes interessadas de todas as direções.

O PMI chama a este passo “controlar os recursos”. Compreendo a ideia, mas não gosto muito da conotação. 

Para garantir que não perde de vista o desempenho, agende verificações periódicas do estado do projeto antes de iniciar o trabalho. Como parte dessa verificação, irá:

• Rever as horas/os custos reais face às horas/aos custos estimados (pode fazê-lo no Excel ou na ferramenta gratuita de gestão de recursos à sua escolha)
  • Se notar uma sobrealocação geral do pessoal e não encontrar uma forma de corrigir o rumo, informe os seus clientes sobre o estado da utilização dos recursos, para que isso não constitua uma surpresa mais tarde. Partilhe também as suas ideias sobre como reduzir as despesas para voltar a cumprir o plano.
• Interagir regularmente com a sua equipa de projeto para garantir que está alinhada com trabalho que considera valioso
  • Esteja atento ao trabalho que se desviou do plano. Identifique oportunidades para fazer substituições mais económicas que aumentem a motivação do pessoal e reduzam os custos do projeto.
• Realizar retrospectivas ágeis periódicas para rever e atualizar os processos do projeto com base nas aprendizagens.

Exemplo de um Processo de Gestão de Recursos do Projeto

Agora que já definimos os passos, vamos aplicar esta metodologia ao exemplo seguinte:

"É gestor de projeto e tem a seu cargo ministrar formação a funcionários públicos nos próximos seis meses."

Para simplificar, utilizei folhas de cálculo neste exercício, mas qualquer ferramenta de gestão de recursos servirá.

Passo 1: Planeamento dos Recursos

• Documente a sua compreensão do âmbito do projeto numa declaração do âmbito do projeto, com base na documentação disponível, em entrevistas, etc., e valide-a junto das partes interessadas
• Com base no âmbito do projeto, identifique os tipos de pessoas de que irá precisar para executar o trabalho do projeto, juntamente com as responsabilidades propostas para cada função
• Elabore uma lista dos materiais de que irá precisar para realizar a formação
• Se estiver a planear recursos para vários projetos em simultâneo, organize-os por prioridade

Passo 2: Estimativa de Recursos / Alocação de Recursos

• Imaginemos que o seu cliente lhe atribui um orçamento de $100,000 para esta formação, que a duração do projeto é de seis meses e que o cliente pretende que o gestor de projeto dedique 50% do seu tempo a este trabalho. Assuma valores horários aproximados para cada função, documente os seus pressupostos e faça os cálculos.
• Quando fizer as contas, verá que, com base no pedido do cliente, cerca de metade do seu orçamento será destinada ao seu PM. Reflita sobre se isso faz sentido com base na sua experiência anterior. Decido que sim — dado que esta formação se destina a pessoas de grande visibilidade e exige o desenvolvimento de conteúdos técnicos, calculo que terei de estar bastante envolvido.

• Em seguida, estime os recursos das atividades para as restantes funções e documente os seus pressupostos. Não se esqueça de reservar 10% para contingências.

• Na minha primeira tentativa, ultrapasso o orçamento em $60,000. Que desastre. Isto significa que terei de perceber como posso reduzir os custos através do nivelamento de recursos.
  • Tenho o meu engenheiro sénior a dedicar 20% do seu tempo ao longo de todo o projeto, mas provavelmente só preciso dele no primeiro mês para ajudar a identificar os temas do curso e, novamente, nos meses 4 e 5, para rever o conteúdo. Além disso, provavelmente só preciso dele, em média, 1 dia por semana, em vez de 2 dias. Reduzo $30,000 ao meu orçamento.
    • Ajusto as horas restantes com base naquilo com que acho que consigo trabalhar. Tenho de reduzir as horas do gestor de projeto para 35% e diminuir a contingência de 10% para 5% para equilibrar o orçamento. Isso deixa apenas $300 para materiais. Vai ser apertado.

• Nesta fase, normalmente volto atrás e converso com o cliente sobre formas de reduzir o âmbito do projeto. Isto pode significar encurtar a formação para 3 dias em vez de 5, de modo a poupar tempo do formador e do analista, reduzir o número de participantes para diminuir os custos dos materiais ou alterar o conteúdo do curso para que deixe de ser necessário um engenheiro sénior.

