Como calcular a capacidade de recursos: 5 passos fundamentais

O que é a capacidade dos recursos?

A capacidade dos recursos é o número máximo de horas que uma pessoa pode trabalhar. Na gestão de recursos e na gestão de projetos, esta é uma métrica fundamental a acompanhar para garantir que a sua equipa é utilizada de forma eficiente, que a sua carga de trabalho está equilibrada e que a empresa obtém o melhor retorno do investimento. 

Porque é importante medir a capacidade dos recursos?

Um planeamento eficaz da capacidade dos recursos consiste em garantir que os membros da equipa trabalham nos projetos certos, utilizam as competências adequadas e não estão sobrecarregados nem subutilizados.

Calcular e acompanhar eficazmente a capacidade dos recursos, mantendo-se fiel a essa capacidade, aumenta o sucesso do projeto, mantém a equipa produtiva e pode afetar diretamente a rentabilidade de um projeto e os indicadores-chave de desempenho gerais da empresa. Nesta fase, pode utilizar duas abordagens:

• Agendamento realista dos recursos: determinar a capacidade real dos recursos significa analisar o tempo da sua equipa em reuniões e projetos paralelos e, depois, verificar o que resta para o trabalho efetivo do projeto. Isto ajuda a evitar sobrecarregar alguém, reduz os níveis de stress e garante que ninguém fica sem nada para fazer.
• Abordagem proativa à previsão de recursos para projetos futuros: conhecer a capacidade da sua equipa dá-lhe uma visão clara de quem tem tempo disponível e de quem está no limite. Ajuda-o a definir cronogramas melhores, distribuir a carga de trabalho de forma mais equilibrada e evitar estrangulamentos. Além disso, quando toda a equipa participa no planeamento do projeto, é mais fácil fazer ajustes e manter tudo a funcionar sem problemas.

No entanto, se quiser recuar um passo, pode considerar uma técnica como o planeamento aproximado da capacidade. Esta técnica pode fornecer uma estimativa de alto nível sobre se os recursos disponíveis conseguem satisfazer as exigências de produção.

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Como calcular a capacidade dos recursos?

Eis um guia simples, passo a passo, para o ajudar a destacar-se no planeamento da capacidade dos recursos, com dicas e exemplos para facilitar o acompanhamento.

Para uma consulta rápida, apresentamos aqui as fórmulas para calcular a capacidade e a utilização.

1. Estimar a procura de recursos

Comece por dividir o trabalho em partes. Analise o âmbito do seu projeto, os cronogramas e as competências necessárias para concluir tudo.

• Faça uma lista de todos os projetos e tarefas futuros.
• Divida cada projeto em entregáveis e marcos importantes — o que precisa de acontecer e quando.
• Estime as horas para cada entregável com base em projetos anteriores ou no seu melhor critério.

Por exemplo, se o projeto incluir a afetação de recursos para:

• Definição da estrutura e design = 50 horas
• Desenvolvimento da interface = 80 horas 
• Desenvolvimento do lado do servidor = 60 horas
• Garantia de qualidade = 30 horas

Assim, a necessidade total estimada de recursos é de 220 horas.

2. Compreender a capacidade atual

Determine quantas horas cada pessoa tem disponíveis para trabalhar por dia ou por semana. Não se esqueça de contabilizar feriados, dias de férias e outras tarefas não relacionadas com o projeto.

• Obtenha relatórios de registo de tempo relativos às horas faturáveis e não faturáveis do projeto, para ter uma visão inicial das horas de trabalho e da utilização dos recursos.
• Subtraia as horas referentes a reuniões, trabalho administrativo, projetos internos de melhoria e ausências pessoais.

Nota do autor:

Dependendo da forma como compõe as suas equipas de projeto, o cálculo da capacidade dos recursos pode ser diferente para funcionários a tempo inteiro (FTE) e recursos contratados ou freelancers a tempo parcial. Normalmente, o conjunto de recursos a tempo parcial não terá o trabalho não relacionado com projetos que precisa de ser incluído no processo de planeamento da capacidade, ao contrário do que acontece com os recursos FTE.

Por exemplo, se:

• O salário de um programador de interface se basear em 40 horas por semana, e
• Subtrair 12 horas para reuniões internas, revisões de código, tarefas administrativas e feriados oficiais

Então, a capacidade disponível do programador de interface é de 28 horas.

3. Estimar as cargas de trabalho

Avalie quanto tempo os recursos do projeto dedicam às tarefas, comparativamente às horas que têm disponíveis. O planeamento da capacidade dos recursos mantém a distribuição das tarefas equilibrada e garante que pode utilizar eficazmente todos os membros da equipa. Atribua tarefas aos membros da equipa com base nas suas competências e disponibilidade.

• Certifique-se de que as cargas de trabalho estão distribuídas de forma equilibrada.
• Monitorize regularmente a carga de trabalho para fazer ajustes, se necessário. As circunstâncias mudam. O objetivo é evitar o esgotamento e garantir que ninguém fica simplesmente sem nada para fazer.
• Para fazer ajustes, pode adicionar horas a cada tarefa ou criar um conjunto de horas para os membros da equipa do projeto utilizarem enquanto trabalham nas tarefas atribuídas. O ideal é fazê-lo com software — falaremos mais sobre isso adiante. 

Por exemplo, se uma equipa de três programadores for responsável pela fase de 80 horas de desenvolvimento da interface do projeto de um sítio Web, serão atribuídas a cada programador aproximadamente 27 horas de trabalho.

4. Calcular a capacidade

Comparar o tempo de que precisa com o tempo de que dispõe ajuda a perceber se a sua equipa consegue gerir a carga de trabalho ou se precisa de fazer algumas alterações. Também mostra se existe margem para assumir tarefas adicionais ou lidar com imprevistos.

