Guia especializado da fase de planeamento do projeto
Desafios do planeamento: O planeamento do projeto pode ser difícil quando dispõe de informações limitadas sobre o orçamento, a equipa ou os prazos no início do projeto.
Componentes essenciais: Como parte do planeamento do projeto, irá rever o âmbito, criar uma estrutura de repartição do trabalho, elaborar um plano de recursos e identificar riscos.
Resultados: No final da fase de planeamento do projeto, terá um plano de projeto concluído, um plano de comunicação e um plano de atribuição de recursos.
Ferramentas de software: O software de gestão de projetos pode ajudar no planeamento — pode calcular retroativamente a partir dos prazos, atribuir automaticamente os recursos disponíveis e ajudá-lo a acompanhar tarefas e entregáveis.
A fase de planeamento do projeto é uma das mais importantes na gestão de projetos, mas pode ser desafiante porque acontece no início do projeto, quando normalmente dispõe da menor quantidade de informação sobre o seu projeto — pode não saber quais os membros da equipa que estarão envolvidos, qual é o orçamento exato ou quando é necessário concluir o projeto.
Abaixo, explicarei como planear, iniciar e percorrer todo o ciclo de vida da gestão de projetos, bem como lidar com todas as incertezas que possam surgir.
O que é a fase de planeamento do projeto?
A fase de planeamento do projeto envolve a criação do plano do projeto & do calendário do projeto, a atribuição de recursos ou membros da equipa e a alocação do orçamento. É a segunda das cinco fases da gestão de projetos, conforme definido no PMBOK do Project Management Institute (PMI).
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Se não estiver a executar um projeto tradicional em cascata, ainda precisa de fazer algum planeamento antes de avançar para a execução do projeto. Para projetos ágeis ou híbridos, comece por reunir o backlog, determinar os sprints e as cerimónias e reunir uma equipa de programadores.
Porque é importante o planeamento do projeto?
O planeamento do projeto é importante porque garante que todos estão alinhados. Permite destacar áreas de risco, como um prazo apertado, um orçamento limitado ou lacunas nos recursos ou na composição da equipa.
Ter um plano também lhe dá, enquanto gestor de projeto, uma forma de medir o progresso e definir o sucesso. O plano tornar-se-á um mapa que fornece orientação e mostra onde esteve e quanto ainda falta percorrer.
Principais componentes do planeamento do projeto
Os principais componentes da fase de planeamento do projeto incluem:
Rever o âmbito do projeto
Se tiver um termo de abertura do projeto ou, mais frequentemente, uma declaração de trabalho (SOW), reveja-a e procure o seguinte:
- O que está incluído na declaração de âmbito e o que está excluído do âmbito?
- O que foi incluído na secção de entregáveis?
- Existem rondas de revisão dos entregáveis e, em caso afirmativo, quantas?
- Qual é o orçamento do projeto e qual é o calendário/condições de pagamento?
- De quem precisará para concluir este trabalho e o projeto já tem a equipa definida? Se não, como irá formar a equipa do projeto para cumprir todos os itens incluídos no âmbito?
Dividir o trabalho em partes mais pequenas
Assim que tiver o âmbito do projeto bem definido, divida esse trabalho em partes mais pequenas. Pode criar fases distintas com marcos do projeto e tarefas. Algumas boas práticas incluem:
- Criar tarefas com um único responsável. Embora o trabalho possa ser colaborativo quando mais do que uma pessoa é “responsável” pela tarefa, é mais fácil que esta fique esquecida.
- Adicionar pontos de controlo ao plano. Não espere simplesmente que os itens cheguem ao prazo.
- Adicionar tarefas para os itens de que precisará do seu cliente ou de partes interessadas externas. Atribua-as a si próprio para se lembrar de obter o que precisa quando precisa.
- Utilizar tempo de reserva entre tarefas ou fases. Desta forma, se algo correr mal, terá tempo para corrigir o rumo.
- Se estiver a planear trabalhar num ambiente mais ágil utilizando sprints, divida o trabalho em partes mais fáceis de gerir para preencher o seu backlog. Essas partes podem depois ser aperfeiçoadas e integradas nos sprints durante as suas cerimónias de planeamento de sprint.
