6 Gestores de Projeto Revelam as Suas Opiniões Impopulares sobre Software de Gestão de Projetos
O software de gestão de projetos está em todo o lado — e também existem opiniões fortes sobre o assunto. Pedimos a gestores de projetos e responsáveis de operações no ativo que partilhassem as opiniões que nem sempre se sentem à vontade para dizer em voz alta. Desde guardar as suas próprias ferramentas até destacar nomes famosos do setor, eis o que realmente pensam.
Para quem são realmente criadas estas ferramentas?
A ferramenta de PM é para o PM — para mais ninguém
A maioria dos gestores de projetos dir-lhe-á que a visibilidade do projeto é algo positivo — quanto mais pessoas conseguirem ver o plano do projeto, melhor. Mas Jeff Chamberlain, Gestor de Serviços de Banda Larga e PMO no Governo do Condado de Frederick, tem uma opinião diferente.
Gere os seus projetos com uma política de acesso rigorosa: o software de gestão de projetos fica com ele e todas as outras pessoas recebem a informação num formato que conseguem realmente utilizar. "É uma opinião algo impopular, mas a ferramenta de gestão de projetos não se destina a mais ninguém além do gestor de projetos", afirma. "E tudo o que sai da ferramenta tem de estar num formato que as pessoas consigam consumir democraticamente... Portanto, é uma opinião impopular, mas sou eu que posso utilizar a ferramenta e vocês não."
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A ferramenta de gestão de projetos não se destina a mais ninguém além do gestor de projetos.
Para Chamberlain, proteger a integridade da ferramenta não tem a ver com controlo — trata-se de manter os calendários complexos organizados e de transmitir informações às partes interessadas de uma forma que realmente lhes seja útil.
As ferramentas são criadas para quem as compra, não para quem as utiliza
Existe uma tensão inerente à forma como a maioria dos softwares de gestão de projetos é vendida — e Yonelly Gutierrez, Gestora de Programas Sénior na Palo Alto Networks, apercebeu-se disso. As pessoas que compram o software e as pessoas que o utilizam diariamente raramente são as mesmas, e ela defende que isso se reflete no produto.
"Penso que, por vezes, as ferramentas dão demasiada importância à governação de alto nível, aos relatórios e aos painéis de controlo", afirma, acrescentando que as ferramentas de PM "deveriam ser criadas tendo em mente os gestores de projetos que as utilizam efetivamente todos os dias, e não tanto as pessoas de alto nível que compram o software". Na sua opinião, o resultado é um software que parece impressionante numa demonstração de vendas, mas que cria dificuldades para os profissionais que o utilizam diariamente.
[As ferramentas de PM] deveriam ser criadas tendo em mente os gestores de projetos que as utilizam efetivamente todos os dias, e não tanto as pessoas de alto nível que compram o software.
O problema de tentar fazer tudo
O sonho da ferramenta "tudo-em-um" é um mito
O apelo de uma única plataforma que trata de tudo — pedidos, calendários, comunicação, relatórios — é óbvio. A realidade, segundo Chamberlain, é menos convincente.
“Muitas pessoas querem que o seu sistema de pedidos e o seu sistema de gestão de projetos sejam a mesma coisa”, explica. “E não sei se existe alguma empresa que faça isso bem.” A ferramenta que faz tudo, mas não domina nada, é uma história tão antiga como o tempo.
Para Matthew Fox, Gestor de Projetos Sénior e Especialista de Operações na Fox Consulting, o ClickUp é um excelente exemplo de uma ferramenta que vai mais longe do que deveria. "O ClickUp está a tentar substituir muitas ferramentas neste momento. Mas não faz um bom trabalho a resolver efetivamente os problemas dos utilizadores finais", afirma Fox. "O facto de uma ferramenta poder fazer algo não significa que deva fazê-lo."
Só porque uma ferramenta consegue fazer algo, não significa que o deva fazer.
A integração total pode matar a criatividade
Demasiadas integrações podem levar a um problema semelhante ao da ferramenta «tudo-em-um». Julia Rajic, Diretora de Operações na Point Blank, viveu em primeira mão o que acontece quando uma equipa se torna demasiado dependente de um sistema totalmente integrado. O que começou como um passo em direção à eficiência acabou por fazer algo inesperado à cultura da sua equipa.
"Passei de sistemas e ferramentas dispersos para uma integração total, total", afirma, e "chegou ao ponto de as pessoas dizerem: ‘Não vou fazer isso até ter uma tarefa para tal.’ ou ‘Não estou a pensar de forma inovadora, nem a ser criativo ou a resolver problemas, porque esta tarefa não me diz para o fazer.’" A lista de verificação, descobriu, tinha substituído o pensamento.
A ferramenta nunca é realmente o problema
Mudar de plataforma não vai corrigir um processo deficiente
Melody MacKeand, Fundadora da Melody MacKeand Consulting, continua a identificar um padrão nas agências: quando algo não está a funcionar, o instinto é culpar o software e procurar outro. Ela considera que esse instinto está errado.
"Vejo muitas agências a mudar de plataforma todos os anos, na esperança de que a plataforma resolva um processo para as pessoas", afirma. "A realidade é que qualquer ferramenta pode ser útil e qualquer ferramenta pode ser prejudicial. Por isso, trata-se realmente das estruturas e dos sistemas que estamos a implementar, e depois a ferramenta irá apoiá-los." Na perspetiva de MacKeand, a ferramenta nunca é a causa principal — e mudá-la sem corrigir as estruturas subjacentes apenas transfere o problema para outro lugar.
Qualquer ferramenta pode ser útil e qualquer ferramenta pode ser prejudicial. Por isso, trata-se realmente das estruturas e dos sistemas que estamos a implementar, e depois a ferramenta irá apoiá-los
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Um excelente PM consegue trabalhar com qualquer ferramenta
A mesma lógica aplica-se aos profissionais individuais. Sabrina Di Paulo, Fundadora e Consultora Principal da Celeste Consulting Inc., contesta a ideia de que o software certo possa salvar um projeto em dificuldades.
"Penso que, enquanto gestores de projetos, acreditamos que uma ferramenta nos pode salvar", afirma, "mas, mais uma vez, sendo gestor de projetos, penso que uma das competências mais importantes é a adaptabilidade e devemos conseguir utilizar praticamente qualquer ferramenta."
Jeremiah Hammon, Formador de Liderança e Gestão de Projetos na Project Revolution, leva a questão um passo mais longe, defendendo que a procura por software melhor é muitas vezes uma distração da criação de competências reais. "Muitos de nós andamos à procura da ferramenta mais recente e melhor, sem perceber que, se compreendermos como ligar todas estas coisas, qualquer ferramenta funciona para nós", afirma. "Podem colocar-me no Asana, podem colocar-me no Jira, podem colocar-me em qualquer coisa... as mesmas metodologias funcionam."
A ferramenta não faz o PM
O software de gestão de projetos continuará a evoluir — serão lançadas novas plataformas, as existentes irão expandir os seus conjuntos de funcionalidades e o debate sobre qual é a melhor ferramenta continuará em todos os canais de Slack das equipas e nas secções de comentários do LinkedIn.
Mas os PM com quem falámos não estão à espera que surja a solução perfeita. Já perceberam que o trabalho é realizado graças ao pensamento, à adaptabilidade e aos sistemas que lhe estão subjacentes — não por causa do que aparece no ecrã. A ferramenta é apenas a ferramenta.
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