• Some o total de horas disponíveis da equipa.
• Subtraia a necessidade total estimada à disponibilidade total.
• Identifique as lacunas ou os excedentes.

Por exemplo, se:

• Capacidade total disponível da equipa de desenvolvimento para o mês = 250 horas
• Recursos de projeto estimados para conceber e desenvolver o sítio Web = 220 horas

Então, ficam 30 horas de excedente.

Consulte o nosso guia de boas práticas de gestão da capacidade para saber mais sobre a melhor forma de executar este processo.

5. Concentre-se primeiro no mais importante & mantenha-se flexível

Certifique-se de que a energia da sua equipa está a ser direcionada para os projetos mais importantes e com maior impacto. Não sobrecarregue a agenda de toda a gente. Deixe algum espaço para itens de última hora ou imprevistos.

• Dê prioridade aos projetos críticos.
• Realocar recursos para tarefas de elevado impacto com base nas competências dos membros da equipa.
• Comunique as limitações de capacidade às partes interessadas.

Se, por exemplo, existir uma falta de capacidade de 50 horas, pode contratar um designer de UX freelancer para tratar da fase de criação de wireframes e design, libertando recursos internos para o desenvolvimento.

Ferramentas para gerir a capacidade dos recursos

Ao escolher software, comece por analisar o seu software atual de gestão de projetos. É possível que já inclua ferramentas de agendamento de recursos ou ferramentas de planeamento de capacidade integradas e disponíveis para si. Caso contrário, analise as opções de complementos. Com muitas ferramentas, pode pagar uma taxa adicional para adicionar vários componentes.

Depois, pode avaliar qual a ferramenta mais adequada para si colocando as perguntas abaixo, de modo a determinar as suas necessidades.

1. Configuração da equipa: Quantos projetos costuma ter em curso ao mesmo tempo? Os membros da sua equipa estão a gerir tarefas em diferentes equipas ou estão exclusivamente dedicados aos seus projetos?
2. Desafios: Qual é a maior dificuldade ao gerir o tempo da sua equipa? São as pessoas estarem com excesso de trabalho, não terem tarefas suficientes ou simplesmente não existir uma visão clara de quem está a trabalhar em quê?
3. Estilo dos projetos: Como gere os seus projetos? Tem uma equipa ágil, segue um plano rigoroso como o Waterfall ou utiliza uma combinação de ambos? Além disso, que tipos de projetos realiza? Campanhas de marketing, desenvolvimento de aplicações, trabalho de design ou outra coisa?
4. Relatórios: Qual é a importância de manter os clientes ou a sua equipa informados com atualizações em tempo real? Já utiliza painéis para elaborar relatórios ou precisaria de criar algo que se ligasse ao que utiliza atualmente?
5. Ferramentas: Já dispõe de software de gestão de projetos pelo qual paga e que poderia gerir estratégias de planeamento de capacidade se fosse atualizado? E precisa que esta ferramenta funcione em conjunto com outras ferramentas que já utiliza, como o seu CRM ou software de controlo de assiduidade?

Eis algumas das melhores ferramentas atualmente disponíveis, caso esteja a planear adotar uma ferramenta totalmente nova:

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1. 1. Dayshape — Best AI powered Resource Management for Professional Services firms
2. 2. Productive — Best resource planning and capacity forecasting
3. 3. Retain — Best for multi-departmental complex organisations
4. 4. Scoro — Best for forecasting team utilization
5. 5. Float.com — Best for resourcing with financial visibility
6. 6. Saviom — Best for resource planning & capacity management
7. 7. Runn — Best for real-time team capacity planning
8. 8. Kantata — Best for people-centric resourcing
9. 9. Teamhood — Best for capacity planning on a low per-seat cost
10. 10. Resource Guru — Best for resource visibility with heatmaps

Boas práticas para calcular a capacidade dos recursos

1. Conheça os pontos fortes da sua equipa: Faça uma lista das competências e conhecimentos especializados de todas as pessoas, para saber quem pode tratar de cada tarefa.
2. Acompanhe e analise o tempo: Utilize ferramentas de controlo do tempo para perceber como o trabalho está distribuído e identificar estrangulamentos ou utilização excessiva.
3. Aprenda com o passado: Analise projetos anteriores para compreender de que tipo de recursos irá precisar para trabalhos futuros.
4. Dê prioridade ao que importa: Concentre-se no trabalho de elevado valor e não se comprometa excessivamente com tarefas que não sejam essenciais.
5. Utilize as ferramentas certas: Sincronize os seus sistemas de gestão de projetos para obter uma visão clara e centralizada de todos os seus projetos e recursos num só lugar.
6. Planeie para o inesperado: Deixe sempre algum espaço para imprevistos ou alterações de última hora.
7. Crie flexibilidade: Forme os membros da sua equipa para desempenharem diferentes funções, de modo a poderem intervir quando necessário.
8. Utilize um modelo: Um modelo de planeamento de capacidade (como o disponível através da nossa comunidade de membros) pode ajudar a acelerar o processo, calculando automaticamente a capacidade e a disponibilidade.
9. Comunique de forma clara e frequente: Seja transparente relativamente às cargas de trabalho, prioridades e limitações. Verifique regularmente como a sua equipa está a lidar com a situação e faça os ajustes necessários. Mantenha também as partes interessadas informadas, para que todos estejam alinhados.

E agora?

Quer esteja focado em manter as exigências dos projetos sob controlo, evitar o esgotamento ou maximizar a utilização da sua equipa, estas dicas e ferramentas estão aqui para ajudar. Tudo se resume a encontrar o equilíbrio certo e a gerir os fluxos de trabalho de forma eficaz, mantendo-se flexível e adaptando-se aos imprevistos na entrega dos projetos. 

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