Planear os recursos
O planeamento de recursos não se resume à composição da equipa; trata-se de garantir que dispõe da equipa, das ferramentas e da tecnologia certas, bem como de um orçamento realista para concluir todo o trabalho necessário. Este processo pode incluir:
- Verificar a sua ferramenta de previsão para saber quem está disponível durante as datas previstas
- Ajustar o seu calendário do projeto de acordo com a disponibilidade dos membros da equipa
- Confirmar que o orçamento será suficiente para o trabalho
- Encomendar os materiais, as licenças de software e o equipamento necessários para o projeto
- Reservar salas de reunião ou salas Zoom para sessões de brainstorming e colaboração
Agendar tarefas e atividades
Durante a fase de planeamento, irá elaborar um calendário provisório do projeto. Em projetos formais, este pode ser uma estrutura detalhada de decomposição do trabalho (WBS). Considere-o como um primeiro rascunho — está sujeito a muitas alterações. Ao planear o seu calendário:
- Indique o prazo ideal para o projeto e os marcos fixos, como uma data de lançamento associada a um evento (um evento de relações públicas, uma feira comercial, um feriado, etc.)
- Adicione uma margem de segurança para que, se algo se atrasar, não seja necessário refazer todo o planeamento
- Registe as dependências (tarefas ou atividades que não podem começar até que outras tarefas ou atividades estejam concluídas)
- Atribua uma data de conclusão e um responsável a todas as tarefas, para que os papéis e as responsabilidades sejam claros
- Obtenha feedback da equipa do projeto antes de partilhar o cronograma com partes interessadas externas ou clientes
- Se estiver a planear executar o seu projeto utilizando uma metodologia ágil, esta etapa poderá ser mais simples — pode preparar um cronograma de sprint e planear quando terão lugar as cerimónias do sprint
Identifique e planeie como lidar com os riscos
Os projetos envolvem riscos por natureza e, quanto mais incógnitas existirem no seu projeto, mais riscos podem surgir a cada passo. Ao identificar os riscos e elaborar um plano de mitigação, certifique-se de que:
- Envolve todas as partes interessadas. Garantir que todos estão alinhados permite identificar todos os riscos potenciais e assegurar que cada pessoa pode desempenhar um papel na sua mitigação.
- Considera a possibilidade de aumento do âmbito. Este é um dos riscos mais comuns e uma das formas mais frequentes de desviar o progresso do projeto.
- É honesto relativamente aos riscos. Dar nome a um risco e elaborar um plano para o prevenir pode parecer ofensivo, mas é a forma mais fácil de contribuir para o sucesso do projeto.
Crie um orçamento ou um sistema de acompanhamento do orçamento
Se tiver um orçamento fixo para o projeto, esta parte poderá envolver a atribuição desse orçamento, para garantir que as despesas estão alinhadas com os objetivos do projeto, e a configuração do seu sistema para poder acompanhar as despesas da sua equipa.
Nesta parte do seu processo de planeamento, certifique-se de que:
- O seu orçamento está atribuído a todas as necessidades possíveis durante a duração do projeto
- Solicitou um orçamento de contingência para o caso de existirem áreas com despesas excessivas
- A sua equipa conhece o orçamento e qualquer processo de aprovação necessário antes de utilizar os fundos atribuídos
- Existe um processo para equilibrar o orçamento e acompanhar os excessos orçamentais ao longo do projeto
Envolva as partes interessadas do projeto
Embora possa ter consultado as partes interessadas ao longo da fase de planeamento do projeto, crie um plano para as envolver durante todo o projeto. Isto pode incluir:
- Ter um plano para atualizações regulares sobre o estado do projeto, alinhado com os papéis e interesses de todas as principais partes interessadas
- Dar às partes interessadas orientações claras sobre o papel que espera que desempenhem
- Perguntar às partes interessadas do que irão precisar em várias fases do projeto, incluindo a documentação adequada do projeto
Quais são os resultados do planeamento do projeto?
O planeamento do projeto gera vários resultados que terá de utilizar ao avançar para a fase seguinte do projeto (a execução do projeto). Estes incluem:
- Plano do projeto: O plano do projeto será, muito provavelmente, um documento vivo que irá rever ao longo de todo o projeto. Pode atualizar o plano à medida que o projeto evolui, mas o plano original (ou seja, a linha de base) será criado durante o planeamento do projeto.