Passo 3: Aquisição de recursos

Utilizarei uma combinação de técnicas para dotar este projeto de pessoal, com base na disponibilidade de recursos:

• Contratação interna: O engenheiro júnior e o analista de negócio júnior são fáceis de encontrar. Tenho duas pessoas excelentes na minha equipa, que trabalham bem comigo e procuram um desafio. Posso até formar o analista para assumir gradualmente algumas das minhas funções de gestão de projetos, de modo a obter poupanças de custos. Depois de uma breve conversa para confirmar o seu interesse e disponibilidade, estão a bordo.
• Contratação externa: É difícil preencher a função de engenheiro sénior. Há poucos candidatos internos e é difícil contratar externamente alguém com um conjunto de competências tão especializado. Felizmente, alguém da minha rede conhece um antigo funcionário que estaria disponível para colaborar à hora. Depois de preencher alguma documentação, podemos avançar.
• Posição contratual: O cliente já tem um formador do curso em mente. Envolvo a minha equipa de recrutamento e o engenheiro sénior para entrevistar este candidato e, em seguida, trabalho com o departamento de compras para o contratar em regime de tempo parcial. Não voltarei a precisar de realizar este tipo de formação no futuro, pelo que não faz sentido procurar uma contratação a tempo inteiro.

Passo 4: Desenvolvimento e gestão da equipa

Para além das reuniões recorrentes da equipa, marco reuniões individuais semanais com as pessoas do projeto que coordeno. Falamos sobre os seus desafios, aspirações e sobre como posso ajudá-las a manter-se motivadas e a reconhecer da melhor forma as suas contribuições. 

Para as pessoas que não coordeno diretamente, marco uma conversa mensal para garantir que estão satisfeitas com o projeto e para recolher qualquer feedback que possam ter sobre como melhorar. 

Como dedico tempo a conhecer os seus objetivos profissionais e sou transparente com elas sobre o seu desempenho e sobre a forma como podem melhorar, confiam em mim o suficiente não só para fazerem o seu melhor trabalho, mas também para me darem o feedback de que preciso para me tornar um gestor melhor.

Passo 5: Avaliação contínua dos recursos

Embora o projeto esteja a arrancar a um ritmo intenso, à medida que reconcilio o meu orçamento mensal, vou percebendo gradualmente que o meu acompanhamento está a dar frutos e que tenho de dedicar menos tempo à entrega do projeto. À medida que o analista assume mais responsabilidades de gestão do projeto, torna-se mais fácil cumprirmos o nosso orçamento inicialmente apertado.

Também estabelecemos retrospectivas ágeis mensais, nas quais discutimos e documentamos as lições aprendidas, que analisamos antes de iniciarmos cada nova entrega. Isto ajuda-nos a reduzir o número de horas que dedicamos a cada módulo de formação. 

Conseguimos incluir um módulo adicional sem incorrer em custos extra, um gesto de boa vontade que motiva os nossos clientes a recorrerem a nós para um projeto ainda maior no próximo ano.

Porque é importante a gestão de recursos do projeto?

Seguir as melhores práticas de gestão de recursos do projeto pode transformar o seu projeto de um caos total numa tarefa simples. Embora seja possível entregar um projeto sem um plano e com pessoas inadequadas para o trabalho ou desmotivadas por ele, não o recomendaria. O projeto torna-se desnecessariamente desafiante e o ambiente é francamente desagradável.

Se for elaborado corretamente, um plano eficaz de gestão de recursos beneficia o gestor do projeto, os membros da equipa, as partes interessadas e a empresa.

• O gestor do projeto tem mais facilidade em gerir o projeto se o trabalho, o nível de esforço estimado e os conjuntos de competências necessários forem devidamente definidos no início do projeto
• Os membros da equipa sentem-se motivados e envolvidos no seu trabalho, melhorando a produtividade e reduzindo a rotatividade
• Torna-se mais fácil corresponder, ou até superar, as expectativas das partes interessadas se o projeto for devidamente definido e contar com os recursos adequados
• A entrega bem-sucedida do projeto promove o crescimento contínuo através de pedidos de novos negócios ou de negócios repetidos.

Leia mais sobre a importância da gestão de recursos aqui.

Como pode ajudar o software de gestão de recursos?

Embora seja possível realizar o planeamento de recursos utilizando o Excel, fazê-lo exige a introdução manual de dados e atualizações constantes. Ao investir em software de gestão de recursos, tem acesso a um vasto conjunto de funcionalidades automatizadas que lhe podem poupar tempo e reduzir o risco de erros.

Então, o que deve procurar numa ferramenta de gestão de recursos? Entre as funcionalidades úteis incluem-se o acompanhamento de recursos em tempo real, a correspondência de competências e o equilíbrio da carga de trabalho. As ferramentas de planeamento da capacidade, um tipo de software relacionado, podem ajudá-lo a equilibrar as tarefas para evitar sobrecarregar a sua equipa e recolher feedback para garantir uma melhoria contínua.

Muitas ferramentas também se integram perfeitamente com outro software de gestão de projetos que possa já estar a utilizar, permitindo-lhe obter uma visão global do progresso do projeto e das taxas de utilização dos recursos.

Procura a ferramenta de gestão de recursos certa? Consulte este guia de demonstração de software de gestão de recursos para o ajudar a tomar uma decisão informada.

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