Como Partilhar Facilmente Ativos Digitais: 6 Melhores Práticas de Especialistas
É provável que já se tenha deparado com ativos digitais se já trabalhou em qualquer contexto profissional. Mesmo no nosso dia a dia, estamos constantemente a partilhar ativos digitais e à procura de formas melhores, mais rápidas e seguras de o fazer, para tornar o nosso trabalho e as nossas vidas mais fáceis.
A partilha de ativos entre equipas pode tornar-se complicada, especialmente numa empresa de grande dimensão. Os utilizadores enfrentam problemas como armazenamento limitado, a falta da ferramenta adequada para abrir um ficheiro ou velocidades de carregamento e transferência lentas. Tudo isto acrescenta um tempo significativo ao dia de uma pessoa.
O que são ativos digitais?
Os ativos digitais são documentos, imagens, vídeos e folhas de cálculo, todos essenciais para as operações empresariais, convenientemente armazenados online ou num dispositivo.
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Estes ativos podem incluir materiais de marketing e ativos de marca, como logótipos e imagens de produtos, ativos digitais para eventos , como vídeos e fotografias, vídeos de formação de colaboradores, ficheiros de áudio e documentos importantes, como contratos e manuais de políticas.
Com documentos em papel, os colaboradores passam mais tempo à procura de documentos do que propriamente a lê-los. Em média, uma hora passada à procura de documentos resulta em apenas 20 minutos de leitura (fonte). Os ativos digitais podem ser igualmente problemáticos, dependendo da forma como os organiza.
4 formas de partilhar facilmente ativos digitais
A investigação indica que os colaboradores passam uma parte significativa do seu tempo, frequentemente até 20-30% (fonte), à procura de documentos em vez de realizarem tarefas produtivas.
Um sistema de gestão de ativos digitais (DAM) pode reduzir significativamente essa ineficiência. Implementar uma solução DAM pode simplificar o processo de recuperação e reduzir os custos associados ao armazenamento físico e a documentos arquivados incorretamente.
Uma das principais razões pelas quais as plataformas de gestão de ativos digitais têm o ROI mais elevado dos métodos desta lista é a sua capacidade de recuperar instantaneamente documentos diretamente a partir do computador de secretária ou portátil, em qualquer lugar, o que é uma grande ajuda tendo em conta a prevalência do trabalho remoto. No entanto, selecionar a solução DAM adequada às suas necessidades pode ser um desafio. Recomendo criar um RFP de gestão de ativos digitais para ajudar a simplificar o processo.
De seguida, abordo a forma como outros métodos de partilha de ativos digitais se comparam com os sistemas DAM.
| Formas de partilhar | Vantagens | Desvantagens | Ferramentas |
| Software de DAM | - Armazenamento centralizado de ativos - Melhores capacidades de colaboração, especialmente num contexto remoto - Segurança reforçada - Escalável - Eficiência dos fluxos de trabalho - Armazenamento baseado na nuvem - Integrações de API | - Custo inicial - Gestão de metadados - Adoção e formação dos utilizadores - Resistência à mudança | Bynder, MediaValet, Brandfolder, etc. |
| Ferramenta de transferência de ficheiros | - Económica - Facilidade na partilha de ficheiros - É provavelmente uma ferramenta já existente que pode ser utilizada para várias finalidades | - Limitações ao tamanho dos ficheiros - Menor controlo sobre os ficheiros depois de partilhados - Escalabilidade - Gestão do controlo de versões - Requer acesso à Internet | Google Drive, MS OneDrive, WeTransfer, DropBox, Adobe, etc. |
| Pen USB | - Controlo de acesso; os ficheiros só podem ser acedidos a partir da pen - Facilidade de utilização - Sem custos de subscrição - Acesso offline - Opção de cópia de segurança complementar | - Requer partilha física - Perda de dados se for perdida - Armazenamento limitado - Riscos de segurança (vírus, malware) - Problemas de conformidade | |
| - Conveniente - Acesso offline - Maior compatibilidade | - Limitações ao tamanho dos ficheiros - Riscos de segurança - Problemas de conformidade - Pesadelo no controlo de versões - Sem armazenamento centralizado | Outlook, Gmail, etc. |
6 dicas para partilhar ativos digitais
A gestão de ativos digitais é um esforço colaborativo que requer um planeamento e acompanhamento cuidadosos para ser bem-sucedida. A implementação destas dicas essenciais permite-lhe simplificar os processos e torná-los mais eficientes.
É importante que todas as áreas da empresa sigam o mesmo processo e os mesmos critérios ao criar recursos digitais e, posteriormente, ao guardá-los e partilhá-los.
- Configure uma taxonomia e uma biblioteca de recursos simples. Adicione apenas alguns níveis à sua taxonomia, o que ajudará a reduzir a frustração dos utilizadores. Tente não ultrapassar três níveis.
- Defina convenções claras para a nomenclatura dos ficheiros. Por exemplo, utilize uma combinação do nome do projeto, do tipo de recurso ou ficheiro e do número da versão. Isto facilita a identificação e a organização dos conteúdos digitais.
- Utilize metadados e etiquetas para facilitar a pesquisa e a organização dos recursos digitais.
- Implemente o controlo de versões para acompanhar as alterações e garantir que todos estão a trabalhar na versão mais recente do recurso digital.
- Configure o controlo de acesso. Defina permissões para controlar quem pode visualizar, editar ou partilhar ficheiros digitais. Se necessário, utilize acesso só de leitura ou com duração limitada.
- Formação e apoio. Forneça orientações ou formação sobre como aceder e utilizar os recursos partilhados, especialmente se estiver a utilizar novas ferramentas ou plataformas.
Ao implementar as sugestões acima, é essencial documentar orientações claras. Estas orientações servem como um documento de consulta rápida para todas as pessoas envolvidas, garantindo que compreendem e conseguem utilizar eficazmente o software de gestão de recursos digitais (como o MediaValet; consulte os preços aqui) e a nova estrutura para partilhar recursos digitais. Este passo é importante para manter um fluxo de trabalho simplificado e eficiente.
Vamos partilhar!
A partilha eficaz de recursos digitais é fundamental para manter um ambiente de trabalho produtivo e colaborativo. Quer trabalhe remotamente ou num escritório, utilizar ferramentas adequadas de gestão de recursos digitais e seguir as melhores práticas pode melhorar significativamente a eficiência, a segurança e o fluxo de trabalho geral.
A implementação destes processos e ferramentas garante que os seus recursos digitais são facilmente acessíveis, seguros e utilizados eficazmente por todos os membros da equipa, conduzindo a uma melhor colaboração e produtividade.
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