- Plano de comunicação: O plano de comunicação é um documento formalizado que descreve exatamente como irá interagir (juntamente com os outros membros da equipa do projeto) com as principais partes interessadas.
- Plano de alocação de recursos: O seu plano de alocação de recursos mostra de que recursos irá necessitar durante a fase de execução e quanto tempo irá precisar. Se não tiver os recursos internamente, inclua no plano a forma como irá obtê-los. O plano de alocação de recursos não é o mesmo que o seu plano de gestão de recursos — o plano de alocação de recursos aborda quem, enquanto o plano de gestão de recursos aborda como.
- Reunião de arranque: Depois de concluir o trabalho preparatório na fase de planeamento do projeto, realizará pelo menos uma reunião de arranque. Esta reunião ajudará todos a compreender como é um projeto bem-sucedido. Reverá o plano e o roteiro do projeto (se tiver um), trabalhará na identificação dos riscos e no plano de mitigação, e finalizará o plano de comunicação. Esta reunião constitui também uma boa transição para a fase seguinte do projeto.
- Estrutura de decomposição do trabalho: A estrutura de decomposição do trabalho apresenta todas as tarefas do projeto e a ordem pela qual serão realizadas. Enquanto gestor de projetos digitais, não me pediram muitas vezes para criar uma destas estruturas (ou, pelo menos, não formalmente), mas crio muitos gráficos de Gantt, que mostram as fases e as tarefas do projeto ao longo do tempo.
- Calendário e cronograma do projeto: Em alguns projetos, especialmente nos mais pequenos, estes elementos podem substituir a estrutura de decomposição do trabalho. Pode criar várias versões se estiver a trabalhar com partes interessadas externas ou clientes — uma versão para a equipa interna, com significativamente mais detalhes, e uma segunda versão para utilização pelo cliente ou por outras partes interessadas, que apresente apenas os marcos específicos que lhes interessam.
- Plano de gestão de riscos: Outro resultado da fase de planeamento é o seu plano de gestão de riscos. Poderá encontrar alguma sobreposição com os seus planos de comunicação e de gestão da mudança, uma vez que estes fazem intrinsecamente parte da gestão de riscos.
- Plano de gestão da qualidade: Ter um plano para gerir a qualidade em todas as fases da execução do projeto pode contribuir para o sucesso global. Pode alocar recursos externos para testes ou garantia da qualidade, ou pedir a um membro sénior da equipa ou ao patrocinador do projeto que reveja os documentos entregáveis em marcos importantes.
Ferramentas para o planeamento de projetos
Existem muitas ferramentas que podem apoiá-lo na fase de planeamento do projeto e ajudá-lo a desenvolver e manter o seu plano de gestão do projeto.
O software de gestão de projetos inclui frequentemente modelos que podem acelerar a criação de planos de projeto, e também pode criar modelos personalizados a partir dos seus próprios planos. Criar um modelo de plano de projeto significa que não terá de começar do zero nos projetos futuros.
Algumas das melhores ferramentas de gestão de projetos que podem apoiá-lo na fase de gestão do projeto e ajudar a simplificar o processo incluem:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Boas práticas de planeamento de projetos
Quando se trata de dominar o planeamento de projetos, terá de fazer muitas coisas em simultâneo para garantir que nada fica esquecido e dá origem a mais trabalho no futuro. No entanto, para ajudá-lo neste processo, apresentamos algumas técnicas de planeamento de projetos:
- Não se esqueça dos objetivos do projeto e certifique-se de que o seu plano os apoia.
- Defina métricas e KPIs para ajudar a acompanhar o progresso.
- Envolva a sua equipa de projeto no planeamento.
- Determine como irá realizar a monitorização e o controlo necessários do projeto quando estiver na fase de execução.
- Certifique-se de que aborda os interesses de todas as partes interessadas.
- Utilize uma lista de verificação do planeamento do projeto para garantir que não omite nenhuma etapa importante do processo.
E agora?
Quer estabelecer contacto com outros gestores de projetos digitais para partilhar recursos e boas práticas? Junte-se à nossa comunidade de membros e obtenha acesso a mais de 100 modelos, amostras e exemplos, e estabeleça contacto com centenas de outros gestores de projetos digitais no Slack.
